园区政务档案管理细则

园区政务档案管理细则一、总则政务档案是园区开展行政审批、产业服务、应急管理、企业扶持等全流程工作的法定凭证，也是追溯决策责任、支撑政策复盘、应对合规检查的核心依据，统一归口、全周期闭环管理是规避行政风险、提升政务效率的基础要求。1.制定依据：根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等法律法规，结合园区实际制定本细则。2.适用范围：本细则适用于园区管委会各内设机构、派驻机构、下属事业单位在履行政务职能过程中形成的所有纸质、电子、实物类档案，园区下属国企的经营类档案可参照本细则执行。3.责任体系：园区综合档案室（挂在综合管理部下）是政务档案的归口管理部门，配备2名专职档案员负责档案的接收、存储、利用、销毁全流程管理；各部门必须指定1名兼职档案员（人员名单报综合档案室备案）负责本部门档案的收集、初审、移交工作，兼职档案员岗位变动时，必须在10个工作日内完成档案工作交接，交接清单由移交人、接收人、监交人三方签字后报综合档案室留存，未完成交接的不得办理人事调动手续。二、档案分类与归档范围清晰的分类边界是避免档案漏归、错归、重复归档的前提，所有纳入管理的档案必须对应明确类目，无类别的零散材料不得随意存入档案库房。

园区政务档案统一划分为6个一级类目，各部门对照类目范围收集归档材料：类目代码类目名称归档范围不归档范围DQ党群行政类党工委/管委会会议纪要、正式发文、人事任免、党建工作材料、廉政建设记录、财务凭证/报表、固定资产台账、机构编制材料无查考价值的临时性通知、重份文件、事务性便条、未生效的草稿、私人信件ZW政务服务类企业注册、项目审批、行政许可、政策兑现、12345诉求办理、公共服务事项的全流程办理材料（含申请材料、审核记录、审批结果、送达凭证）办事群众提交的非必要冗余证明材料、办理过程中的无效沟通记录CY产业发展类招商合作协议、项目落地跟进记录、企业走访台账、产业政策制定过程材料、经济运行统计数据、企业扶持资金拨付材料无实质内容的企业宣传材料、一般性行业交流资料JS规划建设类园区总体规划、控规调整材料、基建项目从立项到竣工验收的全套资料、市政设施维护记录、土地出让相关材料施工单位内部管理材料、一般性施工日志草稿YA应急安全类安全生产检查记录、应急预案、突发事件处置卷宗、环保监测数据、信访维稳材料、疫情防控工作记录日常安全提醒类群消息截图、无处置结果的隐患上报草稿SW特殊载体类重要活动照片/音视频、获奖牌匾/证书、作废印章、重要会议签到簿、领导批示原件无文字说明的零散素材、重复拍摄的废片跨部门协同办理的事项，由牵头主办部门负责收集全套材料归档，协办部门仅留存本部门出具的相关材料副本，避免重复归档。三、归档流程与质量要求档案收集的时效性和原始性直接决定后续利用价值，滞后归档、篡改原件、材料缺失都会导致档案失去法定凭证效力。3.1收集环节责任•业务经办人为档案收集第一责任人，必须在事项办结后5个工作日内，将办理过程中形成的全套原始材料整理后交本部门兼职档案员；•严禁任何个人留存应归档的公务材料，因个人留存导致材料丢失、泄密的，由经办人承担全部行政及法律责任。3.2部门初审要求•各部门兼职档案员在每月25日-30日对当月收集的归档材料做初审，核心检查3项内容：材料是否为原件、审批流程签字盖章是否齐全、核心环节材料是否有缺漏；•对材料不全、不符合要求的，必须在3个工作日内督促经办人补正，不得将不合格材料移交综合档案室。3.3正式移交流程•各部门每季度首月10日前，将上季度初审合格的档案移交综合档案室；•移交时必须填写《档案移交清册》（见附件1），列明档案类目、名称、份数、页数、形成年度、建议保管期限，移交人与档案室接收人逐件核对无误后双方签字，清册一式两份，部门、档案室各留存1份。3.4归档质量量化标准1.纸质档案要求：必须为原件，手写内容使用黑色签字笔填写，严禁使用圆珠笔、铅笔（字迹会随时间晕染褪色）；纸张幅面统一为A4，小于A4的票据、证明要粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸要按手风琴式折叠对齐；必须去除所有金属订书钉、回形针（金属氧化生锈会污损纸张，导致字迹不可逆损毁）。