2026年事业单位公共基础知识收发文归档规范复习题及答案

2026年事业单位公共基础知识收发文归档规范复习题及答案1.单项选择题1.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，下列收文材料中，不属于应当归档范围的是（）A.上级机关下发的属于本机关主管业务并需要执行的文件B.上级机关印发的供工作参考的抄件C.本机关重要的职能活动形成的调研报告D.平行单位协商工作签署的合同协议答案：B解析：现行归档规范明确规定，上级机关抄送的不需要本机关办理的一般性文件、供工作参考的抄件不属于归档范围，这类文件不反映本机关核心职能活动，也无长期保存价值。A选项属于上级针对本机关业务的指令性文件，是本机关开展工作的依据，必须归档；C选项是本机关职能活动产出的重要成果材料，应当归档；D选项是平行单位往来的法定性业务材料，反映本机关对外协作情况，应当归档，因此只有B选项不属于归档范围。2.我国现行文书档案保管期限划分为（）A.永久、30年、10年B.永久、20年、10年C.长期、短期、永久D.长期、中期、短期答案：A解析：2006年国家档案局修订发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》正式将原有的“永久、长期、短期”三级分类调整为“永久”加“定期”分类，定期期限进一步划分为30年和10年，其中永久保管对应反映本机关重大职能活动、需要永久保存的档案，30年保管对应反映本机关一般性重要职能活动的档案，10年保管对应本机关一般性事务性档案，因此A选项分类正确。3.根据《党政机关公文处理工作条例》，发文办理流程中，哪一环节完成后，发文的定稿与正本才符合归档的基本要求（）A.核发B.登记C.印制D.签发答案：A解析：发文办理的完整流程为复核、登记、印制、核发，核发是对印制完成的公文的格式、内容、印鉴等进行最终核对确认的环节，只有经过核发确认无误的公文才能正式对外分发，因此核发完成意味着发文办理流程全部结束，此时定稿与正本才可以整理归档。签发是发文定稿前的审批环节，登记是发文前的信息登记环节，印制是公文的印刷环节，都未完成全部发文流程，因此A选项正确。4.下列关于收文归档份数的要求，符合现行机关归档规范的是（）A.所有收文归档份数不得少于2份，其中正本1份，副本1份B.绝密级公文归档只需1份，无需留存多余份数C.需要多部门贯彻执行的重要收文，归档份数可以根据实际需要增加，一般不超过3份D.外来文件归档只需归档正本，草稿无需归档答案：C解析：A选项错误，一般性收文归档只需要留存1份正本即可，并非所有收文都要求不少于2份；B选项错误，绝密级公文一般需要归档2份，一份存入常规文书档案，一份存入保密专库档案，满足不同管理需求，并非只需要1份；D选项错误，重要外来收文如果有本机关拟办、批办的修改草稿，草稿反映了收文的办理过程，具有保存价值，也需要归档；C选项符合规范，针对需要多部门执行、有多个使用需求的重要收文，可以根据实际管理需求增加归档份数，一般控制在3份以内，避免不必要的资源浪费，因此C选项正确。5.机关单位合并时，原机关全部需要归档的收发文材料应当（）A.由合并后的机关统一管理B.由原机关负责人分别保管C.移交同级档案馆直接保存D.全部销毁无用部分，剩余部分由原上级机关保管答案：A解析：根据《党政机关公文处理工作条例》以及档案管理相关规范，机关合并时，原机关的全部公文以及归档材料应当交由合并后的新机关统一管理，保持档案的完整性和连续性；机关撤销时，才需要将整理好的归档材料按照规定移交同级档案管理部门。因此只有A选项符合规范要求。6.关于发文归档，下列说法正确的是（）A.发文归档只需要归档正式印发的正本，发文草稿不需要归档B.