学校采购管理制度学校采购管理制度

学校采购管理制度学校采购管理制度学校采购活动必须严格遵循公开透明、公平竞争、公正诚信、廉洁高效的核心原则，覆盖从需求提出、预算编制、方式选择、合同履约到验收评价的全流程闭环管理，所有纳入学校统一管理的采购主体，包括校本部各行政职能部门、二级教学科研单位、附属机构、直属后勤服务单元，以及使用学校财政性资金、科研项目资金、捐赠专项资金、经营服务性收入开展的货物、工程、服务类采购行为，均需纳入统一制度框架约束，坚决杜绝无预算采购、超标准采购、拆分项目规避公开招标、利益关联交易等违规行为。学校成立采购工作领导小组作为采购管理最高决策机构，由校长担任组长，分管财务、后勤、纪检监察工作的校领导担任副组长，成员由财务处、资产管理处、审计处、纪检监察室、教务处、科研处、后勤管理处、工会、教师代表、学生代表组成，主要职责包括审定学校采购管理规章制度、年度采购预算及重大采购项目实施方案，审议采购工作中的重大争议事项，监督采购管理制度落地执行，统筹协调采购领域廉政风险防控工作。领导小组下设采购管理办公室作为常设执行机构，挂靠资产管理处，配备专职采购管理人员，具体负责采购流程的日常组织实施，包括采购文件编制审核、采购信息发布、评审活动组织、采购合同备案、供应商库管理、采购档案归集等日常工作，同时承担采购政策宣传、采购业务培训、采购数据统计上报等职责。财务处负责采购项目的预算审核、资金来源确认、采购资金支付审核，确保所有采购项目严格对应批复预算，无预算、超预算项目一律不予启动采购流程。审计处负责对采购全流程开展合规性审计，对重大采购项目实施全过程跟踪审计，对采购项目的预算执行、价格合理性、合同履约情况开展事后审计监督。纪检监察室负责受理采购领域的信访举报，查处采购活动中的违规违纪违法问题，对采购关键环节开展嵌入式监督，督促各岗位人员落实廉政责任。各二级单位作为采购需求的提出主体，需指定专人担任采购联络员，负责本单位采购需求的调研论证、参数编制、履约验收配合等工作，单位主要负责人对本单位提交的采购需求真实性、合规性承担首要责任。学校采购活动实行严格的预算前置管理机制，所有采购项目必须提前纳入年度部门预算编制范围，由需求单位结合事业发展规划、年度工作任务、资产存量情况科学测算采购需求，严禁超实际需求申报采购项目，严禁为提高采购标准刻意虚增预算金额。财务处在编制年度预算时，需联合资产管理处对各单位申报的采购项目进行存量比对，对已有同类资产且能满足使用需求的采购申请、对配置标准超出国家及学校规定的采购申请一律予以核减，对涉及信息化建设的采购项目需联合信息化管理部门开展技术兼容性审核，避免形成信息孤岛、重复建设问题。年度预算经学校党委会审议通过、报上级主管部门批复后，原则上不予调整，确因突发工作任务、应急保障需要新增的采购项目，需由需求单位提交专项申请，经分管校领导审核、采购工作领导小组审批、财务处落实资金来源后方可启动采购程序，其中达到“三重一大”决策标准的重大采购项目，需提交学校党委会集体研究决定。采购预算批复后，需求单位需在预算正式下达15个工作日内将详细的采购需求提交至采购管理办公室，需求编制必须符合国家相关强制标准、行业技术规范，明确采购标的的技术参数、服务要求、履约期限、验收标准，不得设置指向特定供应商、特定品牌的排他性条款，不得通过不合理的资质要求、技术门槛限制潜在供应商参与竞争。对涉及教学科研核心设备、重大基建维修、大额服务外包的采购项目，需求单位必须组织至少3名以上相关领域校外专家、行业一线操作人员、财务审计人员开展需求论证，论证重点包括采购需求的必要性、参数设置的合理性、预算金额的匹配性、履约验收的可操作性，论证专家需对论证结论签字确认，论证记录作为采购文件编制的核心依据，无专家论证记录的重大采购项目一律不予进入下一流程。学校严格按照采购金额、项目属性明确采购方式的适用标准，严禁以任何理由拆分项目、化整为零规避公开招标。其中，单次采购预算金额达到政府采购公开招标限额标准的货物、服务类项目，以及达到工程招标限额标准的工程类项目，必须严格执行公开招标程序，由采购管理办公室委托具备相应资质的政府采购代理机构，在政府采购指定媒介发布招标公告，公告期限不得少于法定20天，招标文件从发出到投标人提交投标文件截止时间不得短于法定期限。