财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程一、总则1.1制定目的为规范公司财务报销管理，强化成本控制，防范财务风险，保障公司资金安全，确保各项费用支出合规、真实、合理，根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国发票管理办法》及国家相关财税法规，结合公司实际经营情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体在职员工、劳务派遣人员、临时聘用人员，以及为公司提供服务需报销相关费用的外部合作人员（另有协议约定的从其约定）。下属全资子公司、控股子公司可参照本制度执行，或结合自身业务特点制定细则后报公司财务部备案。1.3基本原则（1）真实性原则：所有报销的费用必须是实际发生的，且与公司经营业务相关，严禁虚构交易、虚开发票、虚报费用。（2）合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、财税政策要求，符合公司预算管理、费用标准及审批流程，严禁违规列支。（3）权责发生制原则：当期发生的费用原则上需在当期报销入账，不得跨期递延，不得提前列支未发生的费用。（4）预算管控原则：所有费用支出均需纳入部门年度预算，超预算支出需提前履行预算追加审批流程，未获批准的超预算支出不予报销。（5）谁经办谁负责原则：费用经办人对报销事项的真实性、合法性、合理性承担首要责任。1.4职责划分（1）经办人：负责如实填报报销信息，整理、粘贴真实合规的报销凭证及附件，确保报销事项与实际业务一致，金额准确无误，附件完整齐全。（2）部门负责人：负责审核本部门员工报销事项的真实性、必要性，确认费用属于部门预算范畴，符合公司业务开展需求，对不符合要求的报销申请予以驳回。（3）财务审核岗：负责审核报销凭证的合规性，包括发票真伪、开具规范、附件完整性、费用标准符合性、金额计算准确性、审批流程完整性，对不符合要求的报销单退回补正，对合规的报销单出具审核意见。（4）财务经理：负责审核单笔金额5000元以下的报销申请，对整体费用的合规性、预算匹配性承担审核责任。（5）分管副总：负责审核所管辖部门单笔金额5000元（含）-20000元的报销申请，对费用的业务合理性承担审批责任。（6）总经理：负责审批单笔金额20000元（含）以上的报销申请，以及所有超预算、特殊事项的报销申请，对费用支出承担最终审批责任。（7）出纳岗：负责核对报销申请的审批流程是否完整，对手续齐全的报销单及时支付款项，留存支付凭证，定期核对报销台账。二、报销凭证规范要求2.1发票基本要求2.1.1发票开具要求所有报销原则上需提供正规发票，增值税应税项目必须提供增值税发票（包括增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子专用/普通发票、机动车销售统一发票等），非税项目需提供财政部门监制的非税收入专用票据，小额零星经营业务（单次500元以下）可凭载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息的收款凭证报销。发票抬头必须为公司全称（统一社会信用代码按工商登记信息执行），不得开具简称、个人抬头、其他单位抬头，抬头错误、涂改的发票不予报销。发票需加盖开票单位发票专用章，印章清晰可辨，不得加盖财务专用章、公章、合同章，印章模糊、缺失的发票不予报销。发票开具内容需与实际交易一致，不得笼统开具“办公用品”“耗材”“礼品”“食品”等大类名称，需附上税控系统开具的《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖开票单位发票专用章，自行打印的清单不予认可。发票不得涂改、刮擦、挖补，票面信息模糊、无法辨认的发票不予报销。发票开具时间需与费用发生时间匹配，超过开票日期360天的发票原则上不予报销（增值税专用发票抵扣期限另有规定的从其规定）。