2.电子档案要求：统一采用PDF/A长期保存格式，分辨率不低于300DPI，内容与对应纸质档案完全一致；文件名统一按“类目代码-年度-事项名称-流水号”规则命名，例如“ZW-2024-XX公司开办许可-001”；电子档案元数据（形成时间、经办人、审批节点、电子签章信息）必须与文件本体一并归档，不得拆分。3.特殊载体要求：照片、音视频文件必须配套文字说明，标注拍摄时间、地点、核心参与人、事件主题，不得仅存储无说明的原始素材；实物类档案要标注获得时间、授予单位、奖项名称，统一装入专用档案盒存放。四、档案存储与库房管理档案库房是政务核心信息的存放场所，防火、防盗、防潮、防泄密是不可突破的安全底线，任何无关人员不得随意进入。4.1硬件配置标准•防火设施：库房内配备二氧化碳灭火器（严禁使用干粉灭火器，干粉喷射后会永久污损纸质档案），烟雾报警器24小时联动园区消防控制室；•安防设施：库房入口配备门禁系统，仅2名专职档案员持有进入权限；库房内部安装无死角红外监控，监控录像保存时长不少于90天；•环境调控设施：配备工业级除湿机、空调、温湿度自动记录仪，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；窗户安装遮光窗帘，避免阳光直射导致纸张变脆、字迹褪色；•存储设施：采用标准密集架存放纸质档案，电子档案采用“本地政务内网服务器+政务云异地备份”双存储架构，本地服务器严禁连接互联网。4.2日常巡检要求•专职档案员每天上下午各1次巡检库房，记录温湿度数据，若温湿度超出标准范围，必须在1小时内启动除湿、空调设备完成调控；•每季度开展1次库房安全排查，重点检查消防设施有效期、线路是否老化、档案是否有虫蛀霉变迹象，排查记录存档备查；•每年4月、10月各投放1次合规防虫防鼠药剂，库房内严禁存放食品、易燃易爆物品、私人杂物。4.3存储摆放规则•纸质档案按“类目-年度-保管期限”的顺序上架排列，密集架侧面板粘贴清晰的类目指引标签，便于快速检索；•电子档案每季度做1次数据完整性校验，检测文件是否损坏、元数据是否缺失；异地备份每半年做1次恢复测试，确保备份数据可用；•涉密档案单独存放在保密柜中，与普通档案物理隔离。4.4人员进出管理•非档案管理人员原则上不得进入库房，确因工作需要进入的，必须持有综合管理部主任签字的审批单，由专职档案员全程陪同，进出时间、事由、人员信息登记在《库房出入登记簿》上；•严禁任何人携带私人手机、移动存储设备、拍照设备进入涉密档案存放区域。五、档案保管期限与鉴定销毁档案保管期限的划定必须兼顾法定留存要求和存储成本，到期档案必须经合规鉴定流程方可销毁，严禁擅自处置仍有查考价值的档案。5.1保管期限划定标准档案保管期限统一分为永久、30年、10年三类，划定标准如下：•永久保管：党工委/管委会重大决策文件、干部人事档案、总投资5000万以上的基建项目档案、重大突发事件处置卷宗、获得省级及以上荣誉的实物档案、机构沿革重要材料；•30年保管：一般行政审批卷宗、财务凭证/账簿、普通招商合作协议、安全生产常规检查记录、科级及以下人员人事相关材料；•10年保管：一般性工作通知、月度工作简报、普通企业诉求办理记录、日常工作联系函。5.2到期鉴定流程•每年12月由综合档案室牵头，联合办公室法务岗、档案对应业务部门负责人组成3人以上档案鉴定小组，对当年到期的档案逐件开展鉴定；•鉴定工作形成书面《档案鉴定意见书》，对仍有查考价值的档案重新划定保管期限继续留存，对无留存价值的档案纳入销毁范围，所有参与鉴定人员必须在意见书上签字确认。5.3销毁操作要求•对纳入销毁范围的档案，由综合档案室编制《档案销毁清册》（见附件2），列明销毁档案的名称、数量、形成年度、原保管期限、鉴定意见，报管委会分管副主任签字审批；•销毁工作必须由2名以上专职档案员共同送至具备保密销毁资质的场所全程监销，严禁将待销毁档案当作废品出售、严禁私自留存销毁范围内的档案；•档案销毁完成后，监销人在销毁清册上签字确认，销毁清册永久留存备查；•严禁任何个人或部门未经鉴定、审批流程擅自销毁任何档案，违规行为按《中华人民共和国档案法》相关规定追责。