学术会议联合协办合同

学术会议联合协办合同1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX大学学术交流中心，

甲方地址：中国XX省XX市XX区XX路XX号，

甲方法定代表人/负责人：张三，

甲方联系方式

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX国际会议策划有限公司，

乙方地址：中国XX省XX市XX区XX路XX号，

乙方法定代表人/负责人：李四，

乙方联系方式

**合同简介**

XX大学学术交流中心（以下简称“甲方”）致力于推动国际学术交流与合作，定期举办各类高水平的学术会议，以促进国内外学者的知识共享与学术创新。为提升学术会议的专业化水平和影响力，甲方拟联合XX国际会议策划有限公司（以下简称“乙方”）共同协办一场以“未来科技发展趋势”为主题的学术会议。乙方在会议策划、场地布置、嘉宾邀请、宣传推广及后勤保障等方面拥有丰富的经验与专业的团队，能够为甲方提供全方位的会议服务支持。基于双方在学术会议领域的优势互补及合作共赢原则，经友好协商，甲方与乙方达成如下联合协办合同，以兹共同遵守。

本次学术会议预计于2024年11月15日至17日在XX市国际会议中心举行，参会人数约300人，包括国内外知名学者、行业专家及政府代表。甲方负责会议的核心学术内容策划及主办单位相关事宜，乙方负责会议的整体运营管理及配套服务。双方将共同组建项目团队，明确分工，确保会议的顺利进行。甲方将提供必要的资金支持及学术资源，乙方将按照合同约定提供高质量的服务，双方通过紧密协作，共同打造一场具有国际影响力的学术盛会。

本合同范本的制定，旨在明确甲乙双方在联合协办过程中的权利与义务，规范合作流程，保障双方的合法权益，促进学术会议的成功举办。合同的签订与履行，将基于平等自愿、诚实信用的原则，双方将共同努力，实现合作目标，并为学术交流领域的共同发展奠定基础。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确XX大学学术交流中心（以下简称“甲方”）与XX国际会议策划有限公司（以下简称“乙方”）在联合协办“未来科技发展趋势”学术会议（以下简称“本次会议”）过程中的权利与义务，确保本次会议能够顺利、高效、高规格地举行，并提升其在学术界及业界的影响力。具体范围包括但不限于：会议主题策划、议程安排、嘉宾邀请与管理、会场布置与设备租赁、宣传推广与媒体对接、参会人员注册与接待、会议进程管理与后勤保障、学术成果汇编与发布等全方位协作。甲方负责提供会议的核心学术内容支持及主办单位的品牌资源，乙方负责提供专业的会议运营管理、市场推广及配套服务支持。双方将共同组建项目执行小组，通过紧密合作，共同完成本次会议的策划、组织、执行及总结工作。

第二条定义

1.**甲方**：指XX大学学术交流中心，作为本次会议的主办单位，负责提供学术内容策划、主办单位品牌支持及相关资金投入。

2.**乙方**：指XX国际会议策划有限公司，作为本次会议的联合协办方，负责提供会议运营管理、市场推广及配套服务支持。

3.**本次会议**：指由甲方主办、乙方联合协办的“未来科技发展趋势”学术会议，时间约为2024年11月15日至17日，地点在XX市国际会议中心。

4.**项目执行小组**：由甲方和乙方各指派代表组成，负责本次会议的具体策划、组织与执行工作，具有对会议相关事项的决策权。

5.**学术内容**：指本次会议的议题设置、论文征集、嘉宾演讲主题及相关学术研讨内容。

6.**配套服务**：指会议期间提供的场地布置、设备租赁、餐饮住宿、交通接送、注册接待、宣传推广等综合性服务。

7.**会议成果汇编**：指将本次会议的论文集、演讲摘要、会议纪要等学术资料进行整理并正式出版。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权对本次会议的整体策划方案、执行进度及服务质量进行监督与指导，确保会议符合预期目标及学术标准。

