《节事活动策划与管理》课件-模块七 节事活动进度管理

模块七节事活动进度管理掌握节事活动进度管理的概念和方法，包括项目描述、项目分解、工作描述、制定工作责任分配表、确定工作先后顺序、进度安排。掌握进度管理的概念和方法了解活动计划编制的特点掌握进度计划的主要内容了解概念、原理及影响因素掌握节事活动进度计划的主要内容，包括计划细节、实施进度、实际完成情况等。掌握节事活动进度计划的主要内容，包括计划细节、实施进度、实际完成情况等。了解项目进度控制的概念、原理及影响因素，包括动态控制、系统、信息反馈、相关单位、条件、风险因素、管理水平等。知识目标计划变更调整能力及时识别政策、资源等变更需求，评估对进度、成本的影响，制定调整方案，更新计划并监控执行，确保活动目标达成。活动全程的管理能力统筹节事活动策划至评估全流程，整合人力物力财力资源，协调多部门协作，识别各阶段风险并制定应对预案，保障活动顺利实施。项目计划制定能力分解活动目标为具体任务，运用工具编制进度计划，规划资源需求，撰写包含策划、进度、预算的可行文档，明确任务逻辑与时间节点。灵活运用进度管理方法的能力运用甘特图、里程碑计划等工具监控进度，协调人员、资源等因素，动态跟踪实际与计划偏差，推动团队按计划执行任务。技能目标素养目标科学规划能力能基于节事活动目标分解任务，合理排序各环节，形成系统性进度框架，体现对时间资源的结构化规划思维。时间统筹意识掌握工期估算与进度计划制订方法，平衡资源分配与时间节点，确保活动各阶段衔接紧凑，提升时间利用率。动态应变能力在进度监控中快速识别偏差，灵活调整计划，培养应对突发情况的时间管理韧性，保障活动按质按期完成。协作执行素养理解团队协作对进度的影响，通过跨部门协调确保信息同步，形成高效执行的时间管理共同体意识。前期筹备阶段（4月底前）方案规划与资源整合，完成总体方案起草、经费预算确定及专项活动初步方案拟订。关键筹备（8-10月）倒计时执行与细节管控，分阶段落实嘉宾邀请、方案发布、宣传强化及场地验收，10月17日前完成全流程检查全面推进（5-7月）活动细化与宣传启动，细化活动执行方案，启动招商宣传，6月底前各部门上报分项方案。举办与后续（10-12月）现场执行与总结复盘，10月18日开幕并举办系列活动，11-12月完成资料汇总、决算审计及总结表彰。案例导入：2023年宁波时尚节暨第27届宁波国际服装节工作进度安排单元一节事活动进度管理节事活动管理是在节事活动项目实施过程中，对各阶段的进度和项目最终完成的期限所进行的管理，是为了保证节事活动在规定时间内得以完成的一系列管理活动与工作。节事活动分解和定义、活动排序、每项活动及整个项目的合理工期估算、项目进度计划制定、资源共享分配以及项目进度监控。在节事活动项目的进行过程中，进度问题是最为普遍，同时也是最为突出的问题。一、节事活动组织管理概念主要工作主要问题活动进度管理定义节事活动项目管理（尤其前期筹备）工作细致且交叉多，需详细规定每项工作的开始、所需及完成时间，因举办时间严格固定，以此把控进度。以节事活动举办时间为基点，采用推导方法制订进度计划，通过反向推导各工作进度，保障整体活动按既定时间推进。制订进度计划时，需先确认和描述节事活动特定范围与内容，细分组成要素，为后续进度管理和控制奠定基础。依据立项规划书的活动目的、宗旨，策划方案的主题、范围、可行性，结合调研信息、假设及约束条件，描述为达成项目成果需完成的具体安排。二、节事活动进度管理方法1.节事活动项目描述进度管理必要性进度计划推导逻辑项目描述前提项目描述依据项目分解的必要性节事活动项目目标确定后，需对项目进行分解，将其拆分为便于执行的具体任务，这是编制进度计划、实施进度控制的基础

。采用工作分解结构图（WBS），把节事活动项目分解成便于管理的具体活动，形成由任务、子任务等构成的等级式结构，确定项目各项工作及内容，输出项目工作列表或图，是工作分解和定义的最终结果

