关于开展合同风险专项排查的通知

关于开展合同风险专项排查的通知XX集发〔202X〕XX号

各职能中心、各分子公司、各直属项目部：一、排查工作总体要求本次专项排查是压降202X年度涉诉风险、避免非必要经营性损失的核心管控动作，所有涉及合同签订、履约、归档的岗位必须100%覆盖，不得走过场、留死角。据2024年行业风控数据统计，工程建设、贸易采购领域的合同纠纷中，62%的经济损失源于事前风险排查不到位——未及时发现相对方失信、条款漏洞、履约偏差等问题，最终导致诉讼时举证不能、败诉赔款。结合公司年度风控工作部署，本次排查聚焦存量合同的全流程风险，做到早发现、早处置、早闭环，坚决杜绝因合同管理疏漏导致的百万级以上损失，目标实现存量合同风险见底、整改100%闭环，年度合同纠纷发生率较上一年度下降40%以上。二、排查范围与时间节点本次排查覆盖公司所有尚在履约期及存在未决争议的经营性合同，严格按五个阶段压茬推进，所有时间节点不得顺延。2.1排查范围1.必须纳入排查的合同：◦202X年1月1日至本通知印发之日，已签订尚未履行完毕的所有经营性合同（含框架协议、补充协议、具备约束力的意向书、备忘录，不含金额5000元以下即时结清的零星采购合同）；◦202X年1月1日之前签订，但目前存在未决争议、剩余应收/应付金额超过10万元的存量合同；◦对外担保、投融资、资产处置类高风险合同，不受签订时间、金额限制，全部纳入排查范围。2.不纳入本次排查的合同：员工劳动合同、社保公积金类行政协议，由人力资源部按内部管理规定自行核查，结果报备行政部即可。3.核查覆盖比例要求：各单位合同存量在100份以下的，逐份100%核查；合同存量超过100份的，金额100万元以上的合同、高风险类合同、近12个月发生过合同纠纷的经办人承办的合同必须100%逐份核查，其余合同抽查比例不低于50%。2.2时间节点安排所有阶段工作均以自然日计算，遇法定节假日不顺延：1.自查部署阶段（本通知印发之日起3日内）：各单位确定1名专职联络人，组织本单位所有合同经办人召开排查部署会，将联络人名单（姓名、岗位、联系电话、邮箱）报送至集团风控与法务部；2.自查上报阶段（本通知印发之日起15日内）：各单位完成全部纳入范围合同的逐份排查，填写《合同风险排查登记表》，经经办人、部门负责人、单位负责人三级签字盖章后，连同相关证明材料（信用查询截图、合同扫描件、整改初步方案）报送至法务部；3.联合核查阶段（自查结束后10日内）：法务部牵头，联合财务中心、审计部组成3个核查组，对各单位上报的风险点进行复核，其中近12个月发生过合同纠纷的单位、涉及高风险合同的单位核查比例100%，其余单位按30%比例抽样核查，核查结束后形成正式风险清单反馈至各单位；4.整改闭环阶段（核查反馈后20日内）：各单位根据风险清单完成全部问题整改，将整改证明材料（补充协议、催收函签收回执、付款调整凭证等）报法务部逐一销号；5.优化提升阶段（整改闭环后30日内）：法务部梳理排查中发现的共性条款漏洞，更新公司合同标准模板；人力资源部联合法务部组织所有合同经办人开展1次专项培训，培训后组织闭卷考试，80分以下的人员不得独立承办合同签订工作。三、核心排查内容与判定标准所有排查内容聚焦合同全生命周期的高频风险点，明确可量化的判定标准，经办人对照清单逐项核查，不得笼统填报“无风险”。3.1合同相对方风险本类风险的演化路径为：相对方资质失效/履约能力不足→合同效力存在瑕疵或合同无法继续履行→我方产生项目逾期、质量不合格、款项无法收回等损失→追责时因合同效力问题无法全额主张赔偿。核查要点包括：1.资质有效性：核查合同签订时点相对方的营业执照、行业强制资质证书（如建筑业企业资质、特种设备生产许可证、食品经营许可证等）、安全生产许可证是否在有效期内，资质许可范围是否覆盖合同标的内容。判定标准：签订时点资质过期或超范围的为一级风险；签订时资质有效但排查时点资质到期未续期的为二级风险；资质年检标记异常但未被吊销的为三级风险。核查时必须在国家政务服务平台资质查询栏验证，截图留存，不得仅凭相对方提供的纸质证书判断。2.履约能力：通过国家企业信用信息公示系统、中国执行信息公开网、中国裁判文书网核查相对方在排查当日的信用状态：是否被列为失信被执行人、法定代表人是否被限制高消费、近6个月是否存在标的额超过其净资产30%的重大诉讼、是否被纳入经营异常名录、股权冻结比例是否超过50%。