六、档案借阅与利用管理档案利用既要满足政务工作的查考需求，也要严格控制知悉范围，杜绝档案泄密、原件损毁、篡改的风险。6.1借阅权限与流程1.内部人员借阅：◦借阅本部门归档的普通档案，凭本人工作证在综合档案室登记即可借阅，借阅期限不超过5个工作日，到期需继续使用的要重新办理续借登记；◦借阅非本部门归档的普通档案，需填写《档案借阅审批单》（见附件3），经档案形成部门负责人签字同意后方可借阅；◦借阅涉密档案的，必须经管委会主要领导签字审批，且仅限在档案室内查阅，不得将档案带出档案室。2.外部单位查阅：◦公检法、纪检监察、审计等部门因公务需要查阅档案的，必须持单位介绍信、2名以上工作人员的执法/工作证件，经管委会分管副主任审批后，由专职档案员全程陪同查阅；◦外部单位查阅时档案原件不得带出档案室，需要复制档案内容的，经审批后由档案员负责复印，复印件加盖园区档案证明专用章方为有效。6.2借阅行为约束•借阅人必须妥善保管档案原件，严禁在档案上涂改、勾画、折页、拆卷，严禁擅自复制、拍摄档案内容，借阅的档案不得转借他人；•归还档案时，档案员必须逐页检查档案是否完好，发现有污损、缺页情况的，第一时间启动责任追溯；•电子档案查阅通过政务内网电子档案系统实现，按岗位设置查阅权限，所有下载、复制操作全程留痕，记录操作人、操作时间、操作内容，严禁通过微信、QQ、私人邮箱传输涉密或敏感电子档案。七、电子档案专项管理要求电子档案是未来政务档案的主要形态，其真实性、完整性、可用性、安全性的管理标准比纸质档案更严格，必须符合国家电子政务等保三级要求。1.归档源头管控：所有政务系统（OA系统、政务服务审批系统、企业服务平台）形成的电子文件，必须由系统通过接口自动同步归档到电子档案管理系统，禁止人工下载后二次上传，避免文件被篡改；电子文件的全流程审批日志、电子签章等元数据必须同步归档，不得与文件本体拆分。2.四性检测：电子档案归档时，系统自动开展真实性、完整性、可用性、安全性检测，检测不通过的自动退回业务部门重新提交，检测通过的文件加密存储，任何人不得修改已归档的电子档案内容。3.长期可读性保障：每2年对存量电子档案开展一次格式排查，将使用淘汰格式的文件转换为通用PDF/A格式，避免因系统升级、软件迭代导致老版本电子档案无法打开读取。4.共享管理：电子档案跨部门共享通过政务内网数据共享接口实现，不得通过离线存储介质随意拷贝传输，所有共享行为全程留痕可追溯。八、责任追究与考核档案管理是法定行政职责，每个环节的责任必须明确到人，违规行为必须有对应的追责机制，才能避免制度空转。1.考核规则：档案管理工作纳入各部门年度绩效考核，权重占比2%，考核指标包括：◦归档及时率：要求100%，每延迟移交1份档案扣0.1分；◦归档完整率：要求100%，每缺失1份核心归档材料扣0.2分；◦借阅合规率：要求100%，每出现1次违规借阅、损坏档案行为扣0.5分。2.追责情形：出现以下行为的，视情节轻重追究相关人员责任：◦未按要求收集归档材料，导致档案漏归、缺失，影响工作开展或合规检查的；◦个人留存公务档案拒不移交，或擅自涂改、伪造、销毁档案的；◦违反库房管理规定，导致档案被盗、损毁、泄密的；◦违规复制、传播涉密或敏感档案内容，造成不良社会影响或经济损失的。3.追责标准：情节较轻的给予通报批评、扣发当月绩效；情节较重的给予政务处分；涉嫌违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》的，移送相关部门依法处理。九、附则本细则是园区政务档案管理的统一执行标准，所有与本细则要求不一致的旧规定一律以本细则为准。1.本细则由园区综合管理部（综合档案室）负责解释；2.本细则自发布之日起施行；3.每年12月由综合档案室牵头对本细则的执行情况开展一次评估，结合实际工作需求动态修订条款。附件1园区政务档案移交清册（样表）序号档案类目档案名称形成