2026年档案查阅利用告知书

2026年档案查阅利用告知书为保障档案信息安全和利用者合法权益，提高档案查阅利用服务效率，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》及本馆档案利用有关规定，现将档案查阅利用相关事项告知如下。请利用者务必在办理查阅手续前仔细阅读本告知书，确认知悉并承诺遵守各项条款。一、查阅利用须知档案查阅利用工作实行预约为主、现场办理为辅的服务模式。利用者须遵守本馆规章制度，配合工作人员核验身份、登记信息，在指定区域查阅利用档案，不得影响档案安全与其他利用者正常查阅。1.利用者身份核验。查阅档案须出示本人有效身份证原件。利用者为法人或其他组织的，须出具本单位介绍信（注明查阅事由、查阅内容、利用者身份信息，加盖单位公章）及经办人身份证原件。受委托查阅的，还须提交委托人亲笔签名的授权委托书及委托人身份证复印件。证件不齐全的，不予受理。2.查阅范围界定。利用者应在申请时明确查阅范围与利用目的。查阅目的应合法、正当，并与申请利用的档案内容直接相关。已开放的档案，利用者可依法查阅利用。未开放档案的查阅利用，按《中华人民共和国档案法》相关规定办理审批手续；涉密档案严禁查阅。3.服务时间。周一至周五上午8:30—11:30、下午13:30—16:30（法定节假日除外）。每周三下午为内部整理时间，不对外提供查阅服务。4.首次查阅登记。首次到馆查阅的利用者，须现场填写《档案查阅利用登记表》（见附件1），如实登记姓名、证件号码、单位、联系地址、联系电话、查阅目的、查阅内容等信息。登记信息将依法予以保密。5.审核办理时限。◦已开放档案的查阅申请：材料齐全的，当场受理并在20分钟内安排查阅。◦未开放档案的查阅申请：材料齐全的，受理后3个工作日内反馈审批结果；审批通过后5个工作日内安排查阅。◦申请材料不齐全或不符合要求的，当场一次性告知需补正的全部内容。二、查阅利用流程查阅利用档案按以下步骤办理：1.提出申请。利用者可提前1—3个工作日通过本馆服务电话、现场登记等方式预约。申请时请说明查阅内容、时间及用途。2.提交材料。到馆后出示身份证明及相关证明材料，填写《档案查阅利用登记表》。利用者须保证所填信息真实、完整。3.审核受理。工作人员核验材料，确认查阅范围与利用目的的合法性、正当性，在20分钟内作出受理决定。4.目录检索。在工作人员指导下，利用者可通过本馆检索目录、电子目录等方式查找所需档案。涉及未开放档案的，由工作人员代为检索。5.调卷阅览。工作人员调取档案并办理出库登记后，利用者在指定阅览室阅览。◦纸质档案：每人每次调卷不超过5卷（件），阅毕归还后方可续调。◦声像、电子档案：在专用设备上阅览，不得擅自拷贝、传输。6.复制与摘录。利用者经批准可对档案进行复制、摘录。复制方式包括复印、拍照、扫描等，具体按本告知书第四条办理。7.归还归档。查阅完毕，利用者将档案如数交还工作人员，经检查无误后在归还登记簿上签字确认。工作人员对借阅档案逐页检查，发现污损、涂改、缺页等情形，当场登记并按本告知书第七条处理。三、档案利用方式及要求1.现场阅览。利用者应在阅览室阅读档案，遵守阅览秩序，保持安静。阅览室内禁止饮食、吸烟、喧哗。2.复制（复印、扫描、拍照）。◦已开放档案：经工作人员同意后，可按规定复制。复制工作由本馆工作人员承办或在其监督下进行。◦数字化档案：可利用本馆电子阅览设备浏览，经批准后可输出纸质件或电子件。◦复制涉密档案及尚未开放档案的，须经本馆分管领导审批，并按国家保密规定办理。3.摘录。利用者可摘录档案内容，摘录内容须经工作人员核对盖章后方可带出。摘录不得断章取义、歪曲原意。4.档案出借。档案原件原则上不出馆。确因工作特殊需要借出使用的，利用者须持单位正式公函，说明借阅理由、期限及用途，经本馆馆长批准后办理借出手续，并遵守以下规定：◦借出期限一般不超过15个工作日。确需延长的，须在期满前5个工作日内提交书面延期申请，经批准后方可续借，续借期限不超过10个工作日。◦借出期间利用者须确保档案安全、完整、保密，不得转借、拆散、污损、抽换、涂改或遗失。◦借出档案实行专柜保管，指定专人负责。归还时由工作人员逐页检查验收。5.