退役军人信访案卷归档办法

退役军人信访案卷归档办法一、总则1.1制定目的与依据信访案卷是退役军人事务办理全过程的真实记录，既是复查复核、督查督办、责任倒查的唯一凭据，也是分析本地区退役军人诉求规律、改进服务保障的数据基础。实践中常因“重答复、轻归档”，导致上级复查时材料缺失、事项经办人离职后无法追溯、同类诉求反复信访等突出问题。为规范归档行为，依据《中华人民共和国档案法》《信访工作条例》《退役军人保障法》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合退役军人信访工作实际，制定本办法。1.2适用范围•本办法适用于县级以上退役军人事务部门（含退役军人服务中心、服务站）办理的来信、来访、网上信访、12345转办、上级交办督办等全部信访事项的案卷归档工作。•涉密事项、涉及个人隐私的敏感信息按本办法归档管理，但查阅权限按第十四条执行。•已进入复查复核程序、行政复议或诉讼程序的事项，其案卷随程序终结后30日内一并归档，不得以“程序未完”为由长期滞留经办人手中。1.3归档基本原则1.一事一卷：一个信访事项独立成卷，严禁多个事项混装一卷（混装将导致复查时抽卷困难、材料错配）。2.随办随归：材料随办理进度同步收集，事项办结后10个工作日内完成组卷，不得积压到年底集中整理（集中整理易造成材料遗漏、时间倒置）。3.原件优先：优先归档原件；原件确需退回信访人的（如身份证、房产证、残疾证原件），留存彩色复印件并注明“原件已退还、退还日期、经办人”。4.真实完整：严禁涂改、抽换、销毁案卷内材料。发现材料缺失的，不得事后补造，应出具书面说明（说明缺失原因、经办人、发现时间）附于缺失位置，并追查形成环节的责任。二、案卷材料构成2.1必备材料清单（缺一即为不合格案卷）序号材料名称要求1信访事项登记表含信访人姓名、身份证号、住址、联系方式、诉求分类、登记日期，登记编号规则见第（二）节2信访材料原件信件、来访记录、网上信访截图（截图须含URL和时间戳）3受理/不予受理告知书15日内作出并送达，留存送达回证4调查核实材料谈话笔录、实地核查记录、相关单位复函、佐证材料5处理意见书载明事实认定、政策依据（引用条款原文）、处理结果、救济途径告知6送达凭证签收单、邮寄单（EMS底单+签收查询结果打印件）或电子送达记录7信访人意见反馈满意度评价、复查申请或息诉罢访承诺书8结案审批表经办人、科室负责人、分管领导三级签字2.2案卷编号规则采用“行政区划代码+年度+类别+流水号”四段式，示例：5101-2025-XF-0087，含义为某市退役军人事务局2025年第87号信访案卷。类别代码统一为：XF（普通信访）、JB（上级交办）、DB（督办事项）、FC（复查复核）。编号一经赋号不得变更、不得重复使用；作废编号在台账中登记作废原因及时间。三、组卷与整理流程3.1组卷步骤（办结后10个工作日内完成）1.清点核对（第1~2日）：经办人对照第一节材料清单逐项核对，缺项的当日内补充或出具缺失说明。此环节的目的在于阻断“带着缺口移交”——缺项进入档案室后再补，时间、当事人记忆均已不可靠。2.排序（第3~4日）：按办理时间顺序排列，登记表、信访材料原件置卷首，结案审批表置卷尾。严禁按“结果在前、过程在后”倒排——倒排违反《机关档案工作条例》按形成顺序整理的要求，且复查时难以核验办理时限。3.编页（第5日）：用铅笔在有文字页面的右上角（背面材料在左上角）连续编页码，页码不得跳号、重号。图纸、照片等无法直接编页的，编在equipped材料袋袋面并登记袋内件数。4.