水利工程竣工验收资料组卷办法

水利工程竣工验收资料组卷办法一、总则本办法依据《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）、《水利水电工程施工质量检验与评定规程》（SL176-2007）、《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部令第30号）制定，适用于新建、改扩建、除险加固的水库、堤防、灌区、引调水、水土保持等各类大中小型水利工程的竣工验收资料组卷工作，小型农田水利工程可参照适当简化，但核心质量记录、竣工图、验收文件不得省略。

组卷总要求如下：•遵循“谁形成、谁组卷、谁签字、谁负责”原则，不得在验收前临时拼凑资料•卷内文件必须完整、准确、系统，签章齐全，与工程实际进度同步形成，严禁事后补做虚假记录•所有归档文件优先使用原件；确需使用复印件的，必须由文件出具单位加盖鲜章，注明原件存放位置，无有效签章的复印件不得入卷•档案保管期限不得低于工程设计使用年限，涉及工程质量、安全的核心资料必须永久留存二、组卷责任划分竣工验收资料组卷责任不清是导致档案缺件、甩项、溯源困难的核心原因，必须按职责明确边界，不得将组卷工作全部压给收尾阶段的资料员临时拼凑。

各单位具体职责与时间要求如下：1.项目法人对项目档案工作负总责，需在工程开工后10个工作日内制定统一的资料分类、编号规则，明确各参建单位资料移交时限；竣工验收前3个月组织档案预验收；竣工验收鉴定书印发后6个月内完成全套档案向运行管理单位、水行政主管部门的移交。2.施工单位负责施工范围内所有施工管理、质量检验、检测试验、安装调试、竣工图等资料的收集、整理、组卷；单元工程质量评定完成后7天内完成对应资料归档，合同工程完工验收后1个月内完成全部施工资料组卷，经项目技术负责人审核签字后移交监理单位；施工单位对所提交资料的真实性终身负责。3.监理单位负责监理规划、旁站记录、监理通知、质量评估报告等监理资料的组卷；收到施工单位提交的组卷资料后10个工作日内完成审核，一次性列明问题清单退回整改，严禁分次提问题拖延周期；审核合格后由总监理工程师签字确认，移交项目法人。4.设计单位负责初步设计文件、设计变更、设计工作报告、施工图审查意见等资料的组卷，合同工程完工后20天内移交项目法人。5.运行管理单位提前介入档案预验收工作，重点核查竣工图、设备操作手册、管护方案等与后期运行相关的资料完整性，移交阶段逐卷核验，不合格的档案有权拒收。三、资料分类与组卷单元划分组卷单元划分过大会导致查阅困难、责任追溯链断裂，划分过细会造成案卷碎片化、管理成本升高，需结合工程规模、档案保管要求统一划分规则。•组卷层级按“项目→单位工程→分部工程→单元工程”逐级设置，严禁跨单位工程组卷；每卷厚度必须控制在20mm~30mm之间，文字材料单卷不超过200页，折叠为A4幅面的图纸单卷不超过10张。•所有资料按6大类划分组卷，每大类下按工程部位、专业细分案卷：案卷大类组卷责任单位核心包含内容工程前期文件项目法人立项批复、可行性研究报告及批复、初步设计及批复、用地审批、环评水保批复、招投标文件、合同协议书监理资料监理单位监理规划、实施细则、旁站记录、监理通知及回复、工程款支付凭证、质量评估报告、监理工作总结施工资料施工单位开工报审、施工组织设计、技术交底记录、单元/分部/单位工程质量评定表、隐蔽工程验收记录、质量缺陷备案及处理记录、原材料/中间产品/试块检测报告（需加盖CMA章）、机电与金属结构设备出厂合格证、安装调试记录竣工图施工单位编制、监理单位审核所有专业施工蓝图，变更幅面超过图面1/3的需重新绘制，逐张加盖竣工图章验收资料项目法人分部工程验收鉴定书、单位工程验收鉴定书、合同工程完工验收鉴定书、水保/环保/消防/档案专项验收意见、竣工验收鉴定书、各阶段验收签字表工程管理与决算资料项目法人运行管护方案、资产移交清单、竣工决算报告、审计报告、工程质量终身责任承诺书•以下材料严禁纳入组卷范围：重份文件、未定稿的草稿、无签字盖章的白图、与本工程无关的参考资料、字迹模糊无法辨认的文件。