Excel批注、数据库管理和工作表的打印完整版资料

六课（Excel）——批注、名称、分页符及数据排序输入批注定义：对单元格附加的注释。方法：1）选中要添加批注的单元格。2）单击菜单栏中“插入”里的“批注”命令，则在该单元格的旁边出现一个文本框（文本框的大小可以调节），文本框中首先出现用户名。3）在文本框中输入批注内容。4）输入完后，单击工作表的其他区域，具有批注的单元格右上角出现了一个小红三角，不再显示批注内容。 只要将鼠标指针移到该单元格中，即可显示添加的批注的内容。复制批注方法：1）单击含有批注的单元格；2）选择菜单栏中“编辑”里的“复制”命令或单击“常用工具栏”中的“复制”图标；3）单击目标单元格；4）选中“编辑”中的“选择性粘贴”，出现对话框；5）在“粘贴”框中选择“批注”选项，单击“确定”按钮，目标单元格的右上角也出现了小红三角，说明批注已被复制。查阅、编辑批注方法：1）在“视图”菜单里选择“批注”命令可查阅所有批注。右击加批注的单元格并选择“显示批注”命令可查阅该单元格的批注。2）选中加批注的单元格，右击选择“编辑批注”命令可对原批注内容重新编辑。显示和隐藏批注

批注框和标示符都被隐藏显示标示符，批注框被隐藏标示符和批注框都显示批注框和标示符都被隐藏

显示标示符，批注框被隐藏

标示符和批注框都显示工具/选项/视图编辑批注前一批注编辑批注显示批注删除批注编辑批注前一批注显示批注删除批注

删除批注删除批注有两种方法：1.单击要删除批注的单元格：选择“编辑”菜单中的“清除”命令。此时，该单元格小红三角消失，批注已被删除。2.鼠标指向要删除批注的单元格，单击右键，选“删除批注”命令。给单元格（区域）重命名创建名称规则：1）名称包括大写和小写的字母（A~Z或a~z）,数字0~9，句点字符“.”以及下划线“-”。2）第一个字符必须是字母或是下划线。3）名字必须不长于256个字符4）名字不能与单元格的引用相同。作用：方便定位和查找单元格区域。1.定义名称：方法一：1）选定要定义的单元格区域。2）在编辑栏名称框中输入名称。方法二：使用“插入”菜单中的“名称”命令下的“定义”项，在对话框中输入名称，单击“确定”即可。2.使用名称查找单元格区域使用菜单的定位或在编辑栏名称框中选中名称。3.删除名称使用“插入”菜单中的“名称”命令下的“定义”项，在对话框中选择要删除的名称，单击“删除”按钮即可。指定名称给单元格区域指定名称的位置，方便应用公式计算。插入/名称/指定事例：=average(语文）=sum(王）1、输入学生成绩2、选定D8:G11的单元格区域3、执行“插入/名称/指定”命令，选中“名称指定于首行、最左列”4、单击H9,输入公式“=sum(王）”，Enter单击E12,输入公式“=average(语文）”,Enter注意：优点:方便理解缺点：不能拖动填充柄执行复制操作。

1.定义：数据清单是包含相似数据的一系列工作表数据行，实际就是工作表中的一个区域。注意：Excel自动将数据清单视为数据库，其中列表示字段，列标题表示字段名称，行表示记录。2）建立数据清单应遵循的准则：1、避免在一个工作表中建立多个数据清单。2、避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。（防止被隐藏）3、在工作表的数据清单与其他数据之间至少要留出一列或一行的空白单元格。4、在数据清单的第一行里创建列标志（字段名）。5、在单元格的开始处不要有多余的空格。记录单的使用1.输入行（记录）数据 除了直接将数据输入到单元格中来增加和编辑记录，还可以使用记录单的“编辑”和“删除”命令增、删记录。方法：1）先在第一行分别输入各字段名。2）选中第二行的任一单元格，执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。3）单击“新建”按钮，在各字段对应的文本框中输入数据。（重复此操作直至输入完所有数据）。注意:(1)第一条记录必须在工作表中输入。（2）数据库中的公式项不能用数据清单输入或修改。例：a+b:表达式，不计入总分。=a+b：数据表单中不能输入公式。移动:<Tab>/<Shift>+<Tab>.2.删除记录 1）选择数据清单中的任一单元格。 2）执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。 3）使用“上一条”和“下一条”按钮查找要删除的记录，单击“删除”按钮。 4）单击“关闭”按钮，退出对话框。注意：在“记录单”对话框中所做的删除不能够撤消。3、查找满足条件的记录： 1）选择数据清单中的任一单元格。 2）执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。 3）单击“条件”按钮，在要编辑条件的字段后的文本框中输入条件 4）单击“上一条”或“下一条”按钮查找满足条件的记录。数据排序1.单列内容排序： 1）在数据表中选择一个单元格。 2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出对话框。 3）在“主关键字”下拉列表框中，选择主要列。选择“递增”或“递减”。 4）有无标题行复选框的选取。单击“确定”按钮。另外，可使用工具栏“升序”或“降序”按钮。2.按多列内容排序 1)在数据表中选择一个单元格。 2)执行“数据”菜单中的“排序”命令，出现对话框。 3）在“主关键字”下拉列表框中，选择主要列。选择“递增”或“递减”。在“次要关键字”下拉列表框中，选择另一列。选择“递增”或“递减”。 4）有无标题行复选框的选取。 5）单击“确定”按钮。

