《信息技术与人工智能（活页式）第2版》课件 模块二 文档处理

AI《信息技术与人工智能（活页式）第2版》模块二文档处理制作培训通知产品说明书排版制作合同任务一任务二任务三目

录制作邀请函制作简历任务四任务五任务一制作培训通知地铁运营有限公司的员工，负责协助公司办公人员进行一些文档处理工作。XX地铁运营有限公司拟为新入职的员工组织一次培训，部门经理让辛哲起草一份培训通知。一、WPS文字界面认识启动WPSOffice软件在打开的主界面中单击“新建”按钮在弹出的界面上方选择“W文字”选项再选择“新建空白文字”。

操作过程如图下图所示。图新建文档操作步骤

WPS文档处理的操作界面大致分为五个部分。第一行是“标题区”，它显示文档的标题，可以快速切换打开的文档。右侧的登录功能可以将文档保存到云端，支持多种登录方式。图WPS文档界面介绍第二行是“菜单栏”，在菜单栏内点击不同的“选项卡”时，第三行的“工具栏”会显示不同的操作工具。在“编辑区”可以输入和编辑文字文稿的内容。在最下方的“状态栏”里可以看到字数和页数，点击字数可以查看详细的字数统计。图WPS文档界面介绍二、公文文书

公务文书：是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

常用的公文种类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要、决议、公报，如左图所示。图公文-任免通知图公文-函件公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，模板如右图所示。图公文格式图“红头文件”一般是指规范性文件，主要是指行政机关制定并公布，在一定范围、时间内对公民、法人和其他组织具有普遍约束力的文件。

因某一单位的红头文件头部是一样的，故先制作一个红头文件模板，在起草红头文件时套用这个模板即可。

在WPS里打开“起点素材”文件夹中的“××地铁运营有限公司红头文件模板.dotx”文档，即可创建通知文件。使用模板创建通知文件图××地铁运营有限公司红头文件模板Step0l输入标题“关于××地铁运营有限公司2022年新入职员工培训的通知”。设置字体格式：字体“方正小标宋简体”（注：因此字体WPS需登录账号才可使用，所以访客状态可设置字体“宋体”），字型“加粗”、字号“二号”。设置段落格式：对齐方式：“居中对齐”，行距“固定值28磅”。设置标题格式Step02

输入正文“公司各单位、部门：为了让新近的员工对公司的企业文化更加了解，熟悉公司的规章制度，增加他们的信心，尽快融入公司的氛围投入工作。为此，行政人事部定于2022年7月4日举办2022年新入职员工培训，具体安排如下：……”，具体文字见在起点素材中的“××地铁运营有限公司培训通知源文字.docx”文档。设置字体格式：字体“仿宋GB2312”、字号“三号”；一级标题“一、”字体“黑体”；二级标题“1.”字体“仿宋2312”。设置段落格式：对齐方式“两端对齐”，行距“固定值28磅”。除了“公司各单位、部门：”（为主送机关，需顶格）外其余正文段落格式为特殊格式“首行缩进2字符”。设置正文格式Step03

在“三、培训内容及安排”后插入表格（7行5列），合并单元格，输入相应文字。设置表格格式：尺寸“指定宽度100%”“居中对齐”，行高“指定高度最小值0.88厘米”。表格外边框1.5磅，内边框0.75磅。表格内容字体格式：字体“宋体”，字号“小四”。第一行文字字型“加粗”。表格中文字对齐方式：“水平居中”。插入表格并设置表格格式Step04

