打印机使用管理规定

打印机使用管理规定第一条为规范本单位打印机及配套耗材、设备的使用管理，提高设备运行效率，降低办公运营成本，保障打印信息安全，杜绝资源浪费，结合本单位实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于本单位所有配置的喷墨打印机、激光打印机、针式打印机、多功能打印复印扫描一体机、3D打印机、大幅面绘图仪、打印服务器、共享打印终端、云打印节点等所有打印相关设备，适用人员包括全体在职员工、劳务派遣人员、外包服务人员、临时驻场人员、来访合作方人员等所有需使用本单位打印设备的主体。第三条打印设备及耗材管理遵循“归口管理、按需使用、成本管控、安全第一、权责一致”的原则，所有打印活动均需符合本单位成本管控要求及信息安全规范。第四条行政后勤部为打印设备及耗材的归口管理部门，承担以下管理职责：（一）负责制定、修订打印管理相关规范，组织开展打印使用规范的宣导、培训工作，定期核查违规打印行为，落实奖惩机制；（二）负责打印设备的需求评估、采购招标、验收入库、建档管理、调配、报废处置全流程管理，保障设备配置符合各部门实际工作需求；（三）负责打印耗材的集中采购、出入库管理、发放、废旧耗材回收处置，建立耗材管理台账，确保耗材供应及时、质量达标、成本可控；（四）负责打印权限的开通、调整、注销，统筹管控各部门打印额度，每月统计核算各部门打印成本，出具打印成本分析报告，对接财务部门落实成本分摊；（五）负责组织打印设备的日常巡检、故障维修、定期深度维护，对接第三方运维服务商，考核服务商服务质量，保障设备稳定运行；（六）负责打印相关投诉的受理、核查，对接IT运维部门处理打印信息安全相关问题。第五条IT运维部承担打印系统及数据安全管理职责：（一）负责打印服务器、共享打印网络的搭建、调试、日常维护，保障打印网络稳定运行，网络连通率不低于99.9%；（二）负责打印驱动程序的适配、更新，打印身份认证系统的维护，确保打印权限管控有效；（三）负责打印日志的存储、备份、调取管理，定期开展打印设备安全漏洞扫描、修复，防范数据泄露、网络攻击等安全风险；（四）负责打印数据缓存的定期清理，指导各部门开展敏感信息打印的安全防护工作。第六条各部门负责人为本部门打印管理第一责任人，承担以下职责：（一）负责审核本部门员工的打印权限开通、调整、超额打印申请，管控本部门打印成本，确保本部门月度打印成本不超出预算额度；（二）负责监督本部门员工遵守打印使用规范，及时制止违规打印行为，配合行政后勤部开展违规行为核查；（三）负责梳理本部门打印需求，按要求向行政后勤部提交设备配置、耗材领用申请，不得自行采购打印设备及耗材。第七条全体打印设备使用人员承担以下责任：（一）严格遵守本规定各项要求，按需提交打印申请，自觉节约打印耗材，爱护打印设备；（二）打印前认真核对文档内容、排版，避免出现打印错误造成资源浪费；（三）发现打印设备故障、耗材不足等情况及时上报行政后勤部，不得私自拆卸、维修设备；（四）严格遵守打印信息安全规范，不得利用打印设备从事违规活动，对自身打印行为产生的后果承担全部责任。第八条第三方打印运维服务商的服务标准由行政后勤部在服务合同中明确，核心要求包括：中心城区办公点故障报修后2小时内到场处置，郊区办公点4小时内到场，一般故障24小时内修复，重大硬件故障48小时内提供备用设备并完成修复；耗材更换需提供原装或经本单位认证的兼容耗材，耗材合格率不低于98%；每季度对所有打印设备开展1次免费深度维护，运维服务响应率不低于99%，故障修复率不低于98%。行政后勤部每季度对服务商服务质量开展考核，考核得分低于85分的，扣减10%季度服务费，连续两个季度考核得分低于80分的，终止服务合作。第九条打印设备采购实行集中管控机制，各部门不得私自采购任何打印设备及相关配件。各部门有新增设备需求的，需向行政后勤部提交《打印设备配置申请单》，明确需求原因、月均预估打印量、功能需求（彩色/黑白、打印/复印/扫描、大幅面/3D等），行政后勤部结合现有设备负载情况开展评估，符合配置条件的纳入采购计划，不符合配置条件的予以驳回并指导部门使用现有公共打印设备。