物资询价采购制度

物资询价采购制度第一章总则第一条目的依据为规范本单位物资采购行为，提升采购资金使用效益，保障采购物资质量符合生产运营及项目建设需求，防范采购过程中的廉洁风险与合规风险，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国合同法》及本单位内部采购管理相关规定，结合实际业务需求制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位及下属全资、控股子公司所有未达到公开招标数额标准的货物类采购活动，具体适用情形包括：1.采购预算金额在10万元（含）以上、100万元（不含）以下的生产原材料、辅助材料、办公设备、后勤物资、专用工具、备品备件、劳保用品等常规物资采购；2.采购预算金额在5万元（含）以上、50万元（不含）以下的服务类采购项目，涵盖设备运维、技术服务、物流服务、检测服务等；3.紧急情况下需快速落实货源的物资采购，经采购管理部门审批后可适用本制度简化流程；4.公开招标后无供应商投标、无合格中标候选供应商，或经批准不再开展公开招标的项目。第三条基本原则1.公开公平公正原则：询价采购流程、标准、结果对所有符合条件的供应商公开，对所有响应供应商一视同仁，禁止设置不合理倾向性条款排斥潜在供应商。2.质效优先原则：优先保障采购物资质量符合国家、行业及本单位技术标准，兼顾采购效率与成本控制，不得单纯以最低报价作为唯一成交判定标准。3.诚实信用原则：采购发起部门、采购执行部门、供应商均需恪守契约精神，严格履行采购各环节约定责任，禁止虚假报价、串标围标、以次充好等失信行为。4.回避原则：参与询价采购的工作人员与供应商存在亲属关系、持股关系、直接利益关联的，需主动申请回避，不得参与相关环节的评审、决策工作。第二章职责分工第四条采购管理委员会作为本单位采购最高决策机构，主要职责包括：1.审批采购管理相关制度、年度采购预算及采购计划；2.审定单次采购预算金额50万元以上的询价采购项目成交结果；3.协调解决询价采购过程中的重大争议事项，对采购违规行为作出处理决定；4.每季度听取采购执行部门询价采购工作开展情况汇报，监督采购制度落地执行。第五条采购执行部门作为询价采购的具体实施主体，主要职责包括：1.牵头制定询价采购相关操作细则，组织开展采购人员业务培训与廉洁教育；2.受理各部门采购申请，审核采购需求的合理性、合规性及预算匹配性；3.建立、维护、更新供应商库，组织开展供应商资质审核、履约评价与动态管理；4.负责组建询价小组、发布询价公告/询价通知书、接收供应商响应文件、组织评审、公示成交结果、签订采购合同等全流程操作；5.跟踪采购合同履行情况，协调处理供货质量异议、交付逾期等问题，按制度发起供应商违约追责流程；6.负责所有询价采购档案的整理、归档、保管工作，配合内外部审计、纪检部门的监督检查。第六条采购需求部门主要职责包括：1.提前梳理采购需求，明确采购物资的技术参数、质量标准、数量、交付时间、验收要求等核心信息，对需求的准确性、完整性负责；2.配合采购执行部门编制询价文件中的技术需求条款，参与供应商资格条件、评审标准的制定；3.指派1名业务代表参与询价小组，负责对供应商响应文件的技术部分进行评审；4.负责采购物资到货后的验收工作，出具验收报告，对验收结果负责；5.配合采购执行部门开展供应商履约评价，反馈供货过程中存在的质量、交付、服务等问题。第七条财务部门主要职责包括：1.审核采购项目的预算额度，确认采购资金来源，确保采购支出在年度预算范围内；2.依据采购合同、验收报告、发票等资料办理款项支付，对资金支付的合规性负责；3.定期统计分析采购资金使用情况，为采购成本管控提供数据支撑。第八条纪检监督部门主要职责包括：1.对询价采购全流程进行合规监督，重点监督需求审核、供应商选取、评审过程、结果公示等关键环节；2.受理采购相关的投诉举报，查处询价采购过程中的串标围标、利益输送、暗箱操作等违规违纪行为；3.对采购领域廉洁风险防控机制建设提出优化建议。