公司行政部运作管理制度样本

东莞xxxxx

行政部

部

门

营

运

规

程

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力匕准：日期：

版次修订简明生效日期

目录

一、行政部组织架构和职能...........................1-5页

行政部组织架构..................................................1

行政部组织职能权力...........................................1

行政部主管职责..................................................2

前台岗位职责....................................................2

人事岗位职责....................................................3

总务/后勤岗位职责...............................................3

保安岗位职岗....................................................4

业务推广岗位职责................................................4

7s及安全岗位职责...............................................5

二、要求、制度、要求..............................5-17页

前台工作........................................................5-6

人事工作.......................................................6-10

总务/后勤工作....................................................11

保安工作.....................................................12-13

业务推广工作.................................................14-17

7s及安全工作...................................................17

三、附件

附件一《人员招聘和录用作业指导书》

附件二《人事资料管理工作指导》

附件三《清洁日工作统计表》

附件四《清洁日常工作指导》

附件五《厂报实施方案》

附件六《7S活动管理规范》

附件七《安全管理制度》

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行政部组织架构和职能

一、组织架构及职能描述

1.行政部组织架构：

产

文

饭清

化

宿品

宣

堂洁推

传

广

2.行政部组织职能权力:

职责।）〉依据企业总体战略计划，实施各项决议并对企业经营计划有提议权

职贵2*〉依据制度，对行政稽查中发觉问题实施处理权力D

职责31〉依据制度，按要求程序，实施对其它部门或职员处罚提议权_>

职责4；

y依据制度，对企业职员违反行政制度处罚提议权

职责5）〉依据制度，对企业行政资源（如：办公设备等）合理调动和安排权力二

职责6:

部门内部职员聘用、解聘提议权_>

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3.行政部主管职责:

职责1'1，＞制订并审直办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度文件

职责2；，＞确定审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各小组工作计划方案

职责3:,依据企业阶段性目标和年度计划，制订所属部门年度目标、计划和方法

职责4::〉组织行政部自查和职能检验工作，.立即发觉问题、处理问题

职责5；，负责企业各系统思想、文化建设和宣传，计划增强职员凝聚力宣传和教育

职责6::〉配合总特助对外联络、公关及法律事宜组织、安排和实施，:如：政府、村委等）

职责7:，组织企业相关法律事务处理工作，指导、监督检验企业保密工作实施情况

职责8；，负责考评行政部各小组工作情况并向总经理汇报和提议相关情况

职责9:,落实落实本部岗位责任制和工作标准，加强和相关部门协作配合

职责】o:〉负责企业突发事件处理及总经理临时交办其它工作/

4.前台岗位职责

职责I负责访客、贵宾登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或帮助保安处理

）〉熟练掌握企业概况，能够回且客人提出通常性问题，提供常规非保密信息

职责2

》角击电话、加件、信函收转发丁作.曲好丁作信息统计、整理、建档

职击3

w负责企业文件、通知分发，做好分发统计并保留，配合相关部门文件打印、丸印、

HU工A

职贞4//文字处理等,做好外来信件和报纸分发整理

）〉负责管理前台办公用具及办公设备清洁保养

职责5

》维护前台区域内整齐，进行该区域内报刊杂志、盆景植物H常维护和保养

职责6

》对工作中出现多种问题立即汇报，提出工作改善意见

职责7

职贡8完成上级交办其它或临时1：作

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5.人事岗位职责

以责1))/〉责任人员招聘、选拔、录用、解聘及相关手续办理、培训安排、职员协议及档案

取责2:〉责任人员社会保险办理，工伤事故处理等相关工作

取责3:))负责行政人事通知、通告及通常文件确实定、公布

,制订并实施年度人力岗位培训计划，统筹实施年度职员绩效考评

KR责4/

〉负贡职员工资统计核实，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作

炽责5:

))企业文具、福利用具申请及管理

炽货6:

配合管理者代表工作，负贲企业文控文件修改、史新、发行、作废管控，企业受

取责7j)/控印章:管理

〉完成上级交办其它或临时工作

炽责8:

6.总务/后勤岗位职责

),负贡企业饭堂日常人、事管理及物资申请、查核

识责1

))负责企业清洁日常人和事管理

汉贡2

),负责企业职员宿舍日常管理，设施谢配，住宿安排等工作

炽贲3

))鱼击企业通常基建，H常维修，厂务建设跟讲和处理

E具有4

),企业办公设备、后勤设备调配、维护和资产管理

织责5

),完成上级交办其它或临时1：作

炽责6

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7、俣安岗位职责

职贡1)〉全方面负责企业财产安全保卫工作)

职责2:〉负责企业日常物资、工具、设备、车辆、人员进出厂检验、登记工作)

职责3]>>尊守国家法律法规，坚守标准实施企业各项规章制度和要求,

〉以身作则而不失灵活处理好门禁管理中发觉任何问题，立即上报，绝不隐情)

职责4:

,落实落实安全保卫工作和消防安全工作)

职责5；

，做好保安队伍建设和日常训练,

职责6:

,做好企业来访人员进出登记及接待和引见工作,

职责7:

))完成上级交办其它或临时工作)

职责8:

8、业务推广岗位职责

职责1))负责企业产品市场业务推广工作

》负责企业产品图片拍摄、搜集、整理、处理

职责2

职责3负责企业产品画册日常发放、管理和版本更新

职责4负责行业信息、招标信息、公开项目、政策和新闻等信息搜集

()负责展会计划、筹备、安排、效果评定和调查、参展信息搜集等

职责5:二

,负责企业网站建设、内容更新、H常维护

职责6:

>)负责企业计算机和办公设备(电话、打印机、传贞.、软硬件)日常管理和维护)

职责7:

,负贲产品广告计划和实施(如：杂志、网站、行业协会等媒体)

职费8:二

〉负货企业企业文化宣传工作(宣传栏、厂报等平台)

职责9:二

})>负责企业专利、商标事务、科技业务申报和跟进

职责io:

,完成上级交办其它或临时工作

职责11))

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9、7s及安全岗位职责

职责1负货整厂7s计划制订、日常检验、成绩评选等工作

）〉负责整厂消防安全检险及其管理工作

职责2

》负责7s和安全设施、设备管理和维护

职责3

职责4负责7S和安全工作教育培训和宣传工作

》负责实施7s和安全工作奖罚提报和申请

职责5

））负贲7S和安全制度建设和完善

职责6

职责7完成上级交办其它事情

要求、制度、要求及指导

一、前台工作

1.日常要求

L1热情、大方、活泼、自然，有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高；

1.2企业高层领导或其它关键客人经过前台，应起立，热情、主动致意；

1.3熟悉企业组织结构、经营理念、关键业务内容及其内部电话联络情况；

L4保持前台T作区清洁，维持前台区域秩序，不聊天，入吃零食，不大声喧哗：

1.5着装得体，精神面貌朗爽，训练有素；

L6拒绝一切推销。

2.具体工作内容

2.1前台接待来访

有客人来访需问清找谁、客人姓名、企业名称、是否有约、并打电话通知相关人员到前台

迎候；企业副总级以上客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如

相关人员临时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。

有客人来访需问清找谁、客人姓名、企业名称、是否有约，并打电话通知相关人员到前台

迎候；企业副总级以上客人经电话核实后通知秘书，然后引导到指定接待室，并给其倒水。如

相关人员临时不能接待时，需请客人稍等，并向客人说明情况。

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2.2接听电话

接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出问题、如碰到不能解答咨询或业务问

题，尽可能转接相关部门相关人员接听，切忌态度生硬、死板.

