某某工贸有限公司行政办公管理规定

某某工贸有限公司行政办公管理规定审核人：签发人：2011年2月27日行政办公管理规定一、劳动纪律基本规定1．不准使用公司电话拨打私人电话或信息电话；2．工作期间禁止会客，确因重要事情，须经领导批准后方可会客；3．工作期间不准聚众聊天或从事与工作无关的事情；4．工作期间不准抽烟、喝酒、吃东西；5．不准酒后上岗，不准睡岗、无故脱岗、串岗；6．工作期间不准高声喧哗、搬弄是非，扰乱工作秩序；7．不准随地吐痰、不准乱扔果皮、纸屑等垃圾；8．损坏公物照价赔偿；9．不允许在公共场所泄漏公司主要领导的身份及行踪，员工不准与客人发生争吵；二、印信管理1．公司印章、介绍信分别由行政人事办公室（以下简称办公室）专人保管，印信保管人负责监印。需使用公章时，由经手人填具《用章登记表》，交董事长或总经理审核签字后方可盖章。2．印章、介绍信必须放在办公室，不准随便乱放或不加锁擅离职守，不准由他人代管；3．印章原则上不准携带外出，如有特殊需要必须携带外出，借章人填写《用印申请单》，经公司领导签字同意后，由办公室派人携带使用，财务印章由财务负责人批准且两人以上方可带出；4．介绍信统一编号。使用介绍信须填写《介绍信使用登记表》，经公司领导签字同意后，方可办理；5.印章、介绍信保管人员不在位时，公司领导应指令其它人员代为保管。代理期间，代理人要认真执行印章使用管理规定，并承担全部责任；6．章、介绍信保管人需定期对印章进行维护，并保证印章和介绍信的正常使用。保管人离岗时，由公司领导安排办理交接事宜；7.印章、介绍信遗失时，除立即向上级报备外，并应依法公告作废。三、员工通讯录1．员工通讯录的制发由办公室负责；工程项目部通讯录的制发由项目部负责，并需上报公司办公室。2．新员工到职第二天，部门经理应负责通知本人将通讯联络方式告知办公室，以便及时调整通讯录；3．员工更换通讯联络方式，应在发生日的第二天告知办公室，以便及时更改；4．办公室文员应及时掌握员工通讯联络方式的变化，每月定期修改员工通讯录以确保公司指挥系统畅达、信息沟通敏捷。四、员工名片管理1．办公室负责名片印制；2．员工需印制名片，应写清本人姓名、部门及联络方式，经部门经理签字后交办公室；3．名片印制后由本人签领，办公室负责统一结账，费用计入各部门；4．名片式样一经确定，任何人不得私自改动。五、电话管理1．公司固定电话由办公室统一管理维修；2．员工打电话，用语应尽量简洁明确，以减短通话时间；3．公司不提倡在工作时间打私人电话。六、办公用品购买、领用1．办公用品由办公室统一购买、保管、分发。办公用品实行定额管理；2．各部门在每月25日向办公室申报下月度办公用品使用预算，经办公室审核后，报公司领导批准；3．部门领取的办公用品，除消耗性之外，由部门使用责任人负责，丢失照价赔偿；4．新进员工每人应提供笔、本等必需工具；5．员工领用笔记本等需验旧领新。七、复印、传真管理1．复印机由办公室管理；2．公用传真机由办公室负责管理；3．由办公室统一负责复印机、传真机的使用，维护等。八、微机管理1.部门经理（含工程项目部负责人）为本部门微机管理的第一责任人，具体责任人负责微机的日常维护、保养工作（包括保管购买微机时附带的技术资料）。若因维护、保养不当造成微机损害，部门经理和具体责任人承担相应损失；2．上机应按规范操作，因操作不当而造成微机损坏，由部门经理及操作者承担损失；3．公司聘请专门微机管理员对微机的软硬件进行统一检查、维护、保养、修理；4．微机需进行维护或更换配件，金额较大时，应由使用部门填写《办公设备维修申请单》，经部门主管批准后实施。5．部门微机在使用过程中出现故障时，应及时与微机管理员联系；6．上述规定适用于复印机、打印机、扫描仪等办公设备。九、人事管理制度1．员工的招聘①公司员工招聘由办公室统一负责，各部门提出招聘计划填写申请表，经总经理办公会议研究通过后，由办公室结合各部门招聘意见，拟定招聘计划，包括：职位、名额资格及条件拟定招聘计划及经费预算招聘②招聘基本条件是德才兼备，坚持学历与能力相结合的招聘原则。以品德素质、最高学历、实际能力、工作阅历四个大的方面进行综合考核。③办公室对招聘信件及应聘人员进行初步筛选和初步面试，审核所招人员是否与应招聘的条件是否相符，主要包括：近期一寸照2张身份证原件、复印件最高学历原件、复印件技术职称原件、复印件奖励证书原件、复印件个人简历应聘人员自述的成绩证明原件、复印件④办公室将面试情况汇总登记，报主管副总审核后确定复试人员。⑤复试由用人部门领导及主管副总把关，选定聘用人员。决定是否录用由总经理和副总经理、对复试人员进行最终评定，决定是否录用。⑥录用后由办公室通知报到试用。⑦基本流程：部门申请，填写《人员增减申请表》→办公室发布招聘信息，应聘人员填写《员工应聘申请表》，初步面试→部门经理、办公室主任和专业主管面试，初步考评→分管副总经理面试，二次考评→总经理或董事长面试考评，确定聘用→办公室下发《录用通知书》，受聘人员报到。2．员工录用①受聘人员接到办公室通知后，应在指定的日期到办公室报到。报到后走下列程序：填写员工登记表复印存档身份证、照片、学历证书、技术职称证书、获奖证书等。由办公室将录用人员交用人部门。由办公室及用人部门领导带录用人员到各部门熟悉情况。安排办公地点，领取办公用品。用人部门安排工作。②录用人员实习期为一至三个月；普通员工试用期一般为三个月；部门经理、副经理一般为二个月；高级管理人员一般为一个月或不设试用期。试用期满，个人提出转正申请，一般员工由部门经理和主管副总审定；部门经理、副经理由主管副总审核报总经理和董事长审定。表现突出者，可提前转正，但最低不少于一个月，由部门经理写出转正申请报告，报主管副总审核，报总经理或董事长审定。试用期内，不理想的员工或实习期有过失，公司将予以辞退。3．员工辞职①员工辞职：普通员工应提前15日向部门经理提出，书面申请，报主管副总经理批准。②部门副职以上人员辞职，应提前1个月向总经理和董事长提出申请。③未提前申请擅自离岗人员，公司冻结其当月工资及各种保险、统筹，并有权要求擅自离岗人员及时回公司办理辞退手续。④基本流程：辞职人提交辞职申请→部门经理审核，报请意见→分管公司领导审核，批复意见→辞职人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料→财务部确认无欠款，审核签字→辞职人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞职人到财务部领取离职结算工资。4．员工辞退①员工有下列情况之一者，公司将予以辞退；试用期间不能胜任工作岗位者。患病及非因工受伤医疗期满后仍不能适应原工作岗位者。不服从工作调整，不服从管理者。公司经营调整裁员。严重违反公司规章制度者。违反国家法律、法规需追究刑事责任者。擅离岗位造成不良影响者。②基本流程：办公室填写拟辞退人申请单→分管公司领导审核，批复意见→辞退人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料→财务部确认无欠款，审核签字→辞退人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞退人到财务部领取离职结算工资。十、部门及人员岗位职责董事长的职权1.审定公司的经营计划和投资方案。2.审定公司增加或减少经营资本方案，股东会决定。3.审定公司的年度财务预算方案、决算方案，股东会决定。4.审定公司的利润分配方案或弥补受损方案，股东会决定。5.审定公司内部管理机构的设置、规章制度的颁布实施。6.制定公司合并、分离、变更公司形式或解散的方案，股东会决定。7.聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务负责人并决定其报酬事宜。8.协调疏通政府主要相关职能部门及主要媒体的关系。9.审定公司近期和长远发展规划。10.指导经营管理团队的工作。11.审定经营管理团队提出的建议。12.审定公司招投标制度、重大经济合同，签署或授权签署主要经济合同。13.