对符合非公开招标适用情形的项目，包括技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目，公开招标后没有供应商投标或者没有合格标的、重新招标未能成立的项目，采用公开招标方式的费用占项目合同金额比例过高的项目，需求单位需提交非公开招标申请，详细说明符合适用情形的具体依据，经采购管理办公室、财务处、审计处联合审核，报采购工作领导小组审批后，方可采用竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价等方式开展采购。其中达到政府采购限额标准的非公开招标项目，需按规定报上级财政部门审批同意后方可实施。对未达到政府采购限额标准的分散采购项目，由采购管理办公室建立校内小额采购交易平台，按照“高效便捷、公开竞争”的原则组织实施，其中单次采购金额在1万元以下的零星采购项目，由需求单位在学校定点供应商库中自主选择供应商，采购完成后凭正规发票、采购明细、验收记录到财务处报销；单次采购金额在1万元以上、未达到政府采购限额标准的项目，由采购管理办公室通过校内采购平台发布采购公告，邀请不少于3家符合资质要求的供应商参与报价或响应，按照质量优先、价格合理的原则确定成交供应商，采购记录全程留痕、公开可查。采用单一来源采购方式的项目必须严格满足法定适用情形，即只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求需要继续从原供应商处采购且添购资金总额不超过原合同采购金额10%，采购前必须按规定开展单一来源论证，由3名以上相关领域专家出具论证意见，在学校官网和政府采购指定媒介进行公示，公示期不得少于5个工作日，公示无异议后方可开展采购，严禁将不符合单一来源适用情形的项目以单一来源方式实施采购。对涉及自然灾害、事故灾难、公共卫生事件等应急保障的紧急采购项目，需由需求单位提交应急采购申请，经校长办公会专项审批后启动应急采购流程，可先行组织采购保障需求，事后7个工作日内补齐全部采购流程资料，严禁以应急采购名义规避正常采购程序、采购非应急所需物资。采购评审环节是采购活动的核心风险节点，必须建立严格的评审组织、专家抽取、现场管理、结果确认机制，确保评审过程独立、客观、公正。公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商等需要组建评审委员会的采购项目，评审专家必须从政府采购评审专家库中随机抽取，其中技术类、经济类专家人数不得少于评审委员会成员总数的三分之二，对技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，经上级财政部门同意后可以按规定程序自行选定评审专家，自行选定的专家必须具备相关专业高级职称或者同等专业水平，且与参与采购的供应商无利益关联。评审现场实行全封闭管理，所有参与评审的人员、现场工作人员必须将通讯设备统一存放，不得擅自离开评审区域，不得与外界进行无关联系，评审过程全程录音录像，音像资料留存时间不得少于15年。评审专家需严格按照采购文件规定的评审标准、评审方法独立评审，不得擅自改变评审标准，不得对特定供应商给予倾向性评分，对评审中发现的供应商围标串标、提供虚假材料谋取中标的情形，要及时向现场工作人员反映并出具书面认定意见。采购管理办公室要安排专人担任现场评审组织者，负责核对评审专家身份、宣读评审纪律、解释采购文件相关内容，但不得就评审事项发表倾向性意见，不得干预评审专家的独立评审权。需求单位可派1名代表作为采购人代表参与评审，采购人代表的评审权限与其他评审专家一致，但不得在评审过程中发表指向特定供应商的言论，不得引导其他评审专家打分。评审结束后，评审委员会要出具书面评审报告，按照得分高低或者报价排序推荐成交候选人，评审报告需由所有评审专家签字确认，对评审结论有异议的专家需书面说明不同意见并签字，不说明理由又不签字的视为同意评审结论。