档案分类管理细则

档案分类管理细则我干档案管理工作快十年了，见过太多因为分类不清晰闹出来的麻烦：业务部门找几年前的项目验收报告，全部门翻一下午档案柜愣是没找着，最后发现当初经办人把它和行政通知混在一起堆在了最里面的角落；设备坏了要找说明书，翻遍仓库都找不到，差点花几万块找厂家补开……其实这些问题大多不是因为档案丢了，就是因为分类乱了。为了统一单位档案分类标准，方便档案的保管、调阅和利用，保障档案完整安全，结合我们单位这么多年的实际工作经验，制定本分类管理细则，供所有涉及档案工作的人员参照执行。1总则1.1制定目的本细则的核心目的就是理顺档案分类逻辑，解决过去分类混乱、交叉重复、找不到档的老问题，统一全单位的档案分类标准，提高档案调阅利用效率，同时保护档案安全，保护个人隐私和单位秘密，满足单位日常运营和长远发展的需求。说白了，就是让大家找档案的时候能“一找一个准”，少点翻箱倒柜的麻烦，这就是我们定这个细则最实在的目的。1.2分类基本原则我们这套分类体系不搞虚的，所有规则都贴合实际工作，核心遵循四个原则：第一是实用性原则，不搞脱离实际的花架子分类，所有类目都是结合我们单位实际业务设置的，能简化就简化，方便大家理解和操作；第二是唯一性原则，一份档案只能归入一个类目，绝对不允许同时归入多个类别，避免出现两边都有、两边都找不到的情况，如果一份材料涉及多个类目，以它最核心的用途来确定归属，比如项目会议纪要，核心用途是服务项目复盘查询，就归入项目业务档案，不归入文书类的通用会议材料，这点要记好；第三是可扩展原则，分类体系不是一成不变的，预留了足够的类目扩展空间，以后有新业务出来可以随时加新类目，不用改动整个体系框架；第四是安全保密原则，涉密档案、涉及个人隐私的档案单独分类、单独存放，和普通档案物理隔离，最大程度保障安全。讲完总的原则和要求，接下来就是咱们整个细则最核心的部分，也就是具体的档案分类类目划分，每一个类目都明确了对应的范围，避免大家模棱两可不知道该往哪归。2档案具体分类类目划分我们把全单位所有档案分为六个一级类目，每个一级类目下再分二级类目，部分二级类目根据需要拆分三级类目，具体范围如下：2.1文书档案文书档案是单位各类行政管理和整体运营活动中产生的综合性档案，是单位层面通用性材料的归属，下面分三个二级类目：2.1.1党群工作类，主要包括单位党组织、工会、共青团等群团组织产生的各类材料，具体有会议记录、决议、工作计划总结、党员团员管理材料、群团活动材料等等，都归到这一类。2.1.2行政工作类，主要包括单位行政层面的发文、会议纪要、规章制度、资质证书、公章使用登记、物业后勤管理材料、对外往来函件等等，单位层面的行政性通用材料都归到这里。2.1.3经营管理类，主要包括单位整体的发展规划、年度预算决算、审计材料、单位层面签订的框架合作协议、整体资质申报材料等等，涉及单位整体经营管理的综合性材料都归到这里。这里特别提醒大家，很多人容易把这里的框架协议和具体项目的合同搞混，单位和合作方签的整体合作框架归到这里，具体到每个项目的执行合同、补充协议都归到对应项目的业务档案，千万不要归错。2.2业务档案业务档案是各个业务部门开展具体业务、完成具体项目产生的专属档案，也是占比最大的一类档案，下面分两个二级类目：2.2.1项目类业务档案，凡是立项的单独项目，从前期立项申请、招投标材料、执行过程记录、到最终验收材料、成果材料，全部归入对应项目档案，每个项目哪怕规模很小都要单独立卷分类，方便后续项目复盘、成果查询和资质申报。2.2.2日常类业务档案，就是部门日常开展常规业务产生的材料，比如日常受理的服务单、日常业务统计报表、常规业务对接材料等等，按业务类别和时间周期分类归档，方便日常调阅使用。2.3人事档案人事档案是涉及员工个人信息的专属档案，因为涉及个人隐私，所以必须单独分类管理，下面分两个二级类目：2.3.1员工基础信息档案，包括员工入职材料、劳动合同、学历职称材料、培训考核材料、工资社保相关材料等等，每个员工一册，单独分类存放。2.3.2员工异动管理档案，包括员工调岗、晋升、离职、退休等相关材料，和基础信息档案对应存放，由专人专职管理。这里也要说一句，人事档案关乎每个人的切身利益，分类的时候绝对不能混，除了人事部门和档案管理部门的相关专人，其他人不允许随意查阅，这点我们一直严格执行，也是对大家隐私的保护。2.4科技与设备基建档案这类档案看起来平时用得少，关键时刻找不到能误大事，我之前就吃过这个亏，好几年前单位一台大型生产设备坏了，就是因为说明书归错了地方找不到，差点耽误了整月的生产进度，所以这类一定要单独分类，下面分三个二级类目：2.4.1科研项目档案，就是单位开展的各类科研项目产生的材料，从立项申报、实验记录、成果报告到知识产权申报材料，全部归入对应科研项目分类。2.4.2基建工程档案，就是单位新建、改建、扩建各类建筑场地产生的所有材料，包括审批材料、设计图纸、施工记录、验收材料等等，这类档案要保存几十年，以后房屋维修、改造都靠它，分类一定要清晰。