在“××地铁运营有限公司人事部”后插入图片“公章”。

设置图片格式：图片高度3厘米、宽度3厘米、环绕方式“浮于文字上方”、设置透明色。插入图片并设置图片格式Step05

点击菜单“插入”→“分页”→“下一页分节符”。点击菜单“页面布局”→“纸张方向”→“横向”，在新的空白页输入“附件：参加培训人员名单”和注意事项，设置正文格式。如左图所示，插入表格（21行9列），输入相应文字。文档分节和页面设置Step06图参加培训人员名单表格设置表格格式：尺寸“指定宽度100%”“居中对齐”，行高“指定高度最小值0.9厘米”。表格边框为“全部，0.5磅，黑色单实线”。表格内容字体格式：字体“宋体”，字号“小四”。第一行文字字型“加粗”。表格中文字对齐方式：“水平居中”。文档分节和页面设置Step06

输出文档和打印文档Step071.保存文件点击菜单“文件”→“保存”。在对话框中选择文件类型“MicrosoftWord文件（*.docx）”，选择保存位置“Windows（D:）”，输入文件名“××地铁运营有限公司员工培训通知.docx”，点击“保存”按钮即可保存。2.输出PDF文档点击菜单“文件”→“文件”→“输出为PDF”。在对话框中选择要输出的文档“××地铁运营有限公司员工培训通知.docx”，设置保存位置“源文件夹”，点击“开始输出”按钮即可输出。3.打印文档点击菜单“文件”→“文件”→“打印预览”，设置纸张类型、纸张方向、页边距等。点击菜单“文件”→“文件”→“打印”。在对话框中选择打印机，设置页码范围、份数、是否双面打印等，点击“确定”按钮即可打印。制作好培训通知后，用户可以将培训通知输出为PDF格式并打印出来，具体操作方法如下：任务二产品说明书排版辛哲是通信设备生产企业××科技有限公司的一名实习生，负责协助公司办公人员进行一些文档处理工作。部门经理让辛哲对公司产品的说明书“GSM-R宽带光纤直放站近端机使用说明书”进行排版。格式要求如下：（1）页边距设置为“上：2.5cm，下：2.5cm，左：3cm，右：3cm”，纸张方向为“纵向”，纸张大小为“A4”。（2）封面正标题格式：黑体、TimesNewRoman、加粗、一号、字符间距加宽0.04厘米、居中对齐、行距1.5倍；副标题格式：宋体、加粗、二号、字符间距加宽0.04厘米、居中对齐、行距1.5倍；说明书标题格式：宋体、TimesNewRoman、加粗、四号、居中对齐、行距3倍。（3）“1.”、“2.”……为一级标题，格式：宋体、TimesNewRoman、加粗、四号、两端对齐、行距2倍。（4）“1.1”“1.2”……为二级标题，格式：宋体、TimesNewRoman、加粗、小四、两端对齐、行距1.5倍。（5）“1.1.1”“1.1.2”……为三级标题，格式：宋体、TimesNewRoman、加粗、五号、两端对齐、首行缩进2字符、行距1.5倍。（6）“1.1.1.1”“1.1.1.2.”……为四级标题，格式：黑体、TimesNewRoman、五号、两端对齐、首行缩进2字符、行距1.5倍。（7）正文格式：宋体、TimesNewRoman、五号、首行缩进2字符、行距1.2倍。（8）表格标题格式：黑体、TimesNewRoman、五号、居中对齐、行距1.2倍；表格内容格式：宋体、TimesNewRoman、五号、居中对齐、行距1.2倍。（9）图片标题格式：黑体、TimesNewRoman、加粗、五号、居中对齐、行距1.2倍；图片格式：居中对齐、段前段后1行。（10）自动生成两级目录，目录格式：宋体、五号、两端对齐、行距单倍；（11）正文插入页眉，奇数页为“GSM-R宽带光纤直放站近端机”，偶数页为“使用说明书”，格式：宋体、加粗、五号、居中对齐。（12）正文页的页脚加上页码“—1—、—2—、—3—……”，并设置位置为居中。一、长文档排版（1）页面设置（2）制作封面（3）样式创建与应用（4）页眉页脚页码设置（5）目录创建与更新!长文档排版的要点二、产品说明书产品说明书是一种常见的说明文，由生产者向消费者全面、明确地介绍产品名称、用途、性质、性能、原理、构造、规格、使用方法、保养维护、注意事项等内容，是一种准确、简明的文字材料，如左图所示。图产品说明书在WPS里打开“起点素材”文件夹中的“产品说明书源文字.docx”文档。

