保密管理-公司涉密岗位审批表

保密管理-公司涉密岗位审批表为规范公司涉密岗位的设定、调整、撤销及人员准入审批全流程管理，严格落实保密工作责任制，最大限度压缩国家秘密知悉范围，防范涉密信息泄露风险，结合公司核心业务运行与保密管理实际，制定本审批管理规则及配套表单体系，所有涉及国家秘密的岗位设立、变更、撤销及人员上岗均需履行本规则规定的审批程序，未经审批不得擅自设立涉密岗位、调整涉密岗位职能或安排人员从事涉密工作。1适用范围与制定依据1.1适用范围本规则适用于公司总部及所属全资、控股子公司所有涉及国家秘密的岗位审批管理；涉及公司核心商业秘密的敏感岗位审批可参照本规则执行，但需单独标注“商业秘密敏感岗”，不得与国家秘密涉密岗位混淆管理；劳务派遣人员、外包服务人员确需接触涉密事项的，需按照本规则履行涉密岗位临时准入审批，纳入涉密人员统一管理。1.2制定依据本规则制定严格遵循现行保密法律法规及行业、公司内部管理要求，主要依据包括：《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、国家保密行政管理部门发布的《涉密人员管理办法》、所属行业《国家秘密及其密级具体范围的规定》、公司《保密工作管理办法》《国家秘密定密管理实施细则》《涉密信息系统管理办法》。2涉密岗位界定标准与分类涉密岗位是指在日常工作中产生、处理、接触国家秘密事项，且接触频次、时长达到规定标准，需纳入专门保密管理的工作岗位。本公司涉密岗位采用“定性+定量”结合的方式划分等级，定量基准为全年有效工作时长2000小时（按年工作日250天、每日工作8小时核算），共分为核心涉密岗位、重要涉密岗位、一般涉密岗位三个等级，具体判定标准如下：2.1核心涉密岗位满足以下任一条件的岗位，认定为核心涉密岗位：（1）年均产生、处理、接触绝密级国家秘密事项≥5件次，且年均接触时长占全年有效工作时长比例≥50%（即≥1000小时）；（2）年均产生、处理、接触机密级及以上国家秘密事项≥20件次，且年均接触时长占全年有效工作时长比例≥50%；（3）承担涉密信息系统核心架构设计、最高权限运维、国家秘密载体总仓管理、核心涉密项目总体方案设计的岗位，无论涉密件次多少，直接认定为核心涉密岗位。核心涉密岗位人员的涉密行为可能对国家秘密安全造成特别严重损害，需执行最严格的保密管理要求。2.2重要涉密岗位满足以下任一条件的岗位，认定为重要涉密岗位：（1）年均产生、处理、接触机密级国家秘密事项≥10件次，且年均接触时长占全年有效工作时长比例为20%-50%（不含50%，即400-1000小时）；（2）年均产生、处理、接触秘密级及以上国家秘密事项≥30件次，且年均接触时长占全年有效工作时长比例为20%-50%；（3）负责涉密档案实体管理、涉密载体全流程流转、核心涉密项目阶段性核心成果研发的岗位，直接认定为重要涉密岗位。重要涉密岗位人员的涉密行为可能对国家秘密安全造成严重损害，需执行严格的保密管理要求。2.3一般涉密岗位满足以下任一条件的岗位，认定为一般涉密岗位：（1）年均产生、处理、接触秘密级国家秘密事项≥15件次，且年均接触时长占全年有效工作时长比例为5%-20%（不含20%，即100-400小时）；（2）偶尔接触机密级及以上国家秘密事项，但年均接触时长≥50小时且不足100小时的岗位，认定为一般涉密岗位。一般涉密岗位人员的涉密行为可能对国家秘密安全造成一般损害，需执行常规保密管理要求。2.4不纳入涉密岗位的情形有下列情形之一的岗位，不认定为涉密岗位，不得纳入涉密岗位管理范畴：（1）全年累计接触国家秘密事项时长不足50小时，或接触涉密件次不足5件次的；（2）仅接触公司内部商业秘密、工作秘密，不涉及国家秘密的；（3）仅参与涉密项目的后勤保障、物业服务等外围工作，不直接接触涉密事项的；（4）已完成涉密事项清理、无现存涉密工作内容的待撤销岗位。