第三章采购需求与预算管理第九条需求申报要求采购需求部门申报采购计划时，需提交《物资采购申请单》，明确以下内容：1.采购物资的具体名称、规格型号、计量单位、需求数量，若为非标物资需附详细技术图纸、参数说明；2.采购物资的技术标准，包括执行的国家标准编号、行业规范要求，或本单位内部制定的质量检测指标；3.交付地点、交付期限，若需分批交付需明确各批次的交付时间、数量要求；4.售后服务要求，包括质保期时长、上门维修响应时效、免费培训内容等；5.验收标准与验收方式，明确到货检验、安装调试检验、试运行检验等各环节的判定条件。第十条需求审核机制采购执行部门收到采购申请后，需在2个工作日内完成需求审核，重点核查以下内容：1.采购需求是否符合本单位生产运营实际，是否存在重复采购、超标采购的情况；2.技术参数是否具有普适性，是否指向特定品牌、特定供应商，是否存在不合理排他条款；3.需求描述是否清晰完整，是否存在歧义性表述，避免供应商响应文件出现偏差；4.交付期限是否合理，是否预留充足的询价、评审及供货周期。审核不通过的，需一次性告知需求部门补正材料；审核通过的，同步提交财务部门进行预算审核。第十一条预算审核要求财务部门需在1个工作日内完成预算审核，确认该采购项目是否纳入年度采购预算，预算额度是否充足。未纳入年度预算或预算不足的项目，需由需求部门提交预算调整申请，经总经理办公会审批通过后方可启动采购流程。第四章供应商管理第十二条供应商库建设采购执行部门牵头建立统一的供应商库，按物资类别分为生产原材料供应商、办公物资供应商、设备备件供应商、服务类供应商等子库，入库供应商需满足以下基本条件：1.具有独立承担民事责任的能力，具备合法有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一证照）；2.具备与采购品类对应的生产/经营资质，涉及特种物资、许可经营品类的需提供相关行政许可证书；3.具有良好的商业信誉，近3年经营活动中无重大违法记录，未被列入“信用中国”失信被执行人名单、重大税收违法失信主体名单、政府采购严重违法失信行为记录名单；4.具备履行合同所必需的设备、专业技术能力、人员配置及售后服务体系；5.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。第十三条供应商入库流程1.供应商自主申请或由需求部门、采购人员推荐，提交营业执照、资质证书、财务报表、近3年同类项目业绩证明等材料；2.采购执行部门联合需求部门、质量管控部门对供应商进行资质审核，必要时开展现场考察，重点核查生产场地、设备状况、质量管控体系、产能规模等；3.审核通过的供应商纳入供应商库，按企业规模、资质等级、过往履约情况分为A、B、C三级：A级为核心战略供应商，优先承接大额、核心物资采购项目；B级为合格供应商，可参与常规项目报价；C级为临时供应商，仅可参与小额、非核心物资询价。第十四条供应商动态管理采购执行部门每年度组织一次供应商综合评价，评价维度包括产品质量（占比40%）、交付及时性（占比20%）、报价合理性（占比15%）、售后服务响应度（占比15%）、合规履约情况（占比10%）。评价得分90分以上的供应商升级为A级，60-89分的维持原有等级，60分以下的移除出供应商库，2年内不得参与本单位任何采购项目。第十五条询价供应商选取要求单次询价项目选取的供应商数量不得少于3家，优先从对应品类的A级、B级供应商中选取，确需引入库外供应商的，需提前完成资质审核，确认其符合项目资格条件后纳入询价范围。属于下列情形之一的，可适当放宽至2家供应商，但需提交采购管理委员会审批：1.物资生产或供应具有特殊性，仅能从少数供应商处采购的；2.已纳入库内的合格供应商不足3家，且短期内无法完成新供应商入库审核的。第五章询价文件编制与发布第十六条询价文件组成询价文件由商务部分、技术部分两部分组成，需明确所有实质性要求和条件，具体内容包括：1.采购公告/询价邀请书，载明项目名称、采购预算、采购内容、供应商资格条件、响应文件递交截止时间、递交地点、联系方式等；2.