团干部考核评估档案管理手册

团干部考核评估档案管理手册一、管理职责与适用范围团干部考核评估档案是客观记录团干部履职实绩、支撑团干部选育管用全链条工作的法定凭证，其管理规范性直接决定团干部考核工作的公信力。•适用范围：本手册适用于各级机关、企事业单位、学校、乡镇（街道）、村（社区）团组织，对专职、挂职、兼职团干部（含团支部书记、团总支书记、团委委员、团委正副书记）考核评估档案的全生命周期管理。•责任划分：按照“谁考核、谁建档、谁负责”的原则，各级团委组织部门为档案管理责任主体，组织委员为第一责任人，必须指定1名专（兼）职档案管理员具体经办档案收集、保管、查阅工作；档案管理工作纳入年度团建工作考核指标，权重不低于10%。•管理目标：实现团干部考核材料归档率100%、核心材料完整率100%、档案查阅合规率100%，杜绝档案造假、丢失、泄露问题。二、归档内容与分类标准归档内容边界不清、分类标准模糊是当前团干部考核档案管理的高发问题，直接导致考核追溯、干部评价时无据可查。所有档案按四类划分归集，不得随意增减类别：1.基础信息类（类别码01）包含团干部任免审批表（含换届选举批复、任职通知、挂职/兼职备案表）、个人基本信息表（含团员证编号、任职时间、分管工作量化清单）、任期岗位目标责任书（每年初签订，明确全年发展团员数、主题团日开展次数、青年大学习参与率底线等可考核指标）。2.日常履职类（类别码02）包含月度/季度工作台账（需附经手活动的方案、签到表、成果量化数据，严禁只写“开展某活动”无具体数据）、团内培训记录（含参训通知、结业证书、时长证明，年度累计培训不足8学时需标注）、平时奖惩材料（含表彰通报、约谈记录、整改通知书）、半年度青年满意度测评原始记录（有效样本量不低于所联系青年数的30%，附原始问卷或投票导出数据，满意度低于60分的需附整改清单）。3.年度/任期考核类（类别码03）包含本人签字的述职报告（1500-3000字，对照年初目标责任书逐项说明完成情况）、考核评议原始打分表（同级互评、下级测评、上级点评权重分别为20%、30%、50%）、考核结果公示材料（含公示截图、异议受理记录）、考核结果反馈谈话记录（谈话双方签字）、考核结果运用材料（含评优推荐表、职务调整建议、培训通知）。4.离任交接类（类别码04）包含工作交接清单（含未完成工作台账、团内物资/经费交接明细，交接双方、监交人三方签字）、任期考核鉴定材料（加盖团组织公章）。

以下材料严禁归入考核档案：无签字盖章的非正式草稿、与团干部履职无关的私人材料、重复提交的冗余材料、涉及青年隐私的非必要个人信息。三、收集归档流程与质量标准档案收集必须与考核工作全流程同步，事后补填、突击整理的档案不具备凭证效力，不得作为考核评价依据。1.归档时限要求◦即时归档材料：任免批复、奖惩文件、公示材料、谈话记录、异议处置材料，需在材料正式生成后3个工作日内由经办人员移交档案管理员；管理员需在1个工作日内完成材料核验，对符合要求的归入对应档案盒，不符合要求的一次性告知补正事项。◦定期归档材料：月度工作台账于次月5日前移交，半年度青年满意度测评材料于测评结束后10日内移交，年度考核全套材料于每年12月25日前完成移交。◦离任归档材料：团干部离任后15个工作日内，完成任期内全部材料的归集、核验，形成完整任期档案。2.归档质量标准所有归档材料必须满足“三有”要求：有明确出具主体的公章或责任人签字、有准确的时间节点、有可核实的量化成果——工作记录严禁出现“开展了相关活动”“取得了较好效果”等模糊表述，必须明确活动覆盖人数、完成指标比例、成果量化数据。3.编号检索规则统一采用“团组织编码-任职起始年份-姓名拼音首字母-类别码”规则编制档案号，如“TW2022-ZSL-03”代表团委2022年任职张某某的年度考核类档案；档案盒脊、卷内目录必须标注统一档案号，确保单份档案检索定位时间不超过2分钟。四、日常保管与安全防护考核档案包含团干部履职评价、青年意见反馈等敏感内容，保管环节必须同时满足实体安全、信息保密、检索便捷三项核心要求。•实体档案保管：必须存放于办公场所带锁的专用档案柜中，严禁存放于个人办公桌、私人储物柜；存放区域需配备1具4kg干粉灭火器，环境湿度控制在45%-60%之间，避免阳光直射；每季度第一个周一由档案管理员开展一次巡检，检查档案是否受潮、虫蛀、缺漏，填写《档案保管巡检表》签字留存。•电子档案管理：所有纸质入档材料必须同步扫描为300DPI分辨率的PDF文件，电子档编号与实体档案完全一致；电子档案需双备份存储，一份存储于单位内部涉密OA系统加密文件夹，一份存储于不连接公共互联网的专用U盘，每半年开展一次备份校验，严禁将电子档案存储于个人网盘、微信收藏、公共云盘等非涉密存储渠道。•保管期限：专职团干部考核档案永久保存；挂职、兼职团干部考核档案保存至其离团后5年；保存期满需销毁的，必须经同级团委书记审核、报上级团组织组织部门备案后，由2名及以上工作人员共同监销，《档案销毁清册》永久留存，严禁任何个人私自销毁、留存档案材料。