采购部规范管理手册

采购手册第一章前言 第二章采购部组织结构图 3第三章采购人员应具备的基本要求 第四章岗位职责 5第六章采购的工作步骤 第七章采购谈判的特点与原则 第八章采购谈判的基本内容 第九章还价的控制及其策略 第十章谈判准备 —-------27第十一章采购谈判过程 第十二章报价(还价)磋商-第十三章磋商阶段—-------------------------------------31第十四章成交阶段-------—-----32第十五章签约阶段---33第十六章采购部十项原则---------------33第十七章采购部谈判十要点---34第十八章谈判的技巧---------------35第十九章采购部样品管理制度------------------------------------35第二十章厂商需带齐的证件第二十一章谈判流程—第二十二章商品分类原则---------------37第二十三章招商方案—第二十四章供应商收费标准一览表第二十五章关于供应商馈赠的管理规定---------------------------39副经理第三章采购人员应具备的基本要求一、操守廉洁面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：做事可以失败，做人不可失败。我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。二、掌握市场：流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式(包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户),了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。三、精打细算：有一商场名人曾说：会卖不如会买,这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。四、积极认真：现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。五、创新求进：商场如战场，不进则退，输家可能成为赢家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人员能有创新(非标新立异)的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。六、适应性强：采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负荷,要做好采购的工作，须事先有此心理准备。七、团结合作：表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识，公司才可在市场上永续经营，个人在公司的事业才可确保。第四章岗位职责一、采购部职责1、筛选合作的供货商。2、慎选适合本公司客户群的产品3、与供货商谈判最有利的供货条件。(包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期限、及送货地点等)。4、收集市场信息，掌握市场之需要及未来的趋势。5、完成公司年度/季度/月份考核指标和工作指标。6、执行公司的各项规章制度，建立与采购部门有关的作业流程与制度。7、执行公司的价格策略和制定毛利率政策，进行市场调查，根据公司市场定位确定商品组合和主导商品，及时制定最有竞争力，又有合理利润的售价。9、根据营运部的促销计划完成相关商品的准备工作。10、供应商的开发和商品采购，滞销商品的淘汰，对门店经营提出建议或意见，及时处理有关商品方面的问题。11、负责自有品牌商品的开发，灯箱广告出租。12、负责各项商品进、销、存管理。13、负责商品库存金额和供应商未结款控制。14、与营运合作，拓展业绩并达成毛利目标。15、负责部门固定资产的管理。16、完成公司领导交办的事项。17、为公司创造最高的业绩及利润，回报公司，并为全体同仁谋求最佳的福利。由以上的任务看来，采购部的责任在于采购(供货商及商品之选择与订货)、订价、及促销之企划工作，对毛利之达成承担最大之责任。基本上本公司之成败关键在于采购人员是否能掌握市场之需要及趋势，以合理的利润为前提，用最有竞争力的价格，通过良好之管理及各种促销活动，将品质良好的商品销售给顾客由此可见，采购人员在本公司之重要性，为了使各位明了采购之职责，请各位详细研究，并与主管讨论，务必在担当此重任之前充分了解本身的职责及权限。当然此职务说明不可能涵盖所有的细节，身为采购人员的各位，应了解此种情况.二、采购经理职责岗位名称：采购经理直接上级：总经理、总监直接下级：采购主管(一)本职工作：全面负责商品采购、促销等工作、完成各项经营任务(二)工作职责1、对采购工作进行监督和检查，确保采购工作顺利开展。2、新产品开发。3、商品结构的制定。5、滞销商品淘汰计划。6、超市采购计划的制定。7、审核所签合同是否符合要求，确认供应商及终止供应商。