3审批权责划分涉密岗位审批实行“分级负责、权责一致、最小知悉、动态调整”的原则，各责任主体的具体权责如下：3.1公司保密委员会（以下简称“保密委”）保密委是涉密岗位审批的最高决策机构，主要职责包括：（1）审批核心涉密岗位的设立、变更、撤销申请；（2）审批核心涉密岗位人员的上岗、离岗申请；（3）审议涉密岗位管理的年度工作计划、年度核查报告；（4）对涉密岗位审批过程中的争议事项作出最终裁决。保密委审批实行票决制，参会委员人数不得少于全体委员的三分之二，同意票数超过参会委员半数方为通过，最终审批意见由保密委主任签字确认后生效。3.2保密委员会办公室（以下简称“保密办”）保密办是涉密岗位审批的日常管理机构，主要职责包括：（1）受理各部门涉密岗位设立、变更、撤销的申请，开展初审与实地核查；（2）组织开展涉密岗位人员的背景审查、岗前保密培训与考核；（3）建立并维护《公司涉密岗位总台账》《涉密人员管理台账》，动态更新岗位与人员信息；（4）负责涉密岗位审批表的统一印制、流转管控、归档管理；（5）每半年组织一次涉密岗位动态核查，每年年底开展年度审核，向保密委提交年度管理报告；（6）监督指导各部门落实涉密岗位的保密防护措施。3.3各业务部门各部门主要负责人是本部门涉密岗位管理的第一责任人，主要职责包括：（1）根据本部门业务实际，提出涉密岗位设立、变更、撤销的申请，如实填报审批材料；（2）配合保密办开展涉密岗位核查、人员背景审查工作；（3）落实本部门涉密岗位的日常保密管理，监督涉密人员遵守保密制度；（4）及时向保密办报告本部门涉密岗位、涉密人员的变动情况，不得隐瞒。3.4人力资源部人力资源部配合开展涉密岗位审批管理，主要职责包括：（1）将审批通过的涉密岗位纳入公司岗位管理体系，更新岗位说明书，明确保密职责与准入条件；（2）配合保密办开展涉密人员背景审查，提供人事档案信息；（3）按照审批结果落实涉密人员的保密补贴、岗位调整、脱密期管理等人事待遇；（4）将涉密人员的保密考核结果纳入个人绩效评价体系。3.5纪检审计部纪检审计部负责涉密岗位审批的监督工作，主要职责包括：（1）监督检查涉密岗位审批流程的合规性，查处审批过程中的违规违纪行为；（2）参与涉密岗位年度核查工作，对涉密岗位管理的廉洁性进行审计；（3）对违反保密规定的责任人员按照权限作出党纪政务处分决定。4涉密岗位设立审批流程涉密岗位设立需严格履行申报、初审、终审、落地四个环节，全流程时限原则上不超过15个工作日（不含申报材料补正时间）：4.1部门申报各部门因业务开展确需设立涉密岗位的，由部门负责人组织填写《涉密岗位设立审批表》，并附相关支撑材料，提交至保密办。申报材料需包括以下内容：（1）《涉密岗位设立审批表》纸质版1份，需加盖部门公章，所有栏目填写完整、准确；（2）岗位涉密事项清单，逐项列明涉密事项名称、密级、保密期限、接触方式、年均接触件次、年均接触时长，并附对应《国家秘密及其密级具体范围的规定》的依据条款；（3）岗位设立必要性说明，重点说明岗位设立的业务背景、涉密工作的不可替代性、是否采取了最小化知悉范围的措施，字数不少于200字；（4）保密防护措施配置方案，明确岗位拟配备的涉密计算机、涉密存储介质、涉密文件柜、门禁权限、视频监控等防护设备与措施；（5）部门内部会议研究设立涉密岗位的会议纪要。