询价比价过程记录表

询价比价过程记录表适用范围与核心原则询价比价不是简单的“问三家填个表”，而是构建采购合规防线与成本控制闭环的第一道关卡，必须以可追溯的实质性竞争击穿信息不对称。适用场景本规程与记录表单适用于单次采购预算金额在人民币10万元（含）至50万元（不含）之间的物资（如MRO备品备件、生产辅料、办公设备等）或服务（如设备维保、第三方检测、外包研发等）类项目。对于低于10万元的零星采购，可简化流程使用简易询价单；对于达到50万元以上的项目，应当依据《中华人民共和国招标投标法》及相关企业招投标管理制度启动公开招标或邀请招标程序。核心原则与职责划分采购全流程必须遵循RACI（Responsible执行者、Accountable决策者、Consulted咨询者、Informed知情者）责任矩阵：需求部门（R）：对技术规格的准确性、必要性及预算合理性负责。必须提供详尽的BOQ（工程量清单）或BOM（物料清单）。采购部门（A）：对寻源渠道的广泛性、询价程序的合规性及最终比价的客观性负责。法务与财务部门（C）：对合同条款的违约责任设置、税务合规性及资金支付计划进行专业审核。审计与内控部门（I）：享有事后追溯权，按季度抽查采购底稿。底线条款：严禁拆分采购项目规避招标（拆分行为将导致审计红线违规，直接责任人面临降级至开除处分，并通报全集团）。若年度同类物资累计预算超50万元，必须按年度汇总打包走公开招标程序，严禁按月度或按部门人为拆分为多次询价。询价比价执行流程流程的严密性决定了最终采购结果的抗辩能力，每一步操作必须在ERP系统或线下台账中留痕，形成完整的证据链，以应对三年一度的外部审计抽查。需求发起与参数确认为什么这么做：消除参数模糊导致的恶性低价竞标。若技术参数带有极大的冗余或指向性，会直接导致正常供应商因技术壁垒无法报价，最终演变为特定供应商的“量身定制”高价中标。怎么做：需求部门在ERP系统提交PR（采购申请单）时，必须附带经部门负责人签字确认的技术规格书。规格书中必须明确以下要素：物料的材质、尺寸、公差范围及执行标准（如“热轧带肋钢筋HRB400E，执行GB/T1499.2-2018”）。服务类项目必须列出SLA（服务级别协议）指标（如“设备故障后2小时内到场，4小时内恢复运行，全年可用率≥99.5交付周期精确到自然日（如“合同签订后15个自然日内交货至指定仓库”）。付款方式明确比例与账期（如“预付款30%，货到验收合格后60天电汇65%，5%质保金期满后支付”）。出问题怎么办：若PR参数带有排他性（如指定唯一品牌且未说明不可替代理由），采购专员必须在收到PR后的2小时内退回需求部门，并要求补充《单一来源采购论证报告》。严禁带病流转。供应商寻源与邀约方案分层表达：优先方案：从公司AVL（ApprovedVendorList，合格供应商名录）库内随机挑选至少3家同等级供应商发送《询价函》。备选方案：若库内不足3家或无同类产品供应业绩，必须引入1家新供应商进行资质预审（审核营业执照、相关行业生产/资质许可及ISO9001体系认证），预审通过后方可参与报价。禁选方案：严禁在未进行任何市场调研的情况下，直接指定唯一品牌并标注“不可替代”而规避比价。动作机理厚度：引入横向竞争机制是打破单一来源定价垄断的唯一物理手段。通过向多家供应商释放采购需求信号，迫使供应商为获取订单而压缩超额利润，向市场边际成本靠拢。执行细节上，采购专员必须通过公司官方邮箱向供应商发送《询价函》及附件清单。要求供应商在SLA规定时间（通常为收到询价函后48小时内）以加密PDF格式回传至指定邮箱。严禁通过微信、个人QQ等非企业级通讯工具传递报价，防止数据截留与篡改。报价接收与初审禁忌三件套：严禁超期接收报价（超期接收会破坏公平竞争原则，引发其他供应商投诉与废标风险，面临合规追责）→替代方案：以邮件服务器系统接收时间为准，超期到达的报价原封退回，并将该供应商记入年度绩效不良行为档案，扣减年度评分10%。怎么做：询价专员在截标时间后1小时内完成报价汇总。初审必须核查：报价是否涵盖BOQ清单中的所有项目，是否存在漏项。含税与不含税单价是否一致，税率是否合规（如设备13%，建筑服务9%）。运费及保险费由谁承担（优先选用DDP完税后交货方式；若供应商承担运费，则必须明确送达地点的收货人员及验收标准）。出问题怎么办：报价中若存在实质性漏项（如未含运费），必须在截标后4小时内向所有参与供应商发送统一澄清邮件，要求在24小时内补充报价。严禁仅向单一供应商进行定向澄清（这构成泄密与违规串通）。评标与比价测算为什么这么做：仅看绝对总价会掩盖分项报价的不合理。部分供应商会采用“低报主机、高报备件”的策略，在后续维保中赚取暴利。因此必须通过TCO（TotalCostofOwnership，总体拥有成本）模型核算全生命周期成本。怎么做：将各项有效报价录入比价表，测算TCO。