审定和调整副总及以上人员工作职权。14.审定和签署财务报表和财务支出。15．其他董事长权限内事宜总经理岗位职责1.负责公司日常经营管理，主持每周工作例会、年度总结会；主持定期或不定期职工大会。2.负责经营管理团队的建设，协调、指导、督促、检查工作任务的完成，考核完成情况。3.负责召集经营管理班子制定公司年度、季度经营目标，报经董事会批准后组织实施。4.负责召集经营管理班子制定公司规章制度，报董事会批准后组织实施。5.负责员工队伍的建设，审定中层干部及员工的聘用、培训、晋升、奖惩、解聘等事项。6.负责审定企业文化建设的计划，检查落实该项工作。7.负责组织、协调与工程施工项目有关的主要协作单位的关系。8.审核经济合同，检查、监督执行情况。9.负责审核工程施工项目的总体规划。10.负责审核公司及工程项目日常经营管理费用。11.接受董事会安排的其它工作。副总经理岗位职责1.接受授权在总经理离岗期间，代理履行总经理职责。2.参与公司经营管理，主管公司工程、预算及工程材料采购工作。3.负责授权审核、签署公司工程类合同工作。4.负责工程管理计划编制。5.负责编制项目工程施工进度、材料采购、工程质量、工程费用和管理程序等。6.编制项目过程管理控制纲要。7.负责协调合作单位（含联营单位、分保单位和施工队伍，下同）的关系，审定计划合作单位提交的方案、计划。8.负责建立、健全公司工程管理质量保证体系，对工程质量进行有效监控。9.参与公司新项目策划、市场客户群定位及项目定位分析。10.负责授权主持招标工作，审定工程招标文件；主持工程开标，议标工作。11.负责编制招投标运作管理程序。12.负责编制材料、设备采购运作管理程序。13.负责审定工程预算及竣工结算资料，审核工程付款凭证。14.主持编制工程付款运作管理程序。15.主持编制工程结算运作管理程序。16.参与公司职工技术培训计划，协助人力资源部组织实施；负责对主管部门内员工进行考核。17.起草工程技术部、物资采购部员工、工程项目经理部考核标准，负责对主管部门内员工进行考核。18.指导工程技术部、物资采购部和各工程项目经理、副经理工作，对分管各部门员工的招聘、晋升、奖惩、解聘提出建议。19.审核工程预算和费用开支。20.审核分管部门工程技术部、物资采购部和工程项目经理部日常费用开支。21.创建公司项目成本控制体系。22.接受和完成董事长和总经理交办的其它工作。办公室主要职责1.负责公司本部门的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。2.加强公司企业文化建设及团队建设。3.根据总经理批示精神及有关会议决定，起草会议纪要及相关文件。负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。4.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。5.加强对外联络、拓展、公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。6.全公司组织系统及单位工作职责，编制人数的规则，研讨、修订。7.各项管理制度（人事、行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等）的建议、推行与修订。8.对公司新来员工的办公用品及工装的配置。9.负责对员工进行月考勤统计及劳动纪律考评。10.每月负责对公司通讯费用的审核与管理。11.对公司办公用品及其它物品的购买、发放与保管。12.建立员工档案，定期组织员工培训。13.做好工商、建设、项目经理资质等年审工作。14.做好卫生、安全防火管理工作。16.做好安全保卫工作，加强对保安人员培训、训练、教育工作。17.对公司属固定资产的物品的使用进行管理。18.负责公司网站的建立和维护。19.其他公司领导安排的事宜。办公室主任岗位职责1.负责办公室的行政管理和日常事务，协助主管领导搞好各部门之间的综合协调，督促和检查办公例会纪要决定事项的执行情况，草拟行政、人事规章制度，检查制度的执行情况。2.草拟公司企业文化及团队建设计划，待批准后组织落实。3.根据办公例会决定，起草会议纪要及相关文件；负责公司的公文、资料、文件的管理，草拟管理及借阅规定，待审批后执行。4.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。5.加强对外联络、拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。6.参与全公司组织系统及单位工作职责，编制人数的规则，研讨、修订。7.提出内部管理制度（人事、行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等）的合理化建议。8.主持本部门日常会议，引导建立本部门工作制度，制订本部门工作计划，安排日常工作和阶段性工作，做好工作总结。9.掌握全体工作人员实施目标管理责任制的情况和工作分配，组织阶段性工作评比。检查本部门工作人员执行公司政策、遵守公司各项规章制度的情况，有计划地对本部门人员进行考核。10.掌握本部门工作的进度，及时协调、督促、落实，并及时向主管领导汇报。11.审核、签发以公司和本部门名义的行文。12.关心员工的工作生活，稳妥协调内部人事关系，加强团队建设。13.具体承办企业决策层、各职能部门和下级部门或员工要求办理的事项。组织员工通过理解、目标分解、任务分配，有效地执行。14.做好公司保密工作。15.起草公司大事记并做好工作日记。16.敏锐地捕捉信息，利用公司机构的系统作用，促进信息流动，并督促工作人员或部门工作人员严格遵守工作流程。17.完成领导交办的其它工作。办公室文员岗位职责1.文印：负责本部门、公司性文稿及领导起草的文稿的打印；其它部门文稿的复印；办公室不再负责其它各部门的文稿打字；负责对文印设备的使用、维护和保养，对设备规范操作，提高设备完好率。2.档案管理：负责公司各种文档的接收、分类管理、借阅手续办理，具体可执行有关档案管理办法。3.印章管理：负责公司公章与合同章的管理，具体可执行有关印章管理办法和合同管理办法。4.办公用品与固定资产：对公司办公用品进行保管与发放，做好入库与发放登记，负责对各部门所报每月办公用品计划汇总；对公司属固定资产的物品保管与管理。5.负责公司员工考勤的统计、报送工作。6.承办会议通知、会议记录、会议纪要等会议工作。7.参与行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等内部管理制度的拟订、修订并监督实施。8.参与公司车辆管理工作。9.参与工商、建委等有关资质年审、管理工作。10.负责承办公司物业费用的核对和缴纳工作。11.负责办理员工个人的档案管理手续。12.本部门对外事务及采购：包括办公用品的购买、工装、临时用物品；负责交每月电话费；提前定购员工生日蛋糕，保证按时发放到个人等福利事项。13.负责承办对公司员工日常工作考勤监督。14.参与对公司员工转正、提升、奖惩及业绩绩效考评。15.参与公司员工教育培训方案和福利制度的拟订、执行。16.参与公司人事管理制度的拟订、修订并监督实施。17.负责公司网站的建立和维护18.完成领导交办的其他工作。财务部主要职责1.根据国家颁布的《会计法》、《企业会计准则》和《企业会计制度》等有关法律法规，做好各项会计核算工作，做到手续完备、内容真实、数字准确、帐目清楚，要按时记帐、及时报帐和编制会计报表。2.根据公司各部门编制的计划，从财务的角度分析、评价，并提出改进的建议意见。3.负责办理资金筹集、调拨、使用、分配和偿还等手续；提出合理组织使用资金，挖掘增收节支的潜力的建议，待批准后组织落实。4.草拟公司财务管理规定；工程及采购审批程序；费用报批程序，待公司批准后负责实施。严格执行国家规定的各项财务开支范围和标准；不断建立健全各项财务管理制度，如实反映公司的财务状况和经营成果。5.负责公司经营、工程项目成本核算，对工程材料和设备采购等事项进行询价、监控；对重大经济合同进行审计并将监控、审计结果报告董事长、总经理、主管副总经理。