2.1.2虚开发票界定凡有下列情形之一的视为虚开发票，一律不予报销，相关责任由经办人承担：（1）开具的发票与实际交易内容、金额、交易方不符；（2）从第三方取得的与实际交易无关的发票；（3）变造、伪造的发票；（4）发票已被开票方作废、红冲的；（5）发票列为失控发票、异常凭证的。2.1.3电子发票要求电子发票报销需提供清晰的PDF或OFD格式原件，不得提供截图、照片打印件。财务审核岗需通过增值税发票综合服务平台查验发票真伪，同时在电子发票报销台账中登记发票号码、开票日期、金额、报销日期等信息，防止重复报销。经办人需承诺所提供的电子发票未重复报销，若发现重复报销的，按虚报费用处理。2.2报销附件要求不同类型费用报销需附加对应佐证材料，具体如下：（1）日常办公费用：采购办公用品、耗材等需附采购申请单、入库单、明细清单；快递费需附快递底单或寄件明细，注明邮寄文件/物品名称、收件方信息；物业费、水电费需附缴费通知单、费用明细。（2）差旅费：需附出差申请单（注明出差人员、出差事由、出差地点、往返时间）、交通票据（机票、火车票、汽车票、船票等）、住宿发票及住宿水单（注明入住及退房时间、房型、单价），若发生出差期间的业务招待费用，需单独按招待费要求另行填报，不得混入差旅费报销。（3）业务招待费：需附业务招待审批单（注明招待对象、人数、招待事由、陪同人员、预计金额）、消费明细清单、发票，若为对外赠送礼品的，还需附礼品签收记录。（4）交通费用：私车公用需附私车公用出行记录表（注明出行日期、起点、终点、事由、行驶里程）、油费发票、过路费/停车费票据；市内交通费需附交通票据，注明出行事由、起止地点；公司车辆费用需附车辆行驶里程记录、加油明细、维修清单。（5）会议/培训费：会议费需附会议通知、参会人员签到表、会议议程、费用明细清单、会议场地照片（大额会议需提供），若委托第三方承办的还需附委托合同；培训费需附培训审批单、培训通知、培训签到表、缴费凭证、培训结业证明或考核记录。（6）采购费用：原材料、低值易耗品采购需附采购申请单、三家比价表、采购合同（单笔金额≥5000元）、入库单、验收单；固定资产采购需附采购申请单、三家比价表、采购合同、固定资产验收单、资产台账登记记录。（7）福利费：团建费用需附团建方案、参与人员签到表、费用明细；节日福利、生日补贴需附发放明细、签收记录；员工体检费需附体检人员名单、体检机构出具的费用明细。2.3凭证粘贴要求所有报销凭证需使用公司统一印制的粘贴单进行粘贴，粘贴时需按照费用类型分类，从左到右、从上到下依次粘贴，不得重叠、褶皱，超出粘贴单范围的票据需折叠整齐。发票需正面朝上粘贴，便于审核人员查看票面信息。粘贴完成后需在粘贴单上注明票据张数、总金额，经办人签字确认。不得使用订书钉、回形针等金属物品装订票据，避免造成凭证损坏。三、费用报销标准及管控规则3.1日常办公费用管控3.1.1办公用品采购：各部门每月25日前提交下月办公用品采购申请，由行政部统一汇总采购，单笔采购金额≤1000元的由行政部负责人审批，1000-5000元的由分管副总审批，≥5000元的由总经理审批。个人自行采购办公用品的原则上不予报销，特殊情况需提前向行政部报备，经批准后方可采购，报销时需附报备记录。办公用品采购单价不得超过市场均价的10%，行政部需每季度对比市场价格调整采购渠道。3.1.2快递费：公司合作快递商由行政部统一招标确定，日常寄件需通过行政部登记走对公结算，个人私下寄件的费用不予报销，特殊紧急情况需提前向行政部申请，经批准后方可自行寄件报销。3.1.3办公场地费用：物业费、水电费、房租由行政部统一核对账单，按合同约定时间申请支付，不得逾期产生滞纳金，若因经办人疏忽导致产生滞纳金的，由经办人承担50%的费用。