中小型企业数字化入门方案

中小型企业数字化入门方案我做中小企业数字化落地服务快十年了，接触过各行各业成百上千的中小老板，最常听到两句话，一句是“人家都做数字化了，我们不做会不会被淘汰？”，另一句是“这玩意儿是不是得花好多钱？我们小企业玩不起吧？”。其实在我看来，数字化根本不是大企业的专属游戏，中小企业也不需要上来就砸几十万上百万搞大项目，只要找对入门的方法，花很少的钱就能拿到实实在在的效果。这份方案是我这么多年踩过坑、帮客户跑通过很多项目后总结出来的，完全针对中小型企业的资源现状和实际需求，就是帮大家稳稳迈好数字化的第一步。1数字化入门的前期梳理与准备很多老板刚接触数字化，上来就想找系统买工具，其实最该先做的是把自己的情况理清楚，方向对了再动手，不然很容易走歪。我每次接新的咨询需求，都会先花至少一天时间帮客户做前期梳理，这一步做好了，后面就赢了一半。1.1先找准核心痛点，拒绝为“概念”买单我每次开篇都会跟客户说一句话：我们是为了解决问题做数字化，不是为了“数字化”这个概念做数字化。很多老板就是跟风，看着同行上系统自己也要上，问他具体想解决什么问题，半天说不出来，这种情况十有八九要踩坑。之前我认识一个做机械加工的张总，公司一共六十多个人，听同行说ERP好，就要花几十万买一套全模块系统，我劝他先理痛点，他才说出来，其实就是库存不准，每次接单都不知道车间里有没有现成的原材料，要仓管跑半天盘点，经常误了交期，还压了很多没用的原材料占资金。那既然核心痛点就是库存不准，为什么要花几十万买全模块呢？直接先上个专门的简单库存工具不就行了？最后他听了我的建议，花三千多块钱一年买了个轻量化工具，只用了一个月，库存准确率就从原来的不到70%升到了98%，每年光减少原材料积压就能省十几万，这赚回来的钱比什么都实在。所以入门阶段一定要把所有问题列出来排序，只抓最痛的那一个，资源有限，全部砸在一个点上，先拿到结果再说别的。1.2摸清楚自身可用资源，设定合理预期中小型企业普遍没多余的预算，也没有专门的IT团队，所以一定要提前算好账，别给自己太大压力。首先说预算，我一般建议大家把入门阶段的预算控制在年营业额的1%以内，大部分年营收几百万到几千万的中小企业，几万块钱的预算就完全够用，千万不要超出自身承受能力砸钱，万一做不起来，对公司现金流影响都很大。其次说人力，不需要你专门招个IT工程师，只要找一个懂公司业务、执行力强的内部员工当牵头人就行，不管是行政主管、业务经理还是老板娘亲自上手都可以，这个牵头人不需要会写代码，只要能协调各个部门，愿意花时间学就够了，剩下的技术问题交给厂商的客服和实施人员就完全能解决。最后说预期，别想着上一个系统就能让公司业绩翻一倍，入门阶段能把一个具体问题解决了，省点时间、省点成本、少丢几个客户、少压点货，能做到这几点，这个入门就已经非常成功了。1.3统一内部认知，消除员工抵触情绪我见过最多的项目失败，不是死在系统不好用，是死在内部员工不配合。老员工干了十几年，手工做习惯了，突然让他改方式用系统，第一反应就是抵触，要么觉得是老板不信任他，要监控他的工作，要么觉得学新东西太麻烦，懒得改，最后就是大家都不用，系统成了摆设。所以在上系统之前，老板一定要出面跟大家把话说开，把实实在在的好处摆到台面上：做数字化不是为了盯谁，是为了帮大家减负，原来你每个月要对三天账，现在系统半个小时就能弄完，你可以少加点班，多做点能涨工资的核心工作；原来员工离职带走客户，现在客户存在公司系统里，不管谁接都能接着谈，不用从头摸瞎。把这些话讲透，再听听大家的顾虑，提前解决，比上来就硬推效果好太多。把前期这三件事做好，我们就已经扫清了大部分障碍，接下来进入实质性落地阶段，和大企业一步到位的全链路改造不同，中小型企业的数字化入门一定要遵循小步快跑、层层递进的原则，我一般会把落地路径分成三个清晰的阶段，每个阶段都有明确的目标，不会让企业一下子承受太大的压力。2分阶段数字化入门落地路径2.1第一阶段：单点突破，跑通最小价值闭环入门的第一阶段绝对不要全面铺开，就盯着我们之前找出来的核心痛点，只上对应这个痛点的一个模块，先跑通一个能看到实实在在收益的小闭环。比如说你是做批发零售的，核心痛点是库存不准压货，那就只上库存管理；你是做咨询培训、家装设计这类服务行业的，核心痛点是客户跟进混乱容易丢单，那就只上入门级的客户管理系统；你是劳动密集型的工厂，核心痛点是算工资算绩效要花财务好几天时间，那就先上个简单的薪资管理工具。这个阶段的核心就是小、快、灵，投入小，上线快，一两个月就能看到效果，既让大家实实在在看到数字化的好处，也把试错成本降到最低。