食源性疾病监测台账归档细则

食源性疾病监测台账归档细则一、第一章总则1.1第一条目的与依据食源性疾病监测台账是哨点医院、疾控机构判定聚集性病例、追溯污染食品链条的基础凭证，其归档质量直接决定溯源调查的成败——一份字段缺失的个案记录，可能导致整起聚集性事件的源头无法锁定。为规范台账的收集、整理、归档、保存与销毁全流程管理，依据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例、《食源性疾病监测工作规范》（国家卫生健康委员会相关文件）、《医疗机构病历管理规定》，结合本单位实际，制定本细则。1.2第二条适用范围本细则适用于以下机构与人员：•承担食源性疾病主动监测的哨点医院（急诊科、消化内科、感染科、儿科门诊及病房）；•县（区）级及以上疾病预防控制中心食品安全科（科所）；•承担监测数据审核、上报与备份的指定责任人。1.3第三条归档原则1.一事一档：每起疑似食源性疾病个案或聚集性事件独立建档，档案编号唯一，不得合并归档。2.同步归档：个案信息卡、流行病学调查报告、检验报告等材料，须在事件结案后10个工作日内完成归档，不得积压跨月。3.原件优先：优先归档原始纸质件及加盖公章的扫描件；仅有电子件的材料，须打印并由经办人签字确认后归档。4.可追溯：任一档案在30分钟内可被调取，调取记录全程留痕。二、第二章台账内容与档案构成2.1第四条台账必录字段台账电子表（Excel或监测系统导出格式）每条记录必须完整填写以下字段，缺任一项视为无效记录：序号字段名称填写要求常见错误1档案编号年份+机构代码+流水号，如2025-CD-0087编号重复、跨年未换前缀2报告日期精确到时分，格式YYYY-MM-DDHH:MM仅填日期不填时间3患者姓名真实姓名，涉隐私按第四章脱敏管理用"某某"代替4年龄/性别年龄填周岁，婴儿填月龄成人与儿童混用口径5联系电话11位有效号码，如138******空号、停机未回填6发病日期时间精确到小时，涉及潜伏期推算只填"某日"7首发症状按患者主诉逐条记录，不得概括为"胃肠道症状"笼统描述8就诊医院及科室填全称简称、缩写9临床诊断按病历首页诊断原文自行改写诊断名10可疑食品及进食场所72小时食谱回顾，逐餐记录仅记"外卖"11同餐/同食者发病情况逐人登记姓名、症状、是否就医只写"共5人、2人发病"12粪便/血/呕吐物检验结果阳性注明致病因子名称及检测方法只写"阴性"不留检测方法13处置结局治愈/转院/住院/死亡，死亡须附死亡医学证明书编号空白14报告人及审核人双人签字，姓名加工号仅一人签字2.2第五条档案材料清单每起个案档案须包含以下材料，按顺序装订：1.食源性疾病病例监测信息卡（原件）；2.门诊/住院病历复印件（含病历首页、病程记录、检验报告单），加盖病案室骑缝章；3.流行病学个案调查表（涉聚集性事件时，每名病例各一份）；4.实验室检验原始记录及报告单；5.聚集性事件结案报告及Event级流调报告（如适用）；6.网络报告截图或监测系统导出回执（证明已按时上报）；7.档案目录页（见附件一）。三、第三章收集与整理流程3.1第六条责任分工•临床科室：发现疑似食源性疾病病例后2小时内填写信息卡并报预防保健科；症状符合监测病种（感染性腹泻、食物中毒等）的，同步采集粪便/肛拭标本。•预防保健科：每月5日前核对上月台账与病历系统记录，逐条核查第四条14个字段的完整性；对字段缺失的记录，3个工作日内退回经治科室补录。•疾控机构：每周五下午汇总辖区哨点医院台账，与网络报告系统数据比对，差异记录须在3个工作日内查明原因（漏报、重报、编码错误）并书面留痕。3.2第七条核对规则比对病历系统与台账时执行以下判据：1.病历首页诊断含“急性胃肠炎”“食物中毒”“感染性腹泻”且发病前72小时有外出就餐史的，必须在台账中有对应记录；2.