3.2差旅费报销标准3.2.1交通工具乘坐标准人员层级火车/高铁/动车飞机轮船长途汽车高管层（总经理、副总经理、总监）一等座/软卧经济舱（可购全价票）二等舱实报实销中层管理人员（部门经理、副经理）二等座/硬卧经济舱（折扣≤8折，超8折需提前审批）三等舱实报实销普通员工二等座/硬卧经济舱（折扣≤7折，需提前提交机票申请，经分管副总批准后方可购买，未获批的机票费用自行承担）三等舱实报实销3.2.2住宿费用标准城市层级高管层中层管理人员普通员工一线城市（北京、上海、广州、深圳）380元/天·间280元/天·间220元/天·间新一线城市（杭州、成都、重庆、武汉、西安、苏州、天津、南京、郑州、长沙、东莞、沈阳、青岛、合肥、佛山）350元/天·间250元/天·间200元/天·间二线及以下城市300元/天·间220元/天·间180元/天·间3.2.3伙食及市内交通补助：出差期间的伙食补助按出差自然天数计算，一线城市80元/天·人，新一线城市70元/天·人，二线及以下城市60元/天·人，无需提供发票，直接随差旅费报销发放。市内交通补助30元/天·人，若当天发生业务招待费、乘坐公司派车或对方单位提供交通的，不得领取当天的市内交通补助。出差期间发生的往返机场、火车站的大巴、地铁、打车费用可凭票据实报实销，不计入市内交通补助范畴。3.2.4差旅费特殊规定：出差期间因私绕道产生的交通、住宿费用由个人自行承担，需在报销时明确标注因公、因私的费用划分。出国差旅的标准另行制定，需提前提交出国审批单，按批准的预算执行。差旅费报销需在出差结束后15个工作日内提交，逾期未提交的，每逾期1天扣除报销金额的1%，逾期超过30天的不予报销。3.3业务招待费管控标准3.3.1招待原则：业务招待需遵循“必要、合理、节约”的原则，严禁铺张浪费，严禁非公务性质的招待。所有业务招待需提前填写《业务招待审批单》，经部门负责人、分管副总批准后方可执行，紧急情况可提前口头申请，事后3个工作日内补填审批单，未履行审批流程的招待费用不予报销。3.3.2招待标准：工作餐（内部员工加班餐、跨部门协作餐）人均标准≤50元/次；普通业务招待（对接供应商、普通客户）人均标准≤120元/次；重要业务招待（对接核心客户、政府部门、高管级别的商务洽谈）人均标准≤200元/次。超出上述标准的招待需提前向总经理申请，经批准后方可执行。陪同人员数量不得超过招待对象人数的1/2，招待对象不足3人的，陪同人员最多不超过2人。3.3.3招待范围限制：严禁列支高档烟酒、奢侈品、高消费娱乐场所（KTV、夜总会、高尔夫球场等）的费用，若因特殊业务需要列支的，需单独提交申请经总经理签字批准。严禁列支私人招待、亲友聚餐的费用，一旦发现按虚报费用处理。3.3.4预算管控：各部门业务招待费年度总额不得超过部门年度预算的10%，超预算的招待费需提前提交预算追加申请，经总经理批准后方可列支。3.4交通及通讯费标准3.4.1私车公用：员工因公务使用私人车辆的，需提前与公司签订《私车公用协议》，报销标准为油费1.2元/公里，过路费、停车费凭票据实报实销，每月报销一次，需附《私车公用出行记录表》，由行政部核对里程数后签字确认。私车公用期间的违章罚款、车辆维修保养费用由个人承担，公司不予报销。3.4.2通讯补贴：高管层每月通讯补贴300元，中层管理人员每月200元，普通员工每月100元，随工资发放，无需提供发票。若因工作需要通讯费用超出补贴标准的，可凭发票申请实报实销，需提交通讯费用明细，经部门负责人、分管副总批准后报销，最高报销额不得超过补贴标准的2倍。3.4.3公司车辆费用：公司所有公用车辆统一办理加油卡，油费实行对公结算，不得使用现金加油，特殊情况需现金加油的需提前向行政部申请。车辆维修、保养需提前提交申请，到指定的维修机构进行，报销时需附维修明细清单、结算单。车辆保险、年检由行政部统一办理，费用实报实销。3.5福利费管控标准3.5.1节日福利：春节、端午、中秋三个传统节日可为员工发放福利，每人每次标准≤500元，由行政部统一采购，报销时需附采购明细、员工签收记录。3.5.2团建费用：各部门每季度可组织一次团建活动，人均每次标准≤200元，年度人均团建费用总额≤1000元，报销时需附团建方案、参与人员签到表、费用明细，不得列支团建以外的其他费用。