会计电算化管理制度

——会计电算化管理制度第一章总则第一条目的依据《中华人民共和国会计法》《会计电算化管理办法》《会计档案管理办法》等相关法规，结合公司财务核算实际，制定本制度。本制度旨在规范公司会计电算化全流程管理，保障财务账务、报表核算软件稳定可靠运行，规范从手工记账向信息化账务核算过渡，确保会计数据真实、准确、连续完整；实现账套信息化管理，减轻财务人员重复劳动，提升财务核算工作效率。第二条适用范围本制度适用于公司财务部所有会计电算化岗位人员、财务核算软硬件设备、会计电子数据、电子及纸质会计档案的管理工作。第二章岗位分工及人员职责、权限第三条岗位设置财务电算化岗位设置：会计主管、系统管理员、制单（填制记账凭证）、出纳、审核、会计档案保管员。岗位不相容要求：制单人员与审核人员不得为同一人；其余岗位，在符合内控前提下可按需兼任。出纳不得兼任制单、审核、会计档案保管及收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。第四条会计主管统筹会计电算化整体工作，审批账套初始化、科目增减、错账冲正、重大数据调整事项，对会计数据真实性、完整性负责。第五条系统管理员负责电算化计算机硬件、财务软件安装、调试、日常维护；系统故障发生时，做好故障记录、排查与处置；管理系统账号、权限分配、密码管理；监督上机日志。系统管理员不得兼任制单、审核岗位。第六条系统操作员（制单）负责原始凭证归集、记账凭证录入、账务数据录入、账簿与报表打印；严格执行操作规范，遇到系统异常及时向系统管理员报告，不得擅自修改后台数据。第七条审核人员对原始凭证、机内记账凭证进行审核，核查业务合法性、会计科目使用、数据准确性、资料完整性；审核无误后方可签字确认；发现差错退回制单人员修改，审核人不得代为修改凭证。第八条会计档案保管员负责电子备份介质（U盘、硬盘、光盘等）、程序介质、打印输出的凭证、账簿、报表等会计档案保管、借阅、保密管理。第三章操作管理第九条上岗资质操作人员须经过会计电算化专项培训，考核合格后方可上机操作。操作人员仅拥有本岗位业务范围内操作权限，严禁越权操作；系统管理员定期监督核查。第十条账套与科目管理账套初始化一次性完成；会计科目可根据业务需要随时新增。科目、账簿删除仅允许在每年年初新建账套时实施，并且必须经会计主管审批同意。第十一条凭证录入、审核、记账1.各岗位会计负责原始单据归集，按会计制度要求编制、录入记账凭证。2.录入计算机的凭证交由审核人员审核，审核无误签字确认；差错凭证退回制单人自行更正。3.审核通过的凭证，执行记账操作，登记机内账簿。第十二条错账更正错账修改严格遵守会计准则及会计制度。隔日账务差错冲销，必须凭会计主管审批的冲正凭证办理，严禁直接抹除、修改原始机内数据。第十三条报表管理会计报表由系统内置公式自动计算生成，保证账表一致、表内、表间数据勾稽关系衔接，严禁人为随意修改报表数据。对外报送报表由财务部统一规范格式。报表按期打印，相关责任人签字盖章后，移交档案管理员归档。第十四条上机操作规范操作人员上机前后填写上机日志，记录操作人员、上机时间、业务操作内容；使用本人真实姓名账号登录系统，保管个人登录口令，严禁转借他人；年度更换或系统管理员变更时，全员统一更换登录密码；如密码泄露须立即重置；操作人员临时离开工位，必须退出财务软件系统，防止他人越权操作。第四章软硬件与数据备份管理第十五条硬件环境管理财务核算计算机实行专用管理，设置独立办公场所；机房环境满足防火、防晒、防磁、防潮、防尘要求，不得安装无关软件、接入不明移动存储设备。第十六条软件管理使用符合财政规范、验收合格的财务核算软件，不得私自更换、修改软件程序。第十七条数据备份管理1.临时备份：每次凭证录入完成后执行临时备份；2.月度备份：每月结账完成后，制作月度存档备份；3.年度备份：年末结账完成后，制作年度全套数据备份，移交档案员存档。电子数据备份至少制作两套，分别存放，由档案员、财务主管分柜保管。备份介质贴标识、加封签，存放于安全防潮防磁场所，定期校验介质可靠性，按周期转储备份数据。第十八条系统维护与病毒防护清理硬盘历史会计数据前，必须先行完整备份；配备正版杀毒软件，定期升级病毒库；外来存储介质，必须查杀病毒后方可接入财务电脑，禁止使用来源不明介质。第五章会计档案管理第十九条档案范围会计电算化档案包含：电子存储介质保存的账套、凭证、报表等电子会计资料；计算机打印输出的纸质会计凭证、会计账簿、财务会计报告等资料。第二十条纸质档案打印归档1.凭证类：直接由原始单据录入生成凭证的，记账完成后打印记账凭证、科目汇总表；手工编制凭证录入系统的，记账后打印科目汇总表，装订归档。2.账簿类：每月记账完毕，打印总账、明细账、日记账，年末统一装订归档；电子数据在打印完成前不得删除。第二十一条档案补打与保管打印输出的会计档案如有缺损，可补打，由操作人员签字或盖章确认。电子、纸质会计档案，严格按照《会计档案管理办法》规定保管期限、借阅、销毁流程管理。第六章人员培训管理第二十二条基础培训财务人员参加会计电算化专项培训，掌握电算化基础理论与上机操作，考核取得电算化上岗合格证，方可正式上岗操作。第二十三条岗位实操培训新上岗操作员，须在资深电算化人员指导下独立完成不少于一个月完整会计周期业务，业务处理无误，方可独立承