判定标准：存在失信、限高、重大涉诉情形的为一级风险；存在经营异常、股权冻结比例超50%的为二级风险；存在行政处罚记录但不影响履约的为三级风险。严禁使用3个月以上的信用查询结果作为判定依据（相对方信用信息动态更新，旧截图无法反映排查时点真实履约能力）。3.签约权限：核查合同签订人是否持有相对方加盖公章的授权委托书，授权范围是否覆盖合同签订、变更、结算、签认往来函件全流程，授权期限是否覆盖整个合同履行周期；合同加盖的印章是否为公章或合同专用章。判定标准：签约人无授权、印章为部门章/财务章/项目章（经对方公章确认项目章效力的除外）的为一级风险；授权范围不完整、授权期限不足的为二级风险；授权委托书填写不规范但加盖公章真实的为三级风险。3.2合同条款风险本类风险的演化路径为：条款约定模糊或存在不利约定→履约过程中双方产生分歧无裁判依据→诉讼中法院按不利于我方的规则解释条款→我方主张无法得到支持，产生额外损失。核查要点包括：1.核心义务条款：重点核查四个核心要素是否明确可执行：◦交付/服务标准：必须明确对应的国家标准/行业标准编号，以及我方的特殊技术要求，严禁仅约定“符合相关标准”；◦验收流程：必须明确验收时限（如“收到竣工申请后7个工作日内组织验收”）、验收参与人、验收不合格的整改要求、异议提出方式，严禁仅约定“及时验收”；◦付款节点：必须与可量化的交付成果绑定（如“设备到货验收合格后10个工作日内付至合同额60%，连续稳定运行30天后付至95%”），严禁约定“按工程进度付款”“视情况付款”类模糊表述；◦违约责任：必须明确违约金计算比例（如逾期交付按每日万分之五计算）、合同解除触发条件（如逾期超过15日我方有权单方解除），严禁仅约定“按《中华人民共和国民法典》规定承担违约责任”。判定标准：四个核心要素缺失任意一项可能导致我方无法主张权利的为一级风险；约定不明确但可通过合同解释补正的为二级风险；文字表述不严谨但无歧义的为三级风险。2.争议解决条款：核查管辖约定是否合法有利。优先约定我方住所地有管辖权的人民法院管辖；若已约定为对方住所地法院或明确的仲裁机构且不存在违法情形的，可维持原约定。严禁出现三类无效/不利约定：一是同时约定诉讼和仲裁两种争议解决方式；二是约定“由守约方所在地法院管辖”（守约方需经实体审理认定，约定无效）；三是约定与合同无实际联系地点的法院/仲裁机构管辖。判定标准：争议解决条款无效或约定境外/偏远地区管辖导致我方维权成本增加50%以上的为二级风险；约定不规范但有效的为三级风险。3.空白条款风险：核查合同所有手写栏、填空栏是否已填写完整，无留白。风险演化路径：合同存在空白栏→对方事后私自填写不利于我方的内容（如调高违约金、缩短付款期限）→我方无证据证明内容为事后添加→需按填写后的内容履行义务。严禁在存在空白栏的合同文本上加盖公章后交予相对方自行填写；若因业务场景需要必须先盖章的，应当将所有空白栏划斜线标注“此处无内容”，仅保留双方协商确定需后续填写的栏位，且需另行签订书面说明明确填写授权范围。判定标准：核心条款栏（金额、付款时间、履行地点）存在空白的为一级风险；非核心条款栏存在空白的为二级风险。3.3履约过程风险本类风险的演化路径为：履约偏差未及时留痕或纠正→双方对履约状态产生争议→对方将违约责任归咎于我方→我方需承担反向赔偿责任。核查要点包括：1.进度偏差：对比合同约定的各履约节点（交付时间、竣工时间、付款时间）与实际履行记录，核查延迟超过15日的节点是否有对方提交的延期申请、我方出具的同意延期书面回复；我方存在付款延迟的，是否有对方未达到付款条件的书面证据。判定标准：延迟超过30日无任何书面确认材料、可能导致我方承担逾期违约责任金额超过10万元的为二级风险；延迟15-30日无书面材料的为三级风险。2.款项收付异常：核对财务收付款记录与合同约定，重点排查三类情形：一是向合同约定以外的第三方账户付款，是否有对方加盖公章的委托付款函；二是付款进度是否超过实际履约进度（超付比例10%以上的需重点标注）；三是应收款逾期超过30日的，是否发送过书面催收函并留存签收回执（应收款逾期超过3年未书面催收的，将超过诉讼时效，对方可提出时效抗辩拒绝支付，我方将丧失胜诉权，因此必须每2年至少发送1次书面催收函中断时效）。判定标准：无委托函向第三方付款、超付金额超过50万元、应收款逾期超过2年未催收的为一级风险；超付金额10-50万元、应收款逾期90日-2年未催收的为二级风险；超付比例10%以下、应收款逾期30-90日的为三级风险。