第十条打印设备配置标准如下：（一）部门月均黑白打印量超过3000页的，可申请配置1台部门专属黑白激光打印机；月均黑白打印量低于1000页的部门，原则上不予单独配置，统一使用楼层公共打印机；（二）部门月均彩色打印量超过500页的，可申请配置彩色打印功能；月均彩色打印量低于500页的，统一使用行政部集中配置的公共彩色打印机；（三）有3D打印需求的设计、研发部门，月均打印时长超过20小时的，可申请配置桌面级3D打印机，否则统一使用行政部集中配置的工业级3D打印机；（四）有大幅面打印需求的工程、设计部门，月均大幅面打印量超过20平方米的，可申请配置大幅面绘图仪，否则统一使用公共大幅面打印设备；（五）所有采购的打印设备需符合国家节能要求，获得中国能效标识1级或2级认证，黑白激光打印机待机功耗不高于5W、打印功耗不高于500W，彩色激光打印机待机功耗不高于8W、打印功耗不高于800W，所有设备需支持自动双面打印、网络共享、身份认证打印功能，优先采购国产自主可控品牌设备。第十一条所有打印设备实行“一机一档”管理，行政后勤部为每台设备分配唯一的设备编号，建立电子档案，档案内容包括：设备编号、品牌型号、采购日期、采购价格、核心参数、放置地点、责任管理员、保修期、维修记录、耗材更换记录、月均打印量、累计打印量、报废处置记录等。行政后勤部每季度更新1次设备档案，每年12月组织开展1次全量打印设备盘点，盘点准确率需达到100%，盘点结果纳入行政后勤部年度绩效考核。第十二条打印设备调配、搬移需经行政后勤部审批，各部门不得私自搬移、调换打印设备。因部门办公地点调整、需求变动需要调配设备的，需向行政后勤部提交《设备调配申请单》，审批通过后由运维人员统一拆卸、安装、调试，私自搬移设备造成设备损坏、数据丢失的，由责任人按设备折旧价值全额赔偿。设备折旧按3年使用年限直线折旧计算：使用不足1年的按采购价的80%估值，使用1-2年的按采购价的50%估值，使用2-3年的按采购价的20%估值，使用超过3年的按残值100元估值。第十三条打印设备符合以下条件之一的，可申请报废：（一）累计打印量超过设备额定最大打印负荷（普通黑白激光打印机额定负荷为30万页，彩色激光打印机为20万页，针式打印机为5亿次打印针击打）；（二）单次维修成本超过当前同配置全新设备市场价格的50%；（三）使用年限超过3年，且月均故障次数超过3次，无法保障正常使用；（四）能耗不符合最新国家节能标准，且无法通过改造达标；（五）存在无法修复的安全漏洞，可能引发信息安全风险。报废申请由行政后勤部发起，经财务部门核算残值、分管领导审批后统一处置，报废设备处置前需由IT运维人员彻底清除设备内存储的所有打印日志、缓存数据、用户信息，确保无信息泄露风险，报废设备优先采取回收拆解、环保处置方式，不得随意丢弃。第十四条打印权限实行分级管控，所有使用人员的打印权限由行政后勤部统一配置，不得私自越权使用。第十五条新入职员工在办理完入职手续后3个工作日内，由部门负责人通过OA系统提交《打印权限开通申请单》，明确员工岗位、打印需求类型，行政后勤部按岗位等级配置默认权限：（一）普通员工：默认开通黑白打印权限，单份打印最大页数为100页，单日打印上限为500页，月度打印上限为3000页，无彩色打印、大幅面打印、3D打印权限；（二）部门主管及以上管理人员：默认开通黑白、彩色打印权限，单份打印最大页数为200页，单日打印上限为1000页，月度打印上限为8000页，无大幅面、3D打印权限；（三）设计、市场、法务、工程等特殊岗位员工，有高频彩色、大幅面、3D打印需求的，由部门负责人在申请中注明需求类型、月度预估打印量，行政后勤部审核通过后可开通对应权限，调整打印额度上限。第十六条临时驻场人员、外包服务人员需要使用打印设备的，由对接部门负责人提交《临时打印权限申请单》，明确使用期限、打印额度、权限类型，到期后权限自动注销，最长使用期限不得超过6个月，到期需继续使用的要重新提交申请。第十七条来访合作方人员、外部访客原则上不得使用本单位内部打印设备，确有打印需求的，由对接的本单位员工代为打印，产生的打印成本计入对接员工所在部门额度。第十八条员工岗位调整、离职的，行政人事部需在岗位调整、离职手续办结后3个工作日内，将人员变动信息同步至行政后勤部，行政后勤部及时调整或注销对应人员的打印权限，避免出现权限滥用情况。