3、特殊排序：（1）在数据表中单击字段“姓名”中任一单元格。（2）执行“数据”菜单中的“排序”命令，出现对话框，单击“选项”按钮，出现“排序选项”对话框。

（3）在对话框中设置：排序方向、排序方法（按字母、笔画排序）。应用：优秀三好学生、获奖名单（排名没有先后顺序，仅以姓氏笔划为序）。3.使用自定义序列 1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出对话框并单击“自定义序列”选项卡。 2）在“自定义序列”列表框中选择“新序列”项，在右侧输入序列（用，间隔）。 3）单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮。 （可通过填充柄的拖动或“序列”对话框中的“自动填充”实现自定义序列的填充。） 按自定义序列排序：打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，在弹出对话框中“自定义排序”下拉列表框中选择所需序列，单击“确定”即可。第七课筛选 ——Excel中数据的筛选及汇总数据筛选 查找和分析信息是对数据清单经常进行的操作。筛选可快速地查找工作表中的有用数据. 使用筛选筛选将暂时隐藏数据清单中不满足条件的行,显示符合条件的值或符合条件的一行记录。 Excel提供了“自动筛选”和“高级筛选”的命令来筛选数据。条件的指定： 1.对数字的比较使用比较运算符：=、>、>=、<、<=、<>例子：>=90；<=M；（查找以字母“M”或“M”前面的字母开头的文本。） =号后不加任何字符可以查找空白字段，<>号后不加任何字符可以查找非空的字段。 2.使用通配符查找相近的匹配两个通配符：*、?*代表同一位置上任意的一组字符，?代表同一位置上任何单个字符。例子：“商场？”可代表“商场1”、“商场2”、“商场3”等，“商场*”可代表“商场或超市”、“商场的布局等。

3.对日期和时间匹配的查找可按照日期和时间的输入方式直接输入或使用比较运算符。如：>1979-11-13。 4.带“与”或“或”条件的多重条件匹配与：所有的条件必须都满足才可以执行。或：只要有一个条件满足就可以执行。自动筛选如果想在工作表中只显示满足某一个条件的数据，可以使用自动筛选功能来达到目的。方法：1）在要筛选的数据表中单击任一单元格。2）执行“数据”菜单中“筛选”命令下的“自动筛选”项。这时每个字段名后出现向下三角按钮。3）单击其中一个三角按钮，在下拉列表中选择筛选条件（可重复此操作对多个字段筛选）。自定义筛选执行“自动筛选”后，在字段后的黑色的下拉箭头后选择“自定义”，打开相应的对话框，设置即可。取消筛选恢复到数据表的原始状态方法：1）恢复数据清单：单击三角按钮选择“全部”项。2）撤销数据筛选器：单击“数据”菜单中的“筛选”命令下的“全部显示”或“自动筛选”项。高级筛选高级筛选用于对多个字段执行比较复杂的筛选。方法：1）首先在远离数据库的位置建立条件区域（编辑高级筛选条件）。2）选取要筛选的数据表区域。3）执行“数据”菜单中“筛选”命令下的“高级筛选”项，出现对话框。4）分别设置“数据区域”和“条件区域”。5）选择一种方式，单击“确定”即可。注意条件区域必须具备的条件：1、条件区域与数据库之间至少要留一个空白行。2、条件区域可以包括多个列，而且每个列必须有列标题。3、条件区域可以包含多个行，一行就称为一个条件行，但每个条件行中必须有一个筛选条件。4、条件行不能为空。取消高级筛选:数据/筛选/全部显示事例：青岛学生且学历为大本或泰安学生学历不限年龄在18-20学生年龄在18-20男生与或数据汇总1）首先必须对需要分类汇总的字段进行排序。2）在数据清单中选择任意一个单元格。3）打开“数据”菜单，选择“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。4）在“分类字段”中选择进行分类汇总的列。5）在“汇总方式”中选择要执行的计算如：求和。6）选定汇总项：统计对象可以有多个。7）单击“确定”按纽即可进行分类汇总。撤销汇总分级显示分级显示