8、超市整体定价计划及价格竞争策略。9、对部门采购经理及分类采购员的培训、管理及谈判。10、审核单品是否调价(进售价),并进行确认，促销单品是否合格；日期段内商品排行、费用收取是否合理。11、每月分析一次销售情况，审核各部组滞销商品的淘汰以及畅销商品的调整和新商品的导入。12、随时掌握商品的毛利率和费用率的比例，进行及时调整。13、每周根据销售报表，分析部组的销售及平均加价率是否合理，以便及进行供应商的筛选、单品调整。14、根据报表，掌握各部组大分类、中分类、小分类的加价率，进行店内毛利率的调整及商品组织结构表的调整。15、每天对各部组的工作安排完成情况进行监督和检查。16、每周组织采购人员召开一次业务分析会，进行交流与培训。17、加强与供应商的沟通，每季度召集一次供应商洽谈会，及时解决工作中存在的问题。18、随时掌握店内排面调整后对销售额的影响，并及时反馈至营运部。19、每周参加营采会议，及时解决采购与营运存在的问题。20、定期或不定期制定促销计划，并对每期促销进行评估、总结。21、审批并确认促销协议；确定商品促销时间。22、及时传达上级的指示，对上级布置的工作任务，必须在四小时内复命。23、完成好总经理、总监交办的其它工作。(三)领导责任1、对培养下级负责，使其胜任本职工作。2、对本部门经营指标的完成负责。三、采购主管职责岗位名称：采购部主管直接上级：采购部经理直接下级：采购员(一)工作职责1、本部门商品结构的制定2、部门定价策略3、部门利润制定4、计划各种促销活动5、部门产品开发6、滞销商品淘汰7、商品市场调查及情报8、部门采购计划的制定9、供应商谈判(包括价格、付款方式、退换货、数量等)10、部门销售额及毛利润11、对营运部同事的商品知识培训12、负责公司指派商品之企划及业务之拓展工作13、筛选合作的供货商，并负责协商最佳的采购交易条件14、执行最有效的价格策略15、与卖场人员合作，扩展业绩并达成毛利的目标。(二)主要工作项目1、在公司分配的仓库、卖场空间之下，经营公司所指派商品的企划工作。所选择的商品应符合客户的需要，以扩展达成毛利的目标。2、选择国内外最佳的供货商，并取得最佳的采购交易条件，包括：品质、规格、价格、折扣、广告赞助、促销、卖场陈列乐范、陈列服务、包装、最少订购数量、订购所需时间、及运送配合事宜等。3、开发并协商适合自助式批发的包装(包括标示及说明)。4、考虑市场的竞争状况、价格敏感项目、促销、滞销品特卖及其它营业损失等因素，制定市场上可能的最低售价、塑造非常有竞争力的价格形象。5、选择快讯及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助，吸引顾客到超市来采购。6、与卖场合作无间，以扩展业绩(业绩是与卖场共同分担的责任),并达成毛利比率及金额的目标(毛利是采购人员的主要责任)。注意存货，与卖场合作并提供支持，使卖场存货维持在最适当的水准(存货是与卖场共同分担的责任)。7、尽可能多到卖场拜访，以了解卖场的问题，另外经常以电话、邮件或采购通告等方式与卖场沟通。8、定期拜访供货商，以确保供货的稳定性及公司的最佳利益；每月对供应商惊醒评定，做出评定表。9、开发品质良好的自有品牌商品，这些商品必须能有相当的销售量，并能以竞争性的价格售出(同时应有合理的利润),让顾客感觉物超所值。10、有系统的计划所有活动(包括长短程的计划及预算活动),以减少或避免低效率；同时应将所有的业务活动排定优先级，原则上应先做最重要的事，而非先做最急的事。11、应实地观察竞争厂商、研讨会参观展览、阅读报纸及专业杂志、并与所有可能获得资料来源的人士或机构讨论或做市场研究，以了解市场一般及个别的产品趋势走向。12、领导、培育、激励、评估及督导采购员使能有效地对采购部作最大的贡献。(三)授权项目1、本职位人员被授权在下列的架构之内独立作业(1)营运政策(2)客户政策(3)供货商政策(4)商品政策(5)价格政策(6)包装政策(7)促销政策(8)自有品牌政策(9)毛利目标(11)费用预算2、本职位人员未任满一年者，对下列的决定应由采购协理的核准：(1)供货商(与任期无关)(2)商品组合(3)商品及商品类别(与任期无关)(4)售价及毛利(5)第一次订货(6)快讯的项目(与任期无关)(7)所有采购交易的条件(8)采购员的解雇(与任期无关)3、本职位人员必须确保采购员在本职位人员不在公司的时候能独立运作。采购员将作短期的决定，这些决定以不影响毛利及商品组合为原则。同理，当采购员不在公司的时候，本职位人员也应负责例行公事。(四)其它事项1、本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。2、本职务说明不可能涵盖所有的事项；本职位人员应执行由采购部经理在任何时间所指派之任何公务。3、与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系是本职位成功的必要条件。4、本公司成功的要素有下列五项，本职位人员应确实做好：互信诚实团结合作奉献斗志四、采购员职责岗位名称：采购员直接上级：采购部主管直接下级：采购助理(一)工作职责：采购员的最高职责是尽最大可能选择和保持丰富的商品品种为公司的顾客提供商品的最大价值。