6.审核按经济合同支付的审批程序是否完善，检查、监督经济合同的执行情况。7.按费用报销审批程序办理各种费用报销事宜，定期清理债权债务，堵塞漏洞，防止损失与浪费发生。8.按照规定妥善管理和安全使用货币资金、有价证券、印章、支票等，按时发放职工工资和各项工资性补贴。9.办理交纳税款和政府规定交纳的其它款项，在认真进行财务监督的基础上，接受财政、审计、银行、税务等部门的监督和检查。10.做好各类资产的分类核算工作。11.及时收取客户交纳的临时保证金、押金等，并建立台帐记录。12.按照规定及时准确的编报各种会计报表和财务分析资料，搞好年终财务决算工作。13.按照国家会计档案管理规定，做好财会档案资料的归集、汇总、整理与归档管理工作。14.会计人员调动工作（或因故离职），要将经管的会计凭证、帐目、款项和未了事项，向接管人员认真办理移交手续，并经会计主管人员监交。15．负责收缴公司系统（含各工程项目）财务报表并汇总编制、分析整体公司财务报表。16．负责监督检查公司本部及所属各关联单位、工程项目会计核算和财务管理工作。17．做好公司系统财会稽核和内部审计工作。18．对公司系统财会人员的岗位分工、调配和绩效考核具有建议权和部分审定权。19．委派各工程项目财务人员。20．其他财务事项。财务部经理岗位职责1.负责财务部日常管理工作；协助公司领导协调税务、银行、会计师事务所等关系（内部及业务关系）。2.组织财务人员每周召开一次财务工作例会，检查上周工作、布置本周工作，研究解决工作中存在的问题，重大问题及时报告。3.负责建立健全有关合同台帐、低值易耗品台帐、固定资产及车辆费用台帐、岗位检查记录薄、工程项目财务预算与实际比较分析考核记录等；4.负责组织合理筹划税收；复核公司本部记帐凭证、帐薄；组织编制并分析公司本部及公司整体系统财务报表等。5.严格把握财务用章，并监督资金动态。6.检查、分析、落实每月经济运营情况①各项收入是否及时入帐。②各项成本、费用开支能否节约，存在什么问题。③应收的各项款项是否收到。④对每月经济运营情况进行及时汇总分析，并每月向领导报告一次情况。7.监督会计档案的保管。8.负责同各部门工作协调。9.参与审核合同中有关财务部分事项内容。10．做好资金收支计划和财务预算管理工作。11．协助委派各工程项目财务人员。12．完成领导交办的其他工作。财务部主管会计岗位职责1.负责审核本部会计凭证。2.负责编制公司本部会计报表、统计报表。3.负责登记公司本部部分台帐。4.负责管理公司本部会计凭证和帐表。5.负责登记除现金日记帐、银行存款日记帐以外的各类明细帐，月底是否达到帐帐相符。6.负责公司本部会计档案的保管。7.负责审核每月工资表及工资表的签批、银行未达帐项调节表的编制。8.负责公司本部发票的领购、使用和保管。9．协助财务经理做好有关财务制度的拟订、执行。10．参与项目财务预测。11.完成主管领导交办的其它各项工作。财务部出纳岗位职责1.负责按财务制度支付费用报销，审核费用报销的审批程序是否执行完毕。2.负责银行、现金帐日清月结（发生未达帐项，按月做出银行调节表）和资金安全性。3.负责按时与有关人员对帐。4.负责银行帐与银行对帐单保持勾对。5.负责每月现金帐和银行日记帐与总帐进行勾对。6.负责对公用借款按规定及时催办结帐。7.负责各种款项的收付。8.负责编制原始凭证及工资的发放。9.完成主管领导交办的其他各项工作。工程技术部主要职责1.按照国家有关规定，公司与监理、其他施工单位、材料设备供应商等签订的合同要求以及工程的实际情况，组织并开展工程管理工作。2.负责工程项目开工前的准备工作及现场布置策划。3.组织编制内部工程总进度计划，设备订货计划，甲供材料订货计划，报建计划，分期（年、季、月、周）付款计划等，审查施工方上报各类方案和计划。4.为有关单位（本公司其他部门）提供技术支持①参与项目可行性评估；②收集有关信息、资料，了解掌握政策、法规的要求；③编制设计任务书；④编制招投标文件（技术条件），参与招标工作；⑤参与确定投资控制目标、质量控制目标，并跟踪管理；⑥负责设备、材料技术审核及确认；⑦提供对承包（分包）商的考察意见，对其资质、信誉、资金、业绩及能力等进行初审工作；⑧参与公司建设成本控制体系的编制。5.工程验收①参与分部工程验收提出意见；②参与主体工程验收提出意见；③参与工程初验提出意见；④主办各专项、专业工程验收；⑤主持竣工验收及工程交接工作；⑥工程索赔技术审核；6.信息、资料管理①项目全过程资料管理；②收集、更新技术资料及政府各项技术要求；③负责各专业工程技术审图，提出各专业意见负责与设计院沟通；④审核施工单位竣工资料；⑤工程总结；⑥文件收发记录；⑦信息返馈。7．委派并管理各工程项目工程技术人员。8．监督检查各工程项目现场管理（质量、安全、文明施工、进度等）。9．其他工程技术事宜。工程技术部经理岗位职责1.对公司负责及对公司主管领导负责。2.主持部门工作，组织部门各项制度的制定与完善，完成部门职责，合理有序地安排部门内每位员工的工作，协调各种工作关系。3.带头执行公司各项规章制度，考核本部门员工的执行情况，根据公司要求定期对本部门员工工作情况进行评价。4.及时汇报各工程项目进展情况及计划，不夸大或隐瞒事实。5.组织编制各工程项目总进度控制计划、月进度控制计划。6.组织编制分包工程、甲供设备、材料计划；组织材料、设备的审验。7.全面负责工程施工的管理工作，监督和控制项目的质量、安全、进度、成本等。8.协调现场施工过程中联营方、分包、安检、质检等单位的关系，确保工程按计划实施。9.提供联营、分包工程合同招（议）标的基本工程技术要求条款，参与对联营、分包队伍的考察、筛选、评价工作。10.参与甲供设备及材料招（议）标工作及评价工作。11.对工程质量重大事故或问题提出处理意见。12.组织内部对施工图的审查工作，参与图纸会审及施工组织设计初审。13.组织协调营销等部门的现场工作。14.每周主持召开部门工程例会。15.现场工程有关事项签证的确认。16.参与部门员工工作评价标准制定工作。17.参与公司项目成本控制体系建立工作。18．及时做好工程盘点安排，有效配合经营和约部、物资采购部和财务部工作。19．做好施工队伍人员和组织管理工作。20.完成领导交办的其他工作。电气工程师岗位职责1.积极参加各工程项目初步设计及施工图设计审查，提出专业审查意见或专业技术方案。2.参加各工程项目施工图图纸会审，并作好图纸修改的跟进工作。3.及时向设计院或甲方反馈施工设计中存在的问题，负责设计变更的具体实施及交底工作。4.负责协调施工用电的开通。5.负责并监督检查各工程项目施工中本专业的技术、质量、安全、进度的监督工作。6.负责并监督检查对隐蔽工程进行现场确认。7.监督检查预算外现场签证工程量进行确认，对月进度工程量进行确认。8.参加本专业的设备选型、材料分包队伍招（议）标及订货等工作，提出专业意见。9.参与并提出公司各工程项目本专业用料计划，负责对本专业甲供材料、设备的验收及记帐工作，负责现场用电读数的分摊工作。10.监督检查各工程项目电气工程师工作范围：强电、弱电、电梯等，且负责强、弱电的工程计量及预、决算审核工作。11.参加各工程项目竣工验收及工程保修期内各项维护工作。12.收集本专业有关信息，掌握主要设备、材料市场变化，建立数据库。13.完成公司及部门交给的其它工作。给排水工程师岗位职责1.积极参加各工程项目初步设计及施工图设计审查，提出专业审查意见或专业技术方案。2.参加施工图图纸会审，并作好图纸修改的跟进工作。3.及时向设计院反馈施工设计图中存在的问题，负责设计变更的具体实施及交底工作。4.作好监督检查各工程项目现场的三通一平，作好施工现场施工废水、污水排放工作。5.负责监督检查各工程项目施工中本专业的技术质量、安全、进度的监督工作。6.对隐蔽工程进行现场确认。7.监督检查各工程项目预算外现场签证工程量进行确认，对月进度工程量进行确认。8.参加本专业的设备选型、材料分包队伍、招（议）标及订货等工作，提出专业意见，参与本专业分包队伍的考察等工作。9.