系统功能申请开通流程

系统功能申请开通流程我在企业内部做IT运维支持快小十年了，这些年接得最多的需求，就是各个业务部门同事来找我咨询怎么申请开通新的系统功能。说句实在话，刚入行那会，公司流程不规范，大家都是东一头西一头乱撞，有人找错了审批部门，有人材料没带齐被打回，还有人申请完就忘了等审批，拖到半个月之后才想起问进度，本来三天能走完的流程，硬生生拖一两个月都是常有的事。后来我牵头整理了这套完整的开通流程，这些年帮好多同事少走了弯路，今天我就把从前期准备到最后收尾全流程一步步写清楚，不管是第一次申请功能的业务岗同事，还是刚入行的IT新人，照着走都不会出错。1申请发起前的前期准备工作很多人一上来就急着填申请单，其实准备工作做足了，后面能省一大半的时间，我总结下来准备阶段主要做好三件事：1.1明确自身真实的功能需求我真的碰见过太多上来就说“我要开个新功能”，问他具体要什么功能，用来解决什么问题，他说不清楚的情况。印象最深的一次，销售部一个新来的同事找我，说一定要开通CRM系统的全量客户数据批量导出功能，说工作必须要用。我一问才知道，他就是要把自己手头上十几个潜在客户整理出来发邮件，其实CRM本身早就有手动多选导出的功能，就是他没仔细看操作指南，不知道而已，差点白白走一遍审批流程，还差点触碰了公司的数据安全红线。所以我劝大家，第一步一定要先把自己的需求摸清楚：首先，先去翻系统自带的帮助中心，或者问问部门里老同事，看看你要的功能是不是已经开通了，只是自己不会用，别平白无故折腾；其次，想清楚这个功能开通之后，具体用它做什么工作，一共有多少人要用，会不会涉及公司的敏感数据，比如客户信息、财务数据这些，提前把用途理清楚，等审批的时候领导一问你就能说清楚；最后，如果这个功能是跨部门好几个团队一起用的，一定要提前和其他部门的对接人统一好需求，别你申请完他又申请重复走流程，浪费大家的时间。1.2确认功能的归口管理部门很多人申请的时候最容易犯的错就是找错门，比如要开财务系统的进项发票自动导入功能，跑来找我们终端运维，我们根本不管业务系统的配置，只能再帮你转到财务系统运维组，一来一回就耽误好几天。所以第二步一定要提前确认这个系统这个功能归哪个部门管：现在大部分公司的内部服务门户上，都会清清楚楚写着各个系统的权责划分，你搜一下系统名称就能找到归属，要是找不到，就先问问自己部门的IT接口人，或者打个内部服务热线问一句，两分钟就能弄清楚的事，别不好意思问，等走错流程耽误时间再后悔就晚了。一般来说，OA办公类功能归行政IT管，业务类系统归对应的业务运维部门管，基础设施类的功能归云架构或者基础设施组管，涉及付费的第三方模块还要提前找财务确认预算，这些提前搞清楚没错。1.3准备好齐全的申请前置材料提前把需要的材料准备好，别等提交了审批说缺材料再补，流程一卡就是好几天。一般来说，普通的权限开通需要准备这几样：第一，清晰的需求说明，写清楚你要开通什么功能，为什么要开，用途是什么；第二，要是给多个人开通权限，整理好需要开通的人员名单、岗位，别写“我们部门所有人都要开”，一定要列清楚，避免给不该开的人错开了权限；第三，要是涉及敏感功能，比如数据导出、核心配置修改，一定要提前让部门负责人写好书面的说明，证明这个开通符合公司的数据安全规定，有领导背书审批也过的快。要是涉及付费开通新增模块，还要提前找财务问清楚预算编号，把预算信息也附在材料里，省得财务审批的时候打回来补材料。前期准备都做足了，接下来就可以正式发起申请了，这个环节是整个流程的核心，每一步都不能错。2正式发起申请与层级审批流程现在大部分公司都走线上流程，很少有线下签字了，但是线上流程也有很多要注意的地方，我一步步说：2.1在指定平台选择正确模板提交申请首先，你要去公司指定的IT服务平台或者OA流程中心找申请单，千万不要用私人聊天工具找技术人员说一声就完了，不走正规流程没有留痕，出了问题说不清楚，还没有人给你排期干活。找申请单的时候一定要选对模板，一般平台都会分“新模块功能开通申请”“权限开通申请”“功能变更申请”好几种模板，你要根据自己的需求选，选错了模板，审批流自动跳到不对的人那里，又得重新填。填申请单的时候，每一项都要填清楚，千万别嫌麻烦写模糊的内容，比如别只写“我要开CRM的新功能”，一定要写清楚是“开通CRM系统销售一部全团队的客户跟进自动提醒功能”，要多具体有多具体，然后把你之前准备好的所有材料都作为附件传上去，别落下。最后选审批节点的时候，一定要记住，先选你的直接上级，再选部门负责人，再选系统归口管理部门，别反过来先找IT，IT肯定会给你打回来，要求先过领导审批，白耽误时间。2.2内部层级审批的注意事项提交完申请不是就等着就行了，你要多上点心。第一个审批节点是你的直接上级，领导每天流程很多，说不定看不到，你可以当面或者发消息和领导说一声，“我刚才在OA上提了个XX系统功能开通申请，麻烦您有空批一下”，一句话的事，能避免流程卡好几天。直接上级批完之后，就是部门负责人审批，部门负责人主要审核这个需求是不是符合部门的工作规划，有没有违规，这个环节一般不会卡，只要你需求说清楚就没问题。