台账有记录但病历系统查无此人者，核查是否姓名录入错误或为外院转诊，核实结果写入台账备注列；3.同一患者7日内多次就诊且症状相同的，按1条记录登记，历次就诊信息在备注中逐一列出，严禁按就诊次数重复计数（重复计数将导致聚集性信号误判，触发不必要的现场流调）。四、第四章归档保存与保密4.1第八条保存方式与期限•纸质档案：档案盒装订，盒脊标注档案编号区间与年度，存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫（档案柜须配备干湿度计，相对湿度控制在45%~60%，超出即启用除湿/加湿设备）。•电子台账：专机专存，每周五17:00前完成一次全量备份至移动硬盘，备份盘与主机异地存放；每月月底上传一份至单位内网服务器加密目录，保留最近36个月的月度快照。•保存期限：个案档案保存不少于5年；涉及聚集性事件、突发公共卫生事件的档案保存不少于10年；严禁在保存期内以任何理由（包括库房紧张、人员变动交接不清）销毁档案——提前销毁将导致后续追诉期内的溯源调查与法律责任认定丧失原始证据。4.2第九条保密与信息脱敏1.台账含个人健康信息，调阅须经所在机构食品安全科负责人书面批准，调阅人签字登记（登记簿样式见附件二）；2.对外提供数据时，姓名保留姓氏、电话与身份证号以星号脱敏（138******）、住址保留至区县级；涉及群体性事件调查需要完整信息的，凭疾控机构正式公函提供；3.电子台账文件设置打开密码，密码每季度更换一次，由专人管理，严禁通过个人微信、个人邮箱、公共网盘传输台账文件——通过非受控渠道外泄患者信息，将依据《中华人民共和国个人信息保护法》追究直接责任人责任。确需传输时，使用单位内网办公系统加密压缩包，口令经电话单独告知。五、第五章质量检查与问题处置5.1第十条三级质量检查级别频次执行人检查内容抽查比例一级每周科室内业人员台账新增记录字段完整性全量二级每月10日前食品安全科负责人抽查档案装订、编号、扫描件与原件一致性不少于20%三级每年12月单位质控小组全年归档及时率、完整率、上报符合率核算全量统计核心质量指标及判定：归档及时率（10个工作日内归档数/应归档总数）≥95%，字段完整率≥98%，网络报告与台账一致率≥99%。任一指标未达标，须在15个工作日内提交整改报告并复查。5.2第十一条异常分级处置级别判定标准启动权限处置原则Ⅰ级（重大）档案损毁、丢失，或患者信息外泄立即报单位分管领导，2小时内启动追溯备份恢复数据；信息外泄的按《中华人民共和国个人信息保护法》上报网信部门并通知当事人；形成书面事故报告Ⅱ级（较大）聚集性事件档案缺失关键材料（流调报告、检验报告任一项）食品安全科负责人5个工作日内向原经办科室/流调队追补；无法补齐的，出具情况说明附入档案，注明缺失原因与责任人Ⅲ级（一般）个别字段缺失、编号错误、扫描件模糊内业人员3个工作日内补正，主管每周核对销项六、第六章培训、检查与修订6.1第十二条培训与考核•新上岗人员须在独立经办台账前完成不少于4学时的归档细则培训，经闭卷考核（80分合格，含14个必录字段默写）后方可上岗；•在岗人员每年接受1次复训，培训记录纳入个人继续教育档案；•台账质量纳入科室年度绩效考核，归档及时率低于90%的科室负责人被约谈。6.2第十三条修订机制本细则每年1月由食品安全科组织评估修订，评估依据：上年度三级检查发现的问题清单、国家监测规范更新情况、信息系统变更情况。修订稿经单位办公会审议后发布，旧版同时废止并归档留存。附件一档案目录页样表序号材料名称页数原件/复印件经办人签字日期1食源性疾病病例监测信息卡2病历复印件（加盖骑缝章）3流行病学个案调查表4实验室检验报告5结案报告6网络报告回执附件二档案调阅登记簿样表调阅日期档案编号调阅人单位/科室调阅事由批准人归还日期附件三归档前自