点击菜单“文件”→“文件”→“页面设置”，打开“页面设置对话框”，设置页边距为“上：2.5厘米”“下：2.5厘米”“左：3厘米”“右：3厘米”。

纸张方向为“纵向”。页面设置Step01

设置标题“GSM-R光纤直放站近端机使用说明书”的字体格式为：中文字体“黑体”，英文字体“TimesNewRoman”，字型“加粗”，字号“一号”，字符间距“加宽0.04厘米”。设置其段落格式为：对齐方式：“居中对齐”，行距“1.5倍”。在标题上插入8个空行。制作封面Step02

设置文字“××科技有限公司”的字体格式为：字体“宋体”，字型“加粗”，字号“二号”，字符间距“加宽0.04厘米”。设置其段落格式为：对齐方式：“居中对齐”，行距“1.5倍”。要让封面单独成页，必须在副标题后进行分页。在文字“××科技有限公司”后插入“下一页分节符”。目录也要单独成一节，在“目录”后插“下一页分节符”。制作封面Step02

样式创建与应用Step03新建样式“正文格式”样式基于“正文”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字号“五号”。

段落格式：特殊格式“首行缩进2字符”，对齐方式：“两端对齐”，行距“1.2倍”。

应用样式“正文格式”于第三页起所有文字。新建样式“标题格式”样式基于“正文”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字型“加粗”、字号“四号”。

段落格式：对齐方式：“居中对齐”，特殊格式“无”，行距“3倍”。

应用样式“说明书标题”于文字“GSM-R宽带光纤直放站近端机使用说明书”。样式创建与应用Step03新建样式“一级标题格式”样式基于“标题1”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字型“加粗”、字号“四号”。

段落格式：对齐方式：“两端对齐”，特殊格式“无”，行距“2倍”。

应用样式“一级标题”于所有1级标题，例如“1.产品概述”等。新建样式“二级标题格式”样式基于“标题2”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字型“加粗”、字号“小四”。

段落格式：对齐方式：“两端对齐”，特殊格式“无”，行距“1.5倍”。

应用样式“二级标题”于所有2级标题，例如“2.1近端机基本原理”等。样式创建与应用Step03新建样式“三级标题格式”样式基于“标题3”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字型“加粗”、字号“五号”。

设置段落格式：对齐方式：“两端对齐”，特殊格式“首行缩进2字符”，行距“1.5倍”。

应用样式“三级标题”于所有3级标题，例如“7.1.1接地和直流电源接入”等。新建样式“四级标题格式”样式基于“标题4”，设置字体格式：中文字体“黑体”、西文字体“TimesNewRoman”、字号“五号”。

段落格式：对齐方式：“两端对齐”，特殊格式“首行缩进2字符”，行距“1.5倍”。

应用样式“四级标题”于所有4级标题，例如“7.3.1.1添加网元”等。样式创建与应用Step03新建样式“表格标题格式”样式基于“正文”，设置字体格式：中文字体“黑体”、西文字体“TimesNewRoman”、字号“五号”。段落格式：对齐方式：“居中对齐”，特殊格式“无”，行距“1.2倍”。

应用样式“表格标题格式”于所有表格标题，例如“表1定时轮询报表项目”等。新建样式“表格内容格式”样式基于“正文”，设置字体格式：中文字体“宋体”、西文字体“TimesNewRoman”、字号“五号”。

段落格式：对齐方式：“居中对齐”，特殊格式“无”，行距“1.2倍”。

应用样式“表格内容格式”于所有表格内文字，例如“日测站点报表参数”等。样式创建与应用Step03新建样式“图片标题格式”样式基于“正文”，设置字体格式：中文字体“黑体”、西文字体“TimesNewRoman”、字型“加粗”、字号“五号”。

