员工档案管理制度

——员工档案管理制度第一章总则第一条目的为规范公司员工人事档案管理，实现档案管理标准化、规范化、系统化，完整留存员工入职、在岗、异动、培训、考核等全周期资料，保障档案资料真实、安全、保密，维护员工与公司合法权益。依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》及人事档案管理相关规定，结合公司实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工、离职员工（含劳务人员）的人事档案、工作档案、培训档案的收集、鉴别、整理、归档、保管、查阅、借阅、转移、销毁等全流程管理。第三条管理原则（一）真实全面原则：档案材料来源可靠、内容真实，完整记录员工全职业周期信息；（二）保密安全原则：严格执行档案保密规定，保护员工个人信息，严防信息泄露、丢失、损毁；（三）规范利用原则：档案服务于人力资源管理，流程清晰、便于检索查阅，严控使用权限；（四）动态更新原则：员工岗位变动、考核、奖惩、培训、资质变更等资料及时收集归档。第二章职责分工第四条人力资源部（档案管理归口部门）（一）指定专职档案管理员，负责员工档案的统一归集、鉴别、整理、编号、保管、借阅登记、档案维护与台账管理；（二）负责档案资料收集通知，督促各部门及时提交员工异动、考核、奖惩、培训等归档材料；（三）负责档案查阅、借阅、转递的审批手续办理，建立档案管理台账；（四）做好档案库房、电子档案存储安全管理，落实防火、防潮、防盗、防泄密措施；（五）离职员工档案按规定妥善保管，到期按规定处置。第五条各业务部门（一）配合人力资源部及时提交本部门员工考核、奖惩、岗位变动等需归档的纸质材料；（二）部门管理人员仅可在授权范围内查阅本部门员工档案，严禁私自摘抄、复制、外传档案内容。第六条档案管理员岗位职责（一）严格遵守保密制度，不得私自复制、摘抄、泄露员工档案及个人信息；（二）定期清点档案，核对台账，发现档案缺失、破损及时上报并补救；（三）档案借阅全程留痕，做好登记，到期及时催还；（四）纸质档案与电子档案同步维护，保证档案内容一致。第三章员工档案分类与归档内容员工档案分为人事基础档案、工作档案、培训档案三类，一人一档，独立卷宗，编制唯一档案编号。第七条人事基础档案（入职基础资料）（一）员工登记表、个人履历、自传材料；（二）身份证复印件、学历证书、学位证书、职业资格证、职称证书复印件（核验原件留存复印件，原件不予留存）；合规提示：企业不得扣押员工身份证、毕业证等证件原件，仅核验原件留存复印件。（三）背景调查资料、录用甄选、面试测评材料；（四）入职体检报告；（五）劳动关系相关证明（离职证明等）。第八条员工工作档案（在岗动态资料）（一）劳动合同、补充协议、岗位协议、保密协议、竞业限制协议；（二）岗位任免、内部调动、岗位调整审批材料；（三）日常考核记录、年度绩效评估表；（四）奖惩审批材料、奖惩通知单；（五）工资调整、岗位变更相关审批资料；（六）离职申请、工作交接清单、解除或终止劳动合同证明等离职资料。第九条员工培训档案（一）新员工岗前培训记录、培训考核成绩单；（二）在岗专项培训、安全培训、技能培训资料及考核结果；（三）外部培训班、行业继续教育、学历进修、外出深造的报名资料、证书复印件、培训总结；（四）培训协议、服务期协议（如有）。第四章档案收集、鉴别与整理第十条档案材料收集档案实行动态收集。员工发生岗位调动、绩效考核、奖惩、培训、资质更新等事项后，相关责任部门在15个工作日内将材料提交人力资源部归档；新员工入职资料于入职一周内完成收集。第十一条档案材料鉴别档案管理员对归档材料进行审核鉴别：材料必须手续齐全、信息真实、签字盖章完整；虚假、无效、重复材料不予归档，退回提交部门。第十二条档案整理归档（一）档案材料按照类别、时间顺序排序，装订成册；（二）建立档案目录，编制档案编号，建立纸质档案台账；（三）同步建立电子档案目录（扫描件），电子档案存储于公司指定加密存储位置；（四）档案目录做到目录与卷宗材料一一对应，方便检索查阅。第五章档案保管管理第十三条纸质档案保管（一）纸质档案存放于专用档案柜，库房做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、避光管理；（二）严禁无关人员进入档案存放区域；（三）定期盘点档案，每年至少开展一次档案清查，形成盘点记录；（四）在职员工档案持续保管；员工离职后，档案自离职之日起至少保存二年备查。第十四条电子档案保管电子档案做好加密存储，定期备份；严禁私自拷贝、外传电子档案。电子档案访问设置权限，操作全程留痕。第六章档案查阅、借阅管理第十五条查阅权限（一）部门负责人及以上管理人员，因工作需要，可查阅本部门员工档案，在人力资源部现场查阅，档案原则不外借；（二）查阅其他部门员工档案，须填写《员工档案调阅查询审批单》，写明查阅事由、查阅范围，经分管上级审核、总经理签字批准，在人力资源部现场查阅；（三）员工本人可申请查阅本人档案，向人力资源部提交书面申请，经审批后现场查阅，不得带走原件；（四）外部单位（公检法、人社等）依法调阅档案，凭正式公函办理登记手续。第十六条查阅纪律（一）查阅档案仅限现场阅览，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、损毁档案材料；（二）未经审批，不得摘抄、拍照、复印档案内容；确需复印的，经审批后由档案管理员统一复印并加盖证明标识；（三）查阅人员必须严格保密，不得向无关人员泄露档案内员工个人信息；（四）档案原件一般不得借出公司；确因特殊工作需要外借，须总经理专项审批，约定归还期限，办理借出登记，按期归还。第七章档案保密与责任第十七条保密管理档案管理员及所有接触档案人员，负有档案保密义务，严禁以微信、邮件、口头等任何方式向无关人员泄露员工个人信息、档案资料。档案信息属于公司内部资料及员工个人隐私，违规泄露造成损失的，按公司奖惩制度追究责任；涉嫌违法的，