职业健康档案建立及管理指南（2025版）

职业健康档案建立及管理指南（2025版）为规范职业健康档案的建立与管理，保障劳动者职业健康权益，提升用人单位职业病防治水平，特制定本指南。本指南适用于存在职业病危害的用人单位，旨在提供一套系统、完整、可操作的职业健康档案建立与管理实施方案，确保档案的真实性、完整性、连续性和安全性，为职业健康监管、职业病诊断鉴定及劳动者健康追踪提供可靠依据。第一章：职业健康档案的核心价值与法律基础职业健康档案是记录劳动者职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果、职业病诊断与治疗情况等一系列与职业健康相关信息的系统性文件集合。其核心价值在于：首先，它是落实《中华人民共和国职业病防治法》等法律法规要求的具体体现，是用人单位履行职业病防治主体责任的重要证明；其次，它是评估工作场所职业病危害因素控制效果、评价防护设施有效性的关键依据；再次，它是劳动者职业健康史的完整记录，为早期发现健康损害、及时诊断和治疗职业病提供不可替代的医学证据；最后，它也是职业卫生监督管理部门进行监督检查、事故调查和处理纠纷时的法定文书。用人单位必须认识到，建立并妥善管理职业健康档案不仅是法律强制要求，更是现代企业人力资源管理、履行社会责任、构建和谐劳动关系的内在需求。完整规范的档案能够有效降低企业的法律风险，提升职业健康管理水平，实现企业与劳动者的共同健康发展。第二章：职业健康档案体系的构成要素一套完整的职业健康档案体系应由用人单位职业卫生管理档案和劳动者个人职业健康监护档案两大部分构成，二者相辅相成，共同形成闭环管理。2.1用人单位职业卫生管理档案此部分档案以用人单位为主体，系统记录其在职业病防治方面的整体工作。主要内容应包括：基础信息类：单位基本情况、生产工艺流程、使用的原辅材料清单、产生职业病危害的设备与技术清单。危害管理类：工作场所职业病危害因素检测与评价报告（包括定期检测、现状评价、控制效果评价）、检测点分布图、危害因素浓度/强度变化趋势分析。工程防护类：职业病防护设施设置、运行、维护与检修记录，应急救援设施配置与维护记录。管理措施类：职业病防治计划与实施方案，职业卫生管理制度与操作规程，职业病危害事故应急救援预案及演练记录。培训与告知类：主要负责人、职业卫生管理人员及劳动者的职业卫生培训记录与考核资料，职业病危害合同告知书、公告栏与警示标识设置资料。用品管理类：个人职业病防护用品采购、发放、使用、维护与更换记录。外包管理类：职业病危害项目申报回执，职业卫生“三同时”相关资料（预评价、防护设施设计、控制效果评价），委托外包作业时的职业卫生管理协议。2.2劳动者个人职业健康监护档案此部分档案以每位接触职业病危害因素的劳动者个体为单位建立，实行“一人一档”，终身保存。其核心内容必须包括：劳动者基本信息：姓名、性别、年龄、工龄、身份证号、岗位、所属部门等。职业史与危害接触史：详细的工作经历，包括起止时间、工作单位、岗位、接触的职业病危害因素名称及其浓度/强度（如可获取）。职业健康检查资料：这是档案的核心。上岗前检查：检查机构资质证明、检查项目完整的体检报告、检查结论及处理意见（如是否适合从事该作业）。在岗期间定期检查：历次检查的体检报告、检查结论（如是否疑似职业病、职业禁忌证等）及复查建议。检查周期需符合国家《职业健康监护技术规范》要求。离岗时检查：离岗时的体检报告及结论。应急/离岗后医学随访：针对接触特定危害因素（如尘肺、某些化学物）的劳动者，按规定进行的应急健康检查或离岗后医学随访记录。职业病诊疗资料：如劳动者被诊断为职业病或职业禁忌证，需包含职业病诊断证明书、鉴定书、住院病案首页、出院小结、诊疗记录及后续随访资料。其他需要资料：如劳动合同复印件、职业危害告知确认书、历次职业健康检查结果书面告知凭证等。为清晰展示个人职业健康监护档案的必备内容与要求，详见下表：档案模块具体内容项要求与说明身份与职业信息姓名、性别、身份证号、联系方式、文化程度信息准确，及时更新入职时间、岗位、工种、所属车间/部门记录岗位变动情况详细的职业史（含既往单位）时间连续，岗位描述清晰危害接触信息接触的职业病危害因素名称与检测报告、岗位描述一致接触起止时间、每日接触时间尽可能精确记录接触方式、防护设施使用情况定性描述健康检查记录上岗前、在岗期间、离岗时健康检查报告原件报告需由具备资质的机构出具每次检查的结论与处理意见如“目前未见异常”、“复查”、“疑似职业病”、“职业禁忌证”等复查报告及结论（如有）跟踪复查结果应急健康检查或离岗后医学随访记录（如适用）按规定执行诊疗与告知记录职业病诊断证明书/鉴定书（如有）原件或加盖公章的复印件相关的病历、诊疗记录、复查记录系统归档职业健康检查结果书面告知凭证劳动者签收记录相关文件劳动合同复印件（含危害告知条款）确认劳动关系与告知义务履行个人防护用品领用记录体现防护措施落实第三章：职业健康档案的建立流程与规范档案的建立应遵循“及时、准确、完整、规范”的原则，形成动态管理机制。