下面三个复选框的使用替换当前分类汇总每组数据分页汇总结果显示在数据下方左上方的1.2.3按钮可以控制显示或隐藏某一级别的明细数据。1.表中显示总计项2.表中显示分类汇总3.表中显示所有内容课下自己练习。删除分类汇总有三种方法：打开“数据”菜单栏中的“分类汇总”命令。在弹出的“分类汇总”对话框中。单击“全部删除”按钮。单击“编辑”菜单下的“撤消”命令。直接单击“撤消”按钮。不过后面两种的操作需要在这期间没对文档做其他的修改才可行。使用‘图表类型’按钮创建嵌入式图表（1）单击〔视图〕|〔工具栏〕|〔图表〕命令，显示‘图表’工具栏（2）选定用于创建图表的数据（3）单击〔图表〕工具栏中的〔图表类型〕按钮，在‘图表类型’下拉列表框中选择一种图表类型。

选择数据区域选择数据区域（二）利用F11键创建图表工作表（1）选定用于创建图表的数据（2）按F11键，出现一个名为‘图表1’的图表工作表。

（三）、使用图表向导创建图表：1、选定要绘制图表的单元格区域2、单击“图表向导”按钮。出现“向导1-图表类型”。

3、选择“柱形图”，单击“下一步‘，出现”向导2-图表源数据“。

图表的操作图表工具栏：．改变位置和大小移动：鼠标置于标题上任意点，按住左键拖动。大小：调整8个句柄、向图表中添加数据（1）选定要添加到图表中的单元格区域。（2）、单击〔常用工具栏〕的‘复制’按钮（3）、单击图表，将其选定（4）、单击‘粘贴’。、在图表中删除数据系列a、仅删图表中的数据系列：单击图表中要删除的图表系列，然后按DELETE键b、工作表数据系列和图表中的数据系列一起删除:删除工作表中的数据系列所在的单元格区域。、添加图表和坐标轴标题、数据标志、网格线当选定图表时，原菜单栏上的‘数据’菜单就会变成‘图表’菜单单击〔图表〕|〔图表选项〕命令，弹出‘图表选项’对话框。

10.4、设置图表格式、设置图表的绘图区和图表区域格式图表的绘图区是放置图表主体的背景，图表区域是放置图表及其他元素，包括标题、图例的大背景。通过调整填充格式的颜色、过渡、图案和图片。使图表更加赏心悦目。过渡：设置渐变色的填充模式；纹理：指定一种填充的材质，

图案和图片：指定一种图案（图片）作为填充效果。设置方法：双击绘图区或图表区，出现‘图表区格式’对话框，见10.4.1图例。、格式化坐标轴右击要格式化的坐标轴，弹出‘坐标轴格式’对话框，见10.4.2图例。

10.4.1图例4.1图例10.4.2图例图例

数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。在数据透视表中，可以显示不同的选项卡来筛选数据。1.创建数据透视表 在创建数据透视表前，首先要清楚数据透视表的数据源，应仔细考虑如何汇总数据。例子：商场销售表.xls 通过透视表得到某商场每位营业员所销售的每种电器的总数量及总金额。3）选择正确的数据源类型，一般不用改动， 单击“下一步”按钮，出现对话框（3步骤之二）。4）单击“选定区域”文本框右侧的按钮，选择数据范围。5）单击“下一步”按钮，打开对话框（3步骤之三）选择显示位置，单击“版式”按钮，拖动相应按钮到相应的区域里（列：种类，行：姓名，数据：数量、总计，进行“求和“运算。）6）单击“确定”按钮，再单击“完成”按钮。数据透视表格式设置方法：1）选择数据透视表中任一单元格。2）单击“数据透视表”工具栏中的“设置格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框。3）拖动滚动条，选择自己喜欢的样式。4）单击“确定”按钮即可。修改汇总函数步骤：1）双击字段标题或单击工具栏中的“数据透视表按钮”，打开对话框。2）在“分类汇总”选项区：单击“无”按钮可取消分类汇总，在右边选择一个函数。3）单击“确定”按钮。 对于创建好的工作表和工作簿，有时需要进行打印。为了使打印的结果与用户所要的结果一致，在打印工作表之前要进行一些设置。 主要包括的设置有：页面、页边距、页眉和页脚、工作表。另外，还要进行打印预览和打印设置。分页符