3.5.3员工体检：公司每年组织一次员工体检，人均标准≤1000元，由行政部统一对接体检机构，报销时需附体检人员名单、费用结算单。3.5.4生日补贴：员工生日当月可发放300元标准的生日福利，随工资发放或统一采购礼品，报销时需附员工生日名单、签收记录。3.6会议及培训费管控3.6.1会议费：公司内部会议、外部商务会议的费用需提前编制预算，单笔会议费≤10000元的由分管副总审批，≥10000元的由总经理审批。会议费不得列支与会议无关的礼品、招待、旅游费用，报销时需附全部佐证材料。3.6.2培训费：员工参加外部培训需提前提交《培训审批单》，注明培训内容、培训目的、费用金额，经部门负责人、分管副总、总经理批准后方可参加。培训费用包含报名费、资料费、食宿费、交通费的，按对应标准报销。员工培训后需为公司服务满1年，若服务期未满离职的，需按未服务时长比例退还培训费用。3.7采购费用管控3.7.1原材料、低值易耗品采购：单笔采购金额≤5000元的，需提供三家供应商报价单，由采购部负责人审批；5000-50000元的，由分管副总审批；≥50000元的，需通过公开招标方式确定供应商，由总经理审批，签订正式采购合同。货物送达后需由仓管人员验收入库，开具入库单，报销时需附入库单、验收合格证明。3.7.2固定资产采购：单价≥2000元、使用年限≥1年的资产列为固定资产，采购需提交《固定资产采购申请单》，注明资产用途、型号、预算金额，经行政部、财务部、分管副总、总经理审批后方可采购。固定资产到货后需由行政部验收，登记固定资产台账，粘贴资产标签，报销时需附验收单、台账登记记录。固定资产处置需提交处置申请，经批准后方可处置，处置收入需全额上缴公司财务。四、报销及付款流程4.1一般费用报销流程（1）填报阶段：经办人整理报销凭证及附件，按要求粘贴在粘贴单上，填写公司统一的《费用报销单》，注明报销日期、费用事由、费用类别、金额大小写、附件张数，签字确认。（2）部门审核：经办人将报销单提交部门负责人审核，部门负责人对报销事项的真实性、必要性进行审核，确认属于部门预算范畴的，签字确认；不符合要求的，直接退回经办人。（3）财务审核：部门审核通过后，经办人将报销单提交财务部审核岗，审核岗对发票真伪、附件完整性、费用标准合规性、金额准确性、审批流程完整性进行审核，审核通过的签字确认；审核不通过的，出具《报销补正通知书》，列明补正要求，退回经办人在7个工作日内补正，逾期未补正的直接作废报销申请。（4）领导审批：财务审核通过后，按金额层级提交对应领导审批：单笔金额<5000元的，由财务经理审批；5000元≤单笔金额<20000元的，由财务经理审核后提交分管副总审批；单笔金额≥20000元的，经财务经理、分管副总审核后提交总经理审批。超预算支出、特殊事项支出无论金额大小，均需提交总经理审批。（5）付款阶段：所有审批流程完成后，出纳岗核对审批签字齐全，确认收款人信息与经办人一致的，在3个工作日内完成付款，款项直接支付至经办人本人的工资卡账户，原则上不得支付至第三方账户，若需支付至第三方的，需提供经办人签字的《委托付款说明书》，注明委托付款原因、第三方账户信息。付款后出纳需在报销单上加盖“付讫”章，留存付款凭证，登记报销台账。4.2借支流程员工因出差、采购、业务招待等需要提前借支资金的，需填写《借支单》，注明借支事由、借支金额、预计还款/冲销日期，经部门负责人、财务审核岗、对应权限领导审批后，出纳予以付款。借支金额原则上不得超过预计费用的120%，单次借支最高不超过50000元。借支需在业务结束后15个工作日内办理冲销手续，前账未清的不得再次申请借支。逾期未冲销的借支，从经办人当月工资中扣除，直至冲销完毕。4.3跨年报销规定当年发生的费用需在当年12月25日前完成报销流程，若12月20日之后发生的费用无法在当年完成报销的，需向财务部提交《跨年报销备案表》，注明费用事由、金额、未按时报销的原因，经财务经理批准后，可延长至次年1月15日前报销，逾期未备案、未报销的费用，不得计入当年损益，原则上不予报销。4.4特殊紧急报销流程因突发应急事件（如设备故障抢修、突发公务接