负责落实市政给排水接驳口位置及方式，负责消防报建、居民永久用水申请等工作。10.提出本专业用料计划，审核承包商材料使用情况。11.负责煤气、消防管道工程安装的监督工作。12.负责给排水、煤气、消防工程的工程计量工作及预决算审核工作。13.负责监督检查对本专业甲供材料、设备的验收、记帐工作。14.参加工程竣工验收及工程保修期内各项维护服务工作。15.收集本专业有关信息，掌握主要设备、材料市场变化，建立数据库。16.负责收集并提供空调方便的资料及提供设备、设置采购意见。17.完成公司及部门交给的其它工作。土建工程师岗位职责1.及时汇报各工程项目进展情况及计划，不夸大或隐瞒事实。2.监督检查各项目工程总进度控制计划、月进度控制计划。3.监督检查各项目分包工程、甲供设备、材料计划；参加材料、设备的审验。4.监督检查各项目工程施工的管理工作，监督和控制项目的质量、安全、进度、成本。5.协调现场施工过程中联营、分包、安检、质检等单位的关系，确保工程按计划实施。6.协助提供联营、分包工程合同招（议）标的基本工程技术要求条款，参与对总包、分包队伍的考察、筛选、评价工作。7.参与甲供设备及材料招（议）标工作及评价工作。8.对工程质量事故或问题提出处理意见。9.参与内部对施工图的审查工作，参与图纸会审及施工组织设计初审。10.积极参加初步设计及施工图设计审查，提出专业审查意见或专业技术方案。11.协调甲方、监理、联营单位等部门的现场工作。12.监督检查各工程项目的现场签证确认工作。13.参与公司项目成本控制体系建立工作。14.完成领导交办的其他工作。物资采购部主要职责1.负责并监督检查各工程项目物资材料、设备的采购计划及招投标计划的管理工作。2.负责并监督检查各工程项目物资采购合同管理工作。3.建立材料、设备供应商及建设安装承建商等信息库。4.负责并监督检查各工程项目物资材料、设备的采购（含询价）、保管、盘点等工作事项。5.负责并监督检查各工程项目材料设备采购及评估等。6.建立材料市场价格信息库，并为有关部门提供有关物资材料设备信息技术支持（经济分析）。7.按照公司统一部署，综合协调做好各工程项目的工程物资的清查盘点、成本核算工作；负责和监督检查工程物资的登记、保养、维护和安全检查，提高设备效率。8.负责并监督检查各工程项目现场材料动态管理。9.参与工程索赔技术审核。10.负责并监督检查各工程项目物资采购专业资料管理。11.参与公司建设成本控制体系实施方案。12．参与公司物资采购管理制度的拟订并贯彻执行。13．配合经营和约部、财务部等有关部门做好物资盘点、成本统计和分析工作。14．负责并监督检查各工程项目的材料取样实验。15．按程序洽谈并授权签定有关工程物资采购合同。16．其他物资采购事宜。物资采购部经理岗位职责1.带头执行公司各项规章制度，考核本部门员工的执行情况，根据公司要求定期对本部门员工工作情况进行评价。2.主持部门工作，组织部门各项制度的制定与完善，完成部门职责，合理有序地安排部门内每位员工的工作，协调各种工作关系。3.负责组织并监督各工程项目编制工程物资、安装设备成本计划。4.负责并监督检查各工程项目工程材料概算，提供招标工程量材料清单。5.组织并监督检查各工程项目每月月底实际工程进展情况，组织编制下月工程材料用款计划。6.负责组织并监督检查各工程项目办理工程物资材料的保险和索赔事宜。7.组织收集政府部门对建筑工程、建材所作的规定，收取费用的变化情况，以及政府的有关价格政策。8.随时掌握建筑市场人工费、主要设备和材料等工程物资的变化情况，了解新材料、新工艺、新技术的应用原理及价格。9.负责并监督检查各工程项目有关设备、材料等物资采购合同的询价、洽谈和签定。10.完成公司及部门领导交办的其它工作。物资材料员岗位职责1．负责并监督检查各工程项目的施工单位提供材料或设备清单，必要时提供材料样品。2．负责并监督检查各工程项目工程物资材料、设备等的市场调查；掌握市场资源、价格信息动态，为物资采购提供最新、准确、详实资料。3．负责组织专业工程师、监理、施工单位和供货商开材料招标会。4．协助部门经理对工程物资招标会议内容进行汇总、分析和总结。5．建立健全物资采购信息台帐、采购物资登记台帐的收集与管理等。6．严格执行国家和地方物资、价格政策，有效执行各项规章制度。7．负责并监督检查各工程项目现场钢材、水泥等现场材料组织供应管理工作。8．负责并监督检查各工程项目物资采购计划管理工作。9.完成领导交办的其它工作。经营部主要职责经营和约部直接承担公司项目跟踪、信息收集、经营谈判、项目投标的经营开发和各工程项目预算管理、物资材料稽查管理等工作事项。其主要工作职责为：1.负责工程项目经营前期开发①建立工程项目来源信息库，广泛收集工程信息。②进行工程项目前期初步接触和洽谈，密切关注工程项目市场动态。③会同工程技术部、财务部等部门，合理工程预算预测，编制工程项目招投标计划并投标。④授权签定工程项目和约。⑤其他工程项目的前期开发工作。2.负责工程项目实施中预算管理工作①负责并监督各工程项目工程概预算的编制、执行和分析反馈。②负责并监督检查各工程项目预算专业资料管理。③组织并监督检查审核各工程项目预算，进度款申请，设计变更及预算外签证所引起的工程造价增减，审核各类报价及工程结算书等。④负责编制各工程项目建设成本控制体系实施方案。⑤组织项目发展后评估，完成施工成本控制总结。⑥负责组织并监督检查各工程项目的建安成本动态监测、预警与评估。⑦其他预算管理事项。3.负责工程项目实施中物资材料采购稽核检查管理①建立物资材料、设备信息资料库，并建立健全物资询价体系。②审核会签检查各工程项目物资采购合同，并跟踪检查物资价格、质量。③建立工程物资检查稽核制度和管理台帐。4.负责公司往来债权管理，减少工程资金呆帐，强化工程资金回笼。5．完成公司总经理和主管副总临时交办的其他事宜。经营和约部经理岗位职责1.严格遵守公司的各项规章制度。2.协助公司领导，加强与政府、业主等相关单位关系，为工作经营创造良好外部环境。3.制定报批经营和约计划，并有效地组织实施。4.负责并监督检查各工程项目预算管理、物资材料稽核管理。5.负责并监督检查各工程项目建筑、安装、园林绿化工程投资估算、成本预测以及建安成本资金投入计划。6.组织并监督检查审核各工程项目预算，进度款申请，设计变更及预算外签证所引起的工程造价增减，审核各类报价及工程结算书7．根据合同及实际工程进度，配合工程进度组织办理工程各种款项支付申请手续，建立工程付款台帐。8．负责组织并监督检查各工程项目的建安成本动态监测、预警与评估。9．组织建立造价分析数据库，开展对多种类型的工程造价的分析和对比。10．授权签订项目开发合同；审核并会签物资采购合同。11．协助公司领导开展工程项目和其他项目的经营开发。12.配合好其他部门的工作。13.完成公司领导交办的其他工作。经营和约部预算工程师岗位职责1.负责编制项目工程投资估算、成本预测以及建安成本资金投入计划。2.负责编制工程物资、安装设备成本计划。3.负责编制项目工程概算，提供招标工程量清单。4.负责审核工程预算，进度款申请，设计变更及预算外签证所引起的工程造价增减，审核各类报价及工程结算书。5.根据合同及实际工程进度，配合工程进度办理工程各种款项支付申请手续，建立工程付款台帐。6.负责并监督检查各工程项目每月月底根据实际工程进展，汇总编制下月工程用款计划。7.负责各工程项目的建安成本动态监测、预警与评估。8.协助办理工程保险和索赔事宜。9.参与项目发展后评估，完成施工成本控制总结。10.不断掌握政府部门对建筑工程、建材所作的规定，收取费用的变化情况，以及政府的有关价格政策。11.随时掌握建筑市场人工费、主要设备和材料的变化情况，了解新材料、新工艺、新技术的应用原理及价格。12.负责建立造价分析数据库，开展对多种类型的工程造价的分析和对比。13.负责起草项目施工及设备、材料合同（其它人员配合完成）。14.负责工程竣工“三效率”办理工作。15.建立和维护相关单位之间的公共关系。16.工程预算技术资料的管理、整理。17．完成领导交办的其他事项。十一、工资薪金管理制度1．薪资，包括工资、津贴和奖金三部分。