。依次开展召开会议讨论主要工作、分解项目各项工作、绘制树状图、描述子项目并确定生命周期、分解子项目为更细任务、反复讨论论证及调整、建立标号系统、后续按需修改等步骤

。节事活动项目分解过程关键，项目经理、职能经理及项目小组成员需积极参与，使分解符合项目管理需求，且不同层级有不同分解依据，第一层级按工作流程，二及更低层级按工作内容

。WBS编码为项目工作确定唯一编码，位数依项目复杂度定，可用图形（如树状图）或列表形式表示，明确各工作编码与名称对应关系

。WBS工具及作用WBS编制的参与性WBS编码及呈现制定WBS的流程2.节事活动项目分解3.工作描述工作描述的基础与成果基于节事活动项目分解，依据工作分解结构图，产出工作（任务）描述表和项目工作列表，明确各项工作具体内容与要求

。两类工具内容工作（任务）描述表涵盖任务交付物、描述、考核标准等；项目工作列表汇总工作编码、名称、输入输出等基本流程信息，清晰界定任务各要素及关联

。工具价值二者明晰任务输出、条件及先后联系，助力项目人员把握任务逻辑，为进度安排做准备

。工作（任务）描述表任务名制定节事活动营销计划任务交付物节事活动营销计划任务描述市场调研、确定目标市场、制定营销方式组合考核标准报名参展的目标观众层次和数量达到预定标准假设条件制定节事活动目标约束节事活动营销预算负责人确定节事活动营销组负责人4.制定工作责任分配表分配目的将分解后的节事活动工作落实到部门和个人，明确各部门（或个人）对工作的责任与地位，厘清项目组织内的职责、职位及相互关系

。表现形式有多种呈现方式，责任人地位差异可用图例符号体现，基本格式为表格或矩阵，以WBS编码列任务，横项列部门/人员，交叉处标任务与责任主体关系

。工具作用借助责任分配表，清晰界定项目成员职责及组织内关系，为节事活动执行中职责分工、协同推进提供依据

。5.确定工作先后顺序任务信息依据依据工作（任务）描述表或项目工作列表里的任务描述、考核标准、假设条件等详细内容，明确工作开展前提

。必然联系依据基于客观规律，活动间存在必然先后顺序，如策划前需先完成可行性研究，保障方案可操作

。软逻辑关系依据活动无严格先后时，由管理者人为设定顺序，具有主观性，可灵活交叉安排

。约束条件依据通过回答活动开始前需完成、可并行及需其完成后才开展的活动这三个问题，结合图形或文字，合理安排顺序并绘制项目顺序图

。6.进度安排项目进度安排基础与目的分解节事活动子任务、明确工作先后顺序和所需时间后，安排时间进度，作为项目控制依据，依据项目分解结构等，明确工作计划开始与终止时间，实现进度控制。甘特图美国学者甘特发明，用棒图/条形表示项目活动顺序与工期，纵向列活动、横向标时间，简单直观易制作，广泛用于进度计划，可呈现活动持续时长与时间安排