2.4.3设备仪器档案，就是单位价值超过规定标准的大型设备、专业仪器产生的材料，包括采购合同、说明书、合格证、安装维修记录、报废审批等等，每台设备单独分类，坏了修的时候一找就能找着。2.5声像与电子档案现在大家都用电子办公，这类档案占比越来越高，也必须单独分类管理，下面分两个二级类目：2.5.1声像档案，就是单位各类会议、活动、项目产生的照片、录音、录像材料，按活动项目分类，每份材料都要标注清楚内容、时间、参与人员，避免过几年都不知道这拍的是什么。2.5.2电子文档档案，就是各类业务产生的电子版本档案，分类规则和纸质档案完全一致，纸质档案归到哪一类，对应的电子版本就归到同一个分类下，编号也保持一致，方便检索。特别要提醒的是，所有电子归档档案必须存到单位统一的档案服务器，不能存在个人电脑或者U盘里，个人电脑坏了、U盘丢了，档案就没了，这点一定要记住。2.6特殊载体与实物档案这类档案虽然数量不多，但大多有保存纪念或凭证价值，也要单独分类，主要包括单位获得的奖状、奖牌、证书、锦旗，缴销的旧印章，保存的纪念礼品、有留存价值的实物等等，按类别登记造册，分类存放，避免损坏丢失。明确了各类档案的归属范围，只是解决了“该往哪放”的问题，要让分类管理真正落地，还得有清晰的操作流程，让每一步都有规可循，不会乱。3分类管理操作流程3.1部门预分类收集各个部门都配有兼职档案员，负责本部门的档案收集预分类工作，要求每个季度整理一次，不要攒到年底才整理。说句实在话，一年攒一次，很多小材料早就丢了，年底集中整理又累又容易错，按季度弄每次花不了半小时，轻松很多。预分类就是按照上面说的类目，把本季度产生的材料先分好，捆好贴好标签，标注清楚类目和时间，再交到档案管理部门。3.2专职档案员复核分类各部门交来预分类的档案之后，专职档案管理员会逐一核对，检查有没有归错类的情况，比如刚才说的框架协议和项目合同搞混的，文书和业务材料交叉的，都会调整过来。如果碰到拿不准归属的档案，我们会第一时间和原部门的经办人沟通确认，绝对不会随便乱塞，毕竟只有产生材料的人才最清楚这份材料的核心用途。3.3编号入库管理复核确认分类正确之后，就会按照统一的规则给档案编档号，档号规则就是“一级类目代号+二级类目代号+年度+案卷号”，一看编号就知道这份档案属于哪一类，一目了然。编好号之后，按照分类存入对应的档案库房、档案柜，电子档案也存入对应分类的文件夹，同步更新电子检索目录，输入关键词就能直接搜到位置，特别方便。3.4年度分类调整每年年底完成全年归档之后，我们都会对整个分类体系做一次梳理，如果有新开展的业务，原来的类目覆盖不了，就会及时添加新的二级、三级类目，不会硬把新材料塞进旧类目里。前几年我们单位新增了新媒体运营业务，原来没有对应类目，我们就直接在业务档案下面加了新媒体运营类，一下子就清晰了。分类整理完成之后，日常的保管和调阅也得遵守分类规则，才能一直保持清晰不乱，不然今天挪一下明天放错位置，用不了多久又回到之前混乱的状态了。4分类档案日常管理与调阅规则4.1分类保管要求不同类别的档案保管要求不一样，普通纸质档案放在普通档案柜，人事档案放在带锁的独立人事档案库房，涉密档案放在专门的保密柜，实物档案放在干燥避阳的储物间，电子档案除了存在单位服务器，还会做异地备份，防止服务器出问题丢数据。我每年春天回南天都会挨个检查库房的湿度，给纸质档案补放樟脑丸防虫，就是怕分类归好的档案坏了，白忙活一场。4.2调阅归还要求大家调阅档案的时候，只要说清楚档案内容和大致类别，我们就能很快找出来。调阅不同类别的档案走不同的审批流程，调普通业务档案只要部门负责人签字就行，调人事档案要人事部门负责人审批，调涉密档案要单位主要领导审批，严格按规矩来，也是对大家和单位负责。档案用完归还的时候，一定要交给我们放回原位，不要自己随便塞，好多人图省事随手放，下次别人找就找不到了，这点真的麻烦大家多配合。4.3到期档案鉴定销毁到了保管期限的档案，我们会按照分类逐一鉴定，该继续保存的继续保存，该销毁的按照规定程序销毁，不同类别的档案保管期限不一样，我们都是严格按国家规定来，不会随便销毁该保存的档案，也不会留着没用的档案占地方。任何制度要落地，都得明确责任，不然就是一张白纸，所以我们也明确了各个环节的责任，保障分类管理执行到位。5分类管理责任划分5.1部门兼职档案员责任主要负责本部门档案的预分类和收集，保证材料完整，分类准确，要是因为预分类错得太多，导致档案找不到，最终也会影响部门自己使用，所以麻烦各位兼职的同事多上点心，毕竟是方便自己也方便大家的事。5.2专职档案管理员责任负责档案的复核分类、入库保管、日常维护，保证分类准确，存放有序，要是我们这边分类错了、放错了，我们肯定负责排查调整，大家有问题随时找我们沟通。5.3监督考核每年年底我们都会对全年的档案分类工作做一次检查，分类做得好、没有出现过错误的部门和个人，我们会上报给人力部门给点小小的奖励，要是经常分类错误，导致档案丢失找不到的，也会按规定扣减对应的绩效，其实就是提醒大家多上心，毕竟档案工作无小事，细心一点就能少很多麻烦。本细则不是