第十九条员工月度打印量超过默认额度的，需提交《超额打印申请单》，说明超额原因、打印内容、预计超额页数，经部门负责人审批、行政后勤部审核通过后，可临时增加打印额度，未提交申请的超额打印任务将被系统自动拦截。第二十条所有打印操作需遵循“按需打印、节约优先”的原则，打印前必须通过电子文档预览功能核对内容、排版，调整打印设置，优先选择以下节约设置：（一）非必要不选择单面打印，所有正式文档默认选择自动双面打印，双面打印率需达到90%以上；（二）黑白打印可满足需求的，不得使用彩色打印，仅对外报送的正式报告、投标文件、客户方案、宣传物料等需要对外展示的文档可申请彩色打印，内部流通的草稿、汇报材料、数据报表等一律使用黑白打印；（三）非正式对外输出的文档，优先选择75%灰度打印模式，字体优先选择宋体、仿宋等省墨字体，行间距设置不低于1.5倍，页边距设置不小于2cm，减少不必要的空白页，降低墨粉消耗；（四）打印页数超过20页的批量打印任务，需先打印1份样张，确认内容、格式、页码无误后再提交批量打印任务，避免批量打印错误造成资源浪费。第二十一条公共打印设备使用需遵守排队取件规则，按照打印任务提交顺序取件，不得私自拿取他人打印文件，打印完成后需立即取走打印件，不得在打印机上滞留超过30分钟，超过30分钟未取走的非敏感文件，由行政后勤人员统一回收至废弃纸张回收盒，作为草稿打印二次用纸；超过30分钟未取走的敏感文件，由行政后勤人员统一放入保密文件回收柜，通知打印人领取，超过24小时未领取的，由行政部联合IT运维部核实文件内容后统一粉碎处置。第二十二条打印设备出现卡纸、缺墨、报错等故障时，使用人员需第一时间通过OA系统提交报修申请，注明设备编号、故障现象、联系方式，不得私自拆卸设备、强行拉扯卡纸，私自操作造成设备损坏的，由责任人按折旧价全额赔偿。运维人员接到报修申请后需在15分钟内响应，按规定时效到场处置，故障修复后需告知报修人，并在维修台账中做好记录。第二十三条特殊类型打印设备使用需遵守专属规范：（一）针式打印机仅限用于打印发票、收据、快递单、多联单据等专用凭证，不得用于打印普通文档，使用前需调整好纸张厚度档位，避免损坏打印头，打印完成后及时取走单据，关闭设备电源；（二）大幅面绘图仪仅限用于打印工程图纸、设计效果图、宣传海报等大幅面资料，使用前需提交申请，明确纸张规格、打印数量，经行政后勤部审核后操作，打印完成后及时清理设备平台，剩余耗材余量低于10%的及时上报；（三）3D打印机仅限用于打印产品模型、原型样品、工装夹具等工作相关物件，不得用于打印私人摆件、玩具等非工作内容，操作人员必须经过行政后勤部组织的专门培训合格后方可操作，打印前需提交《3D打印申请单》，明确打印材料、尺寸、重量、用途，经部门负责人审批后启动打印，打印完成后及时清理打印平台、废屑，关闭设备电源，耗材剩余量低于5%的及时上报。第二十四条打印耗材实行集中管理、按需领用，所有耗材由行政后勤部统一采购，优先采购原装或经过本单位质量认证的兼容耗材，兼容耗材的打印清晰度、页数需达到原装耗材的90%以上，废粉率低于5%，耗材采购入库时需由行政后勤部验收质量、数量，建立出入库台账，详细记录入库时间、耗材类型、数量、领用人、领用部门、领用时间、用途，台账准确率需达到100%。第二十五条耗材更换由行政后勤部运维人员统一操作，使用人员发现设备提示耗材不足时，及时上报行政后勤部，运维人员需在2小时内完成耗材更换，更换下来的空硒鼓、空墨盒、废粉盒、色带等废旧耗材，需统一放入指定的回收箱，由行政后勤部定期对接有资质的环保机构处置，不得私自丢弃、售卖废旧耗材，私自售卖废旧耗材的，按售卖金额的10倍予以罚款，情节严重的解除劳动合同。第二十六条打印纸使用需遵守以下规范：（一）通用文档默认使用A4规格打印纸，非必要不得使用A3、A5、铜版纸、照片纸等特殊规格纸张，特殊纸张使用需提前申请，经行政后勤部审核通过后方可领用；（二）行政后勤部在每台打印机旁边设置废弃纸张回收盒，收集仅单面使用、无敏感信息的废弃纸张，供内部草稿、非正式文档打印二次使用，各部门二次纸张使用率需达到30%以上，未达标的部门扣减当月10%的打印额度；（三）不得随意浪费打印纸，不得将单位打印纸带出办公区域私用，私自夹带打印纸外出的，按每次50元予以罚款。