4.2保密办初审保密办收到申报材料后，5个工作日内完成初审，初审重点包括以下内容：（1）申报材料的完整性、真实性，是否存在隐瞒、虚报情况；（2）申报岗位涉及的事项是否属于国家秘密范围，是否存在将商业秘密、工作秘密纳入国家秘密范畴的情况；（3）涉密等级预判是否符合本规则规定的判定标准，是否存在定密偏高或偏低的问题；（4）岗位设立是否必要，是否存在可通过非涉密岗位替代、可压缩知悉范围的空间；（5）保密防护措施是否符合对应涉密等级的管理要求。初审过程中，保密办需到申报部门开展实地核查，与部门负责人、相关业务骨干谈话，核实涉密事项的真实性与接触频次，必要时可调取相关涉密载体、项目文件进行核对。初审合格的，保密办在审批表中填写初审意见，提出明确的涉密等级认定建议，报保密委审核；初审不合格的，需出具书面《初审不合格通知书》，说明退回理由与整改要求，退回申报部门调整后重新申报。4.3保密委终审保密委收到保密办提交的初审材料后，7个工作日内召开专题会议进行审核，审核内容包括：（1）涉密岗位设立的合规性与必要性；（2）涉密等级认定的准确性；（3）保密防护措施的可靠性；（4）后续保密管理要求的可行性。会议表决通过的，由保密委主任在审批表最终审批栏签字确认；表决未通过的，需明确说明理由，由保密办反馈至申报部门。4.4结果落地审批通过后，保密办需在2个工作日内完成以下工作：（1）将新增涉密岗位信息录入《公司涉密岗位总台账》，明确岗位编号、名称、所属部门、涉密等级、设立时间、审批人等信息；（2）将审批结果抄送人力资源部、纪检审计部；（3）向申报部门出具《涉密岗位设立批准通知书》，明确岗位的保密管理要求与注意事项。人力资源部收到审批结果后，10个工作日内完成岗位说明书更新，将涉密岗位的保密职责、准入条件、保密补贴标准纳入岗位管理体系，其中核心涉密岗位保密补贴标准为1200元/月，重要涉密岗位为800元/月，一般涉密岗位为400元/月，补贴随当月工资发放。5涉密岗位变更与撤销审批涉密岗位实行动态管理，当岗位职能、涉密范围发生变化或不再承担涉密工作时，需及时履行变更或撤销审批程序：5.1变更情形与流程有下列情形之一的，需履行涉密岗位变更审批程序：（1）岗位职责调整导致涉密事项范围、密级发生变化，需调整岗位涉密等级的；（2）岗位编制数、所属部门发生变化的；（3）岗位名称调整但涉密职能未发生变化的。变更流程参照设立审批流程执行，由部门填写《涉密岗位变更审批表》，详细说明变更原因、变更内容、变更前后的涉密情况对比，附相关支撑材料，经保密办初审、保密委审批通过后生效。其中仅岗位名称、所属部门调整且涉密等级未发生变化的，可由保密办直接审批，报保密委备案即可。5.2撤销情形与流程有下列情形之一的，需履行涉密岗位撤销审批程序：（1）承担的涉密项目全部结题，所有涉密事项已完成归档，无遗留涉密工作的；（2）业务板块裁撤，岗位职能不再保留的；（3）岗位涉密职能被非涉密岗位替代，且无现存涉密事项的；（4）年度核查发现不符合涉密岗位认定标准，且无法调整为低等级涉密岗位的。撤销审批需履行以下流程：（1）部门预先开展涉密清理工作，将岗位留存的所有涉密载体、涉密存储介质全部移交保密办，注销涉密信息系统访问权限，对岗位人员作出脱密期安排，形成《涉密事项清理清单》；（2）部门填写《涉密岗位撤销审批表》，附《涉密事项清理清单》《人员脱密安排表》，提交至保密办；（3）保密办收到申请后，3个工作日内开展现场核查，确认涉密事项已全部清理、无遗留泄密风险，填写核查意见后报保密委审批；（4）保密委审批通过后，保密办2个工作日内将岗位从《涉密岗位总台账》中移除，出具《涉密岗位撤销通知书》，抄送人力资源部停发保密补贴，办理人员岗位调整手续。5.3动态核查机制保密办每半年组织一次涉密岗位全面核查，每年12月开展年度审核，核查内容包括岗位涉密事项的变化情况、涉密等级的匹配性、保密防护措施的落实情况、人员变动情况。