填写卷内目录与备考表（第6~7日）：逐件登记材料题名、页号、日期、份数；备考表注明案卷状态（正常办结/复查中/涉及复议诉讼）、承办人、整理人、检查人，三人分别签字。5.装订（第8~9日）：去除金属物（订书钉、回形针，长期存放会锈蚀污染纸面），用棉线三孔一线装订；厚度超过20mm的分册装订并加注“共X册第Y册”。6.移交（第10日前）：填写移交清单一式两份，经办人与档案管理人员当面清点、双方签字，各执一份。3.2外包整理的管控档案数量大需委托第三方整理的，应当选择具备档案服务资质的机构，签订保密协议，整理现场须在本单位指定场所进行，严禁将原件带离本单位。档案管理员对第三方整理成果逐卷抽查，抽查比例不低于30%，抽查发现1卷不合格的，该批次全部退回返工。四、保管与期限4.1保管期限案卷类别保管期限起算点上级交办、督办事项案卷30年事项办结之日涉及复查复核、复议诉讼的案卷30年程序终结之日普通信访事项办结案卷10年事项办结之日重复信访、越级信访重点人员案卷30年事项办结之日（合并按最高期限）4.2库房条件档案室应当做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温（“七防”）。温度控制在14~24℃、相对湿度45%~60%；配备温湿度记录仪，每日记录1次，超标时24小时内启用空调或除湿机调整。严禁在档案室吸烟、存放易燃物品；严禁使用水基灭火器扑救档案火灾（会损毁纸页），应配备二氧化碳或七氟丙烷灭火器。五、查阅、借阅与保密5.1分级权限•内部因工作需要查阅：经科室负责人批准，当日归还。•外单位（公安、检察、纪委等）调阅：凭介绍信和办案文书，经分管领导批准，出具调阅登记，原则上提供复印件，确需借出原件的报主要领导批准，借出期限不超过15日，到期未还的档案管理员于到期次日电话催还并记录。•涉及信访人隐私的信息（身份证号、家庭住址、健康状况、残疾等级）查阅时严禁拍照外传，外部调阅一律隐去，确需完整的另行审批。5.2禁止行为及后果严禁擅自复制、摘抄、外传案卷内容（违反者按《信访工作条例》第四十七条及档案管理规定追究责任，造成信访人信息泄露引发后果的移送纪检监察机关）；严禁以“方便工作”为由将案卷存放于个人办公桌、带回家中（案卷离库即脱离监控，一旦散失无法追责）。六、鉴定销毁保管期满的案卷，由档案管理员提出鉴定申请，办公室、政策法规科、信访科组成三人以上鉴定小组逐卷审查。仍存在下列情形之一的一律延长保管：涉法涉诉未彻底了结、复查复核可能启动、上级明确要求继续保存。准予销毁的，编制销毁清册（逐卷列明编号、题名、期限、销毁理由），经主要领导批准后由2人以上监销，采用碎纸或送专业机构化浆方式，严禁当废纸出售或随意丢弃。销毁清册永久保存。七、监督考核与责任追究1.季度检查：档案管理员每季度末对当季归档案卷自查，填写《案卷质量检查表》，合格率低于95%的科室，由办公室书面通报。2.年度考核：将案卷归档及时率、完整率纳入信访工作年度考核，权重不低于10%。3.责任倒查：因归档缺失导致复查复核败诉、上级督办问责的，倒查经办人、科室负责人、档案管理员三级责任，倒查以移交清单、检查表、签字记录为据。八、附则本办法自印发之日起施行。施行前已办结未归档的历史案卷，各单位于本办法施行后6个月内完成清理归档，清理情况报上级退役军人事务部门备案。本办法未尽事宜按《信访工作条例》和国家档案管理有关规定执行。附件一：案卷质量自查检查表检查项判定标准是/否一事一卷无多事项混装材料齐全8项必备材料齐备或缺项有书面说明时限达标办结后10个工作日内移交页码完整无跳号、重号、漏编三级签字经办人、整理人、检查人签字齐全编号规范四段式编号且台账可对应装订合格无金属物、棉线装订附件二：案卷移交清单（样表）案卷编号信访人