档案证明出具。利用者需要本馆出具档案证明材料（如学历证明、工龄证明、婚姻状况证明、房产档案证明等）的，应填写《档案证明申请表》，注明证明用途。本馆根据档案记载据实出具证明，加盖档案馆证明材料专用章。证明材料在受理后3个工作日内出具；情况复杂的，经馆领导批准可延长至7个工作日。档案利用方式及具体要求见下表：利用方式适用档案范围办理要求办理时限现场阅览已开放档案出示身份证，填写登记表即时办理现场阅览未开放档案提交审批材料，履行审批手续受理后3个工作日反馈，审批通过后5个工作日内安排复制（复印/扫描/拍照）已开放档案经工作人员同意并登记即时办理复制（复印/扫描/拍照）未开放档案提交书面申请，经分管领导审批受理后3个工作日反馈摘录开放及经批准利用的档案摘录内容经核对盖章即时办理档案出借因特殊工作需要单位公函，经馆长批准审批后2个工作日内办理档案证明馆藏档案填写申请表，注明用途受理后3个工作日内出具四、复制档案收费及标准档案复制、证明出具按规定收取工本费，收费标准如下：收费项目计价单位收费标准（元）备注A4复印页0.5单面黑白A3复印页1.0单面黑白A4打印页1.0由本馆代打的电子档案照片翻拍幅5.0含数据光盘刻录费光盘刻录张10.0每张容量不超过700MB档案证明份10.0含证明审核、用印费用以上费用为档案复制工本费，不含加急服务及其他特殊处理费用。利用者办理缴费后5个工作日内可凭缴费凭证领取复制件。本市低保对象、特困人员凭有效证件免收档案证明工本费，复印件、打印件费用减半收取。注：收费标准根据价格主管部门核定标准执行，如有调整，以本馆最新公告为准。五、利用者权利与义务1.利用者享有的权利：◦依法查阅、复制本馆已开放的档案；◦依法申请利用未开放档案，并获知审批结果及理由；◦要求本馆就档案利用程序、档案内容含义等事项予以说明；◦对本馆不予提供利用的决定有异议的，可依法向本馆提出申诉，或向同级档案主管部门投诉；◦对阅览室设施、服务态度、服务质量提出意见和建议（投诉渠道见本告知书第九条）。2.利用者应履行的义务：◦如实提供身份信息、说明利用目的，不得弄虚作假；◦自觉遵守国家法律法规、保密规定和本馆规章制度；◦爱护档案资料，不得在档案上圈点、划线、批注、涂改、污损、折叠、撕毁，不得抽换、调换档案；◦未经批准不得擅自复制、拍摄档案，经批准复制的，复制件须经工作人员核对并加盖利用审核章方为有效；◦利用者在查阅利用活动中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私，负有保密义务，不得泄露、扩散或用作其他用途；◦利用者在提交的论文、著作、影视作品或其他公开成果中引用档案内容的，应当注明档案出处。六、禁止行为及责任追究利用者有下列行为之一的，本馆工作人员有权当场制止、终止查阅利用服务，收回档案；违反治安管理规定的，移送公安机关依法处理；造成档案损毁、丢失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.涂改、伪造、抽换、损毁、盗窃档案。档案是国家重要的信息资源，任何损毁、篡改、盗窃档案的行为均须承担法律责任。后果：终止查阅，责令赔偿，涉嫌犯罪的移送司法机关追究刑事责任；依据《中华人民共和国档案法》可处警告、罚款，最高可处以十万元以下罚款；构成犯罪的，处三年以上十年以下有期徒刑。2.擅自复制、拍摄、扫描档案。未经批准复制、拍摄档案的，初次发现予以警告并责令删除相关影像资料；再次发现的，列入本馆利用服务黑名单，六个月内不再提供查阅服务；造成档案信息泄露的，依法追究法律责任。3.将档案带出阅览室。档案一律在阅览室内使用，利用者不得以任何理由将档案携出阅览室。违反者终止本次查阅，视情节轻重给予批评教育或暂停查阅资格。4.在档案上圈点、划线、批注、折叠。利用者应保持档案原貌。违反者须按档案修复成本赔偿修复费用；无法修复的，按档案价值评估赔偿。5.在阅览室吸烟、饮食、喧哗、使用明火。阅览室属重点防火区域，严禁吸烟、使用明火。违反者当场劝离；造成安全事故的，依法追究责任。如有饮水需要，请使用阅览室外指定区域。6.冒用他人身份或伪造证明材料。