供应商须知，明确响应文件编制要求、报价规则、评审标准、无效响应判定情形、成交原则等；3.采购需求清单，包括物资名称、规格参数、数量、质量标准、交付要求、验收标准等；4.合同主要条款，包括合同格式、付款方式、违约责任、争议解决方式等；5.响应文件格式模板，包括报价函、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证明材料、技术响应表、商务响应表、售后服务承诺函等。第十七条询价文件编制要求1.技术参数需清晰明确，不得出现“相当于某品牌某型号”“优于行业标准”等模糊性表述，不得指定品牌或型号，确需参考某品牌产品参数的，需注明“仅供参考，不做限制性要求”；2.评审标准需量化可操作，不得设置“综合实力较强”“服务水平较高”等主观性评审条款，所有评审因素需对应明确的分值或判定标准；3.报价要求需明确为包含物资价款、运输费、保险费、安装调试费、税费等所有费用的包干价，报价不得超过采购预算，否则按无效响应处理；4.需明确响应文件的密封要求、正副本数量、递交方式，逾期送达或未按要求密封的响应文件将被拒收。第十八条询价文件发布1.采购预算金额20万元以上的项目，需在本单位官网、官方采购平台公开发布询价公告，公告期限不得少于3个工作日；2.采购预算金额20万元以下的项目，可直接向选取的合格供应商发出询价邀请书，邀请书需以书面形式（含邮件、电子采购平台消息）送达供应商，并保留送达记录；3.供应商对询价文件有疑问的，需在响应文件递交截止时间1个工作日前以书面形式提出，采购执行部门需统一进行澄清，并将澄清内容书面告知所有获取询价文件的供应商，澄清内容作为询价文件的组成部分。第六章响应文件接收与评审第十九条响应文件接收1.采购执行部门安排专人在响应文件递交截止时间前接收供应商响应文件，如实记录供应商名称、递交时间、文件密封情况，由递交人、接收人共同签字确认；2.响应文件递交截止时间后送达的响应文件一律拒收，接收的响应文件需妥善保管，评审前不得拆封；3.若递交响应文件的供应商不足3家，本次询价自动终止，采购执行部门需调整采购需求或扩大供应商选取范围后重新启动询价，重新询价后仍不足3家的，经采购管理委员会审批可转为竞争性谈判或单一来源采购。第二十条询价小组组建1.评审工作由询价小组负责，询价小组由3人及以上单数组成，其中技术类专家不得少于成员总数的三分之二；2.采购预算金额30万元以下的项目，询价小组成员由采购执行部门工作人员1名、需求部门业务代表1名、质量管控部门代表1名组成；3.采购预算金额30万元以上的项目，需从本单位外部专家库中随机抽取至少1名相关专业的专家参与评审，专家抽取过程由纪检监督部门全程监督；4.询价小组组长由小组成员共同推选产生，负责主持评审工作，协调评审过程中的争议事项。第二十一条初步评审询价小组首先对响应文件进行初步评审，存在以下情形之一的，判定为无效响应：1.供应商未提供合法有效的营业执照、资质证书，或资质条件不符合询价文件要求的；2.响应文件未按要求盖章、法定代表人或授权代表未签字的；3.报价超过采购预算的；4.响应文件未对询价文件的实质性要求作出响应的，包括质量标准不达标、交付期限超出要求、质保期低于规定时长等；5.供应商提交两份及以上内容不同的响应文件，且未声明哪一份有效的；6.不同供应商的响应文件存在内容雷同、报价呈规律性差异等串标嫌疑的；7.供应商被列入本单位失信供应商名单的。初步评审结束后，询价小组需出具初步评审报告，列明无效响应的供应商名单及判定依据，有效响应供应商不足3家的，终止本次评审。第二十二条详细评审询价小组对通过初步评审的响应文件进行量化打分，总分为100分，评审维度及评分标准如下：1.价格部分（40分）：以满足询价文件要求的最低报价为基准价，得40分，其他供应商报价得分=（基准价/供应商报价）×40，计算结果保留两位小数；2.技术部分（35分）：其中技术参数完全符合询价文件要求的得20分，每有一项负偏离扣2分，扣完为止；产品技术指标优于询价文件要求且可带来实际效益的，每项加1-3分，最多加5分；提供产品检测报告、质量认证证书的，每提供一项得1-2分，最多加10分；3.