如果你的申请涉及付费开通，也就是第三方系统的新增模块要额外收费，那接下来还要过财务部门的预算审批，这个时候你之前准备的预算编号就用上了，一定要写清楚这笔费用走哪个项目的预算，什么时候要用，财务审核过了才能往下走，不然就算IT同意了，钱没到位也开不了。2.3系统归口管理部门的需求审核所有内部层级审批都过了之后，就到了管这个系统的部门审核了，这个环节是最关键的，他们会审核好几个内容：第一，你的需求是不是符合公司的管理规定，比如公司规定普通销售不能开通全量客户数据导出，只有销售总监才能开，那你的申请肯定会被打回，这个时候他们也会告诉你有没有替代方案；第二，他们会确认你要的功能有没有现成的替代方案，就像我之前说的那个销售的例子，如果有不用开通就能用的方法，他们会直接告诉你怎么操作，不用再往下走流程了，省了你很多事；第三，如果你的需求没问题，符合规定，他们就会评估开通这个功能需要做哪些准备，比如要不要调整服务器配置，要不要对接其他系统，要不要协调厂商，评估完之后就会进入实施环节了。审核都通过了，接下来就是具体的开通实施和测试了，这个环节申请方也不能当甩手掌柜，配合好了能少很多后续的麻烦。3功能开通实施与测试验证环节很多人以为审核过了就完事了，等着用就行，其实这个环节你多上点心，能避免后面出很多大乱子。3.1开通前的沟通确认系统运维部门审核通过之后，一般会提前和你对接开通时间，因为很多功能开通需要调整系统配置，有的甚至需要短暂停机升级，一般都会约在非工作时间，比如下班之后或者周末，避免影响大家正常工作。这个时候你要安排好对接的人，到点在线等着，万一有什么问题能及时沟通，还要提前确认好使用环境，比如你要用这个功能，浏览器版本够不够，终端有没有装对应的插件，公司内网能不能正常访问，这些提前弄好，别等开好了你这边用不了，又要花半天排查环境问题。3.2功能配置与开通实施这个环节主要是系统运维的技术人员操作，你不用动手，但是有特殊要求一定要提前说清楚。比如你要求某个岗位只能看数据不能修改，某个外包人员不能看核心项目的内容，这些一定要在开通之前和操作的技术人员说清楚，别等配置完了才提，又得回去改，一来一回耽误时间。我之前就碰见过这么一件事，一个项目部门申请开通项目管理系统的权限，列了所有人的名单，就是忘了说新来的那个同事是外包，不能看涉密的项目内容，结果配置完了才想起来说，技术人员又得一个个调整权限，本来一个小时能弄完的事，折腾了一晚上，大家都不痛快。3.3申请方测试验证开通完成之后，技术人员一定会通知你测试，这个时候千万不要嫌麻烦，随便点一下就说没问题，一定要认认真真按照你实际的使用场景测一遍。比如你申请的是批量导入发票功能，你就找几张不同格式的发票实际导一遍，看看信息对不对，会不会报错；申请的是导出功能就实际导一遍看看内容对不对，有没有缺漏；要是开通的是权限，你就用要开通的那个账号登录进去，看看能访问什么不能访问什么，有没有多开错开。测试没问题了你再签字确认，有问题立刻提出来当场改，别等到要用的时候才出问题，那时候耽误正事就麻烦了。我之前真的碰见过教训，行政部一个同事申请开通工资条批量推送功能，测试的时候嫌麻烦，随便打开看了看就说没问题，结果到了月底发工资的时候，才发现把别的部门的工资条推给了我们部门，弄得特别尴尬，最后折腾了一整夜才把错误信息撤回，大家都累得不行，就是因为测试的时候省了十分钟的事。测试都没问题了，是不是整个流程就结束了？其实还有最后一步收尾工作，做好了能避免很多后续的麻烦。4开通完成后的收尾与后续维护流程很多人到测试完就不管了，其实收尾工作做好了，以后出问题或者调整都方便很多。4.1完成流程闭环与归档测试通过之后，一定要回到你发起申请的流程平台，点击确认验收通过，走完整个流程的闭环，这样不管是IT部门还是财务部门，都能把这个申请归档，以后要是出了问题，调出来记录就能看清楚当时是谁申请的，谁审批的，开通了什么内容，不会说不清楚。你自己部门最好也存一份申请的材料，要是以后部门换人交接，或者要调整功能，直接拿出来看就行，不用再重新梳理一遍。4.2做好内部的使用交底要是这个功能只有你自己用，那你自己摸清楚怎么用就行，要是部门里好多人一起用，最好花点时间给大家做个简单的交底。比如你自己摸清楚操作了，写个一两页的简单操作步骤，把容易错的地方标出来，发在部门群里，或者抽十几分钟给大家说一下，要是功能比较复杂，也可以找系统运维的同事过来给大家做个十几分钟的小培训。别小看这个步骤，我见过太多部门开通了新功能，没人教大家，大家都不会用，结果用了半个月错了一堆数据，最后还要重新整理，太折腾了，花十几分钟做个交底，能省后面好几天的事。4.3明确后续问题的反馈路径开通之后用的时候，难免会出问题，或者需要调整，这个时候也要走正规流程，别直接找技术人员私下改。要是只是用不了登不上这种小问题，先找自己部门的IT接口人排查，大部分小问题他们就能解决，要是是功能本身的问题，就走问题反馈流程，要是要调整权限，比如新增人员或者去掉离职人员的权限，就走小的变更申请，别嫌麻烦，走正规流程留痕，对所有人都好，不然哪天出了数据安全问题，说不清楚是谁同意开的，麻烦就大了。流程总结这么多年做下来，我最深的感触就是，很多人觉得走流程是