我之前有个做家装的客户，原来三个设计师，每个客户的信息都存在自己私人手机里，某年有个设计师离职，直接带走了八个正在谈的客户，直接损失小一百万，后来他听我的建议，花一千八百块一年买了个入门客户管理工具，所有客户信息全部存在公司统一账号里，不管是谁谈的客户，都能看到完整的沟通记录，这四五年下来，再也没丢过一个客户，你说这一千八百块花的值不值？2.2第二阶段：逐步关联，打通基础数据链路等第一个模块用了三四个月，大家都用习惯了，也确实拿到收益了，我们再往下扩展，把相关的模块逐步打通连接。比如说你库存管好了，接下来就可以把销售模块加进去，客户下单之后，销售录单直接同步扣减库存，不用仓管再手工记一遍，也不容易出错；然后再把财务模块对接进去，销售出库之后自动生成应收账单，财务不用再手工录入一遍，省下很多重复劳动的时间。这个阶段一定要慢，不要急，加完一个模块用一两个月，大家用顺了再加下一个，给所有人足够的适应时间。我一直跟客户说，咱们入门，一年能跑通两三个关联模块就已经非常快了，贪多嚼不烂，一下子上五六个模块，大家学都学不过来，最后全都不用，钱就白花了。2.3第三阶段：搭建框架，形成稳定数字化运转模式等两三个核心模块跑通，数据能顺畅流转之后，其实你就已经完成数字化入门了。这个时候你已经有了自己公司最核心的基础数据，老板每天打开系统就能看到实时的经营数据，这个月卖了多少，哪个产品利润最高，有多少潜在客户在跟进，不用再等财务做报表等到天荒地老，做决策也能更准更快。这个时候你再根据公司的发展情况，决定要不要继续扩展其他应用，比如说要不要加线上协作工具，要不要加人事管理模块，这个时候你已经有了使用经验，也清楚知道自己需要什么，选起来就不容易踩坑了。落地路径说清楚了，我再给大家提几个入门阶段最容易踩的坑，这些都是我见过很多客户交过学费总结出来的，提前避开能少浪费很多钱。3数字化入门常见坑点避坑指南3.1不要盲目追求大而全的高端系统很多厂商的销售一上来就给中小企老板画饼，说什么全链路数字化、智能工厂，一套系统下来几十万上百万，听起来特别高大上，其实那些功能百分之八十都是给千人以上的大企业准备的，几十上百人的中小企根本用不上。我之前见过一个一百二十人的食品加工厂，被厂商忽悠花了九十万买了一套全模块ERP，结果用到现在三年了，百分之八十的功能从来没打开过，每年还要交八万多的维护费，老板跟我说，早知道就听我的先上个几万块的轻量化系统了，现在后悔都来不及。所以入门阶段，咱们就选轻量化的在线工具就行，不用自己买服务器，不用自己找人维护，打开电脑手机就能用，按年付费，几千到几万一年，风险小很多，完全够用了。3.2不要忽略落地培训和习惯养成很多老板买完系统，付完钱，就把这事扔给员工，说你们自己用吧，然后就不管了，员工不会用也没人教，最后自然就用不起来。其实新系统上线，一定要做培训，正规厂商一般都会提供免费的培训，咱们一定要抽出时间，让牵头人先学会，然后牵头人再教各个部门的员工，刚开始一周每天抽半个钟头练习，半个月下来就都熟练了。而且要慢慢养成习惯，定好简单的规则，比如每天下班前必须把当天的数据录完，慢慢就成自然了，不会觉得麻烦。3.3不要想着一步到位一劳永逸很多老板觉得我要么不做，要做就一步到位，省得以后换，其实根本不是这么回事，公司在发展，你的需求也在变，你现在几十个人的需求，跟你几百个人的需求肯定不一样，现在一步到位买了适合几百人的系统，你现在用不上，放着也是浪费钱。而且数字化本身就是不断迭代的，不是说你上了一次系统就一辈子不用改了，入门就是第一步，走顺了再一步步升级，完全来得及，一步到位大概率就是一步到位浪费钱。说了这么多，最后要保障项目能落地，还得有几个简单的保障机制，不用复杂，做好这几点就能稳稳跑起来。4数字化入门落地的保障机制4.1给牵头人足够的授权我们选了牵头人之后，老板一定要给他足够的权力，让他能协调各个部门，能制定使用规则，谁不配合就能管得了，不能让牵头人只是个传声筒，说了没人听，最后项目肯定推不动。一般我都建议老板直接在全员会上说清楚，这个项目由谁牵头，大家都要配合他的安排，这样就没人敢不放在心上了。4.2制定简单清晰的使用规则规则不要搞几十条，复杂的大家记不住，就定两三条最核心的就行，比如“当天数据当天录”“客户信息必须完整录入系统”“不准把核心业务信息存在私人设备里”，就这么简单，大家都能做到，然后每个月检查一次，做到的给点小奖励，比如发个几百块的购物卡，没做到的提醒一下，几次下来大家就都遵守了。4.3定期复盘调整每个季度抽半天时间，牵头人组织各个部门用系统的人坐下来聊一聊，看看这个系统用着哪里不顺手，哪里有问题，哪里需要调整，比如说原来录入数据要填十个项，大家觉得五个项就够满足需求了，那就简化流程；哪个功能不好用，就跟厂商说能不能调整，或者我们换个使用方法，别将就，将就着将就着大家就不用了，及时调整才能一直用下去。总结总的来说，中小型企业做数字化入门，真的没有大家想的那么难，也没有那么贵，核心就是不要被那些高大上