企业年会活动策划合同范本

企业年会活动策划合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX科技有限公司，注册地址位于中国北京市朝阳区光华路1号XX大厦18层，统一社会信用代码为91110108MA01XXXX9。甲方法定代表人/负责人为张三，性别男，出生于1975年5月20日，联系方式电子邮箱为zhangsan@。甲方是一家从事信息技术服务的企业，拥有丰富的行业资源和市场影响力，每年均举办企业年会活动以提升员工凝聚力及企业品牌形象。基于此，甲方经内部决策决定，委托乙方提供年会活动策划及相关服务。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX文化传媒有限公司，注册地址位于中国上海市浦东新区陆家嘴环路1000号XX金融中心28层，统一社会信用代码为91310115MA01XXXX6。乙方法定代表人/负责人为王五，性别女，出生于1980年8月15日，联系方式电子邮箱为wangwu@。乙方是一家专业从事企业活动策划、舞台设计、灯光音响设备租赁及演艺资源整合的文化传媒机构，拥有超过十年的行业经验，曾为多家国内外知名企业提供高端活动策划服务。基于乙方的专业能力和行业口碑，甲方选择乙方作为本次年会活动的唯一合作方。

**合同简介**

甲方作为一家注重企业文化建设的高科技企业，每年均需举办年会活动以表彰优秀员工、展示企业成果并加强团队协作。鉴于乙方在活动策划、执行及资源整合方面具备丰富的专业经验和技术实力，且过往案例均获得客户高度评价，甲方经多方考察后决定与乙方达成合作，由乙方负责本次年会活动的整体策划与执行。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议。本合同旨在明确双方权利义务，确保年会活动顺利开展，并作为后续服务履行的法律依据。合同内容涵盖当事人信息、活动范围、服务标准、费用结算、违约责任及争议解决等核心条款，以保障双方合法权益。甲方委托乙方提供的服务范围包括活动主题设计、流程编排、场地布置、设备租赁、演艺团队对接及现场执行等全流程服务，乙方承诺按照合同约定提供高质量服务，甲方则需按约定支付服务费用。双方均应严格履行合同义务，任何一方违约均需承担相应责任。本合同范本的制定，充分考虑了行业惯例及法律要求，旨在为双方合作提供清晰的操作框架，减少潜在风险，促进活动圆满成功。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲乙双方围绕企业年会活动策划与执行的合作事宜，由乙方依据甲方需求提供专业的活动策划、组织及实施服务，确保甲方能够成功举办一场符合企业形象、满足员工期待并达到预期宣传效果的企业年会。合同涉及的具体内容包括：活动主题构思与确认、年会流程设计、场地勘察与租赁建议（若需）、舞台及背景布置方案、灯光音响设备及LED屏等租赁与管理、演艺节目筛选与编排（含歌手、舞蹈、魔术、杂技等）、主持人及礼仪人员选派、餐饮酒水安排建议（若需）、活动物料设计制作（如邀请函、签到册、奖杯奖牌、背景板等）、现场执行管理、技术支持与保障、影像资料拍摄与后期制作（如活动集锦视频）以及相关配套服务等全部或部分环节，具体以附件《年会活动服务清单》为准。

第二条定义

1.**年会活动**：指甲方为庆祝年度经营成果、表彰先进、加强团队建设而举办的公司内部或外部庆典活动。

2.**活动策划方案**：指乙方根据甲方需求及市场情况，设计的包含活动主题、流程、内容、预算、资源安排等在内的书面或电子文档方案。

3.**服务清单**：指附件中详细列明的乙方需向甲方提供的具体服务项目、标准及数量。

4.**服务费用**：指甲方根据本合同约定向乙方支付的活动策划、执行及相关服务的总费用。

5.**付款节点**：指本合同约定的分期付款的时间节点和对应支付金额。

6.**活动执行期**：指自活动正式开始至所有后续服务（如撤场、资料交付等）完成的日期范围。

7.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、战争、政府行为、疫情等。

8.**保密信息**：指双方在合作过程中知悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料、活动方案等未公开的信息。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力与义务**