采购结果确定后，采购管理办公室要在法定时间内在政府采购指定媒介、学校官网发布成交结果公告，公告内容包括成交供应商名称、成交金额、主要标的信息、评审专家名单，同时告知未成交供应商未成交原因，公告期限不得少于1个工作日，公告期内无有效质疑的，向成交供应商发出成交通知书。采购合同是履约验收、资金支付的核心依据，所有采购项目在成交通知书发出之日起30日内，必须由采购管理办公室联合需求单位、法务部门按照采购文件、成交供应商的响应文件拟定采购合同文本，合同内容必须明确采购标的的数量、质量、规格型号、服务要求、履约期限、付款进度、验收标准、违约责任、争议解决方式，不得与采购文件、成交供应商响应文件的实质性内容相背离，不得签订背离合同实质性内容的补充协议。采购合同实行分级审核签署机制，单次采购金额在10万元以下的合同，由需求单位主要负责人、采购管理办公室主任审核后，授权采购管理办公室主任签署；单次采购金额在10万元以上、100万元以下的合同，经财务处、审计处、法务岗位审核后，报分管校领导签署；单次采购金额在100万元以上的合同，经法务部门开展合法性审核后，报校长签署，其中涉及“三重一大”事项的重大合同需经学校党委会审议通过后签署。合同签署完成后，采购管理办公室要在7个工作日内将合同副本报送财务处、审计处备案，作为资金支付、审计监督的依据，未按规定签署合同、未完成备案的采购项目，财务处一律不予支付资金。合同履行过程中，需求单位要安排专人全程跟踪履约情况，及时发现供应商未按合同约定供货、提供服务、开展工程建设的问题，第一时间向采购管理办公室反馈，按照合同约定追究供应商违约责任，不得擅自同意供应商降低履约标准、延期履约。确因客观情况需要变更合同实质性内容的，需由需求单位提交变更申请，说明变更理由、变更内容、对合同金额的影响，经采购管理办公室、财务处、审计处审核，报分管校领导审批后方可签订补充协议，其中合同变更金额超过原合同金额10%的，需重新组织采购，严禁通过合同变更规避采购程序。采购验收环节是保障采购质量的最后关口，必须建立“谁需求、谁验收、谁负责”的验收责任机制，坚决杜绝“重采购、轻验收”的问题。采购项目履约完成后，供应商提交验收申请，由需求单位牵头组建验收小组，小组成员包括需求单位使用人员、资产管理人员、技术专家，对大型设备、复杂工程、大额服务类采购项目，必须邀请校外相关领域专家、审计人员参与验收，与供应商存在利益关联的人员不得进入验收小组。验收过程必须严格对照采购合同、采购文件、投标响应文件列明的技术参数、服务标准、工程量清单逐一核对，对货物类项目要现场查验数量、规格型号、出厂合格证、质检报告，开展设备开机试运行，核对设备配件、耗材、技术资料是否齐全；对工程类项目要按照施工图纸、工程量清单开展现场核验，对隐蔽工程要查验施工记录、监理记录，必要时聘请第三方检测机构开展工程质量检测；对服务类项目要对照服务方案、考核标准开展服务满意度测评、服务成果核查，确认服务内容符合合同要求。验收结束后，验收小组要出具书面验收报告，详细列明验收过程、各项内容的验收结果、是否通过验收的明确结论，所有验收小组成员要在验收报告上签字确认，对验收结论负责。对验收中发现的不符合合同要求的问题，要当场向供应商提出整改要求，明确整改期限，整改完成后重新组织验收，整改产生的所有费用由供应商承担，未按合同约定整改到位的，按照合同约定追究供应商违约责任，不予支付剩余款项，情节严重的纳入供应商黑名单管理。涉及固定资产登记的采购项目，验收合格后需求单位要在10个工作日内到资产管理处办理资产入账手续，建立资产卡片，明确资产使用人、存放地点，落实资产管理责任，未办理资产入账手续的项目，财务处不予支付尾款。采购资金支付必须严格按照合同约定的付款进度执行，由供应商按照合同约定提交付款申请、正规发票、履约进度证明、验收合格证明等材料，经需求单位确认履约情况、采购管理办公室审核采购流程合规性、财务处审核预算匹配性及票据合规性后，按照学校财务审批权限逐级审批支付。