气象科普作品征集活动档案手册

气象科普作品征集活动档案手册一、编制目的与适用范围档案管理是科普活动从“办完即散”走向“可追溯、可复用、可评估”的关键环节。本手册用于规范气象科普作品征集活动全周期（策划、征集、评审、展示、总结）档案的收集、整理、归档与利用，确保活动结束后30日内形成一套完整、可移交的活动档案，为后续活动复盘、申报评奖、成果转化提供原始依据。•适用对象：活动主办单位办公室、承办部门档案员、各协作单位资料联络人•适用范围：本单位主办的各级气象科普作品征集活动（征文、短视频、海报、摄影、科普讲解课件等）•编制依据：《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）及本单位档案管理办法二、档案管理组织与职责档案工作必须在活动启动时同步布置，不能等到活动结束再“补材料”。实行“谁产生、谁收集、谁整理”的责任制。角色承担人具体职责交付节点档案总负责人分管领导审批归档方案、验收归档成果活动结束后30日内验收档案员承办部门指定1人制定归档计划、指导收集、组卷编目、办理移交全程跟踪，每周五汇总进度资料联络人各协作单位各1名收集本口材料，每月25日前向档案员移交每月25日保密审核员办公室指定审核涉密、涉个人信息材料，确定密级与开放期限归档前完成登记要求：档案员在活动启动后5个工作日内建立《档案收集台账》（样表见附录A），逐项登记材料的名称、形成时间、责任人、接收时间，做到“一材料一记录、一月一核对”。三、归档范围与保管期限归档范围按活动生命周期划分为四个阶段，凡列入范围的材料一律归档，不得由个人留存或自行销毁。3.1策划准备阶段（保管期限：永久）•活动方案及领导批示、立项审批文件•经费预算及批复文件•合作协议、委托评审合同•活动通知（含发文文号）、媒体宣传通稿3.2征集实施阶段（保管期限：30年）•报名登记表、作品汇总表（电子表+打印签字件）•参赛作品及参赛者授权书（原件）•评审规则、评委名单及签到表3.3评审表彰阶段（保管期限：30年）•评分表原始件（每位评委逐份）、评审会议记录•获奖名单公示材料及异议处理记录•获奖决定文件、颁奖仪式影像资料3.4总结利用阶段（保管期限：永久）•活动总结报告、经费决算报告•成果转化记录（作品展出、教材采用、媒体转载证明）•媒体报道汇总（含URL或版面截图）不归档材料：过程性草稿（定稿前的中间修改版）、与活动无关的通用表格、重复文件（以定稿和盖章版为准归档一份）。四、档案整理方法整理质量决定档案能否被快速检索利用。核心规则：按“年度—活动—问题”三级分类，一件一档、卷内有序。4.1组卷规则1.文书类材料按“批复→方案→通知→总结”的事务顺序排列组卷2.作品类材料按作品编号升序排列，每件作品包含：报名表、授权书、作品本体、评分表、获奖情况，五项材料作为一组，不得拆散3.每卷材料不超过200页；超出的按阶段分卷，卷号连续4.影像类材料按拍摄日期排列，每张照片/每段视频在著录单上登记拍摄时间、地点、事件、人物4.2编号规则档案号采用结构：全宗号-年度-活动代码-分类号-件号。示例：0XX-2025-QXKP01-SJ-0018表示2025年气象科普征集活动（代码QXKP01）声像类第18件。作品编号规则：作品类别代码-流水号，类别代码为ZW（征文）、SP（短视频）、HB（海报）、SY（摄影）、JJ（讲解课件）。编号一经分配不得变更，获奖作品、弃赛作品均保留编号，弃赛情况在台账备注栏注明原因。4.3电子档案整理1.电子作品按“活动代码/作品类别/作品编号”三级目录存放，文件名与纸质编号严格一致2.电子文件格式：文档类转换或保存为PDF/A，视频保存为MP4（H.264编码，码率不低于8Mbps），图片保存为TIFF或JPEG（单张不低于3MB）3.电子档案存储采用“本地服务器+移动硬盘”双备份，移动硬盘于归档完成后10个工作日内移交档案室4.每季度对电子档案做1次完整性校验（核对文件数量与大小哈希值），校验记录归入管理类档案五、涉密与个人信息保护作品档案天然包含参赛者个人信息，泄露会直接侵害个人权益并使单位承担法律责任，本章是全手册约束力最强的章节。1.参赛者身份证号、联系电话、家庭住址等个人信息必须在归档前做遮蔽处理：纸质件加盖遮蔽条，电子件以占位符替换（如138******、张某某）2.完整信息的原始登记表单独组卷，确定为内部使用，未经档案总负责人书面批准不得对外提供查阅3.授权书中涉及作品使用权利的条款必须归档原件，不得仅留复印件——原件是单位对作品进行展示、改编、出版的唯一权利依据，缺失原件视为该作品丧失授权，相关作品应当从后续转化名单中移除4.