商务部分（15分）：其中近3年有同类项目供货业绩的，每提供一份得2分，最多得10分；企业资质等级、财务状况良好的，得3-5分；4.服务部分（10分）：质保期每超出询价文件要求6个月加2分，最多加4分；售后服务响应时效、人员配置、培训服务等符合要求的，得3-6分。第二十三条评审结果确定1.询价小组按照得分从高到低对供应商进行排序，推荐得分前3名为成交候选供应商，得分相同的，按报价从低到高排序，得分且报价相同的，按技术部分得分从高到低排序；2.询价小组需出具完整的评审报告，列明评审过程、各供应商得分情况、推荐的成交候选供应商名单，所有询价小组成员需在报告上签字确认，对评审意见有异议的，需以书面形式说明不同意见及理由，否则视为同意评审结果；3.采购预算金额30万元以下的项目，由采购执行部门根据评审报告直接确定排名第一的候选供应商为成交供应商；采购预算金额30万元以上的项目，需将评审报告提交采购管理委员会审批后确定成交供应商。排名第一的成交候选供应商放弃成交、因不可抗力无法履行合同，或被查实存在影响成交结果的违规行为的，可按照排序依次确定后续候选供应商为成交供应商，或重新开展询价。第七章结果公示与合同签订第二十四条结果公示1.成交供应商确定后，需在本单位官网、采购平台进行结果公示，公示内容包括项目名称、成交供应商名称、成交金额、评审得分情况，公示期限不得少于1个工作日；2.供应商对公示结果有异议的，需在公示期内以书面形式向采购执行部门提交异议材料，载明异议事项、事实依据及相关证明材料；3.采购执行部门收到异议后需在3个工作日内会同纪检监督部门开展核查，出具核查答复，异议成立的，需撤销原成交结果，重新组织评审或重新开展询价。第二十五条成交通知公示无异议后，采购执行部门需在2个工作日内向成交供应商发出《成交通知书》，同时将未成交结果告知其他参与报价的供应商。《成交通知书》对采购单位和成交供应商具有同等法律效力，发出后不得擅自更改成交内容，否则需承担违约责任。第二十六条合同签订1.采购执行部门需在《成交通知书》发出后10个工作日内，依据询价文件、成交供应商的响应文件与成交供应商签订采购合同，合同内容不得与询价文件、响应文件的实质性内容相背离，不得另行制定背离合同实质性内容的其他协议；2.合同需明确物资名称、规格参数、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、质保期、违约责任、争议解决方式等核心条款，其中付款方式原则上采取“预付10%-30%+到货验收合格后付60%-80%+质保期满无质量问题付10%”的模式，不得约定一次性全额付款；3.合同需经采购执行部门、需求部门、财务部门、法务部门共同审核后，由法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章方可生效。第八章履约验收与款项支付第二十七条到货验收1.成交供应商按照合同约定交付物资后，需求部门需在3个工作日内组织验收，验收人员由需求部门业务代表、质量管控部门人员、采购执行部门人员共同组成，必要时可邀请外部第三方检测机构参与；2.验收需严格按照合同约定的验收标准执行，重点核查物资的规格型号、数量、外观质量、合格证明文件、检测报告等，需进行性能测试的，应当场开展测试并记录测试数据；3.验收合格的，出具《验收合格单》，由所有验收人员签字确认；验收不合格的，需出具《验收不合格通知书》，明确不合格项，要求成交供应商在约定时限内更换、返工，逾期未整改或整改后仍不合格的，按合同约定追究违约责任。第二十八条款项支付成交供应商凭采购合同、《验收合格单》、等额有效发票向财务部门申请付款，财务部门需审核资料的完整性、合规性，确认与合同约定一致后，按照财务审批流程办理款项支付。涉及质保金的，需预留相应额度，待质保期满且无质量问题后予以支付。第九章档案管理第二十九条归档范围所有询价采购项目的档案需由采购执行部门统一归档，归档材料包括：1.采购申请单、预算审批文件；2.