2．本公司的计算日期为每月1日到每月31（或30）日为止，并于每月10日发放支付上月薪资。支薪日若适逢节假日，则提前一天发放。3．工资主要依据职员职务、专业技术资格及执行能力情况分别核定。4．员工从进入本公司之日起，满一年开始计算年功工资。第二至第六年，按下表执行：单位：元/月年功二年三年四年五年六年津贴5075100125150自第七年起每月增加15元。以上年功均自员工报到之日起开始计算，每满一年计算一次年功，不足一年者，不计算年功。5．津贴：①养老统筹金、医疗金由公司按照国家有关政策统一办理有关帐户，公司按标准直接交纳到个人帐户中。公司职员在正式聘任后，在本公司工作1年（满1年，下同）--5年（满5年，下同），统一按照月工资1500元/人标准为职员办理相关养老统筹金、医疗保险金；本公司工作6年—10年，统一按照月工资2000元/人标准为职员办理相关养老统筹金、医疗保险金；满10年以上，统一按照月工资3500元/人标准为职员办理相关养老统筹金、医疗保险金。②特殊津贴特殊津贴是指经公司领导批准给予有特殊技能或为公司做出特殊贡献的员工的一种补贴形式。6．奖金根据全年利润实现情况发放。公司董事会授权总经理对有突出贡献的员工给予特别奖励，范围和数额由董事长和总经理自行掌握。十二、工资和奖金的扣除1．有下列之休假，原则上工资照付：①婚假、丧假、产假；②年度有薪休假；③工伤假。2．事假的扣除①员工请事假时，超过三天，扣除三天以外部分全部工资。②主管以上管理人员事假当月不超过5日者，不扣工资。超过5日，按上款执行。3．病假的扣除超过10个工作日（含10个工作日）发80％工资；一个月以内发60％工资；一个月以上至三个月发50％工资。4．缺勤的扣除，依下列方式计算：①事假：工资×缺勤日数30天②迟到、早退、私自外出时：工资×缺勤小时数240小时③旷工的扣除员工旷工超过1日（含1日），扣发奖金及当日工资。④下列费用应从工资或奖金中扣除个人所得税；社会统险金个人承担部分；罚款；其它经本人同意扣除的费用。十三、工资和奖金的计算及发放程序办公室为公司工资、奖金归口管理部门，各部职责为：1．办公室①收集公司各部门员工缺勤情况记录；②每月月底前将工资变动通知单和奖金表交存财务部（如果有）；③员工薪资严禁员工之间相互探知，不得在薪资上取闹或攀比，一经触犯，公司给予直接责任人开除解职处分。对自身薪资有要求的，应通过正常程序反馈申请。2．财务部根据办公室提供的考勤记录表，编制并组织工资薪金及时发放。十四、调薪和升级1．员工每年年终视公司经营发展情况，采用定期调薪。2．调薪分为自动调薪和核定调薪两大部分，其规定如下：①自动调薪：自动调薪是办公室根据变化自行对年功、津贴等进行的调整。②核定调薪：转正调薪年度考评调薪临时调薪。员工有下列情况之一者，可由其直属部门向办公室申请临时调资：有特殊贡献者；中途录用之员工，具有优秀的技能和成绩；为社会同业竞取之人才；公司规定的其他行为。3．员工有下列情况之一者，可由办公室给予降级处分。玩忽职守给公司造成重大损失者；中途录用员工，表现不如预期者；不能完全胜任工作，又一时无法离开工作岗位者。4．初任员工薪资初入社会应届毕业生（大专生以上），见习期工资为900元－1100元，不发奖金。见习期满后，按其工作岗位根据考核情况，参照有关标准套用。5．按照公司规定，对外同意招聘录用员工（有实际工作经验者），在试用期间工资原则上为1200元－1500元，不发奖金。但有特殊技能者可不受此规定限制。6．临时工工资和短期外聘人员工资：①临时工工资根据从事工作的强度和复杂程序，确定不同的工资标准，但原则上不超过1800元/月。②短期外聘人员可按工作岗位的不同，发放计件或计时工资；具体发放标准由总经理核定。十五、考勤制度1．公司员工考勤由办公室负责，每月31日前由办公室汇总报至财务部。2．公司执行上、下班签到制度，部门经理及以下各级员工上下班必须由本人亲自签到（副总以上人员不实行签到制度），不得代签。3．每日签到时间：上午8：30之前；下午5：30之后；以上若工作时间变更，则以公司调整时间规定为准。各项目作息时间由项目负责人根据具体情况核定。4．出差员工行前、归后都应及时通知办公室，填写外出请假单，经主管副总和部门经理签字后交办公室，做未签到核算工作的凭证，未及时通知或请、消假者，造成考勤统计缺误责任自负。5．除重病、意外事故等可打电话请假外，其它一律亲自办理请假手续。6．迟到、旷工及其处罚①迟到未按上班时间到，视为迟到。月迟到三次按旷工一日论。超过上班时间30分钟按旷工半日计算。公司集体活动不按时参加视为迟到。②旷工：凡属下列情况之一者，均为旷工。无故不到岗上班者。请假未批准，不到岗上班者。不服从工作调动，经教育仍不到岗者。月迟到累计三次以上者(不含三次)。违反考勤制度，不服从考勤人员纠正者。③处罚迟到一次，扣除当月工资20元。旷工半天扣发40元，旷工一天扣发100元。旷工超过三天者予以除名，并扣发当月工资。7．请假及审批权限为掌握公司人员情况，公司副总以上外出办理业务应告之考勤部门；各部门人员外出应告之部门经理获准。一般员工请假一个工作日以内由部门主管经理批准；三个工作日以内（含三个工作日）由分管副总批准；三个工作日以上者报总经理批准。部门经理请假三个工作日以内（含三个工作日）由分管副总批准；三个工作日以上者报总经理或董事长批准。副总经理请假，报总经理和董事长批准。总经理请假由董事长批准。8．各种病假及工伤医疗假①病假员工请病假或因工伤请医疗假的须经部门经理审核后方可办理请假手续。超过10个工作日（含10个工作日）发80％工资；一个月以内发60％工资；一个月以上至三个月发50％工资，超过三个月仍没有治愈不能重返岗位者，由公司研究处理。原则上每月给予一天的带薪病假。医疗期间必须休息治疗，不得外出旅游、探亲或从事其他活动，一经发现，以旷工论处。②事假：公司正式员工、原则上每月给予三天的带薪事假，超过三天者由总经理审批并扣事假期内工资。超过十个工作日（含十个工作日）公司研究决定。产、请、病超过期限，没有年休假期。③工伤：员工确认为工伤后，其工伤期间工资照发。确认依据为部门经理证明及医院诊断证明。三天以内部门经理审批，三天以上需呈总经理审批。因工致残的，按国家有关规定办理。④婚假：必须本人提前十五天写出书面申请，男25岁、女23岁，为晚婚，婚假十天。⑤产假：女职员产假三个月，产假期间，工作（本公司）满一年的80%发放工资，未满一年的不发工资。男职员配偶分娩产假五天，工资照发，该假期凭有关医院证明办理手续。⑥丧假：员工直系亲属（父母、配偶父母、配偶、子女）去世，可有10天带薪假。需到外地治丧者视路程远近，经批准可适当延长。⑦员工受处分期间的待遇：员工违反公司制度被停职检查期间，停发各种工资及补贴。⑧员工参加培训、成人统考期间、员工外出参加公司的培训、考察等工资照发。参加成人高考，职称统考的员工，学习不得用工作时间，考试时，凭准考证给有薪假。⑨公司视情况可安排公司集体旅游等活动，期间工资照发。⑩所有假期连续计算，公休日、法定假日包括在内，不另计。9．假期规定①公司实行每周六天工作制(不包括各项目)，国家法定有薪假共十天（元旦一天、春节三天、端午一天、中秋一天、国庆三天、劳动节一天），具体放假计划另行安排。②休假：凡公司正式员工工作满三年后，除国家法定假期外可享受七天有薪年假，以后员工在公司供职时间每增加一年，年假增加一天，但最多不超过15天。③假、病假等超过10天者，本年度不享年休假待遇。④表现突出的员工，公司视其岗位及个人情况，适当奖励休假。十六、文书档案管理办法公司各文书、档案原稿由办公室存档，经办部门视实际情况需要经主管副总批准后留存复印件。如为特殊情况因业务需要，原稿须由经办部门保管者，应经办公室同意后妥为保存，办公室以复印件归档，原稿用毕后仍应送办公室归档并换回复印件。公司各文书、档案要进行分类目录及编号，以便查阅。1.发文①拟文应当思想明确，行文规范，简练通顺，书写工整。②签发公司性文稿，交由总经理或董事长阅后签发；部门性文稿，交由主管副总阅后签发。③打印公司性文稿，交由办公室打印；部门性文稿，由各部门打印。