核查发现岗位涉密范围扩大的，需督促部门及时申报变更等级；发现岗位不再符合涉密条件的，需督促部门及时申报撤销，确保涉密岗位“能设能撤、等级适配”。6涉密岗位人员上岗审批涉密岗位人员上岗需严格履行准入审批程序，未经审批的人员不得接触国家秘密事项：6.1准入基本条件申请进入涉密岗位的人员，需满足以下基本条件：（1）具有中华人民共和国国籍，热爱祖国，拥护党的领导，政治立场坚定，无不良政治记录；（2）品行端正，诚实守信，无刑事犯罪记录，无吸毒、赌博等违法行为，未被列入失信被执行人名单；（3）具备岗位所需的专业能力与工作经验，其中核心涉密岗位需具有3年以上相关业务工作经验，重要涉密岗位需具有2年以上相关业务工作经验，一般涉密岗位需具有1年以上相关业务工作经验；（4）未取得境外永久居留权、外国国籍，核心涉密岗位人员的配偶、子女不得在境外定居或取得境外永久居留权；（5）通过保密教育培训与考核。6.2背景审查部门提名或人力资源部招聘初选的拟上岗人员，需先由保密办组织背景审查，人力资源部、纪检审计部配合，审查时限为10个工作日，核心涉密岗位人员的背景审查时限可延长至15个工作日。背景审查内容包括：（1）身份与国籍核查：核实身份证、户口簿真实性，确认无双重国籍或境外永久居留权；（2）政治表现核查：核实政治面貌、政治立场，确认无反党反社会主义言行、无参加非法组织或邪教组织记录；（3）违法记录核查：调取户籍地派出所出具的无犯罪记录证明，核实无刑事处罚、治安处罚记录；（4）保密履历核查：向过往工作单位发函核实保密表现，确认无违反保密规定、泄密受处分记录；（5）社会关系核查：核实配偶、子女、父母等直系亲属的国籍、境外居留情况、境外任职情况，确认无重大涉外风险；（6）信用状况核查：调取个人征信报告，确认无严重失信记录、无重大逾期债务。背景审查不合格的，不得进入下一环节，由保密办出具《背景审查不合格通知书》，反馈至申报部门或人力资源部。6.3保密教育培训与考核背景审查合格的人员，需参加保密办组织的岗前保密教育培训，培训时长按照岗位等级确定：核心涉密岗位不少于40学时，重要涉密岗位不少于24学时，一般涉密岗位不少于16学时。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、涉密载体管理规范、涉密信息系统操作要求、泄密案例警示教育、应急处置流程等。培训结束后组织闭卷考核，满分100分，80分及以上为合格。考核不合格的可申请一次补考，补考仍不合格的，不得上岗。6.4保密承诺与审批考核合格的人员，需签订《涉密人员保密承诺书》，明确保密义务、脱密期要求、违约责任，承诺书一式三份，分别由保密办、人力资源部、本人留存。完成承诺签署后，由部门负责人在《涉密岗位人员上岗审批表》中签署推荐意见，保密办签署审核意见，报保密委审批：核心涉密岗位人员由保密委主任签字批准，重要、一般涉密岗位人员由保密委授权的副主任签字批准。6.5备案管理审批通过后，保密办2个工作日内将人员信息录入《涉密人员管理台账》，明确人员姓名、岗位名称、涉密等级、上岗时间、脱密期时长（核心涉密岗位脱密期为2-3年，重要涉密岗位为1-2年，一般涉密岗位为6个月-1年），并将审批结果抄送人力资源部办理上岗手续。7审批表全生命周期管理涉密岗位审批表属于公司敏感管理文件，其中核心、重要涉密岗位的审批表分别按照机密级、秘密级国家秘密载体管理，一般涉密岗位的审批表按照内部敏感信息管理，全流程需符合保密要求：7.1印制管理涉密岗位审批表由保密办统一印制，实行编号管理，每份审批表具有唯一编号，印制过程需在保密办公区域内完成，不得委托外部单位印制，印制产生的废纸需及时销毁。