本机关负责人签发后的发文定稿必须归档C.联合发文，所有联署机关都必须归档所有原件，不得只归档副本D.更正后的发文，只需要归档更正后的新版本，原版本无需归档答案：B解析：A选项错误，涉及重大政策调整、重要事项决策的发文，其草稿、历次修改稿反映了发文内容的形成过程，具有重要的保存价值，应当随同定稿正本一并归档；C选项错误，联合发文由主办机关归档完整原件，其他联署机关只需要归档副本以及本机关的审批流程材料即可，无需要求所有机关都归档原件；D选项错误，更正后的发文正式版本归档后，原错误版本也需要归档，保留公文修改的完整轨迹，方便后续核查；B选项正确，发文定稿是经过负责人签发的法定稿本，是发文内容的原始依据，必须归档保存，因此B选项正确。7.我国现行《归档文件整理规则》规定的归档文件整理核心单位是（）A.件B.卷C.份D.套答案：A解析：我国从2000年开始推行新的归档文件整理方法，正式以“件”为整理单位取代传统的“案卷”整理单位，简化了归档整理流程，提升了档案利用效率，因此核心整理单位是“件”，A选项正确。8.下列哪一类发文材料应当列为永久保管（）A.本机关制定的一般性规范性文件B.本机关召开的一般性工作会议的材料C.本机关职能活动中形成的重大问题的调研报告D.本机关年度一般性工作计划答案：C解析：根据保管期限划分标准，反映本机关重大职能活动、涉及重大问题决策、重要政策制定的材料才需要永久保管，A选项一般性规范性文件保管期限为30年，B选项一般性工作会议材料保管期限为10年，D选项年度一般性工作计划保管期限为10年，只有C选项重大问题的调研报告是反映本机关核心职能活动的重要材料，需要永久保管，因此C选项正确。9.收文办理过程中，需要清退的公文不包括下列哪一类（）A.绝密级公文B.有重大错漏的公文C.仅供征求意见的草稿公文D.已经办理完毕的业务类收文答案：D解析：公文清退是指将办结后的公文按照规定退还给原发文机关或者指定管理部门的流程，需要清退的公文主要包括绝密级公文、有重大错漏需要收回纠正的公文、仅供征求意见讨论的草稿公文、按约定需要退回的公文等，已经办理完毕属于本机关归档范围的业务类收文不需要清退，直接整理归档即可，因此D选项不属于清退范围，正确。10.下列关于归档文件分类的说法，错误的是（）A.归档文件可以按照年度分类B.归档文件可以按照机构分类C.归档文件可以按照保管期限分类D.归档文件必须按照发文机关级别分类答案：D解析：归档文件分类没有强制要求必须按照发文机关级别分类，常用的分类方法有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法、问题分类法等，单位可以根据自身实际情况选择合适的分类方法，因此D选项说法错误，符合题意。二、多项选择题1.根据收发文归档规范，下列属于收文应当归档范围的有（）A.上级机关召开会议印发的需要本机关贯彻执行的会议文件B.下级机关报送的重要的工作总结、请示C.同级机关联合印发的需要本机关执行的文件D.上级机关负责人视察本机关工作时形成的题词、讲话录音材料答案：ABCD解析：凡属于反映本机关职能活动、记录本机关工作历程、具有保存价值的收文材料，都应当纳入归档范围。A选项是需要本机关执行的上级会议文件，是本机关开展相关工作的依据，应当归档；B选项下级机关报送的重要工作总结和请示，是本机关开展业务指导和决策的重要依据，应当归档；C选项同级联合印发需要执行的文件，属于本机关业务范围内的工作依据，应当归档；D选项上级负责人视察形成的题词、讲话材料，是本机关重要工作活动的原始记录，具有重要保存价值，应当归档，因此四个选项全部正确。2.完整的发文归档材料通常包括（）A.发文定稿B.正式印发的正本C.