利用者须使用本人真实身份证件，冒用、伪造证件一经查实，立即终止查阅并通报其所在单位，情节严重者移送公安机关处理。7.违规利用档案信息进行营利活动或发布不实信息。档案信息仅限申请用途使用，利用者不得将档案内容用于不正当目的。查实后终止服务并依法追责。经批准复制的档案复制件，利用者只限在申请用途范围内使用。确需超出申请用途使用的，须重新提交书面申请。未重新申请、擅自超出申请用途之外使用的，比照本条擅自扩散档案信息追究责任。档案损毁、丢失赔偿标准参照《中华人民共和国档案法》及本省、市档案损害赔偿有关规定，根据档案形成年代、历史价值、唯一性、损毁程度等由本馆组织评估后确定。评估有异议的，可提请上一级档案主管部门复核。七、查阅中的异常情况及处理查阅过程中如遇以下情形，按相应办法处理：1.档案原件存在破损、字迹模糊等状况。工作人员应在调卷时向利用者说明。利用者可改为查阅档案复制件、数字化副本，或由工作人员出具相关证明。档案破损严重不宜直接提供原件的，本馆可只提供复制件，请利用者予以理解。2.检索不到所需档案。利用者可委托工作人员进一步检索相关全宗、目录。经确认本馆确无相关档案的，工作人员出具《档案查阅未果证明》，并视情告知利用者可能的存查去向（如原形成单位、同级综合档案馆等）。3.档案内容涉及个人隐私、商业秘密。涉及此类内容的未开放档案，本馆依法不予提供利用，或经信息切割、处理后仅提供不涉密部分。利用者对不予提供利用有异议的，可依法申诉。4.同一时段查阅人数过多。本馆实行限流措施，阅览室同一时段接待利用者不超过20人。超出时按预约顺序顺延安排，请利用者配合工作人员调配。八、档案查阅利用中的个人信息保护本馆对利用者在查阅利用活动中提供的个人信息（包括姓名、身份证号、联系电话、住址、工作单位、查阅记录等）依法予以保护，仅用于档案查阅利用服务和管理所需，不向任何第三方泄露。法律法规另有规定或经利用者本人同意的除外。利用者有权要求查询、更正本馆保存的本人个人信息。发现信息登记有误的，可凭本人有效身份证件到本馆服务窗口申请更正。九、意见反馈与投诉渠道利用者对本馆服务有意见建议或认为合法权益受到侵害的，可通过以下渠道反映：1.现场反映。本馆服务大厅设意见箱，每周五开箱收集。2.电话反映。服务监督电话：*-****（工作时间接听）。3.书面反映。邮寄地址：××省××市××路××号档案馆办公室（邮编：××××××）。4.网上反映。通过本馆官方网站"在线咨询"栏目提交。本馆自收到意见、投诉之日起5个工作日内核实处理并反馈处理结果。利用者对处理结果不服的，可向同级档案行政主管部门申诉。十、附则1.本告知书自2026年1月1日起施行，由××档案馆负责解释。2.本馆此前发布的相关规定与本告知书不一致的，以本告知书为准。3.利用者提交查阅申请即视为已知悉并承诺遵守本告知书全部条款。违反本告知书规定的，本馆有权视情节轻重采取相应处理措施，并依法追究责任。4.根据档案法律法规政策调整及工作实际，本馆可对本告知书内容进行修订，修订后的告知书将通过本馆官方网站及服务大厅公告栏公布。附件1：档案查阅利用登记表项目填写内容利用者姓名有效证件类型及号码工作单位联系电话联系地址查阅日期查阅目的（用途）□学术研究□编史修志□工作查考□经济建设□个人事务□其他查阅内容（档案名称或内容描述）档案形成单位及年度利用方式□阅览□复印□摘录□拍照□扫描□出具证明□借出利用结果□查阅到所需档案□未查到所需档案经办人签字备注利用者承诺：以上所填信息真实有效，并保证遵守档案利用相关规定，不从事任何违法、违规活动。利用者签名：__________日期：__年月__日附件2：档案复制（摘录）申请单项目填写内容利用者姓名证件号码申请日期拟复制（摘录）档案名称档案档号复制（摘录）内容范围复制方式□复印（_页）□拍照（幅）□扫描（页）□摘录（_页）申请用途利用者签名工作人员初审审批意见附件3：档案利用服务应急联系通讯录事项联系部门联系电话服务时间查阅业务咨询、预约查阅服务窗口*-****工作时间未开放档案审批进度查询保管利用科*-****工作时间档案证明办理咨询查阅服务窗口*-****工作时间服务投诉、意见建议办公室（监督）*-****工作时间非工作时间紧急事项馆值班室*-****全天24小时