各部门需使用审批表的，需到保密办领取，登记领取数量、编号、领取人信息。7.2填写规范审批表需使用黑色签字笔或钢笔填写，字迹清晰、内容真实，不得随意涂改；确需修改的，需在修改处划线并由填写人签字确认，不得使用涂改液、修正带等工具。所有栏目需填写完整，无内容的填写“无”，不得留白。7.3流转要求审批表需通过内部涉密文件流转渠道传递，不得通过互联网、微信、QQ、邮箱等非涉密渠道传输，不得随身携带至公共场所。审批各环节的责任人需在规定时限内完成审批，不得拖延、积压。7.4归档管理审批完成后，审批表原件由保密办统一归档，存入涉密档案柜，指定专人管理。核心涉密岗位审批表保管期限为永久，重要涉密岗位为30年，一般涉密岗位为10年。人力资源部可留存一份复印件存入个人人事档案，其他部门不得留存审批表原件或复印件。7.5查阅审批因工作需要查阅涉密岗位审批表的，需填写《涉密档案查阅审批单》，经保密办主任批准后方可查阅，查阅需在保密办指定区域内进行，不得复印、拍照、摘抄。确需复印的，需经保密委主任批准，复印件需标注编号、用途，使用后及时交回保密办销毁。8监督检查与责任追究8.1监督检查机制保密办每季度对涉密岗位审批管理情况开展一次抽查，抽查比例不低于当期涉密岗位总数的20%；每半年开展一次全面检查，检查结果纳入部门年度保密工作考核。纪检审计部每年对涉密岗位审批流程的合规性开展一次专项审计，及时发现并纠正违规问题。8.2奖励情形有下列情形之一的部门或个人，公司将给予表彰奖励，奖励标准为500-2000元：（1）严格执行涉密岗位审批规定，有效防范泄密风险，成绩突出的；（2）在涉密岗位管理中提出合理化建议，显著提升保密管理效能的；（3）及时发现并制止违规设立涉密岗位、违规准入人员行为，避免造成损失的。8.3问责情形有下列情形之一的，将追究相关责任人员的责任：（1）未经审批擅自设立涉密岗位、调整涉密岗位职能或安排人员接触涉密事项的，对部门主要负责人给予通报批评，扣发当月绩效奖金的10%；情节较重的，给予警告处分，扣发季度绩效奖金的20%；（2）申报材料弄虚作假，隐瞒岗位真实涉密情况或人员真实背景的，对直接责任人给予记过处分，扣发当年绩效奖金的30%；造成泄密风险的，调离工作岗位；（3）审批人员玩忽职守、徇私舞弊，将不符合条件的岗位或人员审批通过的，给予记过处分，扣发当年绩效奖金的20%；情节严重的，调离保密管理岗位；（4）未按规定管理审批表，造成审批表丢失、损毁或泄露的，对直接责任人给予警告处分，扣发季度绩效奖金的15%；造成国家秘密泄露的，依法追究法律责任；（5）涉密岗位变动后未及时申报变更或撤销，导致管理混乱的，对部门负责人给予通报批评，责令限期整改。9配套审批表单样式及填写说明9.1涉密岗位设立审批表表单栏目设置如下：（1）申报信息：申报部门、填报日期、联系人、联系电话；（2）岗位基本信息：岗位名称、岗位编制数、现有人员数、岗位主要职责（不少于300字）；（3）涉密情况说明：涉密事项清单（含序号、事项名称、密级、保密期限、接触方式、年均接触件次、年均接触时长）、涉密等级预判、设立必要性说明（不少于200字）、配套保密防护措施；（4）部门意见：部门负责人签字、部门公章、日期；（5）保密办初审意见：涉密事项核查情况、涉密等级认定建议、初审结论（同意/退回调整）、保密办负责人签字、日期；（6）保密委审批意见：参会委员名单、表决结果、最终审批结论（同意/不同意/调整后重报）、保密委主任签字、日期；（7）备注：其他需要说明的事项。填写说明：涉密事项较多的可附页，附页需加盖部门公章；所有支撑材料需作为附