采购管理程序

1.目的

有效控制采购过程，确保采购物资/服务质量、价格、行为符合公司要求。

2.范围

适用于公司各物业服务中心。

3.职责

3.1工作职责

责任部门/岗位工作内容频次/数量

与供方议价及时

物资采购的实施及时

申购部门

供应商信息反馈及时

供应商评估与采购物资汇总统计分析表每季度

时

负责物资/服务供方（品牌）的选择评估与管理及

时

及

监督部门对物资/服务供方（品牌）的选择评估与管理

时

及

品质管理部参与稽核小组对采购行为进行监督

时

及

参与现场议价

时

及

物资/服务申请的审核

及W

协助选择评审CI产品合格供方

及

按权限审核各部门报批的采购申请

及

总经理办公室协助进行供方的选择和评审

时

负责办公设备设施的选择评估与管理及

时

及

按权限审核各部门报批的办公设备设施采购申请

按权限审核物资/服务采购价格，必要时须审算及时

采购行为、价格的抽查、监控每季度

财务管理部

参与现场议价及时

协助进行供方的选择和评审每月

负责管理部门B类物资/服务供方（品牌）的选择评估与管每季度

理，必要时组织物资/服务供方招投标及时

采购统计分析及时

各部门

负责所有采购物资/服务的检查验收和使用过程的跟踪每月

物资价格、质量异常情况反馈到品质管理部

清洁、消杀、绿化、设备设施等服务供方的考核评估

3.2采购审批权限

限

经理职能部门总经理

单宗采购额

1000（含）元以下审批//

1000元以上且20000元以下及所有

申请审核审批

固定资产采购

采用招投标方式的可按《招投I际管理办法》执行。

20000（含）元以上

专项物资采购专业审核部门如下:

物资类别审咳部门备注

家私、家电、服装、车辆及配件、CI标识

总经理办公室

办公电脑（含设备）、影像涛材

安防、消防设备/配件（改迨、更新）品质管理部

对讲机、专业工具、仪器仪表品质管理部

4.定义

A类物资：由公司（或授权专业部门）进行评估，并以公司名义签订《物资采购合作

协议》，由部门实施采购结算的物资。

B类物资：由公司和业务部门共同评估，以部门名义签订《零星商品采购合作协议》,

并实施采购结算的物资。

服务项目外包：各部门将有关设备设施新（改）建工程、维修养护、清洁绿化等服务

项目委托专业机构（含公司内部机构）实施的行为。

注：常用A、B类物资见《供方管理程序》

5.方法和控制过程

5.1供方（品牌）的选择评估与管理

见《供方管理程序》

5.2采购过程

5.2.1采购手续的办理

5.2.1.1部门按月对物资需求进行计划，按《物资申购单》格式要求填写采购物资的

名称、型号、数量、申购部门等内容。按审批流程发送审批并实施采购。

5.2.1.2物资到货后，由部门安排专业人员进行检验。对产品质量不符、缺货和送错

的情况要求供方换货、补齐和更换。

5.2.1.3供方开具发票，随物资一起交送申购部门。

5.2.1.4采用招投标形式采购时，按《招投标管理办法》执行。

5.2.2采购行为要求

5.2.2.2对己签订采购协议并商定价格的物资，部门采购价格高过协议价格，须经过

财务管理部的审批。由财务管理部对部门采购价格情况进行监督。

5.2.2.§_物业服务中心对安防、消防设备/胆隹的采购，品质管理部协助完成，以保证

产品质量。

5.2.2.7A/B类物资采购应与供方签订定期结算协议，明确常用采购物资的采购价格并

建立价格清单，按协议价格实施采购。价格清单应每半年更新一次。

5.22.8采购实施部门应编制部门采购制度，明确采购B类物资类型、采购地点、部

门授权签单人员、签单内容、签单权限等要求，编制授权签单人员名单。

5.2.2.9部门授权签单人员名单须发送财务管理部和品质管理部备案。在部门授权签

单人员变更时，应在三个工作日内知会财务管理部和品质管理部。

5.2.3服务/工程供方选择

52.3.1非招投标形式选择供方

A.由申请部门组织相关人员优选三家以上专业机构参与报价并进行调查（供方要求

参考《供方管理程序》）。

B、申请部门填写《物资/服务申请报告》（附合同草案）按审批权限报批。

52.3.2采用招投标方式选择供方时，按《招投标管理办法》执行。

5.2.3.3对尚未成立物业服务中心的新接物业的服务项目外包，由品质管理部负责组

织评估、选择服务供方。

5.2.3.4外包工程项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按要求评估。

5.2.4采购合同的签订

5.2.4.1签订所有物资/服务采购合同均须按《合同管理程序》执行。

5.2.4.2以下儿种情况的物资/服务采购必须签订合同：

A.采购的物资对服务质量影响较大，但没有独立的保修单（卡），必须以合同形式

约定保修或质量保证条款。

B.采购金额在2万元以上的物资，必须以合同约定付款方式。

C.所有对外采购属服务性质的，均须签订合同。

采购类型相关记录备注

在部门负责人审批权限内每月五日前单独填写《物与供方签订定期结算协议；每月二十

资申购单》旦前根据送货清单核对发票无误后按

财务制度报销。

超过部门负责人审批权限《物资/服务申请报告》需签订合同时附合同草案

固定资产《物资/服务申请报告》入库前填写《资产审核单》

非供方采购且超过部门负《物资/服务申请报告》需签订合同时附合同草案；申购部门

责人审批权限保存审批记录。

非供方采购且未超过部门《物资申购单》

负责人审批权限

服务外包《物资/服务申请报告》需签订合同时附合同草案

零星工程/改造《物资/服务申请报告》需签订合同时附合同草案；完工填写

《新/改建（造）工程验收记录表》

5.2.4.3公司有合同范本的均须采用公司合同范本。

5.2.5物资的验收

5.2.5.1物资采购完成后，由专项检验人员验收入库，填写《进仓单》，并注明对应的

供应商名称。

5.2.5.2对所有资产，填写完整《资产情况审核单》，报总经理办公室后，方可到财

务办理报销手续.《资产情况审核单》上每种物资必须注明对应供应商名称V

5.2.5.3对于不属于资产的电脑和打印机零配件、办公用品、公司本部消耗用品等直

接使用的物品，可不填《进仓单》，未使用的须填写《进仓单》办理入仓手续。

5.2.5.4专项检验人员验收时须检查物资质量、数量及是否在指定供方（品牌）中采

购，发现未在指定供方（品牌）中采购，应及时报本部门负责人及品质管理部经理处

理。

52.5.5验收时须检查物资有无破损、受潮、水迹、油污等异样，备品配件、说明书、

合格证、保修卡等是否齐全；对设备、仪器仪表的验收须进行试验；安防工程器材试

验可在工程竣工验收时进行。

5.2.5.6检验出现不合格物资时作退货处理，由检验员填写《不合格物资处理单》跟

踪处理，《不合格物资处理单》上每种物资必须注明供应商名称，并在季度评估报告

中体现。

5.2.57采购完成后，有关产品说明书、合格证、保修卡等由使用部门专人收集、保

管。

5.2.5.8如顾客有要求时，应在采购合同中明确顾客或其代表可到供方现场对采购物

资或服务进行验证。

5.2.5.9对服务/工程质量的检查验收按《环境外包监控管理办法》、《设备/设施外包监

控管理办法》、《工程项目外包监控管理办法》及合同条款约定进行。

5.2.5.10在指定供方处采购的物资/服务如发现批量/严重的质量问题，A类物资及服

务由品质管理部牵头，B类物资及服务由物业服务中心牵头联系供方处理。

5.2.6CI产品及宣传品的采购

5.2.6.1CI产品的采购参见《标识管理程序》执行。

5.262各部门宣传品如需委托外界设计、制作，必须由总经理办公室统一安排制作，

并在报销的发票上签字确认后，方可办理报销手续。

52.6.3总经理办公室负责审核新项目CI配置标准，并协助部门组织招投标。

5.3采购监督

5.3,1部门每月负责对所采购的物资进行回访，发现问题及时上报公司财务管理部/

品质管理部，每季度向财务管理部提交回访情况报告。

5.3.2公司相关职能部门现场参与采购价格评定的物资采购和招投标，可不进行回访。

5.3.3由财务管理部负责对各部门采购行为进行稽核，每半年覆盖公司所有部门并编

制稽核报告。

5.3.4采购回访样本的选取

5.3.4.1对采购单价超过1000元的资产须全部进行回访（在公司指定的大型商场/专

业商场采购的资产，可不进行回访）。

5.3.42部门每月采购回访须覆盖当月采购的所有物资类型和供应商。

5.3.5品质管理部在评估A类物资合格物资供方时，需要求对方每半年提供物资协议

价格表，以了解供方物资价格波动情况。对供方提供的价格信息，应及时在公司范围

内知会各部门。

5.3.6若部门在物资采购和使用过程中，发现供方物资的价格、质量、服务等有异常

情况，应在一个工作日内填写《采购异常信息反馈表》，向品质管理部反馈，并抄送

财务管理部。

5.3.7回访方法

5.3.7.1回访前了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情。

5.3.72回访人以顾客身份通过电话、现场、索取报价单等方式询价、还价。

5.3.8回访结果的处理

5.3.8.1回访后应及时填写《物资供方回访表》，发现疑问