2026年档案借阅销毁管理规范测试题及答案

2026年档案借阅销毁管理规范测试题及答案一、单项选择题1.依据《2026年档案借阅销毁管理规范》，档案借阅利用应当坚持的原则是（）A.自由查阅，随借随还B.严格审批，确保安全，便于利用C.优先保障外部人员需求D.最大限度开放，减少控制答案：B解析：档案借阅必须将安全保密放在首位，同时兼顾利用效率。自由开放、减少控制等做法容易导致档案损毁或泄密，不符合规范要求。外部人员查阅有更严格的条件，不能优先于内部利用。2.本单位工作人员因工作需要查阅秘密级档案，应当报（）批准。A.档案管理人员B.形成该档案的部门负责人C.单位分管档案工作的领导D.单位主要负责人答案：B解析：规范明确，查阅秘密级档案由形成部门负责人审批，以便结合业务掌握知悉范围；机密级和绝密级的审批权限逐级提升。档案管理人员无权自行决定。3.外单位人员借阅本单位档案，必须持有的材料是（）A.本人身份证B.工作证和身份证C.所在单位介绍信及本人有效身份证明D.任何证明均不需要答案：C解析：外单位人员利用档案，需要提供其所在单位批准的介绍信，以证明其身份和利用目的，并经档案部门负责人批准后方可查阅。4.借阅档案的一般期限为（）A.3天B.5天C.7个工作日D.15个工作日答案：C解析：规范规定，借阅普通档案的期限原则上不超过7个工作日。到期确需继续使用的，应当在期满前办理续借手续，且只能续借一次。5.借阅档案时，下列行为被严格禁止的是（）A.在阅览室内阅读B.摘抄必要内容C.将档案带出库房在办公室使用D.转借给本单位部门负责人答案：C解析：一般档案原则上在档案阅览场所使用，需要带出库房的，须经批准并办理借出手续。转借行为无论借给谁都违反保密要求，更被严格禁止。6.复制档案时，档案复制件应当（）A.由借阅人自行保管使用B.加盖档案部门印章并注明编号、日期C.视同普通文件随意处置D.复制后立即销毁答案：B解析：档案复制件具有与原件同等的效力，必须经过审核并在复制件上标明出处、档号、批准编号和日期，以保障来源可查、责任可究。7.对到期档案进行鉴定销毁时，必须首先成立（）A.档案管理委员会B.鉴定小组C.保密委员会D.机关党委答案：B解析：鉴定小组由档案部门、业务部门、保密部门和信息技术部门人员联合组成，负责对拟销毁档案逐件进行价值审查，形成鉴定意见。8.销毁档案前，应当编制（）A.档案移交清单B.档案销毁清册C.档案借阅登记簿D.档案利用效果记录答案：B解析：销毁清册是销毁审批和监销的核心凭证，内容包括档案的全宗号、案卷目录号、档号、题名、形成时间、保管期限、页（件）数等。9.实施档案销毁时，现场监销人员不得少于（）A.1人B.2人C.3人D.4人答案：B解析：为防止擅自销毁或销毁不彻底，规范要求至少两名监销人员全程在场，共同对销毁清册、实物、销毁过程和结果进行监督确认。10.电子档案销毁的关键要求是（）A.将文件删除并清空回收站B.格式化存储设备C.采用符合保密标准的专业手段彻底清除数据或物理销毁存储介质，确保不可恢复D.仅将档案移出电子档案管理系统答案：C解析：普通删除和格式化仍可通过技术手段恢复，不符合销毁要求。电子档案必须通过数据擦除、消磁、物理损毁或焚烧等不可逆方式处理，并留存操作记录和影像证据。二、多项选择题1.下列档案中，不得列入销毁范围的有（）A.保管期限尚未届满的档案B.仍具有查考利用价值的档案C.涉及国家秘密且尚未解密或未到期档案D.属于永久保存的档案答案：ABCD解析：任何未到期、仍有现实和长远价值、仍在保密期限内的档案，以及依法应当永久保存的档案，均严禁销毁，必须继续妥善保管。