严禁涂改、圈划、批注、抽换、伪造档案材料，发现档案存在异常改动痕迹的，必须第一时间启动核查程序，对故意篡改档案造成考核结果失真的，按照《中国共产主义青年团纪律处分条例（试行）》追究相关人员责任。五、查阅使用与结果运用考核档案的使用必须严格限定权限、规范流程，既要发挥其在团干部选育管用中的支撑作用，也要坚决杜绝档案泄露、滥用、带病评优等问题。1.查阅权限分级◦同级团组织负责人、上级团组织组织部门工作人员，因考核、干部管理工作需要，可查阅管辖范围内全部团干部的考核档案；◦纪检监察、组织人事部门因案件核查、干部考察需要查阅档案的，需持单位正式介绍信，经同级团委书记审批后方可查阅；◦团干部本人仅可查阅本人年度考核结果反馈内容，不得查阅评议打分原始记录、他人评价意见等过程性材料；◦其他任何单位、个人无权查阅团干部考核评估档案。2.查阅流程要求◦查阅人填写《档案查阅审批单》，明确查阅事由、范围、时长，按对应权限完成审批；◦档案管理员必须在档案室内陪同查阅，严禁将档案带出指定查阅区域；未经审批严禁查阅人复印、拍摄、摘抄档案内容，确需复印相关材料的，需经团委书记额外批准，复印件由管理员标注“仅用于XX事项”并加盖团组织公章后方可提供；◦查阅结束后，管理员当场核对档案完整性，在《档案查阅登记台账》上记录查阅人信息、查阅内容、审批人、归还时间，由查阅人签字确认。3.结果运用刚性要求团干部评优评先、推优入党、选拔推荐、转岗鉴定时，必须以考核档案记录为唯一客观依据：近3年年度考核存在1次“不称职”记录的，不得推荐为团内表彰人选；近2年考核核心材料缺失的，不得作为提拔、转任重要岗位的推荐人选；档案记录存在违纪违规线索的，必须第一时间移交纪检部门核实，严禁脱离档案记录、凭个人主观印象评价团干部。六、风险分级处置与责任追究档案管理全流程存在多个明确风险点，必须提前设置分级响应机制，在风险萌芽阶段阻断问题演化路径，避免造成不可逆的负面影响。所有风险按严重程度分为三级，对应不同启动权限与处置标准：1.Ⅲ级（一般风险）◦判定标准：单份非核心材料（如活动新闻稿、学习截图）缺失、归档延迟3个工作日以内、电子档案备份逾期不超过7天；◦启动权限：同级团组织组织委员；◦处置原则：24小时内完成材料补正，对经办人员进行口头提醒，相关情况记录在当月工作台账。2.Ⅱ级（较大风险）◦判定标准：核心材料（任免表、考核结果表、谈话记录）缺失、归档延迟超过7个工作日、非授权人员接触档案但未造成信息泄露；◦启动权限：同级团委书记；◦处置原则：3个工作日内完成材料补建，对责任人员进行约谈，在本级团组织范围内通报批评，扣减责任人员当月团建考核分值2分。3.Ⅰ级（重大风险）◦判定标准：档案实体或电子档丢失、故意涂改/抽换/伪造档案材料、档案内容泄露造成负面舆情或侵害团干部权益；◦启动权限：上级团组织组织部门；◦处置原则：第一时间启动专项调查，10个工作日内完成档案核实或重建，对责任人员按照《中国共产主义青年团纪律处分条例（试行）》给予对应团内处分，涉嫌违法的移送司法机关处理。档案因不可抗力（如自然灾害、意外失火）丢失的，由档案管理员牵头，通过调取工作台账存根、找相关当事人出具书面证明、核实公开工作记录的方式补建，补建的每份材料需经2名及以上相关参与人签字确认、团委书记审核盖章后方可入档，补建全过程形成书面记录永久留存，严禁仅凭个人回忆补填、虚构档案内容。七、常态化检查与能力建设档案管理质量不能依赖单次突击整改，必须建立PDCA闭环管理机制，持续补齐管理漏洞、提升经办人员能力。•常态化检查机制1.基层团组织每季度开展1次自查，对照《档案管理检查清单》逐一核验，形成自查报告于每季度最后1个工作日报上级团组织；2.县级及以上团委每半年开展1次跨单位交叉检查，抽查比例不低于下辖团组织数量的30%，抽查档案量不低于被检查单位在管团干部档案总数的20%；3.省级团委每年开展1次专项督查，对检查发现的问题下发整改通知书，明确15个工作日的整改期限，整改完成后逐一复核，复核不通过的约谈团组织主要负责人。•能力建设要求各级团组织每年至少组织1次档案管理员专项培训，培训内容涵盖归档标准、保管要求、保密规定、异常处置，培训时长不低于2学时；培训后组织闭卷测试，测试成绩80分以上方可上岗从事档案管理工作，测试不合格的需补考至合格为止。附件实操工具模板附件1团干部考核档案卷内目录序号材料名称材料类别码生成时间页数备注101202303404附件2档案查阅审批单项目内容查阅人姓名查阅人所在单位查阅事由查阅档案编号及范围查阅时间年月日时至时团组织部门审核意见签字：年月日团委书记审批意见签字：年月日归还核验情况档案管理员签字：年月日附件3档案管理检查清单（满分100分）检查项检查标准分值扣分规则实际得分归档及时性所有材料按规定时限完成归档20单份材料延迟1个工作日扣2分，扣完为止材料完整性所有材料签字盖章齐全、内容量化可追溯30缺1份核心材料扣10分，单份材料要素不全扣3分，扣完为止保管规范性实体档案入柜上锁、温湿度达标，电子档案双备份201项不达标扣5分，扣完为止查阅合规性所