1.1**权力**：

1.1.1甲方有权对乙方提交的活动策划方案提出修改意见，乙方应根据合理意见进行调整，双方可协商确定最终方案。

1.1.2甲方有权监督乙方服务履行过程，确保服务内容符合合同约定及甲方需求。

1.1.3甲方有权要求乙方在约定时间内完成各项服务任务，并对交付的成果（如设计稿、物料、视频等）进行验收。

1.1.4如乙方服务存在严重违约或不符合合同约定，甲方有权要求乙方立即整改，或根据违约程度要求减少服务费用、赔偿损失，甚至解除合同。

1.1.5甲方有权要求乙方提供活动相关的必要背景资料及配合执行过程中的相关工作。

1.2**义务**：

1.2.1甲方应向乙方提供准确、完整的年会需求信息，包括但不限于活动预算、参会人数、企业文化、期望风格、重要环节（如颁奖、领导讲话）、禁忌事项等，并保证信息的真实性。

1.2.2甲方应按照合同约定按时、足额支付服务费用，逾期支付需承担相应的违约责任。

1.2.3甲方应指定专门联系人，负责与乙方对接工作，及时反馈意见及处理现场突发事宜。

1.2.4甲方应确保活动场地符合安全及消防要求，并承担因场地原因导致的服务中断或损害的相应责任。

1.2.5甲方应负责协调活动涉及的其他第三方（如主要演讲嘉宾、重要客户代表等）的邀请与接待事宜，并确保其按时出席。

1.2.6甲方应配合乙方进行活动物料的确认、验收及签收，并负责活动后相关数据的整理与使用（如需）。

1.2.7甲方应对乙方提供的保密信息承担保密义务，未经乙方书面同意，不得向任何第三方泄露。

**2.乙方的权力与义务**

2.1**权力**：

2.1.1乙方有权根据合同约定及甲方需求，主导年会活动的策划、设计与执行工作。

2.1.2乙方有权要求甲方提供必要的信息和配合，以完成合同约定的服务内容。

2.1.3乙方有权按照合同约定收取服务费用。

2.1.4乙方在活动执行过程中，对现场出现非甲方原因导致的紧急情况，有权根据预案或专业判断采取处置措施，并及时通知甲方。

2.1.5乙方有权要求甲方就活动方案及执行过程中的重大调整进行书面确认。

2.2**义务**：

2.2.1**核心义务-策划与设计**：乙方应根据甲方需求，组建专业团队，在合同签订后X日内完成初步策划方案，并在收到甲方反馈后Y日内提交最终确认的详细策划方案，包括但不限于：活动主题创意、整体风格定位、流程时间表（精确到分钟）、舞台视觉设计（含效果图）、背景板及签到区设计、灯光音响方案（含设备清单及布置图）、演艺节目单（含节目介绍、演员阵容）、物料清单及设计稿、预算明细表等。策划方案应具有创意性、可行性及专业性，符合甲方企业形象及活动目标。

2.2.2**核心义务-资源整合与管理**：乙方负责根据策划方案，整合所需演艺人员、主持人、技术工程师、搭建工人、礼仪模特等资源，并对其资质、服务态度及专业性负责。乙方应确保所有选派的资源符合活动要求，并对资源管理及现场调度拥有指挥权。

2.2.3**核心义务-设备租赁与管理**：乙方负责租赁活动所需的舞台背景板、灯光设备、音响设备（含调音台、音箱、麦克风等）、LED显示屏、投影仪、视频设备、桌椅、签到用品、摄影摄像器材等，并负责设备的运输、安装、调试、使用及维护，确保设备运行正常。活动结束后，乙方负责设备的拆卸、清点和归还（或按规定处置）。

2.2.4**核心义务-现场执行与保障**：乙方应组建专业的现场执行团队，负责年会活动的全程管理。具体包括：提前进行场地布置与调试；负责活动流程的把控，确保各环节按时衔接；安排技术人员进行灯光、音响、视频的实时监控与操作；管理演艺人员及主持人按节目单演出；负责现场秩序维护、物料分发、应急处理等。乙方应制定详细的活动执行预案，包括应急预案，以应对可能出现的突发状况（如设备故障、人员缺席、天气变化等）。

