森林火灾处置案卷归档细则

森林火灾处置案卷归档细则一、总则1.1目的与依据森林火灾处置案卷是火灾预防、扑救、调查、追责全过程的原始凭证，其归档质量直接决定火因认定、责任追究、经验复盘和保险理赔能否落地。实践中大量火灾案卷因归档不及时、材料不全、责任不清，导致扑救费用无法核销、肇事者无法追责、同类火灾重复发生。为解决上述问题，制定本细则。本细则依据《中华人民共和国森林法》《森林防火条例》（国务院令第541号）、《中华人民共和国档案法》及《林业行政处罚程序规定》的有关规定，结合本地森林防火工作实际制定。1.2适用范围本细则适用于本行政区域内所有森林火灾（含森林火警、一般森林火灾、较大森林火灾、重大及以上森林火灾）处置案卷的收集、整理、立卷、归档、保管、借阅和销毁工作。火灾等级按受害森林面积和伤亡人数认定：森林火警（受害面积不足1公顷）、一般森林火灾（1公顷以上100公顷以下）、较大森林火灾（100公顷以上1000公顷以下）、重大及以上森林火灾（1000公顷以上或造成人员伤亡）。1.3基本原则•一案一卷：每起火灾独立立卷，严禁多起火灾材料混装一卷，避免后续调阅时材料交叉、无法对应。•随办随归：处置过程中同步收集材料，火灾扑灭后7个工作日内完成归档移交，严禁等年度集中补交。•原件优先：优先归档原件；确无原件的，复印件须由提供单位盖章并注明「与原件核对无误」及经办人、日期。•全程可追溯：案卷内每份材料可对应到具体经办人、形成时间和形成环节。二、案卷材料收集范围2.1材料清单案卷材料按火灾发生发展的时间顺序分为五类，责任主体须按下表逐项核对收集，缺一项须书面说明原因并附核查记录。序号材料类别具体内容责任主体形成时限1火情发现与报警类卫星热点监测截图、瞭望台观测记录、群众报警电话录音及登记表、火情报告单防火值班室发现火情后2小时内2扑救指挥类火灾扑救方案、启动应急预案的批复文件、扑火队伍调动机动记录、火场态势图、每日扑救进展日报、指挥员命令及传达记录、扑救费用清单（人工、机具、油料、运输）前线指挥部火灾扑灭后5个工作日内3火案调查类现场勘验笔录、现场照片及方位图、过火面积测量数据及计算过程、起火点认定材料、肇事者询问笔录、证人证言、物证清单及保管记录森林公安/执法机构立案后30日内（复杂案件可延至60日）4损失核定与善后类林木损失评估报告、植被恢复方案及预算、伤亡人员情况及抚恤材料、保险理赔材料资源管理部门、保险机构灭火后20个工作日内5结案与总结类火灾调查报告、责任认定及处理决定、整改措施落实记录、经验总结报告森林防火指挥部办公室结案后10个工作日内2.2收集要求•照片类材料：每张照片须附拍摄时间（精确到分钟）、拍摄地点（GPS坐标）、拍摄人、拍摄方向说明。现场照片不少于3组：起火点特写、火场全景、过火边界。•影音类材料：扑救过程中的无人机航拍、指挥视频，刻录光盘一式两份并附文字摘要（时长、主要内容、关键时间节点），光盘盘面用油性笔标注案卷编号，严禁用普通记号笔以外的笔书写（普通墨水易褪色导致5年后无法识别）。•电子数据：报警录音、监控录像、卫星数据以电子文件形式归档的，须同时打印纸质版文字摘要，电子文件存储为归档专用移动硬盘（专盘专用，不得与其他项目混用）。•言词材料：询问笔录、证人证言须有被询问人逐页签名及捺印，涂改处由被询问人在涂改处捺印确认。严禁事后誊抄整理归档（誊抄件在诉讼中证据效力存疑，可能导致追责失败）。三、案卷整理与立卷3.1卷内文件排序卷内材料按「结论性文件在前、依据性材料在中、过程性材料在后」的规则排序，具体顺序为：1.封面及卷内目录2.火灾调查报告及结案报告3.责任认定及处理决定4.立案审批表及相关批复5.现场勘验材料（勘验笔录、照片、图件）6.询问笔录及证人证言7.扑救指挥类材料（按时间顺序）8.损失核定及善后材料9.扑救费用核销凭证10.备考表（注明卷内材料份数、页数及缺件情况）3.2整理技术要求•编号：案卷编号采用「行政区划代码-年份-火灾序号-卷号」格式，如「5301XX-2025-003-01」，编号在封面、卷脊、卷内目录三处保持一致。