•竣工图管理专项要求：竣工图章尺寸统一为50mm×80mm，加盖在图纸图标栏上方空白处，必须由施工单位编制人、技术负责人、监理工程师、总监理工程师逐张签字，严禁代签；无变更的施工图可直接加盖竣工图章，存在变更的必须将变更内容、变更依据编号清晰标注在图上，严禁直接用未标注变更的施工图加盖竣工图章糊弄归档（竣工图与实际不符会导致后期改扩建、运维时误判结构位置，引发工程安全事故）。四、卷内文件排列与编目要求卷内排列与编目是实现档案快速检索、长期可读的基础环节，必须做到顺序统一、页码连续、目录可查，严禁出现“有卷无目、页号错乱、文件顺序随意”的问题。1.卷内文件排列规则◦批复在前，请示在后；印本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；文字材料在前，图纸在后◦专业排列顺序：水工建筑工程资料在前，机电与金属结构安装资料其次，管理设施资料最后◦同一类文件按形成时间从早到晚排列，时间精确到日2.页码编写要求◦页码从卷内第一份正式文件的正文首页开始编写，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码◦单面印刷的文件页码标注在右下角，双面印刷的文件正面页码标注在右下角、背面页码标注在左下角◦页码必须连续，严禁跳号、重号；编写错误的需在原错误号码上划斜线注销，在相邻位置重新编写正确号码，严禁用修正液、黑块涂盖3.卷内目录填写要求卷内目录放在案卷封面之后，每栏填写规则如下：◦序号：按卷内文件排列顺序从1开始编号◦文件编号：填写文件的发文字号、图号或质量评定表编号，无编号的填“无”◦责任者：填写文件的制发单位全称，严禁使用“省厅”“项目部”等简称◦文件题名：填写文件完整标题，原文件无标题或标题不明确的，需自拟准确题名并加[]注明◦日期：填写文件的形成日期，格式为“YYYY-MM-DD”◦页号：填写每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号4.备考表要求备考表放在每卷最后，需明确注明本卷总件数、总页数、复印件数量及存放说明、文件缺失情况及原因，由立卷人、检查人签字确认，预留档案接收人签字栏。五、案卷装订与装具要求不规范的装订与装具会大幅缩短档案寿命，是档案移交时被驳回的高频原因，必须采用符合档案行业标准的工艺与材料，不得为了美观牺牲档案长期保存要求。1.装订前预处理◦必须剔除所有订书钉、回形针、大头针等金属装订物（金属物在档案库房恒温恒湿环境下3~5年即可氧化生锈，锈斑会渗透纸张导致字迹模糊、纸张破损）◦破损文件采用无酸托裱纸托裱，字迹扩散、褪色的文件需复制一份，复制件附在原件之后◦小于A4幅面的票据、文件需平整粘贴在A4无酸衬纸上，大于A4幅面的图纸按手风琴式折叠为A4大小，图纸图标栏必须露在右下角位置，方便查阅2.装订方式优先采用三孔一线左侧装订，孔距80mm，距左页边15mm，装订线松紧适度，不得压住文件字迹、不得出现掉页；不适合装订的大幅竣工图、珍贵历史原件可采用无酸纸卷盒存放；严禁使用热熔胶装订、塑料抽杆夹、金属活页夹存放档案（热熔胶有效期通常不超过10年，易老化脆化导致散页、文件顺序错乱）。3.案卷封面标识封面需清晰标注工程名称、单位工程名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、密级、案卷号、编制单位。其中保管期限按以下标准划定：◦永久：前期批复、竣工图、竣工验收鉴定书、竣工决算及审计报告、重大质量事故处理记录、质量终身责任承诺书◦长期：施工质量评定资料、监理资料、设计变更文件、设备安装调试记录，保管期限等同于工程设计使用年限◦短期：临时工程施工记录、无决议类一般性会议纪要，保管期限10年六、质量核查与验收流程档案质量核查实行三级校验机制，未通过上一级校验的资料不得进入下一环节，避免验收阶段集中补资料导致的真实性存疑问题。