档案材料保管合同范本

档案材料保管合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国XX集团有限公司

甲方地址：北京市朝阳区建国路88号XX大厦18层

甲方法定代表人/负责人：张伟

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：北京XX档案管理有限公司

乙方地址：北京市海淀区中关村南大街1号XX写字楼5层

乙方法定代表人/负责人：李娜

乙方联系方式/p>

**合同简介**

本合同由甲方与乙方基于档案材料保管服务的合作需求签订。甲方因业务发展需要，持有大量具有法律效力的档案材料，需通过专业机构进行规范化、安全化的保管服务。乙方作为专业的档案管理服务机构，具备完善的档案保管设施、专业的管理团队及相应的资质认证，能够为甲方提供高效、安全的档案保管服务。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议，以兹共同遵守。

甲方档案材料主要包括但不限于公司合同、财务凭证、法律文书、项目资料及其他具有长期保存价值的文件资料。甲方委托乙方按照国家相关法律法规及行业规范，对上述档案材料进行分类整理、入库保管、定期维护及应急处理等服务。乙方在履行合同过程中，需严格遵守保密义务，确保档案材料的安全性、完整性与可追溯性。双方合作旨在通过乙方的专业化服务，降低甲方档案管理成本，提升档案管理效率，同时确保档案材料在法律效力和商业价值上的完整性。

本合同范本的制定，旨在明确双方在档案材料保管过程中的权利义务、服务标准、价格条款及违约责任等关键内容，为双方合作提供全面的法律保障。合同各条款均基于档案材料保管服务的实际需求设计，确保条款内容与档案管理行业的专业要求相符合，同时兼顾双方的商业利益与风险控制需求。本合同范本的签订，是双方建立长期稳定合作关系的基础，双方应严格按照合同约定履行各自义务，共同维护档案材料的合法权益。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲方委托乙方对特定档案材料进行专业保管服务的权利义务关系，确保档案材料在保管期间的安全性、完整性和可追溯性。合同范围涵盖档案材料的接收、分类整理、入库保管、库房管理、提供查阅、数字化处理、信息安全保障以及档案材料的归还或销毁等全过程服务。具体内容包括但不限于：乙方根据甲方要求提供符合国家标准的档案库房设施，确保温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等保管条件；对甲方移交的档案材料进行专业化的整理编目，建立完善的档案管理系统；在符合法律法规及保密协议的前提下，响应甲方对档案材料的查阅、复制等需求；定期对档案保管状况进行自查并向甲方汇报；根据甲方指示或法律法规要求，对到期档案进行安全处置，如归档、数字化归档或合规销毁，并承担相应责任。本合同旨在通过乙方的专业化服务，帮助甲方规范档案管理流程，降低管理成本，防范档案安全风险，同时满足甲方在合规性、保密性及利用便捷性等方面的需求。

第二条定义

在本合同中，下列词语具有特定含义：

“档案材料”指甲方委托乙方保管的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子数据、照片、音视频资料及其他载体形式的记录；

“保管期限”指根据国家档案法规或甲方要求，对档案材料规定的保存年限；

“入库”指档案材料经双方验收合格后，由乙方接收并放入库房进行保管的行为；

“查阅服务”指经甲方授权，允许相关人员在符合保密要求的前提下，依据规定程序查阅档案材料的行为；

“数字化处理”指将档案材料转化为电子数据格式，并纳入电子档案管理系统进行管理的行为；

“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等；

“违约责任”指任何一方违反本合同约定应承担的赔偿责任及其他法律后果；

“保密义务”指双方对在合作过程中获知的对方商业秘密、技术信息及档案内容承担的保密责任。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权要求乙方按照合同约定及国家档案管理标准提供专业化的档案保管服务，并对乙方的服务质量进行监督和评价。甲方有权随时了解档案材料的保管状态、查阅记录及系统运行情况。

（2）甲方有权根据业务需求调整档案材料的保管要求，如变更保管期限、增加查阅权限或调整数字化范围等，但应及时以书面形式通知乙方，并承担由此产生的额外费用（如超出标准服务范围的增值服务费用）。

（3）甲方应确保移交乙方的档案材料真实、完整、合法，并对档案材料的真实性、有效性承担法律责任。甲方需提供清晰的档案交接清单及必要的背景说明，以便乙方进行分类整理和编目。

（4）甲方应指派专门联系人负责与乙方对接档案保管事务，及时处理档案查阅、借阅等申请，并对申请内容的合规性负责。甲方人员在查阅档案时应遵守乙方的保密规定及库房管理规定。

（5）甲方应按照合同约定及时足额支付服务费用，逾期支付的，应按日向乙方支付逾期金额万分之五的违约金。甲方如需提前终止合同，应提前30日书面通知乙方，并承担已完成服务的相应费用，双方就未完成服务部分的费用进行协商结算。

（6）甲方有义务配合乙方进行档案材料的年度盘点、风险评估等工作，并提供必要的协助与确认。对于需要补充或更正的档案材料，甲方应及时通知乙方并承担相关费用。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照合同约定收取服务费用，并要求甲方提供必要的配合以完成档案保管任务。乙方有权拒绝执行违反法律法规或危及档案安全的指令，并及时书面通知甲方。