第二十七条打印成本实行月度核算、部门分摊机制，行政后勤部每月5号前核算上月各部门打印成本，核算标准为：黑白A4打印0.1元/页，彩色A4打印0.8元/页，黑白A3打印0.2元/页，彩色A3打印1.6元/页，大幅面打印15元/平方米，3D打印0.5元/克（PLA耗材）、1.2元/克（树脂耗材），针式打印0.05元/页。打印成本明细发送至各部门负责人确认后，由财务部门计入各部门月度运营成本，纳入部门月度绩效考核。第二十八条打印信息安全纳入本单位信息安全管理体系，所有打印活动需遵守本单位信息安全相关规定，防止打印数据泄露。第二十九条打印服务器存储的打印日志需至少保存6个月，日志内容包括打印人姓名、员工编号、打印时间、打印设备编号、打印页数、文档名称、文档大小、打印类型，任何人不得篡改、删除打印日志，确因工作需要调取打印日志的，需提交《打印日志调取申请单》，经部门负责人审批、分管领导签字确认后，由IT运维人员协助调取，调取记录需留存归档。第三十条涉及本单位商业秘密、客户个人信息、财务数据、人事薪酬信息、核心技术资料的敏感文档，需使用行政部指定的专用打印设备打印，打印时需全程在场，打印完成后立即取走，不得在打印机上滞留，打印错误的敏感文档需立即使用碎纸机粉碎，不得随意丢弃或放入普通废弃纸张回收盒。第三十一条禁止利用本单位打印设备打印以下内容：（一）违反国家法律法规的内容，包括但不限于非法出版物、宗教宣传品、色情暴力内容、谣言信息等；（二）与工作无关的私人内容，包括但不限于小说、试卷、私人照片、电商快递单、私人证件等；（三）未经审批的外部单位文档、资料；（四）其他可能损害本单位利益、违反公序良俗的内容。第三十二条打印设备仅限接入本单位内部办公网络，不得私自连接外部网络、个人热点，不得私自为打印设备配置无线网卡、U盘、移动硬盘等存储设备，IT运维部每月对所有打印设备开展1次安全漏洞扫描，及时修复安全漏洞，防止黑客攻击、恶意软件入侵导致打印数据泄露。第三十三条因工作需要将本单位文档拿到外部打印店打印的，需提交《外部打印申请单》，经部门负责人审批后实施，涉及敏感信息的文档，需安排专人全程陪同打印，打印完成后彻底删除打印店电脑、打印机内的文档缓存、打印记录，不得在外部设备留存任何副本，造成信息泄露的，由申请人承担全部责任。第三十四条行政后勤部建立打印设备日常巡检机制，运维人员每周对所有打印设备开展1次巡检，巡检内容包括：设备运行状态、耗材剩余量、进纸器清洁情况、网络连接状态、内部缓存存储情况，填写巡检记录，发现隐患及时处置，巡检覆盖率需达到100%，隐患整改率需达到100%。第三十五条行政后勤部每季度组织对所有打印设备开展1次深度维护，内容包括：清理打印头、进纸辊、废粉盒，润滑传动部件，升级驱动程序，检测打印速度、打印精度，评估设备性能，深度维护后出具维护报告，对打印速度下降超过20%、故障率超过2次/月的设备，优先安排升级或更换。第三十六条行政后勤部每年12月组织开展打印设备性能评估，结合设备累计打印量、故障率、能耗水平、成本效益等指标，制定下一年度设备更新、升级计划，保障设备性能满足办公需求。第三十七条打印管理情况纳入各部门月度KPI考核，权重占5%，考核指标包括：月度打印成本预算达成率、二次纸张使用率、双面打印率、违规打印次数。第三十八条符合以下条件的部门或个人，给予相应奖励：（一）全年打印成本低于年度预算20%以上，且二次纸张使用率达到40%以上、双面打印率达到95%以上的部门，给予年度绩效加2分的奖励，同时给予部门500-2000元的现金奖励；（二）主动举报违规打印、倒卖耗材、故意损坏设备等行为，查证属实的，给予举报人50-200元的现金奖励，并予以通报表扬；（三）提出打印管理优化建议，被采纳后有效降低打印成本10%以上的，给予建议人100-500元的现金奖励。第三十九条存在以下一般违规行为的，给予相应处罚：（一）私自打印与工作无关的私人内容，单次打印页数少于10页的，第一次给予口头警告，扣减个人当月绩效1分；第二次给予书面警告，扣减个人当月绩效3分；第三次及以上给予通报批评，扣减个人当月绩效5分；单次打印页数超过10页的，按打印成本的10倍予以罚款；（二）批量打印错误超过10页未