打印人员应当认真负责，出文正确美观。④校对打印初稿后，打印人一校，拟稿人二校后（重要函件需进行三校），方可正式成文，成文时间以签发日期为准。⑤盖章公文除会议纪要外，应当加盖公章。公司性发文，加盖公司公章。部门性发文，加盖部门公章或主管副总签字。⑥发送主送和抄送单位，应送原件。有关单位，可送复印件。文件送达收文人，应要求对方签收(附发文签收表)。⑦存档发文原件连同发文签收表一并登记存档。公司性发文，交办公室存档。部门性发文，各部门存档。⑧来文、收文来文由办公室统一签收登记。⑨呈批办公室根据来文性质、密级、时限、即时送公司领导和各部门经理批办。⑩批办公司领导和各部门经理明确签署意见，交有关人员承办。eq\o\ac(○,11)承办承办人应当抓紧办理，不得延误、推诿。eq\o\ac(○,12)催办对已批办的来文，批办人要负责跟踪催办、查办。公司领导批出交由部门主办的文件，由部门经理催办、查办。eq\o\ac(○,13)反馈承办人应当及时反馈执行情况和处理结果。eq\o\ac(○,14)存档来文办完后，及时立卷存档。eq\o\ac(○,15)来电：接电人做好记录，并及时通知当事人。2.文档管理①分类公司内部文档：统筹、照片、光盘、油票、办公用品领用、考勤、车辆维修、管理制度、个人档案、会议纪要、报告、通知、红头文件、维修、其它。业务往来：政府文件、工作联系单、其它。工程性文档：工程投标文书、工程建设报告、工程预决算资料、施工图和其它。证书、证件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人证书、租赁许可证、预售许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、建设工程规划许可证、其它。合同：施工合同、设计规划合同、营销性合同、宣传资料、其它。董事会文档：公司章程、董事会决议、董事会指示、批示、其它。②归档除财务部涉及财务秘密的部分文档，其余各部门保管的文档，应当及时交办公室档案管理员，个人不得保存应当归档的公文。对短期性公文，经过鉴别和主管领导人批准，可即时或定期销毁。③保管公文归档后，档案管理员应当根据其相互联系，性质和保存价值分类、分年度整理立卷，要保证档案的齐全、完整，便于保管和使用。④借阅程序调阅、调借文档，要求办理手续（填写文档借阅记录情况表）。各部门经办人员因业务需要，调阅与本部门业务相关的档案时，应填具“档案借阅记录情况”，经其主管副总核准后方可借阅。借阅合同等有关法律文本，办公室只提供复印件给与执行合同有关的个人，原件留存。借阅董事会文档及证书类文档，原则上不得携带出公司，如确有需要则需总经理、董事长批准后方可借阅。管档人员接到“档案借阅记录情况”经核查后，取出该项档案，并于“档案借阅记录情况”上填注借出日期后，将文档给借阅人员。“档案借阅记录情况”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。档案归还时，经管档案人员核查无错，并于“档案借阅记录情况”填注已归还日期后，档案即行归入档案柜。“档案借阅记录情况”由管档人员留存备查。确因工作需要，向其它机关单位上报不再归还的文档（复印件），在“档案借阅记录情况”上注明文件去向及不归还理由。十七、会议管理制度1.公司按照本阶段发展时期和业务管理需要，对以下特定会议种类划分和基本要求如下：（见表一）表一：序号会议名称主持人召开时间会议内容参加人员基本要求1公司月度工作例会董事长或总经理或副总经理每月1日下午2:30~5:30上个月工作中存在问题及解决方案。下个月工作计、重要方案研讨。董事长、总经理、副总经理、各部门经理、各项目部经理、行政秘书（记录）每月29日前将书面材料交到办公室以便会议中使用。2公司周度工作例会每周六下午5:00~6:30上周工作中存在问题及解决方案。下周重点工作方案研讨。对公司建议。4各部门、项目部月度工作例会各部门经理、项目部经理每月28日下午4:00~6:30上个月工作中存在问题及解决方案。下个月重要工作,方案研讨。上个月资金计划执行情况分析；编制申报下月资金计划。对公司建议。各部门、项目部员工每月29日交会议纪要到办公室5各部门、项目部周工作例会各部门经理、项目部经理每周五下午4:00~6:00上周工作中存在问题及解决方案。下周重点工作方案研讨。对公司建议。各部门、项目部员工每周一交会议纪要到办公室注：若以上会议在时间上产生冲突，以公司会议为主，其部门会议可另行调整召开；若公司会议时间重复，可合并召开或调整；若部门会议时间重复，可合并召开或调整。2.会议基本规定①会议议题或议程主要要求：原则上不多于三个。②主持人要求：主持人应是主管级以上管理人员（不同层级会议）。③记录人要求：记录人由主持人委派，即指定的各部门文员承办；总经理会议、行政例会由行政秘书承办。记录人应准确记录会议主要内容。④会议前材料准备要求：将下发的文件或其他材料要做到准确，有错误在会前要经过修改；文件或材料要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件或材料准备不全。⑤会议保密程序要求：应预先考虑到保密程序，明确保密责任；严禁无关人员或单位知晓会议内容事项。⑥会议通知要求：会议组织部门应提前2日通知相关部门和人员参加，明确告知会议主要议程、会议时间与地点、与会人员应准备材料等；工作例会，与会人员应按照第四条有关要求执行。凡已列入计划的会议，如需改期或特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应最少提前0.5日通知相关部门和人员调整会议计划。⑦会议基本流程会议通知、交纳通知会议材料会议签到主持人发言汇报上次（周、月）会议执行情况并总结本次（周、月）会议主要事项、解决的问题的发言、探讨或决策主持人发言，总结发言，提出要求，形成会议结论会议纪要，上报下发，明确执行人和协作人职责，严格执行。会议纪律工作规定会议时间规定要求：与会人员应最少提前5分钟到达会场，并在与会签到簿上签字；会议期间，未经会议主持人批准，不得无故退场；若会议时间必须延长，应由会议主持人决定。会议期间应注意事项：会议发言内容不得偏离议题，发言应言简意赅，不得长篇大论或过于冗长，不得不懂装懂，胡言乱语；发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击，尽可能不要谈论抽象论或观念论；发言内容应该朝着结论推进；会议期间不得交头接耳；不得中途打断他人发言；主持人应当引导在预定时间内做出结论；会议结束时，主持人应当在整理会议内容基础上，总结议题和结论等。会议其他纪律要求：会议开始前，所有通讯工具应关闭或调整到无声状态；会议期间确须接听电话或接待客人或处理其他重要事宜，而不能推迟的，应征得主持人同意方可退场处理；会议因处理其他重要事项而不能参加，应取得主持人同意，否则视同缺席；会议期间不得喧哗取闹等。⑨会议纪律处罚规定：会议未请假无故迟到，每次处迟到人10元/次；未请假缺席，每次处缺席人20元/次；会议期间未经批准退场，每次处退场人20元/次；会议期间，接打通讯工具影响会议进程，每响次处当事人10元/响次；会议期间无理取闹或其他未遵守会议规则，影响会议进程或造成其他负面影响，处当事人50元/次；无故不交纳会议纪要，处会议主持人20元/次。以上罚款，应自当事人收到公司办公室签发的处罚单当日持处罚单交纳至公司财务部。逾期不予交纳，公司将根据情节，分别给予当事人双倍罚款、警告、通报、停职或开除等其他处分。会议事后工作规定会议记录要求：会议记录人应认真做好每次会议记录，形成会议记录档案保存。会议记录应写明会议时间、人数、地点、议题、发言人、发言主要内容、会议结论等。会议纪要主要要求：由记录人整理会议纪要，会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记；会议纪要一定要有执行人和完成时间；会议纪要整理后要由会议主持人签发；如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况等。