段落格式：对齐方式：“居中对齐”，特殊格式“无”，行距“1.2倍”。

应用样式“图片标题格式”于所有图片标题，例如“图2-1GSM-R宽带光纤直放站近端机构成框图”等。新建样式“图片格式”样式基于“正文”，设置段落格式：对齐方式：“居中对齐”，特殊格式“无”，段前段后“1行”，应用样式“表格内容格式”于所有图片。自动生成目录并设置格式Step04在菜单“引用”→“目录”，插入目录有“一级”“二级”“三级”“自定义”多种形式可供选择。根据任务描述里的格式要求，插入二级目录。在第二页“目录”后插入两级目录，并设置字体格式：字体“宋体”、字号“小四”，段落格式：行距“1.5倍”。对文字“目录”设置字体格式：字体“宋体”、字号“三号”，段落格式：对齐方式：“居中对齐”。

效果如右图所示。图目录效果图插入页眉和页脚Step05页眉一般将文档中每个页面的顶部区域称为页眉。页眉主要用于显示文档的附加信息，可以插入时间、图形、公司徽标、页眉示意图、文档标题、文件名或作者姓名等。这些信息通常打印在文档中每页的顶部。页脚一般将文档中每个页面的底部区域称作页脚。页脚的主要作用也是用于显示文档的附加信息，可以在页脚中插入文本或图形，例如，页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等，这些信息通常打印在文档中每页的底部。插入页眉和页脚Step05给正文插入奇偶页不同的页眉，在“章节”选项卡里设置“奇偶页不同”，在第3页插入奇数页眉“GSM-R宽带光纤直放站近端机”，加入“页眉横线”。

设置字体格式：字体“宋体”、字型“加粗”、字号“五号”，段落格式：对齐方式：“居中对齐”。在第4页中插入偶数页眉“使用说明书”，字体和段落格式与奇数页眉相同。在页脚中插入页码，设置样式“-1-”，位置“居中”，应用范围“本节”。

制作好产品说明书后，将它输出为PDF格式并打印出来，方法和任务一的实验步骤Step07相同。输出文档和打印文档Step06

任务三制作合同辛哲顺利地完成了培训通知制作的任务，部门经理对他的工作很满意，给他布置了新的工作任务，要求辛哲起草一份与通信设备生产企业××科技有限公司的采购合同。一、合同的定义和分类按照《中华人民共和国民法典合同编》的定义，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