在接听找企业高层领导电话时应注意细心分辩，问清具体事由、来电企业名称、人员姓名、职

务等：如无法分辩则转秘书或文员处，说向其说明情况。

2.3中国、市内快递统一收、发工作

发件：企业职员在前台领取并填写中国或市内快递单后，把要寄文件资料、物品交至前台

（物资出厂须有申请单，经保安核实后再封装邮寄），并注明交寄时间，收件人等及其它尤其

要求：由前台统一寄出。寄件人所填写快递单第一页，留前台存底已便查询和结算。

收件：前台收件后须进行归类、登记并立即发放，收件人领取时须在记录表上签字。

2.4接待用具申请

工作人员须不定时检验备存接待用具情况（如：饮用水、纸巾等），发觉不足时应立

即申请和跟催到位（尤其是接到接待通知后，应将接待工作准备到位

2.5灵活机动处理前台各项临时事务及其它行政工作。

3.基础要求和技能

3.1一般话标准、流利，能说、听广东话；

3.2形象气质佳，为人热情大方，性格开朗；

3.3办公软件应用熟练，做事心细、主动，有好学上进心；

3.4经过企业礼仪及相关培训

二、人事工作

1.日常要求

1.1办事灵活。、效率高，热情、细心、工作能动性强；

1.2熟悉企业组织结构、经营理念及其国家、地方相关法律法规；

1.3工作业务素质好，领悟能力和机动能力强，能快速接收新事物；

1.4心理素质好，能承受工作压力；

2.具体工作内容

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十传幺杵i文科・编卷FZAVI-ADM-006

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2.1人员招聘

依据企业发展计划及部门人力需求，利用一切渠道招揽人才（如：人才网、现场、社会广

告、内部职员介绍、内部提升等等），立即填补岗位，满足部门需要。

相关工作指导参考附件一《人员招聘和录用作业指导书》

2.2工伤及社保办理

2.2.1社会保险缴费工资申报程序

参保单位在每十二个月5月至6月，依据本单位职员上年度月平均工资收入，向经办社保

部门申报下十二个月度缴费工资，缴费工资经社保部门核定后标准上十二个月不变。缴费工资

申报方法有以下多个：

（一）磁盘报送：中报单位自备U盘或3.5磁盘到社保部门下载以单位编号命名《**年度

缴费工资申报表》；单位填写《**年度缴费工资申报表》后，用A4纸打印出申报表（一式两份,

需盖单位公章），和磁盘一并交回至社保部门。

（-）网上申报：已申请网上申报服务参保单位经过网上申报系统申报缴费工资。（具体操

作请上.dgsi.dg.gov.查询。）

（三）纸质申报：填报社保部门打印《**年度缴费工资申报表》（一式两份，需盖单位公章）。

2.2.2退保程序

参保人是非本市农村户籍，离开东莞时无法办理转移手续，可申请办理退保。

单位为参保人办理停保手续（个人参保状态为“停止缴费”），并缴清了社保费。〔如

当月停保，必需缴清当月费用才能够办理退保手续）

参保人本人携带以卜资料到最终参保地社保机构办理：

（1）《养老保险退保一次性失业保险生活补助申报表》（盖单位公章）；

（2）本人身份证原件及复印件一张。

（委托她人办理，还需提供受委托人身份证原件、复印件一张和公证机关出具《委托

书》原件）

社保机构核发《养老失业保险待遇领款单》。

参保人凭本人身份证和《养老失业保险待遇领款单》在办理当日内到指定银行领款。

退保不需要社保卡。

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2.2.3职职员参保/退保手续办理步骤

◊参保步骤：

进入东莞社保网

进入单位网上申报系统

输入企业密码和指令

1

进入综合申报系统

1

进入新增参保人员

1

输入新增人员资料

提交

进入初稿箱待审核统计

1

两次确定

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◊单位退保步骤:

说明：

A.每个月最终一个工作日，社保局停止受理任何网上申报业务；

B.每个月5日之前，社保局从企业账户扣除当月社保费用（在此期间本月新退保人员不可

退社保）；

C.每个月10R之前进入单位标合申报初稿箱（审核已经过）打印上月社保月报表加盖公章

后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，企业留存一份）。

C.每个月10R之前进入单位综合申报初稿箱（审核已经过）打印上月社保月报表加盖公章

后提交给社保（一式两份，社保局盖章后，企业留存一份）。

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文件名称

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2.2.4工伤事故处理步骤

（1）接到部门工伤汇报后，安排在第一时间将伤员送到就近指定医疗机构就诊、抢救。

（2）部门在12小时内提交工伤事故汇报交行政部，行政部在二十四小时内提交汇报给社

保局，

（3）由行政写好工伤事故处理汇报，交总经理批阅。

（4）康复出院后申请工务判定。

认定工伤及申请伤残判定所需资料：

申请伤亡人员和企业存在劳动关系证实材料（劳动协议或厂证）

医疗诊疗证实或职业病诊疗证实书（病历卡）

伤亡人员本人身份证实材料（身份证）

伤亡人员或用人单位法人代表委托她人申请，需提交委托书及被委托人身份证实（委托书）

企业营业执照或机关机关法人证书等

伤者受伤当日考勤统计

3.人事资料管理

参考附件二《人事资料管理工作指导》

4.考勤核实

4.1搜集考勤资料，统计考勤结果。对于考勤异常者进行调查，并按《职员手册》之考勤

管理实施。

4.2依据《考勤卡》、《加班申请单》、《职员请假单》、《外勤考勤统计》等统计，做初步审

核、计算、统计。

4.3.核实步骤：

5.文控文件管理

参考《文件控制程序》实施

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三、总务/后勤工作

1.日常厂务维修

坚持标准：影响她人工作、易造成浪费或存在安全隐患需在问题发生后第一时间内安排工

作人员进行维修处理。当问题不能立即处理时需做好预防控制方法。

人员素质：善于寻求问题、精于处理问题、勤于协作问题。

2.饭堂

开餐时间：早餐7:20-7:50；中餐12:00-12:3早晚餐17:30-18:00；

工作标准：讲究卫生（个人、厨房、地面、餐具等），不停改善每日餐饮样式，不停提升

服务水平及业务素质，善于听取和综合职员意见，在工作中改善。

把握开餐时间，立即提升餐饮。对不合就餐要求，给予管制（保安、清洁、司机等尤其岗

位人员除外）。

工作内容：一日三餐供给、饭堂区域卫生、餐具清洁、饭堂用具申购等。

3.清洁

工作标准：保持厂区公共区域卫生清洁，认真、细心、主动、主动、负责做好本职员作。

工作内容：见附件三《清洁日工作统计表》、附件四《清洁日常工作指导》

4.宿舍

1.1职员入职后住厂宿舍由行政部统一安排。

4.2职员不私自随意更换分配房间和床位，如有需要必需经行政部同意后方调整。

4.3宿舍严禁携带易燃易爆物品进入，严禁使用大功率用电器，个人珍贵物品进厂须在保

安室进行登记并自行保管，遗失后果自负；全部带出厂物品须有放行条。

1.4各宿舍人员每七天自行安排人员值日清扫卫生，由行攻部统一监督检验并作评选、奖

罚。

4.5作息时间：中午12:40-13:20；晚上23:00-7:00。

1.6不定时对宿舍进行全方面查检验。

4.7管理制度：根据《职员手册》以后勤管理和环境卫生实施

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四、保安工作

1.保安人员应含有职业道德

忠于职守、勇于奉献

保安属服务职业，这就要求保安人员在任何时候、任何情况下全部必需忠于职守，严

守工作纪律，对工作极度负责，认真推行保安人员义务，在工作中要以企业利益为使命、服务

企业利益为重，关键时刻能够挺身而出，阻止一切扰乱企业正常秩序行为。

热爱本职员作，精益求精

盲尚职业道德和良好职业修养既来自保安人员对本身职业深刻了解和执着热爱，也来自于

对专业知识认真钻研和刻苦学习，它要求保安人员在工作发扬敬业精神，认真学习和钻研业

务，对工作精益求精。

热心服务，礼貌待人

全心全意为企业服务，立场坚定，是保安人职员作中心，也是保安人员在工作中赢得她人

信任确保3

清正廉洁，奉公遵法