十八、关于报销的原始凭证基本说明1.正确使用外来发票①单位名称：应填写企业全称且清楚、正确。②日期：规范填写齐全、准确。④业务内容：应符合业务经济性质且合理、合规。⑤经济业务的数量、单价和金额应正确无误，大小写一致相符等。2.正确识别外来发票的种类①商业发票：一般用于购买零星商品。如：食品、办公用品等消耗品。②其他服务业发票：一般用于服务、劳务性质。如：制作费、劳务费、代办费、装修费、设计费、打字复印等。③广告业务发票：一般用于广告性质的业务。如：广告费、电视广告、墙体广告、报刊杂志广告等。④安装工程业发票：一般用于建筑安装、装饰装修工程时。如：安装、装修费、工程费。⑤饮食业发票：一般用于餐饮业。如：餐费。⑥体育娱乐业发票：用于娱乐业、体育运动业。⑦邮政业专用发票：用于邮政局专用发票。如：特快专递。⑧旅馆业发票：用于住宿费、租金。如：住宿、租金等。⑨建筑业发票：用于建筑工程等。⑩照相业专用发票：用于照相和冲洗等。eq\o\ac(○,11)保险业专用发票：用于缴纳各种保险。eq\o\ac(○,12)工业发票：用于工厂制造、印刷、生产等。eq\o\ac(○,13)电信业专用发票：用于向电信局交纳电话费等。eq\o\ac(○,14)机动车维修专用发票：用于车辆维修、购买机动车配件等。eq\o\ac(○,15)行政事业性收据：用于工商、税务、物价等国家统一性收费。3.正确检查报销发票的完整性、合格性①各行业用各行业的发票。②检查发票的日期、名称、单价、金额、经济内容是否完整。③检查发票是否有发票专用章或财务专用章，印章是否清晰完整，如有印章不清，需盖两个印章时，不能重叠。⑤发票是否有涂改、挖补、刮擦等痕迹。4.正确粘贴各种票据①同类用途的票据可以粘在同一张粘贴单上，不同用途的票据要分别粘贴。如：（1）差旅费、运杂费不能和出租车等夹在一起；（2）餐费和办公费等不能在一起粘贴等；（3）有发票和没有发票的票据不能在一起粘贴。②粘贴时应以粘贴单上虚线为准，从左到右粘贴。若粘贴票据数量过多，应分页粘贴，以保证票据的平整性。③粘贴后，写明用途、每张单据的序号、单据总张数、本页金额合计（大写人民币）、经办人签字、部门领导签字、公司领导签字后方可到财会部门报销。④粘贴单上的各个项目出现混合粘贴票据，财务部有权不于受理并要求经办人重新粘贴；票据不能涂改、刮补等，否则，财会部门有权予以没收作废。十九、差旅费管理规定1.出差住宿费及开支报销标准①出差人员每人每天住宿费限额标准，见下表：出差地区限额标准（元/日）职务一般地区（含县区）特殊地区县（市）级其以下（含上街区）市地以上京、津、沪、渝深圳、珠海、厦门、汕头、海南省副总经理以上及相当职务人员140180240300各部室正副职及相当职务人员100140160180其他人员6080120140②出差住宿费在规定的限额标准内凭据报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分由其本人自理。③出差住宿费由接待单位接待或住在亲友家无住宿费票据的一律不报销住宿费。④异地出差时间较长的出差人员，若无客户单位提供住宿条件的，应区别当地生活水平和环境，报公司领导批准后可在批准标准内租房或包房住宿。2.出差交通费开支及报销标准①乘坐车船、飞机的等级标准见下表：项目等级标准职务火车轮船飞机其他交通工具副总经理及相当职务以上人员软卧或硬卧一等舱位普通舱位按实报销各部室正副职及相当职务人员硬卧或硬座二等舱位——按实报销其他人员硬卧或硬座三等舱位——按实报销②因公出差，任务紧急或路途较远，确须乘坐飞机及自带车辆的人员，须报公司领导审批。③副总经理及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以乘坐火车软席或轮船一等舱位和飞机。④乘坐火车，从晚19：00分次日早7：00分之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可按相应职务购买相应软、硬卧铺票。⑤市区交通费标准出差在异地，异地市内公共交通费据实报销；不鼓励乘坐出租车，特殊情况乘做出租车的，应在出租车票据上写明时间、事因等，方能据实核报当地出租车费。出差人员在晚19：00分次日早7：00分之间出差或返郑，可以乘坐出租车；市内交通费据实报销。到外地出差，自带交通工具或接待单位提供交通工具的人员，原则不予报销市内交通费。⑥乘坐火车符合第四条第（二）款第4节规定的，而不买卧铺的，按本人实际乘坐的火车硬席座位票价的，按下列比例计发给个人补助费：乘坐非空调火车普快和直快列车的，分别按普快和直快列车硬席座位票价的60%计发；乘坐空调普快和直快列车的，按硬席票价的45%计发；乘坐新型空调特快列车和新型空调直达特快列车的，按其硬座席位票价的30%计发。符合乘坐火车卧铺条件，如改乘硬座席位，也按本条第（1）款规定执行。⑦夜间乘坐长途汽车，轮船最低一级舱位（统舱）超过6小时的，每人每夜按本条第（三）款规定标准，加发一天伙食补助费。3.出差人员的伙食补助费标准①经营及管理人员出差伙食补助一般标准：出差地区一般地区（含县区）特殊地区县（市）级其以下（含上街区）市、地以上京、津、沪、渝深圳、珠海、厦门、汕头、海南省补助标准（元/日）20305080②出差期间，由客户单位提供食宿条件（即管吃管住），伙食补助不再区分地区差异，一律补助10元/日；若客户单位提供住宿或不提供住宿，不提供就餐条件的，区分地区差异，分别按照以上标准执行。③凡在异地参加会议、培训、学习参观等出差人员，由客户单位提供就餐条件的，除往返途中按照30元/日进行伙食补助发放外，其余时间天数内不再发放伙食补助；对方单位未提供就餐条件的，一律补助35元/日。④郑州市区内（不含上街区）各种会议、学习、培训、参观等活动，不发放伙食补助及交通费。4.出差费用报销有关补充规定①严格执行差旅费有关规定；与该次出差无关的费用不予报销；无故绕道的车船费、食宿费不予报销；事前未批准在外购置的办公用品、书籍及各种箱、包、行李车等一律不予报销；实行差旅费限额规定的，在费用限额标准内据实报销，不得虚报费用开支。②出差人员回公司后，应于五日内到财务部门办理报销手续，结清出差借款，不得无故拖欠借款，也不得用他人票据顶替报销借款；确因特殊情况，不能及时全部结清借款的，财务部门在发放工资时进行一次性扣款，工资不足扣款数额，可分次扣还。③财务部报销经管人员，必须严格执行报销审批权限及认真审核把关，发现问题时，应及时上报公司领导。二十、日常费用控制暂行办法1.工资管理工资是指包括基本工资、考核工资、加班费、各种津贴（如交通津贴）、奖金、临时人员雇佣佣金等在内的人工成本费用。公司工资核算日期区间为：每月1日每月31日（或30日）。次月的10日为上月工资发放日。工资管理由办公室负责考勤记录，财务部负责根据考勤记录编制工资表并组织发放。工资发放采取由银行统一代发形式直接发放到公司员工指定银行卡上，财务部负责将员工工资明细条发放给员工。2.间接费用中的差旅费管理费用开支中的差旅费，其开支标准应执行《差旅费管理暂行规定》制度，其报销、借支程序应严格按照资金支出审批权限和借款、报销有关制度执行。各工程项目事业部差旅费管理遵照《项目日常费用管理办法》执行。3.业务招待费管理费用中的业务招待费是指公司在经营过程中发生的包括食品、礼品（含烟酒）和就餐、娱乐招待等在内的对外业务招待费用。业务招待费管理统一归属办公室，财务部协助。当各部室需安排业务就餐时，部门经理应请示主管公司领导（400元以内）；400元标准以上安排就餐须由公司总经理或董事长核准。接待时应本着节俭和客户满意、促进业务发展为基本原则。公司接待坐陪人员应为客户联系的关键人员。市内接待就餐标准：早餐15元/人以内；中餐和晚餐80元/人（不含酒水）以内。其中，中午客人未提出要求酒水的，原则不于安排；其他时间就餐确须安排酒水、饮料的，应本着节俭、实用、大方的原则安排，严禁奢侈浪费。异地接待就餐标准：业务就餐标准原则参照市内接待就餐标准执行；若需超额接待需上报公司总经理或董事长批准。