重要发文的修改稿、草稿D.发文过程中的拟稿单、会签单答案：ABCD解析：发文归档不仅需要保存最终的正本，还需要保存反映发文产生全过程的原始材料，发文定稿是经审批的法定稿本，必须归档；正式正本是对外印发的正式版本，必须归档；重要发文的历次修改稿、草稿以及拟稿单、会签单，完整记录了发文从起草到审批的全部流程，具有重要的查考价值，也应当纳入归档范围，因此四个选项全部正确。3.下列关于收发文归档时间要求的说法，正确的有（）A.收文承办完毕后必须在一个月内整理归档，不得跨年度存放B.机关当年办理完毕的收发文材料，一般应当在次年上半年完成整理归档工作C.跨年度的工作计划，应当放在开始实施的年度归档D.跨年度的工作总结，应当放在总结对应的最后一年归档答案：BCD解析：A选项错误，机关收文是全年持续产生的，不需要承办一份就归档一份，一般是年度结束后统一整理上一年度所有办结的收发文，承办完毕未到年度归档时间的，可以临时存放，不需要必须一个月内归档；B选项符合现行规范要求，一般要求机关在次年6月底前完成上一年度收发文的归档工作；C、D选项符合跨年度文件的归档规则，跨年度工作计划的起始年度为实施年度，因此放入起始年度归档；跨年度工作总结的完成年度是总结周期的最后一年，因此放入完成年度归档，因此BCD正确。4.归档文件整理应当遵循的基本原则包括（）A.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系B.区分文件的不同保存价值C.便于档案的保管和利用D.必须按照发文机关级别高低排序整理答案：ABC解析：归档文件整理的三项核心原则是：遵循文件形成规律、保持文件间有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。对文件排序整理并没有强制要求必须按照发文机关级别排序，单位可以根据自身分类方法选择排序方式，因此D选项不属于基本原则，ABC正确。5.下列关于归档后收发文档案利用的说法，符合规范要求的有（）A.本机关工作人员因工作需要，可以按照单位内部审批程序借阅归档的收发文材料B.外部单位查阅归档公文，必须持有单位正式介绍信，经档案保管部门和相关业务部门批准后方可查阅C.涉及国家秘密的归档公文，必须按照保密管理规定提供利用，不得擅自扩大知悉范围D.归档公文一般不得带出档案保管场所，确因工作需要带出的，必须经相关负责人批准并按时归还答案：ABCD解析：以上四项表述都符合机关档案利用的规范要求，档案利用既要满足工作需求，也要保障档案安全和保密安全，因此四个选项全部正确。6.对不属于归档范围、需要销毁的收发文材料，应当遵循的处理程序包括（）A.对需要销毁的公文逐一清点，编制完整的销毁清册B.销毁清册需要由本机关档案部门永久保存备查C.销毁公文必须经过本机关分管负责人审核批准D.绝密级公文必须送到指定的保密销毁机构销毁，不得自行销毁答案：ABCD解析：不归档公文的销毁必须严格履行法定程序，防止失泄密风险，四个选项都符合销毁程序要求，因此全部正确。7.下列关于联合行文归档的说法，正确的有（）A.联合行文由主办机关归档完整的原件材料B.联署发文机关只需归档本机关的审批流程材料和公文副本即可C.联合行文的发文定稿一般由主办机关留存归档D.所有联合发文机关都必须归档公文原件，否则不符合归档规范答案：ABC解析：联合行文归档规则明确，主办机关负责归档完整的原件、定稿以及全部流程材料，联署机关只需要归档本机关的审批材料和公文副本，不需要所有机关都归档原件，因此D选项错误，ABC正确。8.下列哪些收发文材料的保管期限应当定为30年（）A.本机关制定的一般性政策性文件B.下级机关报送的重要业务问题的请示C.本机关召开的中型工作会议的主要文件D.