对货物类采购项目，原则上预留不低于合同金额10%的质量保证金，待质保期满无质量问题后再予以支付；对工程类采购项目，严格按照工程进度付款，竣工结算前付款总额不得超过合同金额的80%，竣工审计完成后按照审计结论支付至结算金额的97%，预留3%的工程质量保证金，待质保期满工程无质量问题后支付；对服务类采购项目，按照季度或者半年度服务考核结果支付款项，考核不合格的对应时段款项不予支付。所有采购资金支付必须严格执行公务卡结算、国库集中支付相关规定，严禁将采购资金支付到合同约定以外的账户，严禁无依据提前支付采购款项。学校建立统一的采购供应商管理制度，由采购管理办公室牵头建立合格供应商库，对申请入库的供应商开展资质审核，将具备独立承担民事责任能力、具有良好商业信誉、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、参加采购活动前3年内无重大违法记录的供应商纳入库内管理，库内供应商实行分类管理、动态考核。采购管理办公室联合需求单位每年度对库内供应商的履约情况、产品质量、服务水平、价格合理性开展考核评价，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级，对考核优秀的供应商在后续采购中给予优先考虑，对考核不合格的供应商取消入库资格，2年内不得参与学校任何采购活动。建立采购供应商黑名单制度，对存在提供虚假材料谋取中标成交、采取不正当手段诋毁排挤其他供应商、与采购人或其他供应商恶意串通、无正当理由不与学校签订合同、不按合同约定履行义务、提供假冒伪劣产品、将采购项目擅自分包转包等违规行为的供应商，一律纳入黑名单，3年内禁止参与学校采购活动，涉嫌违法的移送司法机关处理。供应商对采购活动、成交结果、验收结论、合同履约存在异议的，可以按照法定程序向采购管理办公室提出质疑，采购管理办公室要在收到质疑后7个工作日内作出书面答复，对质疑答复不满意的，供应商可以按照规定向上级财政部门提起投诉，任何单位和个人不得阻挠供应商依法行使质疑、投诉权利。采购档案是采购活动全流程的历史记录，必须建立规范的档案归集、保管、查阅机制，采购管理办公室安排专人负责采购档案管理，从采购项目预算编制开始，按照“一项一档”的要求，将采购需求论证材料、预算批复文件、采购方式审批材料、采购公告、采购文件、供应商响应文件、评审专家抽取记录、评审过程音像资料、评审报告、成交结果公告、成交通知书、采购合同、验收报告、资金支付凭证、质疑投诉答复材料等全部资料收集齐全，按照档案管理规范整理归档，采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少保存15年，其中重大采购项目的档案要永久保存。查阅采购档案必须经采购管理办公室主任审批，履行登记手续，严禁擅自涂改、复制、销毁采购档案，涉及国家秘密、商业秘密的采购档案要按照保密管理规定严格管理，严禁泄露涉密信息。学校采购领域廉政风险防控实行“一岗双责”机制，所有参与采购活动的工作人员必须严格遵守廉政纪律，不得与供应商私下接触，不得接受供应商的礼品、礼金、宴请、旅游安排等任何形式的利益输送，不得在采购活动中为特定供应商打招呼、谋便利，不得泄露评审专家信息、评审过程情况、其他供应商的响应信息等需要保密的内容。采购管理关键岗位人员实行定期轮岗制度，采购文件编制、评审组织、合同管理、验收管理等岗位人员每3年轮岗一次，防范长期在同一岗位产生的廉政风险。审计处每年度对学校采购管理制度执行情况开展专项审计，重点审计是否存在无预算采购、规避公开招标、采购流程不合规、合同履约不到位、验收走过场等问题，对审计发现的问题建立整改台账，明确整改责任、整改时限，督促相关单位整改到位。纪检监察室对采购活动开展全流程监督，畅通信访举报渠道，对收到的采购领域问题线索及时核查处置，对存在违反采购管理制度、谋取不正当利益的工作人员，按照干部管理权限依规依纪依法给予党纪政务处分，涉嫌犯罪的移送司法机关依法追究刑事责任，对采购活动中存在的履职不力、把关不严造成学校资金损失、资产浪费的，严肃追究相关单位和人员的责任。学校定期组织采购业务培训，面向各二级单位采购联络员、采购管理岗位人员、评审参与人员开展政府采购政策、学校采购制度、