2.档案借阅登记的内容应当包括（）A.借阅人姓名、单位及联系方式B.利用目的和借阅期限C.档案档号、题名、数量D.审批意见及审批人答案：ABCD解析：健全的借阅登记是档案管理、追责和保密检查的基础。信息不完整将导致利用过程无法追溯，也容易造成档案失控。3.档案鉴定小组的主要职责包括（）A.逐件审查拟销毁档案的内容和保管期限B.编制鉴定报告和销毁清册C.对保存价值存在争议的档案作出决定D.指派人员参与销毁现场全过程监督答案：ABC解析：鉴定小组负责“该不该销毁”的判定和报批，现场监销由专门的监销人员负责。小组可以监督销毁，但这不是其主要职责，D项不选。4.档案监销人员的职责包括（）A.销毁前逐件核对清册与实物是否一致B.全程在场监督销毁过程C.确认销毁方式符合批准要求D.在销毁记录上签名并留存影像资料答案：ABCD解析：监销人必须确保应销尽销、不销错一件、不偷偷留一件。核对、监督、确认、签字和留存影像，都是完整履行监销责任的重要内容。5.下列电子档案销毁方式中，符合规范要求的有（）A.使用专业消磁设备破坏磁性载体数据B.对存储介质进行物理粉碎C.将文件删除后清空回收站D.使用专用软件反复擦写覆盖数据答案：ABD解析：仅删除并清空回收站不能保证数据不可恢复，构不成熟练可靠的销毁结果。消磁、物理摧毁和多次擦写均能有效消除电子数据。三、判断题1.档案借出后，借阅人因工作需要可以将档案转借给同事使用，只要及时归还即可。（）答案：错误解析：档案借阅实行“谁批准、谁借阅、谁负责”的原则，转借他人会导致利用行为脱离审批监管，即使同事也不允许，必须重新办理借阅手续。2.外单位人员持本单位介绍信和身份证明查阅档案时，还应当征得档案部门负责人同意。（）答案：正确解析：外部利用涉及档案安全，必须由档案部门履行审批程序，必要时应告知形成部门或保密部门共同把关。3.档案归还时，管理人员只需清点数量，无需检查文件是否涂改、损坏。（）答案：错误解析：归还时必须逐一核对档案的完整性、页面状况和装订情况，发现涂改、圈划、撕页等立即记录并追责。4.任何单位和个人不得私自销毁档案，必须依法履行鉴定和审批程序。（）答案：正确解析：这是档案管理和《档案法》的基本要求，未经批准随意销毁属于严重违法行为。5.保管期限已经届满的档案，可以不再进行鉴定而直接销毁。（）答案：错误解析：保管期限届满不等于没有任何价值，必须经过鉴定小组审查，确认确实无保存利用价值后，再按照规定程序报批销毁。6.销毁秘密级档案时，可以使用普通碎纸机粉碎后作为废纸出售。（）答案：错误解析：秘密级档案必须采用符合保密要求的方式销毁，交由保密行政管理部门指定的专门机构处理，碎纸后作为废纸出售极易造成泄密。7.电子档案只要从系统中删除，就视为已经完成销毁。（）答案：错误解析：系统中删除不等于存储介质上的数据被彻底消除，必须采用专门技术手段擦除或物理销毁介质，确保不可恢复。8.档案销毁清册和销毁情况记录应当永久保存备查。（）答案：正确解析：销毁记录是证明销毁行为合法性的唯一凭据，必须永久保存，以接受监督检查和将来可能的追溯。9.档案借阅期限届满后，经批准可以办理续借，续借次数不受任何限制。（）答案：错误解析：为避免档案长期滞留在个人手中，规范通常只允许续借一次。多次续借必须重新申请审批。10.涉及个人隐私的档案，利用时应当严格限定于正当目的，并采取措施防止隐私扩散。（）答案：正确解析：尊重和保护个人隐私是档案利用的重要原则，任何利用行为都不得超出合法范围，更不得擅自公开。四、简答题1.