在实际工作中，需要打印的工作表内容往往不止—页。Excel会自功插入分页符，将表格分成多页，也可以使用手工的方法插入分页符。但需要注意的是，如果在[页面设置]对话框的[页面]选项卡中选中[缩放]选项组中的[调整]单选按钮，则分页符的操作将失效。

插入分页符的步骤如下：(1)选定新起页的左上角的单元格。(2)单击[插入]|[分页符]命令，在工作表中将沿着选定单元格的上边框和左边框出现两条分页符。若只需要插入一条水平(垂直)方向的分页符，则只需选定单元格的第1列(第l行)即可。2.查阅分页符单击“视图”菜单打开“分页预览”命令。或单击“文件”菜单中的“打印预览”命令。3.删除分页符※全部删除分页符1）单击分页符下的单元格。2）单击“插入”菜单，打开“删除分页符”命令。※要删除水平方向的分页符，只需单击紧贴分页符下方一行中的任意一个单元格，然后单去[插入]|[删除分页符]命令；※要删除垂直方向的分页符，只需单击紧贴分页符右侧一列中的任何一个单元格，然后单击[插入]|[删除分页符]命令。

设置页面 所谓页面就是文档的纸张组织形式，基本上可以作为普通的纸张来看待。 操作步骤： 1）选定需要设置页面打印方式的工作表。（可同时选中多张）2）执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出对话框，单击“页面”选项卡。3）在“方向”选项区中，设置打印方向（纵向和横向）；在“缩放”选项区中设置打印时的缩放比例，单击“调整为”单选按钮，可以调整打印页面。4）设置纸张大小、打印质量和起始页码。5）单击“确定”按钮。使用通配符查找相近的匹配2）执行“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出对话框。3）名字必须不长于256个字符3、执行“插入/名称/指定”命令，选中“名称指定于首行、最左列”删除工作表中的数据系列所在的单元格区域。注意：在“记录单”对话框中所做的删除不能够撤消。4）单击“上一条”或“下一条”按钮查找满足条件的记录。3）“范围”选项区：设置要打印的文档范围=a+b：数据表单中不能输入公式。批注框和标示符都被隐藏5）选择一种方式，单击“确定”即可。1）执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，或者单击工具栏中的“打印预览”按钮，进入打印预览界面。执行“视图”菜单中的“工具栏”命令，在子菜单中选择所需的工具栏（前面有对号的表示已经显示）或者，右击工具栏空白区域，在弹出的快捷菜单中选择。（二）利用F11键创建图表工作表（2）、单击〔常用工具栏〕的‘复制’按钮单击“页边距”选项卡。“打印”选项区：选择要打印的对象（选定区域、整个工作表、选定工作表）。例：a+b:表达式，不计入总分。1）恢复数据清单：单击三角按钮选择“全部”项。3、执行“插入/名称/指定”命令，选中“名称指定于首行、最左列”5）单击“确定”按钮。Enter、设置图表的绘图区和图表区域格式筛选可快速地查找工作表中的有用数据.6）选定汇总项：统计对象可以有多个。1）选定要设置页边距的工作表。（2）、单击〔常用工具栏〕的‘复制’按钮使用“插入”菜单中的“名称”命令下的“定义”项，高级筛选用于对多个字段执行比较复杂的筛选。1、避免在一个工作表中建立多个数据清单。图案和图片：指定一种图案（图片）作为填充效果。设置页边距所谓页边距是指正文与页面边缘的距离。步骤如下：1）选定要设置页边距的工作表。2）执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，弹出对话框。单击“页边距”选项卡。3）分别在“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入所需的页边距数值，另外可设置“页眉”和“页脚”的距离。4）