。里程碑计划以项目重要事件（如节事活动目标制定等关键节点）完成/开始为基准，是战略框架，能为进度控制、细化计划打基础，基于重要事件起始时间制定

。日程表按日期排活动顺序与内容，初期内容明晰，随活动临近更详尽，活动开始时明确人员任务责任，助力人员分工与进度推进

。节事活动项目进度安排时间目标描述2023年5月完成节事活动项目的总体策划2023年6月完成节事活动项目报批工作2023年7月完成主要演员、场地、宾馆的签约、预订工作2023年9月完成表演项目首轮征集，找到4家以上赞助商2023年10月首轮广告宣传行动结束，再次征集4家以上赞助商2023年11月表演节目第二轮征集，完成广告权拍卖活动2023年12月最终确定和报批表演节目，完成彩排活动2024年2月完成第二轮广告宣传活动并举办活动2024年3月完成结项报告，处置所有剩余财产某个表演活动的里程碑计划2023年芒市阿昌族阿露窝罗节日常安排三、节事活动进度管理特点1.影响节事活动进度管理的因素政治、经济和社会政治和社会因素既可能促进节事活动项目的举办，也可能影响甚至叫停一项节事活动的举办。有时经济形势也对节事活动产生消极影响，如失业率的不断增加。人节事活动是人与人之间的互动甚至狂欢，主要表演者的迟到或者缺席会极大地影响活动的演出效果，参与者的行为也会影响活动的进度安排。天气对于持续时间较长的室外节事活动，恶劣的天气可能会推迟这类活动的举办，或者效果难尽人意。供应商节事活动举办过程中需要的食物、酒水、饮料和必要的设施设备等，如果不能按期运抵活动现场或者运抵后发现其质量不符合有关标准的要求，都会对进度产生影响。承办单位自身管理水平现场的情况千变万化，承包单位的施工方案不当、计划不周、管理不善、解决问题不及时等，都会影响活动项目的进度。01020304052.节事活动进度管理的内容时机节事活动举办时机选择至关重要，需综合考量目标观众（如清明不办欢快活动）、活动内容（户外多适配对应季节）、场地可获取性（场地有限需早规划）、组织者偏好（夏季赛事惯例）、竞争性活动（避免与大型活动冲突）等因素。时点节事活动举办时点是具体开始时间，针对活动及子活动，需细化到小时、分钟甚至秒，关乎成败。它可源于小组讨论、创意或共识，确定时需结合活动特点，精细构思、充分考量。时段它是指一项节事活动及其各项子活动持续时间的长度。时段的含义对活动组织者和观众是不一样的。对于观众，时段仅仅意味着一项活动要持续多长时间；而对于组织者，除了规划活动时间外，还要兼顾准备时间和撤场时间，以及如何在较长的一段时间内维持观众的兴奋点和新奇感，不能为了凑时间而安排活动。单元二节事活动进度计划编制1.节事活动进度计划编制特点一、节事活动滚动计划分项进度计划过程进度计划总体进度计划这是一个总的活动大纲，相当于“进度宪法”，所有活动进度安排都必须依据这个“宪法”来制定。这个进度计划中规定最明确的就是活动的开幕时间和闭幕时间，必须精确到分秒，而其他时间节点则有的严格，有的可能比较宽松。节事活动不但举办时间长，申办、筹备甚至收尾时间都可能很长，因此可以根据不同的阶段制订各自的进度计划。这是指在总体进度计划的框架下，对活动的各个子活动或各项准备工作制订的进度计划。滚动计划是在总体进度计划的框架下，按照“近细远粗”的原则制订一定时期内的计划，对近期活动计划可以订做得精确一些，而对远期活动计划可以订得粗略一些，以便随着活动的进行而不断调整节事活动的进度计划受各方面影响较大，因此必须让各利益相关方都有自己的时间表，并符合总体进度计划的要求。多个利益主体计划节事活动的举办一般要得到政府的批准，而政府可能希望借助节事活动达成政治或者社会经济发展的目的。例如，如果某个领导人决定要出席，节事活动的举办时间或许就要根据其活动日程灵活调整。满足政府的要求节事活动离不开媒体，特别是新媒体，它们往往是节事活动的主要赞助商，是活动收入的主要来源；媒体也是节事活动吸引各方关注的主要渠道。所以节事活动的进度安排有时要屈从于媒体，特别是考虑到实况转播的需要。满足媒体的要求满足特殊观众的需求是新媒体在内容策划与播出时段选择上的重要考量。新媒体需要深入分析其最重要的客户群体，即那些对特定内容有高度兴趣与需求的观众。以体育赛事为例，观众观看比赛的时段偏好--无论是白天、晚上还是凌晨，都是节事策划中不可或缺的关键要素。满足特殊观众的需要2.进度计划要满足特殊利益相关者的需要3.明确项目所有活动时间表进度计划的显示作用节事活动项目进度计划可清晰呈现关键活动、关键路径与里程碑事件的时间要求，助力项目团队精准把握时间控制要点，明确推进节奏与核心节点。时间表的均衡性与审核逻辑时间表是多部门协同均衡的结果。各职能部门审核时，从专业维度考量可行性：财务核算成本、法律判断合法、稽核关注合规、人力考量人员配置，通过多维度把关，保障项目实施的系统性与合理性。时间表的管理价值经决策层批准后，时间表成为项目组与职能部门间沟通桥梁和控制工具，规范各方工作时序，推动信息协同，为项目有序推进提供执行依据与管控标准。明确资源调配时间信息指引作用进度计划作为资源调配时间表，可清晰告知活动实施中资源能否共享、是否需筹备及必须保障供应等关键信息，指导资源准备。资源管理价值从项目开始，进度计划就为资源调配提供指引，借进度计划明确各类资源在不同阶段的使用与准备要求，让资源调配有序，支撑活动开展。时间进度计划要与应急计划联系起来应急触发场景因节事活动参与人数多，观众等待参与机会久，若不能按时举行，需立刻启动应急计划，避免混乱。应急计划目的将进度计划与应急计划关联，启动应急计划可避免因活动延误引发观众情绪波动，保障活动秩序和观众体验。1.节事活动进度计划细节二、节事活动进度计划的主要内容每项活动的历时每项活动计划开始时间和结束时间每项活动必须开始和完成的最早时间每项活动必须开始和完成的最迟时间每项活动的松弛时间关键路径和关键活动里程碑事件节事活动进度计划的明确并不仅仅是指项目经理对进度计划明确，更重要的是，要通过有效沟通、召开项目会议等途径，使团队的成员、客户、其他利益相关者都了解项目进度计划。一份公开、明确且获得各方认可的进度计划，将成为有关各方共享的文件，同时也对有关各方执行计划形成潜在的制约力量。2.衡量节事活动实际进度人员任务职责明确团队成员在项目追踪中的任务与职责，项目经理可适当授权，既能解脱自己处理重大问题，又能培养成员才干、调动热情