•页码：卷内每份材料用铅笔在右下角统一编页码，正面右下、背面左下；图表材料折叠后展开可见完整页码。•装订：采用三孔一线棉线装订，装订线结头封在卷底；金属物（曲别针、订书钉）一律拆除（金属物锈蚀后污染纸张并留下锈痕遮挡文字）；破损材料先修补再装订。•幅面：统一为A4；超出幅面的图纸按「手风琴式」折叠，折叠后尺寸不大于A4且标题外露；小于A4的材料粘贴在A4托纸上。•备考表：由立卷人填写材料总份数、总页数，注明「本卷无缺件」或逐项列明缺件名称及原因，立卷人、检查人签名并注明日期。四、归档移交与验收4.1移交时限与程序1.火灾扑灭后5个工作日内，各责任主体（见2.1表）将本环节材料移交防火办指定的立卷人员。2.立卷人员在收到材料后7个工作日内完成立卷。3.立卷完成后3个工作日内向本单位档案室移交，交接双方按卷内目录逐份清点，填写《案卷移交清单》（一式两份，见附件2），双方签字后各存一份。4.涉嫌刑事犯罪的火案材料，在侦查终结移送检察机关时同步制作案卷副本归档；正本随刑事诉讼程序流转的，案卷备考表须注明正本去向及承接单位、承接人。4.2验收标准档案室验收实行「三对照」：•对照材料清单（2.1表）逐项核对，缺项且有书面说明的予以登记，无说明的退回补齐；•对照页码核对卷内材料，目录与实物不符的退回重新整理；•对照签名核对笔录类材料，签名、捺印、日期缺一即退回。验收不合格的案卷，立卷人须在收到退回通知后5个工作日内整改完毕重新移交。逾期未整改的，报本单位分管负责人，纳入年度考核扣分项。五、案卷保管、借阅与销毁5.1保管要求•保管场所须满足「八防」要求：防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防鼠。库房温度控制在14~24℃，相对湿度45%~60%，每日记录温湿度，超限当日采取除湿或通风措施。•一般森林火灾案卷保管期限为30年；较大及以上森林火灾案卷、造成人员伤亡的火案案卷为永久保管；森林火警案卷为10年。•每年汛期前（本地区火灾多发期结束后的首个工作月）对库存案卷进行一次全面清点，清点结果书面报档案室负责人；发现霉变、虫蛀、褪色的案卷，10个工作日内完成修复或复制。5.2借阅管理•借阅须填写《案卷借阅审批表》，经档案室负责人和分管领导两级审批；办案机关调阅凭办案介绍信，经防火办主任审批后1个工作日内办理。•借阅期限一般不超过15个工作日；到期未还的，档案员在到期次日电话催还，催还后3个工作日仍未归还的报分管领导处理。•严禁拆卷、抽页、涂改；确需复印的，由档案员在场复印并在复印件上加盖「档案复印章」注明出处；严禁外借原件给非办案单位（原件一旦流转出库，灭失风险不可控且无法追责）。5.3销毁保管期满的案卷，由档案室会同防火办共同鉴定，确无继续保存价值的，编制销毁清册，经单位负责人批准并在同级档案行政管理部门备案后，由2名以上人员监销；监销人在销毁清册上签字。永久保管的案卷严禁销毁。销毁清册永久保存。六、责任追究与考核•立卷人未按4.1条时限移交，每逾期1个工作日，在年度考核中扣0.5分；因材料缺失导致火因无法认定或肇事者无法追责的，追究相应收集责任主体的直接责任。•档案员未按5.2条执行借阅审批导致案卷丢失、泄密的，按《中华人民共和国档案法》有关规定处理，情节严重的移送纪检监察机关。•防火办每季度对已归档案卷抽查不低于20%（且不少于3卷），抽查发现问题的5个工作日内整改，抽查结果纳入季度通报。七、附则•本细则由森林防火指挥部办公室负责解释，自印发之日起施行。•乡镇（街道）林业站、国有林场参照本细则执行，可根据实际制定简化版操作手册，但材料收集范围和移交时限不得低于本细则要求。附件1：火灾案卷卷内目录（样表）序号文件材料题名形成日期页号形成单位/人员备注1火灾调查报告2现场勘验笔录3询问笔录（第X份）4现场照片（共X张）5扑救费用清单6附件2：案卷移交清单（样表）项目内容案卷编号火灾名称/地点移交人（签名/日期）接收人（签名/日期）卷内材料份数/页数缺件说明附件3：归档质量自查表（立卷人使用）检查项判定标准是否合格材料清单完整