XX企业档案管理办法

——档案管理办法第一章总则第一条制定目的与依据为规范公司各类档案的收集、整理、立卷、保管、利用、移交、销毁全流程管理，保障公司档案资料的完整性、真实性、安全性、可追溯性，充分发挥档案在经营管理、生产技术、合规风控、复盘溯源中的核心作用，依据最新修订的《中华人民共和国档案法》及行业档案管理规范，结合公司实际运营情况，特制定本办法。第二条管理原则公司档案实行集中统一管理为主、部门归集为辅的管理原则。由经理办公室作为公司档案归口管理部门，统筹负责公司全域档案工作，统一保管、规范管控、合规利用；各业务部门负责本部门日常文件归集、初步整理、按期归档，确保各类档案不遗漏、不丢失、不损毁。第三条适用范围本办法适用于公司所有文书档案、科技技术档案、基建工程档案、财务会计档案、合同协议档案、会议档案、资质证照档案、人事档案、项目档案等各类具有查考、凭证、保存价值的文件资料，覆盖各部门、各岗位档案归集与使用全流程。第四条档案管理岗位职责经理办公室配置专职/兼职档案管理人员，负责公司档案专项管理工作，接受上级档案管理部门的业务指导、监督与检查，核心工作职责如下：1.负责各类档案的收集、筛选、整理、立卷、编号、装订、归档、入库保管工作；2.建立档案台账，开展档案检索、借阅、利用、登记、统计工作，保障档案高效复用；3.定期开展档案鉴定、清查、保管期限复核、合规销毁等工作；4.常态化学习档案法律法规、专业技术与管理规范，持续提升档案管理专业化水平，保障档案管理质量合规达标。第二章归档范围与归档要求第五条文书档案归档范围1.公司与外部单位往来信函、公文、函件、合作协议、各类合同及补充文件；2.公司各类会议原始记录、会议纪要、决议文件、通知、通报、机构调整、人事任免、奖惩文件、公司管理制度汇编；3.公司年度、季度、月度工作计划、工作总结、统计报表、预决算文件、专项工作材料；4.公司主办、承办的各类专项会议、专业会议形成的领导讲话、会议文件、总结纪要、专项协议；5.公司对外交流、合作项目、合资业务形成的报告、协议、会谈纪要、往来文件；6.公司各部门正式发文、批复、请示、专项工作材料；7.外单位正式下发、抄送公司的各类正式文件、通知及具有留存价值的资料；8.其他对公司经营、管理、溯源、复盘具有参考和凭证价值的文书材料。第六条文书档案归档规范1.归档文件遵循自然形成、保持原貌、保留历史关联的原则，按规范标准分类整理、立卷归档；2.卷内文件按照事项、问题、形成时间有序系统排列，逻辑清晰、归类准确；3.案卷标题简明、准确、贴合内容，严格划定档案保管期限，分为永久保存、长期保存（15年及以上）、短期保存（15年以下）三类；4.所有归档案卷统一装订、规范编号、完整填写卷内目录、备查台账，做到案卷规整、检索便捷、有据可查。第七条科技技术档案归档范围1.设备类：各类生产设备、办公设备、配套设施的原理图、布线图、结构图、设备说明书、维护手册、检修资料、设备验收资料等全套技术资料；2.基建工程类：工程请示、批复、设计任务书、勘测资料、选址用地资料、规划审批文件、红线图、施工合同、设计图纸、工程概算、预算、施工记录、隐蔽工程验收资料、质量检测资料、工程交涉文件、竣工图纸、竣工验收文件、工程决算资料等全套工程档案；3.科研技改类：技术革新、科研项目、工艺优化、专利申报、资质认证、技改审批、成果证书、技术图纸、专项批复等相关资料。第八条科技档案归档要求1.各业务部门建立科技文件常态化归集制度，所有工程项目、技术改造、设备引进、科研项目须做到资料完整、准确、系统、同步归档；2.所有基建工程、设备验收、项目结题、科研鉴定、设备开箱验收环节，档案管理人员须参与核验，确保资料齐全、同步归档，杜绝资料缺失、零散留存。第九条财务会计档案归档规范1.财务档案包含公司会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告、预决算资料、财务备查台账等全部会计核算专业资料；2.财务部负责年度财务档案的整理、立卷、装订、归集工作；当年度财务档案由财务部临时保管一年，次年年初统一编制档案移交清册，完整移交公司档案室集中保管；3.财务档案严格按照国家会计档案保管期限规定分类留存，严禁私自拆解、销毁、涂改财务档案资料。第三章档案借阅与利用管理第十条借阅审批流程1.公司内部员工查阅、借阅普通档案，须填写《档案借阅申请表》，经本部门负责人签字审批后，方可到档案室办理借阅手续；2.查阅、借阅秘密级及以上涉密档案、核心经营档案、技术机密档案，须经公司分管领导/总经理审批同意后方可借阅；3.外单位人员查阅公司档案，须持单位正式介绍信及有效证件，经公司总经理审批同意，仅限现场查阅，严禁带离档案室。第十一条借阅期限管理1.档案单次借阅期限最长不超过7个工作日，到期须按时归还；2.确因工作需要延期使用的，须提前办理续借审批手续，严禁超期占用、私自留存档案。第十二条借阅行为规范1.借阅人员须妥善爱护档案资料，严格遵守保密规定，严禁私自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、复印、翻拍、转借档案；2.未经审批严禁私自复制、外传涉密档案资料，违规泄密、损毁档案的，按照公司保密制度及国家档案法规追究相关责任；3.档案归还时，档案管理员须当面清点核对，确认完好无损、资料齐全后方可登记销账；如发现遗失、损毁、缺页等问题，立即上报主管领导处置。第四章档案保管、鉴定与销毁第十三条档案保管安全档案室实行专人管理、专柜存放、防潮防火、防盗防损管理，定期检查库房环境、设施设备，及时整理、防尘、防潮，杜绝档案霉变、破损、丢失；严格落实保密管理，无关人员严禁擅自进入档案室。第十四条档案定期鉴定档案管理部门定期对到期档案、无留存价值档案开展合规鉴定，核对保管期限、留存价值，区分永久留存、延期留存、合规销毁三类，形成鉴定台账留存备查。第十五条档案销毁管理对已到期、无保存价值、符合销毁条件的档案，由档案管理员提交销毁申请，经部门审核、公司领导审批后，双人监督、集中销毁，全程登记