。追踪流程确定项目追踪具体流程，成员按职责追踪、定期汇报，项目经理汇总后对比关键活动完成时间与计划时间，确定项目完成情况

。状态报告编写规范项目状态报告编写，指定专人，保证格式内容连贯清晰，撰写频度依项目周期或与客户协商，报告要写明实际进度并附工期计划，方便客户了解偏差

。3.评鉴节事活动进度计划的实际完成情况执行偏差项目团队成员未严格依照项目进度计划执行，致使部分或全部活动超时，拖累整体项目实际进度。资源受限项目资源供应或资源计划难以充分满足进度执行要求，即便成员有按时完成能力，资源未及时供应也会造成进度滞后。计划缺陷项目进度计划制订不合理，对团队成员工作能力要求超出实际，导致成员无法按时完成项目任务

。单元三节事活动进度控制一、节事活动进度控制概念节事活动进度控制的定义在既定时间内编制最优进度计划，执行中常检查实际情况并与计划对比，出现偏差时分析原因和影响，找调整措施、修改计划，循环直至竣工验收

。节事活动进度控制的总目标确保节事活动项目既定目标实现，或在保证质量、不额外增加实际成本前提下，适当缩短时间

。二、节事活动进度控制的原理节事活动进度控制是动态过程。项目初期按计划执行，受外界影响易与计划偏差，需分析原因、采取措施调整计划，使二者重合，之后又会出现新偏差，如此反复。动态控制原理节事活动进度控制具强系统性，计划编制受多因素影响，控制与实施组织也具系统性，故需综合考量各因素影响。系统原理信息反馈是节事活动进度控制的关键环节。实际进度经基层人员加工后逐级反馈至主控制室，主控制室分析信息并决策调整计划，进度控制的调整过程即信息持续反馈的过程。信息反馈原理影响节事活动进度计划的因素众多，故编制时需留余地使计划具弹性。进度控制时可利用弹性，缩短工作时间或调整搭接关系，让计划与实际进度吻合。弹性原理影响节事活动项目进度的单位多，如政府、设计、物资供应等部门，需监理协调进度关系，难协调的在计划中留机动时间

。相关单位节事活动遇高温、暴雨等不利因素会影响进度，承办单位凭技术组织能力克服，主办单位疏通关系，协助解决承办方无法处理的问题

。条件节事活动风险涵盖多方面：政治风险含战争、内乱等；经济风险有延迟付款、汇率浮动等；技术风险涉及项目事故、标准变化；自然风险包括地震、洪水

。各种风险因素节事活动现场情况多变，承办单位方案、计划、管理等问题会影响进度。因各类因素，进度计划执行易有偏差，需及时分析、纠偏或调整，此为动态控制过程

。管理水平三、影响节事活动进度因素节事活动项目管理计划含进度管理与控制，绩效报告提供进度实际信息，记录变更请求。因任何一方不可单独变更，主要利益相关者需重新协商确定