（2）乙方应确保具备符合国家AA级或以上标准的档案库房设施，配备专业的档案管理团队，并持有《档案服务机构资格证书》等相关资质。乙方可配备独立的监控系统、温湿度调控系统、消防安防系统等，并定期维护确保正常运行。

（3）乙方应严格遵循“收、整、鉴、存、查、用、销”的档案管理流程，对接收的档案材料进行分类、编目、登记，建立电子档案管理系统，确保档案信息的准确性和可检索性。乙方需建立档案出入库台账，实施双人双锁管理，确保档案的实体安全。

（4）乙方应承担档案保管期间的一切风险，包括但不限于火灾、水浸、盗窃、虫蛀、霉变等非人为损坏的风险。乙方需制定应急预案，定期进行消防演练和库房安全检查，并投保相应的责任险。如因乙方管理疏忽导致档案损坏或丢失，乙方应依法承担赔偿责任，但不可抗力导致的损失除外。

（5）乙方应严格履行保密义务，建立内部保密制度，对接触甲方的档案材料及商业信息进行脱敏处理和权限控制。未经甲方书面授权，乙方不得向任何第三方泄露档案内容，也不得将档案用于任何与甲方约定无关的用途。乙方员工违反保密义务的，应承担相应责任并赔偿甲方损失。

（6）乙方应提供专业的档案查阅服务，根据甲方的书面授权及查阅申请，在规定时间内提供档案材料。查阅服务应遵守“限定范围、专人陪同、全程记录”的原则，特殊档案的查阅需经甲方授权人签字确认。乙方应保存完整的查阅记录，并可根据甲方需求提供档案复制、扫描等数字化服务，但相关费用另行约定。

（7）乙方应按照国家档案法规及合同约定，对档案材料的保管期限进行提醒，并协助甲方完成档案的归档、鉴定及销毁工作。如需销毁档案，乙方应提前30日提交销毁清单及方案报甲方审核，销毁过程需甲方派员监督，并留存销毁证明文件。对于需要数字化归档的档案，乙方应采用符合国家标准的数字化设备和技术，确保数字化成果的长期可用性。

（8）乙方应建立完善的客户服务体系，定期向甲方提交《档案保管工作报告》，内容包括库房环境检测数据、档案盘点结果、安全事件记录、服务改进建议等。乙方应配合甲方完成审计、评估等外部监督活动，并及时解决甲方提出的合理诉求。

第四条价格与支付条件

本合同项下的档案保管服务费用采用包年服务模式，具体价格根据档案材料的数量、类型、保管期限、服务范围等因素综合确定。甲方首次支付服务费用应于合同生效之日起十日内支付首期费用，金额为合同总服务费用的百分之五十；剩余款项应于服务期满前三十日支付。甲方支付服务费用应通过银行转账方式汇至乙方指定账户，乙方应在收到款项后开具等额发票。如甲方需增加服务范围或扩大档案数量，双方应另行协商调整费用，并签订补充协议。甲方逾期支付服务费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金，逾期超过三十日，乙方有权暂停服务直至费用付清，且乙方无需退还已提供服务部分的费用。支付条件包括但不限于甲方按时提供完整的档案材料清单、确保档案交接流程顺畅、配合乙方进行必要的档案鉴定与数字化处理等。

第五条履行期限

本合同有效期为自甲乙双方签字盖章之日起三年，自202X年X月X日起至202X年X月X日止。合同期满前三个月，如双方均有续约意愿，应另行签订续签协议。在合同有效期内，乙方应按照约定全面履行档案保管义务，包括但不限于接收、整理、入库、维护、查阅响应及到期处置等。关键时间节点包括：每年X月X日前，乙方需向甲方提交上一年度档案保管工作报告；档案材料交接应在甲方通知后五个工作日内完成；如需进行档案数字化处理，应在双方确认需求后三十日内启动；任何一方需变更合同内容或解除合同的，应提前三十日书面通知对方，并按约定处理善后事宜。

第六条违约责任

**1.甲方违约责任**

（1）甲方未按时支付服务费用的，除按第四条约定支付违约金外，乙方有权暂停提供档案保管服务，直至费用结清。逾期超过六十日，乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿由此造成的直接经济损失，包括但不限于第三方服务费用、档案修复费用等，赔偿金额不低于合同总服务费用的百分之三十。

（2）甲方提供的档案材料存在虚假、伪造或侵犯第三方权益等问题，导致乙方承担法律责任或声誉受损的，甲方应承担全部赔偿责任，包括但不限于诉讼费、律师费、赔偿金等，且乙方有权解除合同并要求甲方支付相当于合同总费用两倍的违约金。

（3）甲方单方面擅自变更或解除合同，给乙方造成损失的，应赔偿乙方包括但不限于已投入的人力成本、设备折旧、前期准备费用等直接经济损失，且乙方有权要求甲方支付合同总服务费用百分之五十的违约金。