2.2.5**核心义务-物料设计与制作**：根据合同约定及策划方案，乙方负责设计制作活动所需的各类物料，包括但不限于：电子邀请函（若需）、纸质邀请函、签到台、签到本/系统、嘉宾胸牌/席卡、会议手册、奖杯/奖牌、荣誉证书、背景板、指示牌、互动游戏道具、伴手礼（若需）等。乙方应保证物料设计符合甲方品牌形象，制作质量达到行业标准，并按时交付。

2.2.6**核心义务-影像服务**：乙方负责安排专业的摄影摄像团队，对活动全过程（包括活动前准备、现场环节、领导致辞、颁奖仪式、互动环节、活动结束等）进行影像记录。活动结束后Z日内，乙方向甲方交付活动照片及视频集锦（或精剪版、全记录版，根据约定）。交付的影像资料应清晰、完整，符合甲方使用要求。

2.2.7**专业与诚信义务**：乙方应保证提供的策划方案、设计作品、服务人员及设备均具有专业水准，并符合国家相关法律法规及行业规范。乙方应使用合法的演艺人员及设备，确保版权清晰，无侵权风险。乙方应在合同约定的期限内完成各项服务，如需延期应提前书面通知甲方并协商一致。

2.2.8**配合与沟通义务**：乙方应指派专人作为项目总负责人，负责与甲方的日常沟通与协调。乙方应定期向甲方汇报项目进展，及时响应甲方的合理需求及指示。活动期间，乙方现场负责人应全程在岗，确保活动顺利进行。

2.2.9**保密义务**：乙方应对在合作过程中知悉的甲方的商业秘密、技术信息、财务数据及活动方案等保密信息承担严格的保密义务，未经甲方书面同意，不得以任何形式向任何第三方泄露或用于合同目的之外的其他用途。此保密义务不因合同的终止而解除。

2.2.10**保险义务**：乙方应自行购买活动执行期间所需的相关责任保险（如公众责任险、财产险等），保险范围应涵盖因乙方服务或设备问题可能给甲方或第三方造成的损失，并应将保险单复印件提交给甲方备案。如发生保险理赔，乙方应负责办理相关事宜，且甲方无需承担由此产生的费用。

第四条价格与支付条件

1.本合同项下的服务费用总额为人民币（大写）XX元整，包含乙方根据本合同约定提供的全部服务内容（具体以附件《年会活动服务清单》及对应费用为准）。

2.付款方式：甲方应采用银行转账方式支付服务费用。乙方应在收到甲方付款时，向甲方提供等额合法有效的增值税专用发票或普通发票。

3.支付条件与时间：

3.1预付款：本合同签订后X日内，甲方向乙方支付服务费用总额的XX%，即人民币（大写）XX元整，作为预付款。

3.2进度款：乙方完成年会活动主要策划方案并经甲方书面确认后Y日内，甲方向乙方支付服务费用总额的XX%，即人民币（大写）XX元整。

3.3尾款：年会活动正式结束且所有服务完成后Z日内，经甲方对活动整体成果验收合格并书面确认后，甲方向乙方支付剩余服务费用总额的XX%，即人民币（大写）XX元整。

4.甲方逾期支付的，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日的，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已完成服务的相应费用及违约金。

5.如乙方需额外提供合同约定范围之外的服务，双方应另行协商确认费用，并签订补充协议。甲方应在确认额外服务内容后指定时间内支付相关费用。

第五条履行期限

1.本合同有效期为自双方签字盖章之日起至年会活动正式结束且所有后续服务（如撤场、资料交付等）完成之日止。

2.**关键时间节点**：

2.1需求确认期：自本合同签订之日起X日内，甲方应向乙方提供详细的活动需求资料及确认乙方初步策划方案。

2.2方案提交期：自收到甲方需求确认之日起Y日内，乙方应向甲方提交最终详细的年会活动策划方案及预算。

2.3方案确认期：自乙方提交方案之日起Z日内，甲方应完成对策划方案的审核并书面确认。

2.4活动筹备期：自方案确认之日起至年会活动开始前X日止，乙方负责按照确认的方案进行资源整合、物料设计制作、场地布置、设备租赁、人员对接等筹备工作。甲方应在此期间积极配合提供必要的支持与确认。

