地震科普宣传活动案卷制作指引

地震科普宣传活动案卷制作指引一、总体要求规范统一的案卷是地震科普宣传活动全流程可追溯、成效可核验、经验可复用的核心载体，也是防震减灾工作绩效考核、普法履职检查的必查内容。1.适用范围：本指引适用于各级应急管理部门、街道（乡镇）、学校、企事业单位、村（社区）组织的各类地震科普宣传活动，包括“5·12全国防灾减灾日”“7·28唐山地震纪念日”“国际减灾日”等主题集中宣传，以及日常进学校、进社区、进企业、进农村、进家庭的常态化科普活动、线上直播科普活动、科普演练融合活动。2.责任边界：严格落实“谁主办、谁立卷”原则，活动牵头人为案卷制作第一责任人，对材料真实性、完整性负首要责任；多部门联合主办的活动，由牵头单位负责立卷，协办单位配合提供本单位职责范围内的相关材料。3.时限要求：活动结束后10个工作日内必须完成案卷整理、自检与提交归档，无正当理由逾期未交的，视为活动未完成闭环。4.保存期限：常规科普活动案卷保存期限不少于5年；涉及未成年人、覆盖人数超过1000人的大型主题活动、产生省级以上宣传影响力的亮点活动案卷永久保存。二、案卷归档范围与排序规则案卷材料按照“活动全流程留痕、核心要素无遗漏”的逻辑排序，禁止随意堆砌零散材料、刻意抽撤不利记录。2.1前期筹备类材料（排在案卷最前）•活动正式方案及审批件：方案必须明确活动时间、具体地点、受众规模、核心宣传内容、主讲人信息、物资清单、现场安全预案，按单位审批流程签字盖章；联合主办的活动需附协办单位盖章的确认函或联合发文。•经费审批材料：活动经费预算审批单、采购合同（单次采购金额超过5000元的必须附合同）、宣传物资领用台账。•预热通知凭证：面向目标受众的正式通知截图（含社区微信群、工作群、OA系统、公众号推文）、线下张贴通知的实景照片（需清晰体现张贴位置、通知全文）、特邀嘉宾（专家、领导、志愿者）的参会确认回执。•线上活动需额外提供：直播/会议平台注册链接、预约名单、预热宣传物料小样。2.2现场实施类材料（案卷核心部分）•受众签到凭证：线下活动附纸质签到表（列明姓名、所属单位/社区、联系电话，人数超过50人的分点位签到，避免拥堵代签）；线上活动附平台后台导出的参会明细，观看时长低于活动总时长30%的不计入有效受众，不得折算为宣传覆盖人数。•现场影像资料：每个活动至少留存6张不同维度的清晰照片，分别对应①活动全景（需完整呈现主题背景/横幅、现场受众规模，不得仅拍摄主席台）、②主讲人授课/演示场景、③受众互动场景（含答题、装备体验、实操演练画面）、④科普物资发放场景、⑤现场安全值守场景、⑥活动特色亮点场景；视频资料需剪辑1-3分钟精华版（分辨率不低于1080P），不得仅留存10秒以内的碎片化片段。•内容载体凭证：主讲人课件（转PDF格式归档，避免版本兼容问题导致内容无法打开）、现场发放的所有科普宣传品样本（每个品种留存1份实物或高清扫描件）、互动环节的问卷/答题卷原件。•安全管控记录：参与人数超过100人的线下活动，必须附现场安全值守表，列明值守人员姓名、点位、应急通道位置、突发情况处置记录——这类活动属于人员密集场景，一旦发生踩踏等突发安全事件，值守记录是证明主办方履行安全管控责任的核心凭证；全程无异常的需标注“活动全程未发生安全事件”，由值守负责人签字确认。2.3后期成效类材料（排在现场材料之后）•宣传报道凭证：活动结束后在官方平台、本地媒体发布的宣传稿截图（标注发布时间、平台、累计阅读量），被上级部门或省级以上媒体转载的需附转载截图。•受众反馈材料：现场发放的满意度调查问卷（有效回收率不低于发放总量的30%）、线上活动的评论区精选截图、受众意见建议汇总清单。•经费核销材料：支出发票、消费明细、支付凭证复印件，宣传品发放签收台账（明确领取人、领取数量，不得仅附总额发票）。•活动总结：总结需包含实际参与人数、预设目标完成情况、存在的具体问题、可复用经验、后续改进措施，字数不少于300字，严禁仅使用“活动取得圆满成功、获得群众一致好评”等无实质内容的空泛表述。三、案卷制作格式标准案卷制作严格遵循易存、易查、可长期保存的统一标准，避免因装帧、存储不规范导致材料损毁、无法调阅。3.1纸质案卷要求•所有纸质材料统一使用A4规格纸张打印/复印，左侧两钉装订，装订位置距页边1.5cm，不得压住文字内容。•加装统一制式封皮，封皮需标注案卷全称、主办单位、活动举办时间、立卷人、立卷时间、保管期限、案卷编号，编号规则为“单位简称+年份+科普类+流水号”，例：“XQ应急2024-KP-012”。•从正文第一页开始在页面右下角编制连续阿拉伯数字页码，封面、目录、备考表不编页码；粘贴在A4纸上的照片、票据需同步计入页码，严禁跳号、重号。