**2.乙方违约责任**

（1）乙方未按合同约定履行档案保管义务，如因保管不善导致档案材料出现丢失、损毁、被盗等问题的，乙方应按照档案材料的实际价值进行赔偿，但赔偿上限不超过合同总服务费用的三倍。对于无法确定具体价值的档案，按每件档案不低于人民币五千元的标准赔偿，且乙方应承担全部鉴定、修复或补制费用。

（2）乙方泄露甲方商业秘密或档案内容的，应立即停止违约行为，并赔偿甲方因信息泄露造成的直接经济损失，包括但不限于商业机会损失、商誉减损等，赔偿金额不低于人民币一百万元的固定赔偿金，且甲方有权要求乙方公开道歉并承担全部律师费、诉讼费。

（3）乙方未按时提供档案查阅服务，或因系统故障、管理失误导致档案材料无法正常利用的，每延误一日，应按甲方实际损失金额的百分之十向甲方支付违约金，违约金累计不超过合同总服务费用的百分之二十。如因乙方原因导致档案查阅请求被拒绝或延误，甲方有权要求乙方退还当期服务费用并解除合同。

**3.不可抗力免责**

因地震、洪水、战争等不可抗力事件导致合同无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方并采取措施减少损失。不可抗力影响消除后，双方应协商决定是否继续履行合同或调整服务范围。因不可抗力造成的直接损失，由双方根据实际情况合理分担。

**4.责任限制**

除非法律另有规定，任何一方在本合同项下的累计赔偿责任不超过合同总服务费用的三倍，且乙方对间接损失、预期利益损失等不承担赔偿责任。甲方应在签订合同时充分评估风险，并自行购买相关保险以补充可能的赔偿缺口。双方均应采取合理措施防止损失扩大，否则应对扩大的损失承担相应责任。

第七条不可抗力

1.不可抗力定义：本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规的变更、行政命令等）、流行病疫情、网络攻击或系统故障等。不可抗力事件应导致或可能导致合同一方或双方无法履行合同义务。

2.不可抗力通知：任何一方在发生或预见到不可抗力事件时，应立即通知对方，并在合理期限内（不超过15日）提供不可抗力事件发生及其影响的有效证明文件，如政府公告、新闻报道、公证文书等。如未及时通知，导致对方遭受损失的，应承担相应责任。

3.责任免除：因不可抗力导致合同部分或全部不能履行的，受影响方不承担违约责任，但应及时采取措施减少损失。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。如不可抗力影响持续超过30日，双方均有权单方面解除合同，并退还已支付但未提供服务的费用，双方互不承担违约责任。

4.不可抗力后果：不可抗力事件消除后，双方应协商恢复合同履行。如恢复履行存在障碍或成本过高，双方可协商调整合同条款或解除合同。因不可抗力造成的财产损失，由双方根据事件发生时的实际情况和责任比例分担，但合同另有约定的除外。

5.不可抗力不可预见性：双方在签订合同时已尽到合理的注意义务，对于可预见的区域性自然灾害或行业风险已采取必要的防范措施，因此该等可预见风险引发的损失，不能视为不可抗力免责情形。

第八条争议解决

1.争议解决原则：凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，应提交北京仲裁委员会，按照其现行有效的仲裁规则进行仲裁。

2.仲裁地点与语言：仲裁地点为北京市，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，除仲裁裁决另有规定外，仲裁庭无权对合同条款的有效性进行认定，但可对合同履行是否存在违约进行裁决。

3.仲裁程序：仲裁过程中，双方应遵守仲裁规则，提供证据，并承担自身律师费及仲裁费等费用。如一方败诉，应承担对方的全部仲裁费用。仲裁庭可自行决定是否进行书面审理或开庭审理，双方均应配合仲裁庭的安排。

4.争议前置：任何一方在提起仲裁或诉讼前，应将争议事项书面提交给对方，并给予对方30日的协商期。如协商未果，方可进入仲裁或诉讼程序。仲裁前已进行的调解或和解协议，经双方签字后具有法律约束力。

5.专属管辖：本合同双方确认，就本合同争议，仲裁委员会是唯一选定的争议解决机构，任何一方未经对方书面同意，不得向任何法院提起诉讼或仲裁。如任何一方违反此约定，对方有权要求仲裁庭驳回诉讼请求或仲裁申请，并要求违约方赔偿因此产生的损失。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。如一方变更联系方式，应提前10日书面通知对方。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过快递或挂号信发送的，寄出后3日视为送达。任何一方收到通知后应予以确认，重要事项应要求对方提供收到回执。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同不可分割的一部分。任何一方单方面不得擅自变更或解除合同，未经对方书面同意的变更或解除行为无效。

3.保密条款：除本合同另有约定或法律规定外，双方应对本合同内容以及因履行本合同而获知的对方商业秘密、技术信息、客户资料等承担无限期保密义务。保密信息不因合同终止而失效，违约方应承担违约责任。

4.转包限制：乙方不得将本合同项下的核心服务（如档案保管、入库管理、安全监控等）转包给第三方，但可将非核心辅助性工作（如部分数字化录入、装订整理等）