通俗地说，就是当事人就某项事项权利义务自愿达成的协议。图采购合同示例图采购合同示例图采购合同示例（1）以法律是否设有规范并赋予一个特定名称为标准，合同分为有名合同与无名合同；（2）以给付义务是否由双方当事人互负为标准，合同分为双务合同与单务合同；（3）以当事人取得权益是否须付相应代价为标准，合同分为有偿合同与无偿合同；（4）以合同的成立是否须付标的物或完成其他给付为标准，合同分为诺成性合同与实践性合同；（5）以法律对合同的形式是否有特定要求，可将合同分为要式合同与不要式合同；（6）以合同相互间的主从关系，可以将合同分为主合同与从合同；（7）其他分类。根据不同的分类标准，合同有不同的分类，如：合同种类常用合同买卖合同店面转让合同；工矿产品购销合同；食品购销合同；车辆买卖合同；工矿产品购销合同；设备买卖合同；医疗器械采购合同；质量保证协议/索赔协议；价格协议；销售合同劳动合同公司员工聘用合同；劳动合同；变更、终止、解除劳动合同通知书；临时工合同；劳动解约合同；安全生产责任状；劳动争议仲裁申请书；劳务协议；解除或终止劳动合同协议书表常用合同合同种类常用合同租赁合同房屋租赁合同；租车协议；土地租赁合同；店铺租赁合同；厂房（仓库）租赁合同；场地租赁合同；商品房租赁合同；汽车租赁合同服务合同家庭装修合同；解除合同协议书；咨询服务合同；特许加盟合同；委托设计合同；物业服务合同；家政合同；汽车维修合同；酒店宾馆预订合作协议书续表常用合同合同种类常用合同保险合同财产保险合同；个人人身意外伤害保险合同；货物运输保险单；运输公司车辆保险合同；机动车辆保险合同；海洋运输货物保险合同技术合同合作开发合同；软件开发合同；室内装饰设计合同；技术开发（委托）合同；水利工程建设监理合同；技术保密管理规定；技术咨询与服务合同；建设工程技术咨询合同续表常用合同合同种类常用合同产权合同注册商标转让合同；专利许可合同；软件授权使用协议；软件开发保密协议；设计封面合同；商标使用授权协议；知识产权转让协议书；个人软件外包合同；房屋拆迁产权调换协议；音乐作品版权登记认证协议文化合同实习协议书；联合办学协议书；演员演出合同；实习合同；自费出国留学中介服务合同；建筑工程合同策划；广告策划；翻译合同；网站建设合同续表常用合同二、合同常规的格式要求1.页面格式与编码（1）（2）03页边距为上下2.5厘米、左右3.17厘米，标准字符间距，行间距为1.25倍。页面设置正文开始设置页码，页码起始数字格式为“-1-”，形式为普通阿拉伯数字，置于页面底端居中。页码编辑2.字体与字号（1）（2）封面一般需要包括合同编号、合同名称、合同签约双方及签约时间。合同编号为黑体字、四号、文本左对齐。空两行书写合同名称，黑体字，一号，居中。空7～8行写余下内容，用三号宋体字，左对齐。封面部分正文第一行书写合同名称，黑体字，二号，居中。下书双方当事人基本信息，宋体加黑，四号，文体左对齐（住所地及法定代表人等信息不用加黑）。合同正文文本为宋体字，四号，首行缩进2字符，行距为1.25倍。主体部分（3）（4）每张表格都应有标题，采用宋体，小四号，加粗，置于表格上方居中位置。表格中文字为宋体五号。同一表格应尽量放在一页。表格与说明合同正文结束后，空两行，书写（以下无正文）字样，小四号，首行缩进两字符。依据合同具体情况书写合同签约双方当事人信息及落款时间，采用宋体，四号或小四号字，分别在页面两侧为双方当事人预留大致相等的签字（盖章）空间。结尾与落款合同结尾处需要加附件、附录的，五号字（附件或附录两个字加黑）。附件、附录需编号，形式为附件/附录+阿拉伯数字，附件编号采用宋体，五号，文本左对齐。附件、附录（5）

第一层、第二层、第三层……：如：一、二、三或第一条、第二条、第三条。第二层为：小写阿拉伯数字：如1、2……。

第三层为：（1）（2）或1.1、1.2……。如合同条文层次较多，可再加一层“章”。3.条款分层在WPS里打开“起点素材”文件夹中的“采购合同模板.docx”文档。下载合同模板Step01

在封面的合同名称前面加上采购项目名称“TGZ-RⅡ型GSM-R光纤直放站”。

输入项目信息，如“甲方：××地铁运营有限公司”，“乙方：××科技有限公司”，“签订地点：××市××区”，“签订日期：2022年7月4日”等。输入合同标的“产品名称、技术规格、数量、单价（含税）、总价（含税）、总计”等信息。输入项目信息Step02图合同封面图合同内容在合同起草完毕后对合同进行校对，确保每个条款及相关文字均准确无误，并且对合同某一条款中提及的其他条款进行核对。尽量确保合同中没有错别字且格式正确。点击菜单“审阅”，点击工具栏“拼写检查”下拉按钮，选择“拼写检查”选项，弹出一个对话框，提示已经完成了拼写检查。校对合同文档Step03

