企业经营秩序维护管理方案

企业经营秩序维护管理方案（方案说明）作为在公司行政运维岗干了快十年的老员工，我亲眼看着公司从十几个人的小团队发展到现在三百多人的规模，业务也从单一的加工拓展到了研产销一体，可规模做大之后，我最明显的感受就是，之前靠人情靠自觉维持的经营秩序，越来越跟不上发展的脚步了。就在上个月我值夜班，还碰到一个没登记的外部人员跟着员工混进了研发试验区，等我们查到的时候他已经逛了十多分钟，虽然最后核实是供应商的业务员找错了对接人，没造成什么损失，但当时整个管理层都捏了一把汗——那试验区放着我们刚研发快一年的新品，真要是泄露了核心数据，我们几年的投入就打了水漂。从那之后，我牵头拉着人力、财务、法务各个部门的同事开了三次座谈会，收集了大大小小四十多个秩序乱象的问题，整理出了这份企业经营秩序维护管理方案，就是为了把规矩明确下来，把风险堵在前面，让公司能走得更稳，让大家干活更顺。本方案遵循“有章可循、人性化管理、风险前置”的原则，覆盖企业经营全场景的秩序维护，具体内容如下：1总则1.1方案制定背景除了刚才说的泄密风险，我们这两年还碰到过不少因为秩序混乱导致的问题：比如销售部同事为了赶项目跳过层级审批，签下了成本核算错误的合同，最后项目结项亏了十几万；比如供应商送货不预约直接开进厂区，堵了消防通道，消防检查的时候差点给我们开了大额罚单；还有部门之间协作推诿，一个简单的员工福利审批拖了半个月没下文，搞得大家怨声载道。这些问题说大不大，说小不小，累积起来不仅拖慢了工作效率，还埋了不少经营风险。所以这份方案不是我们职能部门拍脑袋编出来的，全是从我们吃过的亏、碰到的麻烦里总结出来的，目的就是把模糊的规则变清晰，把散乱的管理变系统。1.2方案实施目标我们做这个方案的目标从来不是把大家管死，主要有三个层面的追求：第一是保障日常运营高效顺畅，减少推诿、拖延、混乱的情况，让大家做事情都能按流程走，不用到处找人打招呼；第二是防控各类经营风险，不管是保密风险、合规风险还是安全风险，提前把规则划好，从源头上避免出大问题；第三是营造“活而不乱”的企业文化，我们既要规范秩序，也不会扼杀大家的创造力，规矩是底线，在底线之上大家可以放开手脚干。1.3方案适用范围本方案适用于公司所有部门、全体在职员工，同时也覆盖所有进入公司经营区域的外部合作单位、访客、服务人员，不管是公司内部人还是外来人员，只要进入我们的经营场地，参与我们的经营活动，都需要遵守本方案的要求。2核心经营秩序分类维护管理细则说完了总的要求，我们再分场景说具体的规则，毕竟不同环节的秩序要求不一样，我们一项一项理清楚。2.1内部办公秩序维护内部办公是我们每天都在经历的环节，也是最容易出小混乱的地方，我们分三个部分明确要求：2.1.1人员出入与区域工位管理我们公司现在把办公区域分成了三个等级：公开接待区、半涉密区（财务部、人力部）、核心涉密区（研发试验区、核心业务档案室）。不同区域刷工牌开通权限，不是你负责的区域你进不去，这个是系统设定好的，不是我们故意卡大家。外来访客必须由对接人提前1天在行政部登记，说明访客身份、来访事由、要去的区域，我们发临时访客卡之后才能进场，对接人必须全程陪同，不能让访客自己乱逛。之前混进研发区的那个事就是这么出的，所以现在规则定死，要是对接人不登记私自放访客进去，出了问题对接人负全部责任。另外说下班的工位秩序，大家下班的时候把自己桌面整理干净，涉密的文件、合同一定要锁进文件柜，不要随便扔在桌面上，我之前就碰到过，有同事把客户合同草稿扔在桌上，保洁阿姨收拾的时候当废纸卖了，最后我们找了好久才找回来，虚惊一场。这个事说起来小，真出问题谁都担不起。2.1.2流程审批与会议秩序管理所有审批必须按层级走，不准跳审批，不准找同事替你刷审批权限，特殊情况紧急项目，各级审批人都联系不上的，可以先走线下签字确认，之后补线上流程，不准直接绕过环节。之前那个跳审批亏了钱的例子我就不多说了，规矩就是保护我们自己的，每一层审批都是帮你把一遍关，跳过去了风险全在你自己身上。然后说会议秩序，用会议室必须提前在系统预约，不准占着会议室不用，也不准不准点开会拖延大家的时间，开会迟到10分钟以上要提前跟主持人说，要是经常占着会议室不开会浪费大家时间，我们会取消你部门一周的预约权限，这个也是对大家时间的尊重。2.1.3跨部门协作沟通秩序跨部门项目必须明确一个牵头部门和牵头人，所有对接都找牵头人，各个配合部门必须在约定的时间内反馈结果，不准推诿说“这不是我们的活”，要是对分工有异议，先找两个部门的负责人协商，协商不成再找分管副总协调，不准在大工作群里吵架甩锅，影响其他同事的心情。说句实在话，大家都是为了公司的事，有话好好说，按流程协调，没必要搞成对立面。