其中，事前未批准在外购置的食品、礼品、烟酒和业务就餐、娱乐招待等一律不予报销。各工程项目事业部业务招待费管理遵照《项目日常费用管理办法》执行。4.通讯费用管理费用中的通讯费用是指公司经营过程中发生的固定电话费、移动电话费、传真费等。通讯费用的管理权限归属办公室，财务部协助。办公室按照部室设立登记台帐并计入部室（或项目）费用。通讯工具由个人根据业务特点自行选择并配置，公司原则不予配置。通讯工具属公司或项目部配置的，当使用人离职时，应交回公司。部室固定电话费（不含月租费用）限额标准：原则按照每人均50元/月控制，超额部分从部门工资总额中按人平均扣除。鉴于特殊部室和业务情况，经部室申请，经营班子研究可另行核定话费限额。移动电话费用（含月租费）限额标准：董事长和总经理原则实报实销；副总经理300元/月；部门经理150元--200元/月。其中，月异地出差累计在10日（含10日）以上部门经理（含部门经理）以下级别人员，增补100元/月；月异地出差累计在14日以上，则增补150元/月。移动话费实行节约留用、超额自行承担的原则。凡发放有通讯费用的人员，必须在正常上班时间内保证电话的畅通，连续2小时内联系不上，扣除当月通讯补助50%；连续3次以上出现以上现象，取消其当月通讯补助。其中，部门经理（含正副职）以上人员的移动电话应保证24小时处于开机状态。办公室负责电话费的交纳、报销、审验。各工程项目事业部通讯费管理遵照《项目日常费用管理办法》执行。5.办公费用管理费用中的办公费用是指包括笔、墨、纸张、计算器、复写纸、水电费、房租费、卫生费及其他办公耗材类等日常办公费用。办公费用的管理权限归属办公室。办公费用实行部门费用定额管理制度。办公室应按照部室设立包括办公用品名称、数量、金额、使用人（或部门）、物品状态等内容在内的登记台帐并计入部室（或项目）费用。其中，单个价值在150元以上的资产性办公用品或物品状态能相对长时间留存的办公用品，应明确使用监管人和物品管理责任；废旧淘汰资产办公品应由使用人提出更换申请，办公室签署更换报告意见后，方能购置并应交回原物品。办公室在每月5日（节假日顺延）前负责收集并归纳各部室申报所需办公用品（逾期未申报的，视为无需求，推迟至下月度），由办公室审核后统一在每月7日（节假日顺延）采购（需提供明细单和有效票据）并发放。办公用品采购后，办公室应当办理入库手续；发放或领用时应办理出库手续；使用人因工作需要调换岗位或离职时，应当交回公司物品，办理退库手续，否则不得离职和办理相应工资、档案手续。办公用品和劳保用品发票数量和规格、品种较多时，发票应附有物品清单。物品采购时应坚持货比三家、质优价廉、经济实用的基本原则。各工程项目事业部办公费用管理遵照《项目日常费用管理办法》执行。6.日常费用报销基本流程和基本要求费用票据的报销应首先经费用部门经理审批签署意见，财务部严格会计票据审核，财务负责人和主管领导分别签字后方能予以报销；对不合法或不合理凭据不予报销，对严重不合财务报销凭据的可直接扣留，上报财务负责人，由财务负责人报请公司主管领导。各工程项目事业部日常费用报销基本流程及基本要求管理遵照《项目日常费用管理办法》执行。二十一、工程项目日常费用控制暂行办法1.公司工资核算日期区间为：每月1日每月31日（或30日）。次月的10日为上月工资发放日。工资管理由项目综合办公室负责考勤记录，项目财务部负责根据考勤记录编制工资表并组织发放。工资发放采取由银行统一代发形式直接发放到项目员工指定银行卡上，项目财务部负责将员工工资明细条发放给员工。2.间接费用中的差旅费管理费用开支中的差旅费，其开支标准应执行《差旅费管理暂行规定》制度，其报销、借支程序应严格按照资金支出审批权限和借款、报销有关制度执行。3．工程项目中的业务招待费管理费用中的业务招待费是指项目部在经营过程中发生的包括食品、礼品（含烟酒）和就餐、娱乐招待等在内的对外业务招待费用。当各部室需安排业务就餐时，部门经理应请示项目主管领导（400元以内）；400元标准以上安排就餐须由公司总经理或董事长核准。接待时应本着节俭和客户满意、促进业务发展为基本原则。项目接待坐陪人员应为客户联系的关键人员。市内接待就餐标准：早餐15元/人以内；中餐和晚餐60元/人（不含酒水）以内。其中，中午客人未提出要求酒水的，原则不于安排；其他时间就餐确须安排酒水、饮料的，应本着节俭、实用、大方的原则安排，严禁奢侈浪费。异地接待就餐标准：业务就餐标准原则参照市内接待就餐标准执行；若需超额接待需上报公司总经理或董事长批准。其中，事前未批准在外购置的食品、礼品、烟酒和业务就餐、娱乐招待等一律不予报销。项目负责人日常业务接待费根原则实行月限额管理制度。即项目负责人日常业务招待费（不含项目多人参加的公共接待费用，如会议餐费、员工聚餐等）月限额原则为人民币2000元（含2000元）以内。当月消费超过2000元时，超额部分推迟至次月报销支付，形成滚动报销支付管理。4.工程项目的通讯费用管理费用中的通讯费用是指项目经营过程中发生的固定电话费、移动电话费、传真费等。通讯费用的管理权限归属项目财务部，项目综合办公室协助。项目通讯工具由个人根据业务特点自行选择并配置，公司原则不予配置。通讯工具属公司或项目部配置的，当使用人离职时，应交回公司。部室固定电话费（不含月租费用）限额标准：原则按照每人均50元/月控制，超额部分从项目部门工资总额中按人平均扣除。鉴于特殊部室和业务情况，经部室申请，项目经营班子研究可另行核定话费限额。移动电话费用（含月租费）限额标准：项目正职负责人300元；项目副职负责人150元/月200元/月；项目部门经理100元--150元/月。其中，月异地出差累计在10日（含10日）以上项目部门经理（含部门经理）以下级别人员，增补100元/月；月异地出差累计在14日以上，则增补150元/月。若在异地项目施工并公司核定有异地话费限额的项目，则不再增补话费。移动话费实行节约留用、超额自行承担的原则。凡发放有通讯费用的人员，必须在正常上班时间内保证电话的畅通，连续2小时内联系不上，扣除当月通讯补助50%；连续3次以上出现以上现象，取消其当月通讯补助。其中，项目部门经理（含正副职）以上人员的移动电话应保证24小时处于开机状态。5.工程项目的办公费用管理费用中的办公费用是指包括笔、墨、纸张、计算器、复写纸、水电费、房租费、卫生费及其他办公耗材类等日常办公费用。办公费用的管理权限归属项目综合办公室。办公费用实行部门费用定额管理制度。综合办公室应按照部室设立包括办公用品名称、数量、金额、使用监管人（或部门）、物品状态等内容在内的登记台帐并计入部室（或项目）费用。其中，单个价值在150元以上的资产性办公用品或物品状态能相对长时间留存的办公用品，应明确使用监管人和物品管理责任；废旧淘汰资产办公品应由使用人提出更换申请，综合办公室签署更换报告意见后，方能购置并应交回原物品。项目综合办公室在每月5日（节假日顺延）前负责收集并归纳项目各部室申报所需办公用品（逾期未申报的，视为无需求，推迟至下月度），由综合办公室审核后统一在每月7日（节假日顺延）采购（需提供明细单和发票）并发放。办公用品采购后，综合办公室应当办理入库手续；发放或领用时应办理出库手续；使用监管人因工作需要调换岗位或离职时，应当交回公司物品，办理退库手续，否则不得离职和办理相应工资、档案手续。办公用品和劳保用品发票数量和规格、品种较多时，发票应附有物品清单。物品采购时应坚持货比三家、质优价廉、经济实用的基本原则。费用票据的报销应首先经费用项目部门经理审批签署意见，项目财务部严格会计票据审核，项目财务负责人和项目主管权限资金领导分别签字后方能予以报销；对不合法或不合理凭据不予报销，对严重不合财务报销凭据的可直接扣留，上报项目财务负责人，由项目财务负责人报请公司主管权限资金领导。注：1、本规定由公司办公室制定，未明事项的制定和修改、解释权限，归公司行政人事办公室。2、本规定由主管领导审核并经董事长签字批准后正式施行。附表：附表1 ：用章登记表时间部门用途经手人签批人附表2：用印申请单年月日申请人用印日期前往地点事由经手人签字印鉴留存部门领导签字公司领导签字附表3：