保安人员应含有较强遵纪遵法意识和清正廉洁高尚品质，要求她人遵守规章制度首先本身

要严格遵守，不属于自己职权范围内事情，绝不越权去做，监守自盗，以权谋私、徇私舞弊、

贪污受贿等行为是国家法律、企业规章所不许可。

遵守社会公德

保安人员作为社会一个群体，不管在工作岗位上，还是在EI常社会活动中，全部应该模范

地遵守社会公德。

2.保安人员应含有素质

高度警惕性

警惕性关键要求保安人员含有高度责任感，随时警惕和阻止一定不安份行为，立即揭露和

打击她人种种违规行为。

高超策略性

策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短，避实就虚尤其是防身时要充足发挥自己

一方优点和优势，灵活制胜。

策略性指保安人员在对不法行为争中能扬长避短，避实就虚尤其是防身时要充足发挥自己

一方优点和优势，灵活制胜。

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3.保安企业人员应含有礼仪

保安人员作为企业“代言人”，她礼仪举止要得体，以下从三个方面来叙述：

3.1敬礼

I）保安敬礼须着装整齐，佩戴齐全。

2）敬礼只针对企业股东及外来用户、政府关键来访人员。

3.2仪容

I）发型：男保安蓄发不得露出帽外，不准留大包头，不准留长鬓角，不准留胡须，帽墙以

下头发不得超出1.5亳米，女保安发辫不得过肩，不得烫发。

2）衣饰：保安不随意着装和妆扮，如戴耳环、项链、戒指等。

3）佩戴：保安着制服时，须佩戴企业厂证，奖章，佩戴时统一定戴在上衣左上方。

4）着装：

A规范。保安不能私自改制服装，值班期间也不能在制服外面套穿自购风衣，皮茄克，羽

绒服等便服。

B配套。按季节可分为冬、夏和春秋服装，根据要求，帽子、上衣、裤子必需配套穿着，不

得将在不一样季节，不一样场所穿制服随意混穿，更不许可和便服混穿。

C整齐。穿开领式服装时必需内穿白色衬衣，系制式领带；穿关领式衣服时，内衣领和衬

领高出制服领不能超出2亳米，领钩、衣扣要扣好，内衣下摆不得外露，不得挽袖、卷裤腿、

披衣、敞怀，帽子得套在帽墙上，通常穿制式鞋子，衣帽鞋帽要常常换洗，保持洁净。

3.3举止

1）坐如钟。保安席地而坐姿势是：左小腿在右小腿后交叉，快速坐下、两手自然放在两膝匕上体保持

正直，坐在椅凳上姿势是两腿自然并拢，头、颈、胸、腰顺其自然而伸直，那种架着二郎腿，或歪头趴坐全部

是绝不许可，军人姿态应有庄重挺拔，稳如泰山美感。

2）站如松。保安站立时，要精神振奋，态度严厉、姿势端正。三挺、两收、两平，动作要领、三挺即腿

胸颈。两收即小腹微收、下颌微收，两平即肩平、两眼向前平视，这么站立姿势才能如颈松，气宇轩昂、英姿

勃勃。

3）行如风。齐步、正步、距步。齐步最常见，要求走直线，精神饱满，身体稳当，步伐雄

健有力，动作有显著节奏。

3）行如风。齐步、正步、距步。齐步最常见，要求走直线，精神饱满，身体稳当，步伐雄

健有力，动作有显著节奏。

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五、业务推广工作

1.产品推广

L1目标

配合企业业务发展需要，对产品进行有效宣传及推介，从而提升企业著名度。

L2定义

1.2.1推广资料：指整个推广活动前后相关联全部数据资料，包含：文件性数据资

料、绍片、影片、VCD.用户评价、产品画册、产品样板等。

1.2.2推广活动相关部门：指参与推广活动各部门，包含研发部、生产部、营业部、客

服部、品质部、行政部等。

1.2.3关键媒体介绍：

参考价（元）预估效果备注

服务项目/平台/性质/媒介

阿里诚信通2800元/年优

B2B巴巴贸易通不确定良好扩展海外市场

网慈聪网买卖通2580元/年通常

络googel海外投放不确定良好有区域限定

/雅虎海外投放不确定通常有区域限定

C2C

网baidu中国投放不确定通常无地域限定

站

搜索排名关键字不确定通常

行业网站图标FLASH链接广告不确定通常

展国际真空展小确定通常

览

会国际表面处理展不确定通常

杂涂装技术及应用4000元/年/4期通常

志行业杂志/其它杂志不确定通常

广

展会会刊（同期杂志）不确定通常

告

L3推广工作步骤

见下页

L4.相关推广统计

1.4.1通常性信息数据保留十二个月。

1.4.2推广活动始末需要之原始数据、登记数据及总结汇报保留最少三年。

1.4.3产品数据/统计保留最少三年。

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