本机关的季度一般性工作计划答案：ABC解析：根据保管期限划分标准，季度一般性工作计划属于一般性事务材料，保管期限为10年，其余三类材料都属于一般性重要材料，保管期限定为30年，因此ABC正确。三、判断题1.凡属本机关职权范围内，反映本机关主要职能活动和历史面貌的收发文材料，都应当纳入归档范围。（）答案：√解析：这是对归档范围核心界定的准确表述，符合归档规范的基本要求，因此说法正确。2.收文办理中，凡是需要本机关办理的公文，办理完毕后都需要清退给原发文机关，不需要归档。（）答案：×解析：需要本机关办理的收文办理完毕后，属于本机关归档范围的，应当整理归档，只有不需要本机关办理、按照规定需要清退的公文才需要退回原发文机关，因此说法错误。3.所有发文的草稿都不需要归档，只有定稿和正本需要归档。（）答案：×解析：涉及重大决策、重要政策的发文，其草稿和修改稿完整反映了发文内容的形成过程，具有重要的查考价值，应当归档，因此说法错误。4.机关工作人员岗位变动或者调离机关时，个人不得私自带走或者销毁应当由单位归档的公文件材料。（）答案：√解析：收发文归档材料属于单位所有，不属于个人，工作人员变动时必须将所有办理完毕的公文全部移交单位档案部门，不得私自留存带走，因此说法正确。5.年度归档时，不管收文是否办理完毕，都必须全部归入当年档案，不得留在下一年度。（）答案：×解析：跨年度未办理完毕的收文，可以先在当年登记，等办理完毕后再归入办结年度归档，不需要必须强行归入当年档案，因此说法错误。6.归档文件装订要求左侧装订，装订应当牢固整齐，不掉页，不影响字迹，便于长期保存。（）答案：√解析：这符合归档文件装订的基本规范要求，因此说法正确。7.所有永久保管的归档文件，形成后必须立即移交同级档案馆，本机关不得留存。（）答案：×解析：永久保管的归档文件，先由本机关档案部门保管满一定年限后，再按照规定向同级档案馆移交，不是形成后立即移交，本机关工作中也需要长期查用，因此说法错误。8.由本机关起草、上级机关名义印发的公文，本机关不需要归档，因为上级机关已经归档。（）答案：×解析：由本机关起草、上级印发的公文，是本机关参与办理的重要工作，反映本机关的职能活动，本机关也需要归档相关材料，方便后续查用，因此说法错误。四、案例分析题案例：某区人力资源和社会保障局2025年度办理了一系列收发文，整理归档时出现以下做法：①收到省人社厅印发的《关于做好2025年高校毕业生就业见习工作的通知》，该文件属于该区人社局主管业务范围，需要贯彻执行，该局办公室认为原件需要退回省人社厅，仅将复印件归档；②该局办公室印发了《关于2025年区人社局机关每周学习安排的通知》，属于年度机关内部一般性事务安排，该局将该文件定为永久保管；③该局和区财政局联合印发了《区就业补助资金管理办法》，主办单位为该区人社局，该局仅归档了最终印发的正本，未归档发文定稿、会签单等流程材料，区财政局仅归档了公文副本，未留存本机关会签审批的相关材料；④该局2025年12月完成了《区人社局2021-2025年五年工作总结》，办公室工作人员将该总结归入2025年度档案；⑤整理时发现有6份上级机关发来的供工作参考的抄件，不需要办理也不属于归档范围，办公室工作人员嫌流程麻烦，直接将这些文件当作废纸卖给了单位门口的废品回收站，未履行任何审批登记手续。问题：请结合现行收发文归档规范，逐一指出上述做法的正误，并说明理由和正确做法。参考答案：①该做法错误。理由：上级机关发来的属于本机关主管业务、需要本机关贯彻执行的正式收文，属于本机关法定归档范围，应当归档原件，不能以复印件代替原件归档，保证档案的法定效力和真实性。正确做法：本案中的通知是需要该区人社局贯彻执行的正式业务文件，应当留存原件整理归档，只有不需要