具体计算模型如下：T其中，Cpurchase为采购成本，在评标方法上，应当采用综合评分法：价格分权重设为60%，技术分设为30%，商务资质（如质保期长短、历史履约记录）设为10%。判定标准：若最低报价与次低报价差异超过15%，则触发低价异常警报。不能直接将最低价列为第一推荐，必须启动防恶意报价核查。分级异常处置方案采购过程中的异常情况不可怕，可怕的是没有前置的判定标准与处置预案，导致现场决策失控、合规底线失守。供应商响应不足（流标风险分级响应）Ⅰ级（重度异常）：向3家以上发出询价，仅0家或1家回复有效报价。判定标准：有效报价数≤1启动权限：采购部门负责人。处置原则：判定流标。终止本次询价，重新评估技术参数是否存在极端排他性或预算是否严重偏离市场行情。修改PR后重新发起，或按非招标采购特殊流程申请转为单一来源采购审批。Ⅱ级（中度异常）：向3家以上发出询价，仅2家回复有效报价。判定标准：有效报价数=2启动权限：采购主管。处置原则：若2家报价均在预算内且具有竞争性，继续比价流程；若2家报价均超预算10%以上，要求需求部门重新核定预算或终止采购。Ⅲ级（轻度异常）：3家以上回复，但部分存在澄清需求。处置原则：按正常流程推进，统一发出澄清函，限时24小时闭环。报价超预算或畸高/畸低处置报价超预算：所有有效报价均超过PR预算10%以上。必须暂停采购，退回需求部门重新申请预算。严禁采购员私自要求供应商“先按预算低价中标，后续通过增补签证找补”（此行为构成商业欺诈与合谋套取资金）。畸低报价：某家报价低于平均报价20%以上。启动专项核查：要求该供应商提供BOM成本拆解明细及上游采购发票。若无法提供合理说明，按废标处理，并审查其是否存在以次充好的恶意竞标意图。围标串标嫌疑处置风险演化叙事：供应商A/B/C实为同一实际控制人→报价前互相通气设定保护价（如A报最低价，B/C报价依次上浮5%-8%）→抬高中标底线→公司利润流失并承担共谋风险。阻断点与处置：比价测算时必须交叉比对各家报价文件的电子属性与物理属性。审查Word/Excel报价单的文档属性（最后修改人、创建时间）、报价单排版格式、联系电话及银行开户行是否一致。一旦发现≥2风险防范与审计追溯采购合规的核心不在于“不犯错”，而在于通过机制设计让“想犯错的人无机可乘”，通过事后追溯形成震慑。舞弊风险演化与阻断泄密风险演化：采购专员私下将竞争对手的底价泄露给特定供应商→该供应商精准微调价格中标→公司利益受损。阻断点：严格执行背靠背报价，严禁在询价过程中透露任何竞争对手的名称及历史报价。发现打探行为直接取消询价资格。拆分风险演化：需求部门为照顾特定供应商，将本应60万元的采购订单拆分为2个30万元订单以规避招标→规避监管审查。阻断点：ERP系统设置年度同类物料预算阈值拦截。当某物料代码的年度累计采购额达到45万元时，系统自动冻结常规询价通道，强制转入年度集采招标流程。闭环管理与抽查机制（PDCA）P(Plan)计划：年初制定年度采购计划及预算池，锁定AVL库名单。D(Do)执行：日常执行询价比价流程，全量填写《询价比价过程记录表》归档。C(Check)检查：审计部门每季度按10%比例随机抽查归档案卷。重点检查RACI签字是否完整、SLA是否达标、比价TCO测算逻辑是否合理。A(Act)改进：对抽查发现的1个不符合项扣除采购经办人当月绩效5%；连续两次发现同类合规问题的，调离采购岗位。每年末根据交货质量与履约记录，强制淘汰AVL库底5%的劣质供应商，引入新鲜血液维持竞争活力。附件：询价比价过程记录表（标准样表）将管理要求固化进表单，是用制度管人、用流程管事的最佳实践。以下样表可直接导出为Word或打印A4横向纸张使用。表头与需求信息项目名称生产线自动化升级改造配套轴承采购项目编号PO-2023-1108采购申请单号PR-2023-0905采购类型MRO备品备件需求部门设备保障部预算金额(含税)￥380,000.00采购经办人张某某询价日期2023-11-01截标时间2023-11-0317:00交货期要求合同签订后20个自然日技术规格简述HRB400E高强轴承，Φ50mm，执行GB/T307.1-2018，硬度HRC58-62供应商报价明细与TCO测算序号供应商名称是否AVL报价(含税)税率交货期付款条件测算TCO排名备注说明1华东精工机械有限公司是￥365,00013%18天30%预付，70%月结60天￥382,0001报价合理，交期最优2北方重工配件厂是￥345,00013%25天50%预付，50%货到付款￥388,5002单价低但TCO含物流偏高3深圳某新兴科技公司否(新增)￥330,00013%30天100%货到付款￥395,0003报价畸低，触发异常警报异常记录与处置台账异常情况描述处置措施与依据审批人签字序号3供应商报价比均价低14.5%，触发低价核查机制要求供应商提供BOM成本拆解；因无法提供合理材料来源证明，按废标处理李某某(采购主管)序号2供应商交货期超出要求5天要求供应商出具加急承诺函，承诺逾期每日扣款1%总价，同意继续纳入比价王某