（2）甲方负责确定本次会议的主题、议题设置及核心学术内容，并邀请国内外知名学者及行业专家担任特邀嘉宾。

（3）甲方有权审核乙方提交的会议预算方案及各项支出明细，确保资金使用的合理性与合规性。

（4）甲方负责提供本次会议的主办单位品牌支持，包括但不限于会议海报、宣传册、官方网站等宣传材料中的品牌标识及Logo。

（5）甲方负责为本次会议筹集必要的资金支持，并按照合同约定及时向乙方支付相关款项。

（6）甲方有权要求乙方提供会议期间的现场协调与应急处理支持，确保会议进程的顺利推进。

（7）甲方负责本次会议的学术成果汇编工作，并将相关学术资料整理成册，进行正式出版或发布。

（8）甲方有权对乙方在会议执行过程中出现的重大失误或违约行为进行追究，并要求乙方承担相应的赔偿责任。

（9）甲方应按照合同约定及时提供会议所需的学术资料及嘉宾信息，并确保信息的准确性与完整性。

（10）甲方应配合乙方完成会议的宣传推广工作，提供必要的品牌资源及宣传渠道支持。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权根据合同约定，对本次会议的策划方案、执行进度及服务质量进行自主决策与管理，并享有对项目成果的最终解释权。

（2）乙方负责本次会议的市场推广与宣传工作，包括但不限于会议海报设计、宣传册制作、官方网站搭建、媒体对接等，确保会议的知名度和影响力。

（3）乙方有权根据市场行情及会议需求，制定会议预算方案及各项支出明细，并提交甲方审核。

（4）乙方负责本次会议的场地布置、设备租赁、餐饮住宿、交通接送、注册接待等配套服务，确保会议的顺利进行。

（5）乙方有权要求甲方按照合同约定及时支付相关款项，并保留对甲方逾期付款行为的追索权。

（6）乙方应组建专业的项目团队，负责本次会议的全程策划、组织与执行工作，确保会议的高效与专业。

（7）乙方有权对甲方提供的学术资料及嘉宾信息进行审核，确保其符合会议主题及学术标准。

（8）乙方应配备专门的客服人员，负责会议期间的现场协调与应急处理，及时解决参会人员遇到的问题。

（9）乙方负责本次会议的宣传推广工作，包括但不限于社交媒体宣传、行业媒体合作、线上线下推广等，确保会议的参会人数及影响力。

（10）乙方有权要求甲方提供必要的配合与支持，包括但不限于品牌资源、宣传渠道、嘉宾邀请等，确保会议的顺利进行。

第四条价格与支付条件

甲方同意向乙方支付本次会议协办服务费共计人民币伍拾万元整（¥500,000.00）。该费用包含乙方提供的会议策划、市场推广、场地布置、设备租赁、餐饮住宿、交通接送、注册接待、宣传物料制作等全部配套服务费用。

支付方式采用银行转账方式。甲方应在合同签订后十日内向乙方指定银行账户支付首付款人民币贰拾伍万元整（¥250,000.00），用于会议的前期筹备工作；剩余款项人民币叁拾伍万元整（¥350,000.00）应在本次会议成功举办结束后十日内支付。乙方应在收到每笔款项后向甲方提供等额的正规发票。

任何一方变更银行账户信息，应提前七日书面通知对方，否则由此造成的延误付款不视为违约。甲方逾期支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之一向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价款的百分之十。

第五条履行期限

本合同有效期限自2024年8月1日起至2024年12月31日止，共计五个月。关键时间节点如下：

（1）合同签订日：2024年8月1日。

（2）首付款支付日：2024年8月10日。

（3）会议策划方案提交日：2024年8月25日。

（4）嘉宾邀请确认日：2024年9月15日。

（5）会议举办日：2024年11月15日至17日。

（6）尾款支付日：2024年11月25日。

（7）会议总结报告提交日：2024年12月10日。

双方应在上述时间节点前完成各自义务，任何一方未能按时完成，应承担相应的违约责任。如遇不可抗力导致时间节点延误，经双方书面确认后，可相应顺延。

第六条违约责任

**1.甲方违约责任**

（1）如甲方未按合同约定支付首付款或尾款，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之一向乙方支付违约金。逾期超过十五日，乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的直接经济损失，包括但不限于乙方已投入的筹备费用、宣传费用等，赔偿金额不超过合同总价款的百分之三十。

（2）如甲方未按时提供会议所需的学术资料、嘉宾信息或品牌资源，导致会议筹备工作延误，每延误一日，应按合同总价款的万分之一向乙方支付违约金。延误超过十日，乙方有权暂停相关工作，并要求甲方承担相应的违约责任。