2.2对外合作经营秩序维护对外合作是企业经营的核心环节，也是最容易出合规风险的地方，我们也明确规则：2.2.1外来人员与供应商入场管理所有供应商送货、上门对接必须提前1天跟对接人预约，对接人把预约信息发给行政部，我们安排进场时间和卸货区域，供应商必须走指定的通道，不准开车随便进厂区，更不准在非工作区域闲逛。之前那次堵消防通道就是供应商不预约直接来，对接人又不在，司机随便开进去堵了通道，所以现在规则定死，不预约不准进场，第一次违规我们警告，第二次违规我们停止合作三个月，这个没的商量，毕竟安全是大事。2.2.2商务合作合规秩序管理所有对外合作不管金额大小，必须走正式合同流程，经过法务审核才能签字，不准私下签口头协议，更不准员工私自收合作方的礼品、回扣。我们之前有个采购同事，收了供应商几千块的购物卡，进了一批不合格的原材料，最后生产线停了半天，损失了十几万，这个教训我们记得清清楚楚。当然我们也不是说客户送个小礼物都不行，普通的节日小礼品可以收，价值超过五百的必须上交公司，要是主动上交我们不会追究，要是隐瞒不报查出来，不仅要退回报酬，情节严重的直接解除劳动合同，触犯法律的我们也会交给相关部门处理。2.2.3对外品牌宣传秩序管理只有品牌部授权的人员才能对外发布公司的未公开信息，其他员工不准随便在社交平台、公开场合说公司的未公开业务、负面不实信息，当然我们也不是不让大家提意见，大家对公司有什么不满、有什么建议，可以走内部的意见箱，找工会、人力部门反映，合理的我们一定会改，没必要跑到外面去说，损害公司的品牌对大家都没有好处。2.3财务风控与资产秩序维护财务和资产是企业经营的底线，秩序一定要守好：2.3.1日常财务流程秩序管理报销必须按公司的标准填，贴好票据，写清楚用途，不准虚报冒领，不准把私人消费拿来报销，财务部门按规则审核，不符合要求的直接打回，大家也不要为难财务，按规矩来对谁都好，之前查出来有人报私人餐费，最后不仅退了钱，还记了警告，得不偿失。2.3.2涉密信息与公司资产秩序管理公司的客户信息、技术数据、财务报表都是涉密信息，不准随便传给外部人员，哪怕是已经离职的同事也不行，更不准私自拷贝带出公司。公司的资产比如电脑、投影仪、工具设备，领用的时候要登记，离职的时候必须归还，不准私自带走，要是损坏或者丢失按价赔偿，这个也是大家都懂的道理。3秩序维护的监督考核与保障机制光定规则没有监督，规则就是一纸空文，我们也设置了分层的保障机制，而且都是人性化的，不会一上来就处罚大家。3.1分层级监督落实机制3.1.1部门自查每个部门的负责人就是本部门秩序维护的第一责任人，每周抽10分钟查一下本部门的秩序问题，比如有没有人乱放涉密文件，有没有人跳审批，自己发现自己改，月底把自查结果报给行政部就行，不用藏着掖着，自己改了我们不会处罚。3.1.2职能部门联合抽查行政部每个月会联合人力、财务、法务做一次随机抽查，一次抽两三个部门，查出来的问题会登记在册，给一周的整改期限，到期再复查，整改到位就没事。3.1.3全员民主监督我们开通了匿名举报通道，大家发现违反秩序的问题可以举报，举报核实之后会给举报人五百到两千的奖励，当然不准诬告陷害，诬告的话我们也会按规定处罚，这个大家放心，我们会严格保护举报人的信息。3.2人性化奖惩机制3.2.1正向激励连续一年没有违规记录，还主动维护秩序、及时发现风险的同事，我们年度评先进的时候优先考虑，还会发专项的秩序维护奖金，之前我们保安李大哥发现了没登记的访客，避免了泄密风险，公司就给了他一千块奖金，还全公司通报表扬了，这个就是榜样。3.2.2梯度违规处罚我们不会一犯错误就开除人，给大家改过的机会：第一次轻微违规，比如忘了带工牌、没预约会议室这种，口头警告就行；第二次违规或者情节稍重的，书面警告，扣当月10%的绩效；屡教不改或者造成重大损失的，我们才会解除劳动合同，毕竟规矩是底线，真的触碰底线了我们也没办法。3.3常态化宣导培训机制新员工入职第一天，我们就会把这份方案作为入职培训的必讲内容，给大家讲清楚规则，讲清楚之前的案例，让大家一开始就养成好习惯。老员工每个季度我们也会做一次培训，更新规则，讲最近碰到的新问题，我们还把常见问题做成了小手册，每个部门发一本，大家随时可以看，不会定了规则就放在一边落灰。4方案的动态优化调整我们这份方案不是定死就不变的，毕竟公司一直在发展，情况一直在变，比如之后我们搬新厂区，区域划分肯定要改，以后做线上远程办公，审批流程也要改。所以我们定了每半年一次的意见收集，大家觉得哪里规则不合理，哪里需要改，都可以提给我们，我们开讨论会调整，让方案一直适应公司的发展，不会变成死规矩束缚大家。方案总结总的来说，