3.1建档启动与信息收集新入职劳动者：在安排从事接触职业病危害作业前，必须完成上岗前职业健康检查。根据检查结论，对适合岗位者，在签订劳动合同时明确告知危害，随即启动个人档案建立，收录基本信息、劳动合同、上岗前检查报告及告知凭证。在职劳动者：对已建立档案者，每次定期健康检查结束后，应及时将新的检查报告、结论及告知凭证归入其个人档案。岗位变动时，需更新其职业史和危害接触史记录。用人单位档案：各项职业卫生工作完成后（如检测评价、培训、应急演练等），相关报告、记录应在15个工作日内由责任部门移交档案管理人员归档。3.2档案内容记录规范所有记录应使用钢笔或签字笔填写，字迹工整清晰，或使用规范的电子格式打印。记录日期应精确到日，涉及数据的应有计量单位。职业健康检查报告、检测评价报告等外部文件应使用原件或加盖出具单位公章及档案管理部门核对章的复印件。任何内容的修改都应遵循“杠改签章”原则，即划改处由修改人签名并注明日期，确保修改痕迹可追溯，禁止涂改、刮擦。3.3档案编码与索引应为每位劳动者编制唯一的档案编号，编号规则可包含入职年份、部门代码、顺序号等，便于检索。建立电子化的档案目录或索引系统，实现按姓名、编号、部门、危害因素等多种方式快速查询。第四章：职业健康档案的动态管理与维护档案管理不是一次性的建档活动，而是贯穿劳动者职业生命周期的持续过程。4.1日常归档与更新设立专职或兼职的档案管理员，负责档案的接收、整理、归档、保管和借阅。制定明确的档案归档流程和时限要求，确保各类资料及时入档。定期（如每季度或每半年）核对档案内容，对劳动者岗位变动、接触危害因素变化、联系方式变更等信息进行更新。4.2保管期限与存放要求保管期限：劳动者个人职业健康监护档案应永久保存。用人单位职业卫生管理档案的保存期限应符合国家规定，一般不少于10年，其中职业病危害因素检测评价报告、职业健康检查总结报告等核心文件建议永久或长期保存。存放条件：纸质档案应存放于专用的档案柜中，做好防火、防盗、防潮、防蛀、防高温等措施。电子档案应进行异地备份，并采取加密、访问控制等安全措施。涉密信息保护：档案中涉及的劳动者个人隐私、企业商业秘密等信息，应严格保密，未经授权不得泄露。4.3档案的利用与借阅制定严格的档案借阅制度。本单位人员因工作需要借阅，需履行登记手续，明确借阅目的和归还时间。劳动者有权查阅、复印本人的职业健康监护档案。用人单位应在规定时间内提供，并可收取必要的工本费。卫生监督部门依法进行监督检查时，用人单位应当如实提供职业健康档案。职业病诊断鉴定机构需要时，用人单位应在劳动者或其相关方提供授权后，如实提供相关档案资料。所有借阅、复制行为均应进行登记，记录借阅人、时间、内容、用途等。4.4档案的转移与销毁档案转移：劳动者离职时，其个人职业健康监护档案不应交给劳动者个人，应按规定永久保存。若劳动者调入新的用人单位且继续从事接触同类职业病危害的作业，经劳动者本人书面同意，原用人单位可将其档案复印件移交新单位，原件仍需保留。档案销毁：对已超过保存期限且无保存价值的用人单位管理类档案，应组织鉴定，编制销毁清册，履行审批手续后，在专人监督下进行销毁，并记录销毁情况。严禁擅自处理。第五章：电子化档案管理系统的建设随着信息技术发展，建设电子职业健康档案管理系统是提升管理效率、保障数据安全的必然趋势。5.1系统建设目标实现档案信息的数字化采集、网络化传输、结构化存储、智能化检索与统计分析，并与企业的HR系统、EHS管理系统等进行数据交互，打破信息孤岛。5.2关键功能要求劳动者信息管理：维护劳动者基本信息、职业史、岗位变动等。危害因素管理：关联岗位与危害因素，对接检测数据。体检管理：线上安排体检计划，对接体检机构数据接口自动获取电子报告，自动提醒复查与复检。档案归档与检索：支持扫描件上传、结构化数据录入，提供多维度快速检索。预警与提醒：对到期体检、复查、合同到期、检测超标等设置自动预警。统计分析：自动生成各类统计报表，如体检异常率、危害因素接触分布、历年数据对比等，为管理决策提供数据支持。权限与安全：严格的角色权限控制，操作留痕，数据加密传输与存储。5.3实施注意事项电子档案与纸质档案具有同等效力，在过渡期内可实行“双轨制”管理。必须确保电子档案系统的安全性和稳定性，建立灾难恢复机制。系统设计应符合国家相关数据标准，便于未来数据交互与共享。第六章：常见问题与质量控制6.1常见问题档案不全：缺失上岗前或离岗时体检报告、历年在岗期间体检报告不连续。信息不实：职业史记录简略或与实际不符，危害因素接触情况记录模糊。管理混乱：无专人管理，资料随意存放，借阅无登记，存在丢失风险。告知缺失：无职业健康检查结果书面告知劳动者的有效证据。电子化滞后：仍完全依赖纸质管理，效率低下，难以统计分析。6.2质量控制措施定期内部审核：每年至少开展一次职业健康档案管理专项内审，检查档案的完整性、规范性、及时性。纳入管理评审：将档案管理中发现的问题、统计分析结果作为公司职业健康管理体系管理评审的输入，推动持续