严禁在互联网非涉密系统上传含个人完整信息的材料；确需线上传输的，先脱敏、后传输，并通过单位认可的加密渠道发送5.档案利用实行登记审批制：查阅内部使用级档案需填写《档案利用申请表》，经档案总负责人签批，借出不超过15个工作日，逾期未还由档案员书面催还风险演化路径与阻断点：登记表未脱敏→电子件通过聊天工具外发→接收方转存至公网盘→信息被批量抓取→参赛者遭骚扰、单位被投诉。阻断点设置在第1环（归档前强制脱敏）与第4环（禁止非密系统外传），档案员每周抽查1次台账，发现未脱敏件24小时内撤回并重新脱敏。六、档案验收与移交验收是档案从“部门工作成果”变为“单位正式档案”的关口，验收不合格的必须返工，不得带病移交。6.1验收标准验收项判定标准不合格处置完整性台账所列材料100%收齐，缺项有书面说明并经审批退回补齐，补齐期限10个工作日规范性编号连续、卷内目录与实物一一对应、签字盖章齐全当场整改电子一致性电子件名称、数量与纸质台账完全对应重新核对，误差为零方可通过脱敏情况抽查10%材料，未发现未脱敏个人信息全量返工脱敏6.2移交流程1.档案员于活动结束后20日内完成整理，向档案室提交《档案移交清册》一式两份2.档案室在收到清册后10个工作日内按验收标准逐项核验，双方签字确认，清册双方各存一份3.移交完成后，档案室在5个工作日内出具《归档验收合格通知》，档案总负责人据此对活动做结项认定6.3异常情形处置•授权书原件缺失：5个工作日内联系参赛者补签并说明原因；无法补签的，该作品标注“授权不全”，禁止用于任何对外展示与出版，情况记入台账•作品数量与报名数不符：核对退赛记录与报名费（如有）退还凭证，差额逐件书面说明原因，由评审组负责人签字确认•电子作品损坏无法打开：优先从初收备份恢复；恢复失败的，保留损坏文件与恢复记录，并留存该作品的报名表、评审记录等文书类替代材料七、档案利用与成果转化归档不是终点，档案的价值在于让下次活动少走弯路、让优秀作品持续发挥科普作用。1.复用支持：下一届活动策划启动前10个工作日内，档案员向承办团队提供上一届的总结报告、评审争议记录、经费决算三项核心材料，并出具《历史档案摘要》，重点列明上届作品数量、获奖比例、评审用时等基础数据2.成果转化：转化利用（展出、汇编成册、投递科普平台）仅限“授权完整”作品，每次转化前在台账登记使用方式、范围、时间，作品署名信息以参赛者授权书载明的为准3.利用反馈：每次档案利用填写《利用效果登记表》，记录利用人、用途、产生的成果（如被上级单位转发、获奖申报引用），作为档案价值评估依据4.定期鉴定：活动归档满3年时组织1次档案价值鉴定，对30年保管期限到期的文书材料按档案管理规定申请鉴定处置，处置方案报档案总负责人批准八、PDCA持续改进档案管理本身也须闭环，避免手册“发完即束之高阁”。•计划（P）：活动启动时档案员编制《档案工作计划表》，明确各阶段收集责任人与节点•执行（D）：按计划收集整理，执行登记台账制度•检查（C）：档案员每月核对台账与实物，档案室在移交验收时按第六章标准核验•改进（A）：活动结束后15个工作日内召开档案工作复盘会，形成《档案问题清单》（至少包含：收集缺项、时限延误、格式不符三类问题的具体表现），据此修订本手册相关条款；修订后由档案总负责人签发新版本并废止旧版九、附录A：档案收集台账（样表）序号档案号材料名称形成时间责任人密级接收时间备注10XX-2025-QXKP01-WS-0001活动方案（批复件）2025-0X-XX张某某内部2025-0X-XX领导批示原件随卷20XX-2025-QXKP01-ZP-0001ZW-0001报名表2025-0X-XX李某某内部2025-0X-XX已脱敏30XX-2025-QXKP01-SJ-0001开幕式照片（12张）2025-0X-XX王某某公开2025-0X-XX含著录单十、附录B：作品归档材料核对表（每件作品一表）核对项是否缺失原因说明报名登记表（已脱敏）参赛者授权书（原件）作品本体（格式合规）评委评分表获奖情况记录核对人签字：__________核对日期：__________十一、附录C：档案利用申请表（样表）项目内容申请人/联系方式张某某/138******拟利用档案号及名称0XX-2025-QXKP01-WS-0003活动总结报告利用目的编制下届活动方案利用方式室内查阅/复印（脱敏件）档案员意见经核对，属内部使用级，脱敏后可提供审批人签字__________日期：____