1.施工单位自检组卷完成后由项目技术负责人组织100%自检，重点核查资料缺项、签章完整性、页码连续性、竣工图与现场一致性，自检合格后填写《档案资料自检表》报监理单位，自检不合格的不得提交监理审核。2.监理单位审核监理单位收到资料后10个工作日内完成审核，审核内容覆盖资料真实性、与工程实体匹配度、组卷规范性；不合格的一次性出具问题清单，退回施工单位5个工作日内整改，整改完成后重新报审；审核合格后由总监理工程师签字，报项目法人。3.项目法人预验收项目法人在计划竣工验收日期前3个月，邀请同级水行政主管部门档案管理机构、运行管理单位开展档案预验收，预验收合格的出具《档案预验收认可书》；不合格的明确整改时限（最长不超过1个月），整改完成后重新组织预验收；档案预验收不合格的项目，不得提交竣工验收申请。4.竣工验收阶段核查竣工验收委员会下设资料核查组，按不低于30%的比例随机抽查案卷，重点核查隐蔽工程验收记录、质量缺陷处理记录、设计变更文件、竣工图；抽查不合格率超过10%的，终止竣工验收程序，整改合格后重新申请验收。七、异常情况处置规则资料组卷过程中遇到原件缺失、签字不全、图纸不符等异常时，必须按统一规则补正，严禁以“资料找不到”为借口伪造材料、隐瞒问题。1.原件缺失处置优先查找文件原件；确因管理不善丢失原件的，由文件制发单位提供复印件，加盖单位鲜章注明“复印件与原件一致，原件存放于XX单位”，由经办人签字后入卷，同时在备考表中注明缺失原因、经办人；严禁伪造签章、补做虚假资料，一经发现按水利工程质量终身责任追究相关规定追责。2.签字不全处置由原签字责任人补签；原签字人已离职的，由接任该岗位的负责人核实资料真实性后签字，加盖单位公章，注明补签日期；严禁未授权人员代签。3.竣工图与现场不符处置施工单位需在10个工作日内完成现场实测，修改竣工图内容，附对应设计变更、现场签证作为依据，重新履行竣工图签章手续；因竣工图错误导致工程量偏差的，由责任单位承担对应审计核减、后期运维损失。八、移交与归档要求竣工验收后的档案移交是工程建设责任向运行管理责任转移的关键节点，必须做到账实相符、纸电一致，移交完成后所有档案的保管责任同步转移。1.电子档案同步要求所有纸质档案需同步扫描为PDF/A格式电子文件（长期保存格式，不会因软件版本升级无法打开），扫描分辨率不低于300DPI，文件命名规则为“案卷号-文件题名”，与纸质案卷一一对应，存储于不可擦写光盘与专用档案硬盘各一份，做好防病毒处理，严禁用手机拍照生成的模糊图片、可篡改的Word导出文件作为电子档案归档。2.移交手续要求移交时双方逐卷清点，核对纸质档案、电子档案、移交清册一致性，填写《档案移交清册》，由移交人、接收人、监交人三方签字盖章，清册一式三份，移交方、接收方、水行政主管部门档案机构各留存一份。3.库房保管要求档案库房需满足温度14℃~24℃、相对湿度45%~60%的存放条件，配备防火、防潮、防鼠、防虫设施；每年开展1次档案完好性检查，发现霉变、破损、虫蛀情况及时修复。附件1水利工程竣工验收资料核查清单序号核查项目核查要求检查结果（合格/不合格）备注1前期文件立项、初设、用地、专项批复文件齐全，签章完整2质量评定资料所有单元、分部、单位工程评定表齐全，签字盖章完整，优良率符合设计要求3隐蔽工程记录所有隐蔽工程验收记录与实际施工部位对应，有影像资料佐证4检测报告原材料、中间产品、实体检测报告齐全，均加盖CMA章，检测指标符合规范要求5竣工图逐张加盖竣工图章，签字齐全，变更内容标注清晰，与现场实际一致6验收文件各阶段验收鉴定书、签字表齐全，有验收组成员签字7决算审计竣工决算报告、审计报告齐全，资产清单与