3.变更签证不规范：核查合同履行中的所有变更（标的数量调整、价格变动、交付时间变更），是否签订了书面补充协议；现场签证是否有双方授权代表签字并加盖有效印章。寄送书面函件应当优先使用中国邮政EMS，快递单上必须明确标注函件内容（如“关于XX合同逾期交付的催收函”），留存快递底单与物流签收记录，不得使用普通民营快递寄送重要法律函件（部分民营快递的物流记录留存时间短、无法证明函件内容，在诉讼中存在不被采信的风险）。所有口头变更、仅微信/口头沟通无书面确认的，全部列为风险点。风险演化路径：无书面变更确认→结算时对方对变更内容不予认可→我方已支付的变更成本无法追回，或增加的工程量无法主张价款。判定标准：变更金额超过50万元无书面确认的为一级风险；变更金额10-50万元无书面确认的为二级风险；变更金额10万元以下无书面确认的为三级风险。3.4归档与证据风险核查合同原件（含主合同、附件、补充协议、往来函件、验收记录、付款凭证）是否按档案管理要求留存于公司档案库，电子扫描件是否上传至OA合同管理模块；履约过程中的沟通函件、会议纪要、快递底单是否完整留存。判定标准：合同原件丢失且对方不认可合同关系的为一级风险；合同原件留存但履约证据缺失30%以上的为二级风险；电子扫描件不清晰、归档编号错误的为三级风险。四、风险分级处置规则所有排查出的风险点严格按等级匹配处置权限与流程，优先采用成本最低、效率最高的方式化解风险，严禁处置不当导致风险扩大。1.一级风险处置：发现一级风险的单位，必须在24小时内通过OA流程直接报送集团法务部，由法务部负责人牵头成立专项处置小组（成员包含财务、业务、审计岗位人员），3个工作日内制定处置方案。处置方案优先选择协商补正的方式（与对方签订补充协议、完善手续、抵顶款项）；若对方不配合补正，立即行使不安抗辩权暂停付款、采取诉讼保全措施固定财产；严禁在风险未化解前继续向对方支付款项、或继续履行核心义务。一级风险处置情况每周由专项小组向总经理办公会汇报，处置完成后形成完整卷宗归档。2.二级风险处置：由各单位分管负责人牵头，10个工作日内完成处置。优先通过签订补充协议、补盖有效印章、发送书面函件确认的方式补正瑕疵；若无法补正，需制定风险应对预案（如提前备置替代供应商、留存好现有履约证据），处置完成后将证明材料报法务部备案销号。3.三级风险处置：由合同经办人在5个工作日内完成整改，完善归档材料、修正流程瑕疵，整改记录由本单位合同管理岗留存，无需上报集团。五、工作责任与考核要求本次排查实行“谁经办、谁负责，谁核查、谁担责”的终身追溯机制，所有排查签字记录存入个人工作档案，对形式主义、瞒报漏报的行为严肃追责。1.主体责任：各单位主要负责人是本单位排查工作的第一责任人，必须对本单位上报的排查结果真实性负责；合同经办人是所承办合同风险排查的直接责任人，必须如实填报风险点，不得隐瞒；联合核查组人员对核查结果负责，必须逐份核对合同原件与财务凭证，不得仅看上报材料就签字确认。2.考核标准：◦奖励：对按时完成排查、所有风险点整改闭环、排查后6个月内未发生新增合同纠纷的单位，在年度风控考核中加5分，给予单位联络人及核心排查人员每人500-1000元的现金奖励；对排查中发现重大风险隐患、避免公司经济损失超过100万元的个人，按避免损失金额的1%给予专项奖励。◦问责：对未在规定时间内报送排查材料、整改滞后的单位，给予主要负责人通报批评，扣减年度风控考核分3分；对排查中漏报、瞒报一级风险，后续引发诉讼或经济损失的，按《公司员工奖惩管理办法》追究经办人、部门负责人、单位负责人的责任，承担损失金额10%-30%的赔偿责任，情节严重的解除劳动合同；联合核查组在核查中应发现未发现一级风险，后续造成损失的，核查组成员承担连带考核责任。3.工作纪律：排查期间各单位不得擅自向相对方泄露排查出的风险点，避免被对方利用制造谈判筹码；严禁以排查为借口故意拖延正常合同款项支付、影响公司商业信誉。六、附件1.附件1：《合同风险排查登记表》序号合同编号合同名称相对方名称合同金额（万元）签订日期当前履约进度（%）排查发现风险点描述风险等级拟采取整改措施整改责任人整改完成时限备注2.附件2：《合同风险分级判定对照表》风险类别一级风险判定标准二级风险判定标准三级风险判定标准相对方风险签订