2.5活动执行期：指年会活动正式开始当天及活动后必要的收尾工作完成日。

2.6资料交付期：活动结束后Y日内，乙方应向甲方交付活动相关的所有成果资料，包括但不限于：活动照片、视频集锦/全记录、设计稿电子版、物料清单、发票等。

3.任何一方因不可抗力导致无法按期履约的，应在不可抗力发生后合理期限内书面通知对方，并提供相关证明，经对方确认后，可相应顺延履行期限，履行期限的顺延期限不超过不可抗力影响期限。

第六条违约责任

1.**甲方违约责任**：

1.1甲方未按本合同第四条约定的期限和金额支付任何一期款项的，每逾期一日，应按当期应付未付金额的万分之X向乙方支付违约金。逾期超过XX日，乙方有权暂停相关服务或解除合同，并要求甲方支付已完成服务的相应费用、全部未付款项及违约金。甲方逾期支付造成的乙方额外费用（如催款费用），由甲方承担。

1.2甲方未能按时提供合同履行所必需的信息、资料、场地、人员配合或授权的，导致乙方工作延误或无法正常履约的，每延误一日，应按乙方因此遭受的直接损失金额的万分之Y向乙方支付违约金。若延误时间超过合理限度（如X天），乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的全部损失。

1.3甲方单方面取消合同或无正当理由大幅缩减服务范围的，应向乙方支付合同总价款XX%的违约金。该违约金不足以弥补乙方实际损失的，甲方还应赔偿乙方因此遭受的全部实际损失，包括但不限于已发生的策划设计费、不可退还的设备租赁预付款、为准备本次活动而投入的人员成本、预期利润损失等。

2.**乙方违约责任**：

2.1乙方未能按本合同第二条定义的“活动执行期”或本合同第五条约定的关键时间节点完成服务，且非因甲方原因或不可抗力所致的，每逾期一日，应按当期应付未付金额的万分之X向甲方支付违约金。逾期超过XX日，甲方有权解除合同，并要求乙方退还已支付的全部款项（扣除乙方已完成并验收合格服务的合理费用），并支付合同总价款XX%的违约金。该违约金不足以弥补甲方实际损失的，乙方还应赔偿甲方因此遭受的全部实际损失。

2.2乙方提供的服务（含策划方案、设计作品、服务质量、设备性能、人员表现等）不符合合同约定或甲方确认的方案的，甲方有权要求乙方立即免费整改。若整改后仍不符合要求，或乙方拒绝整改，甲方有权要求乙方承担合同总价款XX%的违约金，并有权要求乙方退还部分或全部已支付款项，或解除合同并要求乙方赔偿损失。若因乙方服务质量问题直接导致甲方声誉受损或产生第三方索赔，乙方应承担全部赔偿责任。

2.3乙方在活动执行过程中，因管理不善、操作失误或未能采取有效措施，导致发生安全事故（如火灾、设备重大损坏、人员伤亡等）或造成第三方财产损失或人身伤害的，乙方应承担全部赔偿责任（包括但不限于赔偿金、罚款、诉讼费、律师费等），并承担由此产生的一切法律责任。甲方有权直接从应付乙方的服务费用中扣除赔偿款项，不足部分有权继续追偿。

2.4乙方违反本合同第二条定义的“保密义务”或泄露甲方商业秘密，给甲方造成损失的，应全额赔偿甲方的直接经济损失，并支付合同总价款X倍的违约金。若违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应补足差额。

2.5乙方未经甲方书面同意，擅自转让本合同部分或全部权利义务的，该转让行为无效，乙方仍需承担违约责任。若因乙方转让行为给甲方造成损失的，乙方应负责赔偿。

3.**关于不可抗力**：因不可抗力导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并在合理期限内提供证明。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。

4.**赔偿范围**：除本合同另有约定外，违约方的赔偿范围包括但不限于守约方为纠正违约行为所支出的费用、直接经济损失（包括但不限于预期利益损失、为补救违约所发生的费用等）、以及因违约行为产生的诉讼费、律师费、仲裁费等合理费用。