（3）如甲方擅自变更会议主题、时间或地点，导致乙方已完成的筹备工作失效，甲方应赔偿乙方因此造成的全部损失，包括但不限于已支付的场地租赁费、设备费、宣传费等，赔偿金额不低于合同总价款的三分之一。

**2.乙方违约责任**

（1）如乙方未按合同约定提供配套服务，或服务质量不符合约定标准，甲方有权要求乙方限期整改。逾期未整改或整改后仍不符合标准的，甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿因此造成的直接经济损失，包括但不限于参会人员的投诉处理费用、差旅费用等，赔偿金额不超过合同总价款的百分之二十。

（2）如乙方未按时完成会议策划方案、场地布置或设备租赁等工作，每延误一日，应按合同总价款的万分之一向甲方支付违约金。延误超过十五日，甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿因此造成的全部损失，包括但不限于已支付的场地定金、嘉宾邀请费等，赔偿金额不低于合同总价款的三分之一。

（3）如乙方在会议期间出现重大安全事故、设备故障或服务失误，导致会议无法正常进行，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此造成的直接经济损失，包括但不限于参会人员的退票费用、差旅费用、精神损失费等，赔偿金额不低于合同总价款的百分之五十。

**3.双方共同违约责任**

如因双方共同过错导致合同无法履行，双方应共同承担违约责任，赔偿对方因此造成的损失。双方应根据各自过错程度，按比例分担赔偿金额。

**4.违约金的限制**

任何一方支付违约金后，不免除其继续履行合同的义务。但违约金总额不超过合同总价款的百分之五十。如违约金不足以弥补实际损失的，违约方还应赔偿差额部分。

**5.解除合同的后果**

如一方严重违约，守约方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。解除合同后，已产生的费用由双方按实际发生额协商分担，多退少补。

第七条不可抗力

不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、干旱等）、战争、动乱、政府行为（如法律变更、政策调整、行政命令等）、疫情及其防控措施、大规模网络攻击等。

任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，应在不可抗力事件发生后七日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

因不可抗力导致的履行障碍，受影响一方可免于承担违约责任，但应及时采取措施减少损失，并在不可抗力消除后尽快恢复履行。如不可抗力持续超过三十日，双方仍无法达成一致意见，本合同可予解除，双方互不承担违约责任，已产生的费用按实际发生额结算。

不可抗力证明文件包括但不限于政府公告、气象部门报告、法院判决书、新闻报道等具有公信力的第三方证明材料。任何一方不得利用不可抗力故意拖延履行或逃避责任。

第八条争议解决

因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。

在诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同其他未受争议影响的条款。诉讼费用（包括但不限于诉讼费、保全费、律师费等）由败诉方承担，胜诉方有权要求败诉方承担。

如一方选择诉讼解决争议，应在前述协商过程中或诉讼前，将争议事项书面通知对方，并说明诉讼请求及理由。任何一方未经对方书面同意，不得擅自变更争议解决方式或管辖法院。

双方应本着诚实信用原则处理争议，避免采取报复性或过度维权行为，共同维护合作关系及行业秩序。对于争议解决过程中涉及的商业秘密，双方应严格保密，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。

第九条其他条款

（1）**通知方式**：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前七日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后三日视为送达。

（2）**合同变更**：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同不可分割的一部分。任何一方不得单方面变更合同内容，否则变更无效，并承担相应的违约责任。

（3）**保密义务**：双方应对在本合同履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户名单、财务数据等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方披露或用于本合同目的之外的活动。保密期限为本合同有效期内及合同终止后三年内。

（4）**知识产权**：乙方在履行本合同过程中产生的会议相关策划方案、设计图纸、宣传材料等知识产权，归乙方所有，但甲方有权在本次会议及后续相关活动中免费使用。甲方提供的学术内容及相关知识产权归甲方所有，乙方仅可在本合同框架内使用。

（5）**不可分割性**：本合同各条款互为关联，任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应根据合同整体目的，对无效条款进行合理修正，以达到合同原意。

（6）**法律适用**：本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。任何一方均受中国法律的管辖并受其约束。

（7）**合作关系的独立性**：本合同的签订及履行，不影响甲乙双方与其他第三方签订或履行的其他合同关系。

第十条附则

（1）**附件**：本