简述档案借阅利用的基本流程。答案：（1）提交申请：借阅人填写借阅申请，写明拟借档案的档号、题名、利用目的、所需期限等。（2）逐级审批：由档案部门根据密级和利用范围履行审批手续，秘密级以上的档案须经业务部门、分管领导或保密部门批准。（3）办理登记：批准后，档案管理人员核验借阅人身份和审批凭证，登记借阅台账或电子系统。（4）当面交接：双方清点档案实体数量、确认内容完整，签字后交付。（5）依规使用：借阅人严格按照申请用途利用，不得转借、涂改、拍照或私自摘录。（6）按期归还：归还时当面检查是否完整无损，办理归还销账并及时入库上架。2.简述档案销毁的法定程序。答案：（1）成立鉴定小组：由档案部门牵头，结合业务部门、保密部门、信息化部门人员组成。（2）逐件审查：对到期档案进行价值鉴别，筛选出确无保存价值的档案。（3）形成报告和清册：编制鉴定报告和档案销毁清册，逐项列明拟销毁档案信息。（4）报请审批：按规定权限报机关分管领导、上级主管部门或保密行政管理部门批准。（5）选择销毁方式：依据档案密级和载体形态确定化浆、粉碎、焚烧、数据擦除等适宜方式。（6）实施销毁和监销：至少两名监销人员全程监督，确保批准范围内的档案全部彻底销毁。（7）记录存档：详细记录销毁时间、地点、方式、数量、监销人，并留存影像资料，销毁记录永久保存。3.档案销毁清册应当包含哪些主要内容？答案：档案销毁清册应当包括：序号、全宗号、案卷目录号、案卷号或档号、题名、责任者、形成时间、所属年度、保管期限、页（件）数、密级、鉴定意见、审批意见、销毁方式、监销人姓名、销毁地点、销毁时间等。清册必须逐项填写，准确无误，供审批和监销使用，并永久存档。五、案例分析题某机关档案员李某在整理库房时，发现一批积压多年的老旧档案长期没有利用，认为占用空间，便未向任何人请示，私自将其中几十卷档案卖给废品收购站。后经核查，这些档案中包括本单位早年人事任免记录，以及部分尚未解密的文件，造成严重后果。请回答：李某违反了哪些规定？应承担什么责任？该单位暴露出哪些管理漏洞？应如何整改？答案：（1）李某违反的规定：违反了“档案严禁私自处理”的规定。档案是国家和社会的重要历史财富，任何个人不得擅自变卖、转让或销毁档案。违反了“档案销毁必须经过鉴定、审批和监销”的规定。案中档案未经过鉴定小组审查，也未编制销毁清册，更未经批准，属于私自销毁。涉及尚未解密的文件，李某的行为同时违反了国家保密法律法规，造成泄密。违反《档案法》和《2026年档案借阅销毁管理规范》中关于档案工作人员职责和纪律的要求。（2）李某应承担的责任：根据《档案法》相关规定，对擅自销毁、出卖档案的直接责任人员，由县级以上档案主管部门给予警告、罚款；造成损失的依法承担赔偿责任；属于国家秘密泄露的，由保密行政管理部门依法查处，情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。其所在单位还应当依据内部纪律，对李某给予相应的行政处分，并调离档案工作岗位。若该批档案的出售导致国家秘密扩散，李某和国家秘密责任人还可能被追究法律责任。（3）该单位暴露的管理漏洞：库房管理不规范，档案出库无人登记、无人确认，内部人员可以随意接触并携带档案离开。档案定期检查和清库制度缺失，以致积压多年的档案长期无人清点核验。档案密级标识不清晰，未解密文件与普通文件混合存放，保密措施形同虚设。对档案人员的教育培训和日常监督不到位，工作人员缺乏法治观念和保密意识。没有建立完善的档案销毁监督制约机制，使个别人能够私自处置档案。（4）整改措施：立即开展档案库房全面清点和盘库，彻底