5.**违约金的调整**：本合同约定的违约金条款是对违约方的一种补偿机制。若约定的违约金低于实际损失，守约方有权要求违约方补足差额；若约定的违约金过分高于实际损失，违约方有权请求法院或仲裁机构予以适当减少。双方应在违约发生后，就实际损失金额进行核实，并根据需要调整违约金数额。

第七条不可抗力

1.**定义**：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。本合同所称不可抗力包括但不限于：自然灾害（如地震、台风、洪水、暴雨、雷击、海啸等；极端高温、严寒、冰冻等气象灾害）、战争、动乱、暴乱、政府行为（如法律、法规、规章的变更或修订，行政命令、政策调整等）、疫情及其防控措施（如封锁、隔离、旅行限制等）、罢工、骚乱以及其他类似事件。

2.**影响与后果**：任何一方因不可抗力事件直接影响或可能影响本合同履行时，应在不可抗力事件发生后XX日内书面通知对方，并提供相关机构出具的证明文件（如政府部门公告、气象部门报告、法院判决书等）。双方应根据不可抗力事件的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

3.**责任免除**：因不可抗力导致任何一方无法履行或无法完全履行本合同义务的，受影响方不承担违约责任。由此产生的损失，除双方另有约定外，由各自承担。双方应各自承担因其自身原因或其无法控制的第三方原因导致的损失。

4.**合同解除**：若不可抗力事件持续超过XX日，双方仍无法履行合同主要义务的，受影响方有权单方书面通知对方解除本合同。合同解除后，双方应相互返还已收受的财产，无法返还或不适于返还的，折价补偿。已支付的费用根据履行情况，互不相退或部分互不相退，具体由双方协商或根据合同相关约定处理。

5.**通知义务**：任何一方违反本条关于不可抗力事件通知义务的，不免除其违约责任，且对方有权要求其承担相应责任。

6.**不可抗力证明**：本合同所称不可抗力证明文件应为国家机关、事业单位或社会团体出具的正式文件。对于合同履行过程中发生的、可能构成不可抗力的特定事件，双方均有责任及时收集和提供证据。

第八条争议解决

1.凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商的方式解决；协商不成的，应提交【选择以下一种方式并删除另一种】：

【选项一：仲裁】提交【填写具体仲裁委员会名称，例如：中国国际经济贸易仲裁委员会】（以下简称“仲裁委员会”），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为【填写仲裁地点】。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

【选项二：诉讼】依法向【填写有管辖权的人民法院名称，例如：甲方所在地有管辖权的人民法院或双方约定的其他法院】提起诉讼。

2.在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他未受争议影响的条款。

3.仲裁或诉讼费用（包括但不限于仲裁费/诉讼费、律师费、保全费、差旅费等）由败诉方承担；若双方均有责任，则根据实际情况分担。仲裁或诉讼过程中，任何一方发生的合理律师费等费用，经对方书面认可后，可向对方主张。

4.除非仲裁规则或法院判决另有规定，解决争议过程中产生的所有费用（包括但不限于律师费、诉讼费、仲裁费、保全费、公告费、差旅费等），均由败诉方承担。

5.本争议解决条款是双方解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议的完整协议，取代双方此前就此达成的任何书面或口头协议、谅解或安排。对于本条款的任何修改或补充，均需以书面形式作出并经双方授权代表签字盖章后方能生效。

第九条其他条款

1.**通知方式**：双方在本合同首部载明的联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应提前XX日书面通知对方。通过书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、快递服务）发送给本合同载明的地址、传真号或邮箱地址的通知，视为有效送达。电子邮件通知以进入对方电子邮箱系统的时间视为送达。专人递送的，以签收时间为准；邮寄的，以挂号信寄出之日起XX日视为送达。

2.**保密条款**：除本合同另有约定或法律规定外，双方应对在本合同签订及履行过程中知悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料、财务数据、策划方案等一切未公开信息承担严格的保密义务。此保密义务不因合同的生效、变更、解除或终止而失效。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用该等保密信息，但法律法规另有规定或为履行本合同所必需的除外。违反保密义务的，应承担相应的违约责任。

3.**合同变更**：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更合同内容。