多人修订文档Step04多人修订文档时，如果发现文档中有需要修改的地方，可以使用“修订”功能进行修改。单击工具栏“修订”按钮，使其呈现选中状态，接着就可以修订文档中的内容了。修改过的内容会显示先删除后添加的格式标记。如果要更改修订标记的显示方式，单击“显示标记”下拉按钮，选择“使用批注框”。多人修订文档Step04

若对方接受修改内容，可以单击“接受”按钮，根据需要从中选择合适的选项；若不接受某条修订，可以单击“拒绝”按钮，再从列表中进行选择。双方均确认合同内容不需要再修改时，单击“修订”按钮，使其取消选中状态即可。

在修订过程中，如果对合同内容的某部分有异议，可以撰写批注。选择文本，在“审阅”选项卡中单击“插入批注”按钮，所选文本的右侧会出现一个批注框，在文本框中输入相关内容，即可完成批注的添加。在“审阅”选项卡中单击“限制编辑”按钮，弹出“限制编辑”对话框，勾选“设置文档的保护方式”复选框，然后选中“批注”单选按钮，设置只允许在文档中插入批注。在“限制编辑”窗格下方单击“启动保护”按钮，弹出“启动保护”对话框，将密码设置为“123”，然后单击“确定”按钮即可完成。此时，我们只能在文档中插入批注，而不能修改文本内容。保护合同文档Step05

任务四制作邀请函××地铁运营有限公司于2022年10月11日在××酒店举办轨道交通企业运营管理交流会议，邀请全国各轨道交通企业管理人员、员工、业界专家等参会，对轨道交通运营中遇到的安全和效益等相关问题进行讨论和交流。

部门经理邀请辛哲起草一份邀请函，邀请他们出席会议。一、商务邀请函商务活动邀请函是商务礼仪活动主办方为了郑重邀请其合作伙伴（投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等）参加其举行的礼仪活动而制发的书面函件，如左图所示。

它的主体内容由标题、称谓、正文、落款组成。

制作邀请函应注意简洁明了，信息准确、美观大方。图商务邀请函二、商务邀请函的结构正文指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。正文结尾一般要写常用的邀请惯用语，如“敬请光临”“欢迎光临”。落款落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。标题由礼仪活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。称谓邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语，如“尊敬的×××先生/女士”。在WPS里打开“起点素材”文件夹中的“邀请函模板.docx”文档。下载邀请函模板Step05

在邀请函模板中输入会议信息，如举办方“××地铁运营有限公司”，会议举办地点“××酒店”，举办时间“2022年10月11日18:30”，会议主题“轨道交通企业运营管理交流”等，如右图所示。输入会议信息Step02图邀请函效果图使用“邮件合并”功能，在邀请函中加入客户姓名。点击菜单“引用”，点击工具栏“邮件”按钮，在“邮件合并”选择卡中点击“打开数据源”按钮，弹出一个“选取数据源”对话框，选取“起点素材”文件夹中的“客户名单.xls”文档。点击“插入合并域”按钮，将称谓中“尊敬的×××先生/女生”中的插入合并域“联系人姓名”和“称谓”。点击“合并到新文档”按钮。将产生的文档保存，如图左图所示。邮件合并Step03图邀请函最终效果图如果您是WPS的VIP会员，就可以使用WPS的在线模板，具体操作如下：点击标题栏上的“+”号，打开“新建”窗口。选择左边的“新建文字”按钮，然后在上方搜索栏中输入“邀请函”，再点击“搜索”按钮，就可以看到很多邀请函模板。点击适用的模板，再点击“立即下载”，即可新建一个文档。下载在线模板（可选）Step04

如果您是WPS的VIP会员，还可以设计自己原创的邀请函，具体操作如下：点击标题栏上的“+”号，打开“新建”窗口。选择左边的“新建设计”按钮，然后点击“新建空白设计”按钮，即可新建一个空白海报。加入图片、素材、文字等设计原创邀请函。设计原创邀请函（可选）Step05

任务五制作简历