文件控制程序

******有限公司文件名称文件控制程序版本号A/0文件编号**-PD-09页数PAGE3/3******有限公司文件控制程序文件号：**-PD-09文件分发号：01批准编制日期日期序号修改内容修改人批准人修订日期1目的本程序是为了对公司质量、环境与职业健康安全管理体系的文件进行控制，确保体系文件的正确性、适用性、完整性和有效性，并在各相关部门、场所使用的文件均为有效版本。2范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件的管理控制过程。3职责3.1管理部组织制订本程序，对质量、环境与职业健康安全管理有关的文件进行有效的管理，以确保文件的建立与保持具有适用性和有效性。3.2各部门指定专职或兼职受权人员，负责相关文件的拟稿、送审、领用、保管以及贯彻实施。3.3管理部负责管理手册、程序的建立、分发、修改、回收、作废处理等的管理，各部门负责本部门作业文件的建立、分发、修改、回收、作废处理等的管理。4工作程序4.1环境与职业健康安全管理体系文件按如下规则编号：a、质量环境与职业健康安全管理手册**-QESMb、程序文件**-PD-XXc、各部门作业文件**-WI-XX其中**为公司代号；QESM代表质量、环境与职业健康安全管理手册；PD代表质量、环境与职业健康安全程序文件；WI代表质量、环境与职业健康安全管理作业指导书（管理规定、制度、操作规程等）；A为体系文件的版本号，A、B、…版，如此类推；XX为两位排序阿拉伯数字，为排序号。4.2质量、环境与职业健康安全管理体系文件的拟制、审核、批准权限按下表规定。文件类型文件类型拟制批准备注质量、环境与职业健康安全管理手册管理部总经理程序文件管理者代表总经理作业文件相关部门管理者代表4.3质量、环境与职业健康安全管理手册、程序文件由管理者代表组织、确定相关部门拟制。管理部负责规定各类文件编制进度计划、格式、内容要求等具体实施工作。质量、环境与职业健康安全作业指导书由使用单位主管授权人员拟制，部门主管审核，部门负责人批准。4.4完成后的质量、环境与职业健康安全管理手册和程序文件初稿后送管理部进行初审，提出修改意见，由拟稿人进行修改。4.5经修改的质量、环境与职业健康安全管理手册和程序文件初稿按本程序4.2规定进行审核。必要时可由有关人员进行评审或会签。重大问题书面报告总经理进行请示。管理部按管理者代表审核意见组织修订，提交复审，直到通过。4.6经审核通过的文件，分别由拟制人、审核人签姓名后，按4.2规定批准。批准后的文件原件由管理部备案。4.7经批准的质量、环境与职业健康安全管理体系文件为受控文件，只能在内部发放盖有红色“受控”章的复印件。为了宣传或提供给顾客参考等其他目的，可由管理部编写非受控的质量、环境与职业健康安全管理手册，由与相关方联络的主管部门提出申请，管理者代表批准，管理部登记发放，但不得向公司内部发放。4.8经批准的文件原件由管理部保存，存档时应检查文件的完整性、有效性。文件原件不准发放或外借。4.9文件发放4.9.1质量、环境与职业健康安全管理体系文件的发放分二级：管理手册、程序文件由管理部发放给各部门；作业文件由管理部发放后再由各部门发放给本部门相应岗位。4.9.2应发放的文件按《文件发放一览表》的规定，按发放编号发放盖有红色“受控”章的复印件。领用人须签上姓名和日期；受控文件不得复印、转送、涂改和遗失，若遗失应及时向管理部提出申请，然后办理文件作废和补领手续。4.9.3公司的方针、目标、重大环境因素和危险源清单、法律法规等内容按受控文件形式发放至各部门并做好记录。4.10在年度管理评审会议中，应对质量、环境与职业健康安全体系手册和程序的适用性、符合性进行评审，在评审和日常执行过程中，当文件发生下列情况时可组织进行修改：a、质量、环境与职业健康安全体系条款内容变化；b、体系运行中发现文件不适用；c、引用的法律、法规或程序已修改；d、质量、环境与职业健康安全体系审核中提出修改要求；e、公司机构进行调整；f、由于其他原因，公司总经理或管理者代表决定修改。各部门应对本部门的作业文件每年进行至少一次的充分性、适用性评审，可以结合日常检查和内部审核进行，需要时进行更改并按职责权限的规定进行重新审核和批准。4.11实施修改时由文件起草部门发出经部门负责人批准的《文件修改申请表》，说明修改原因，指定应修改的内容和范围，由原文件拟制部门组织修改。修改后新的文件或文件页按原文件遵循的规定办理审核、批准。4.12管理手册和程序文件、作业文件中经修改、批准的新文件或文件页交管理部，填写修改履历标识并归档，替换出原文件或文件页，盖上红色“保留资料”章后与相应的《文件修改申请表》一起保存。4.13文件的修改履历标识应在《文件修改记录表》填写更改日期及更改编号；文件版本从初版起按A、B、C……表示版序，“修改状态”标识修改履历的方式是：版序/x，x为表示第几次修改的阿拉伯数字表示，0表示未修改过。管理部应将文件修改的内容通知到相关部门。4.14经修改、批准的新文件或文件页，按4.9要求重新发放，文件在发放与回收时应做好记录。4.15文件管理责任人清理作废文件时，填写《文件销毁处理记录表》，交由管理部统一处理。4.17修改量大或经多次修改（更改内容超过文件的三分之一）的文件应进行换版。换版可视为全面修改，按上述规定进行，但归档时应由文件管理责任人填写新的版序或版号。4.18文件领用人调离现岗位时，须将文件交回发文部门注销，新到任者按规定办理领用。4.19管理手册、程序文件、作业文件的发放编号由管理部具体操作，文件采用活页方式装订。4.20文件接收部门指定专人负责文件管理，建立本部门《受控文件清单》，以便于查找和控制。文件以文件夹等避免损坏的方式保管，储存环境应具