•案卷首页放置材料目录，列明每份材料的名称、起始页码，便于快速调阅。3.2电子案卷要求•电子案卷内容必须与纸质案卷完全一致，按“01筹备材料、02现场材料、03成效材料”建立三级文件夹，所有文件命名规则为“序号+材料名称”，例：“01-032024年5·12活动通知及截图.pdf”；照片需按场景重命名，严禁使用“IMG_XXXX”等相机默认文件名，避免后续调阅时无法识别照片对应的活动环节。•电子案卷需同时存储两份：一份存入单位专用档案硬盘，一份备份至单位统一的云端存储账号，严禁仅存储在个人微信、私人电脑中，防止人员岗位变动时案卷丢失、涉密材料泄露。•所有电子文档优先保存为PDF格式，照片分辨率不低于1920*1080，视频采用MP4格式，确保5年内可正常打开。3.3入卷禁令严禁将以下材料归入案卷：与活动无关的草稿、重复冗余的复印件、模糊无法辨认内容的照片/票据、无签字盖章的无效单据、刻意摆拍的虚假现场照片。四、质量核查与责任追溯案卷质量实行三级核查、终身追溯机制，坚决杜绝补造材料、虚假归档等形式主义问题。4.1三级核查流程1.自检：活动牵头人在活动结束后8个工作日内，对照《案卷材料核对清单》（附件1）逐项核验，缺项材料第一时间补充，自检合格后签字提交。2.复核：由单位防震减灾业务科室负责人在2个工作日内完成复核，重点核查材料真实性、数据逻辑一致性，发现代签签到表、摆拍照片、宣传人数造假等问题的，直接退回并要求重新整理。3.验收：单位档案管理部门对装帧格式、电子备份情况进行核验，合格后出具归档回执，完成正式归档。4.2质量等级判定•严重不合格：缺失活动方案、无有效现场影像、签到材料造假、经费核心凭证缺失，判定为活动未完成，纳入年度绩效考核扣分项。•一般不合格：照片数量不足、页码错漏、材料排序混乱、总结内容空泛，需在3个工作日内补正后重新提交验收。•合格：所有材料齐全、要素完整、格式规范，可直接归档保存。4.3责任追究对存在虚假归档、活动结束后30天仍未完成立卷、案卷遗失等问题的，对活动牵头人予以通报批评；因材料缺失导致考核失分、审计问责、履职纠纷的，按单位干部管理相关规定追究对应责任。五、特殊场景活动补充归档要求不同类型的地震科普活动存在差异化风险点与核验标准，需在通用材料基础上补充对应归档内容，不得套用统一模板缺项立卷。1.校园科普+应急演练融合活动：除通用材料外，必须补充演练疏散路线图、各班级疏散时间统计表、演练过程问题台账（含楼道拥堵点、未按要求做防护动作的人员情况、设施隐患等）、演练复盘会议记录、针对问题的整改措施、科普授课教师的教案原件。2.线上直播科普活动：除通用材料外，必须补充平台后台导出的全量数据（含累计观看人次、最高在线人数、平均观看时长、评论条数）、直播回放永久有效链接、电子科普资料的下载量统计、直播过程的舆情监测记录（若出现不当评论需附处置记录）。3.装备体验类科普活动（含模拟震动台、搜救犬演示、急救实操、破拆装备展示等）：除通用材料外，必须补充体验装备的当日安全检测记录、体验参与者签署的安全知情同意书（未成年人由陪同家长签署）、现场医护/安保人员值守记录、应急药品配备清单——这类活动存在实操风险，上述材料是发生意外伤害时厘清责任的核心依据。4.特殊群体科普活动（面向老年人、残障人士、少数民族群众等）：除通用材料外，必须补充适配性宣传物料样本（大字版折页、盲文手册、少数民族语言讲稿等）、特殊服务保障记录（如手语翻译、无障碍通道设置、上门宣讲的入户确认签字等）。附件1：地震科普宣传活动案卷材料核对清单序号材料类别核查内容核查结果（是/否）备注1筹备类经签字盖章的正式活动方案（含安全预案）2筹备类经费预算审批单、采购合同（超5000元项目需提供）3筹备类活动通知/预热宣传凭证4筹备类特邀嘉宾参会确认回执5现场类有效受众签到/参会明细（线上需附观看时长统计）6现场类6个维度的现场照片、1-3分钟现场视频7现场类主讲人课件、科普宣传品样本8现场类100人以上活动的安全值守记录9成效类宣传报道凭证（含阅读量、转载记录）10成效类受众反馈问卷/意见汇总11成效类经费核销凭证、宣传品发放台账12成效类包含问题与改进措施的活动总结13格式类纸质案卷装订规范、页码连续、目录清晰14格式类电子案卷命名规范、双重备份完成附件2：案卷封皮模板==============================

地震科普宣传活动案卷

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案卷名称：________________________

主办单位：________________________

活动时间：______年____月____日

立卷人