负责各区域商品开发引进，新商品申报工作，商品结构维护。商品销售情况跟踪，商品淘汰及商品促销安排，区域内类别商品资料维护。(二)业务技能：1、维护公司利益，与合作商建立良好合作的关系。2、认真贯彻执行采购管理规定和实施细则，努力提高自身采购业务水平。3、按时按量按质完成采购计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。4、严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场(委托)检验；协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。5、熟悉商品市场信息及卖场的商品结构，对新产品开发提出参考意见；不断开发引进超市适销的商品。6、跟踪引进新品的畅、滞销情况，并做好分析报告。7、做好补货的跟踪工作，确保不出现商品断缺货情况。8、要掌握好库存商品的周转率，控制好多补或少补货的情况。9、处理坏损、滞销商品的退货工作。10、季节及促销商品做好工作计划，提前做好开发引进工作。11、确保合作商及以经营商品的资料完整、准确。12、负责办理供应商样品验收、登记等手续。13、填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。14、做到以公司利益为重，不索取回扣；馈赠、钱物上缴公司；遵守国家法律，不构成经济犯罪。15、完成采购部主管临时交办的其他任务。(三)基本规定事项1、作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理。2、采购员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙3、采购员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，清除滞销商品，经常引进新商品，维持商品的快速周转及新鲜度。4、控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标。5、必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出商品陈列图，促销商品应注明其陈列方式。6、应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息7、应随时关注天气的变化，及时调节受影响的商品的库存8、应经常深入卖场，了解商情、客情，以期创造最佳的销售业绩9、应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免脱销10、必须适时开发新商品11、应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等。并采取相应对策12、应定期收集销售数据，分析销售状况，并及时做出整改措施13、应定期拟定促销计划，并策划实施14、应了解商品特性，并突显其特性(四)专业知识作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识，具体如下：1、国家规定的商品检验标准2、商品安全期限3、商品品质的辨别方5、销售技巧7、商品的制作技术8、商品制造成本的构成9、商品价值的显现方法10、供应商的优缺点11、商品的季节变化规律12、供应商谈判技巧五、采购助理职责岗位名称：采购助理直接上级：采购员(1)协助采购经理、采购主管、采购员开展日常工作(2)协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。(3)外围商家订货；采购进度的追踪。(4)审核一般商品采购申请。(5)市场调查。(6)供应商的考核。(7订购单、验收单之登记。(8)订购单与合约的登记。(9)交货记录及跟踪。(10)供应商来访的安排与接待。(11)采购费用的统一申请与报支。(12)电脑作业与档案管理。(13)采购部安排的其他临时性工作。第五章采购基础知识一、流通业或进口商或进口商小批发商大批发商5、销售技巧7、商品的制作技术8、商品制造成本的构成9、商品价值的显现方法10、供应商的优缺点11、商品的季节变化规律12、供应商谈判技巧五、采购助理职责岗位名称：采购助理直接上级：采购员(1)协助采购经理、采购主管、采购员开展日常工作(2)协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。(3)外围商家订货；采购进度的追踪。(4)审核一般商品采购申请。(5)市场调查。(6)供应商的考核。(7订购单、验收单之登记。(8)订购单与合约的登记。(9)交货记录及跟踪。(10)供应商来访的安排与接待。(11)采购费用的统一申请与报支。(12)电脑作业与档案管理。(13)采购部安排的其他临时性工作。第五章采购基础知识一、流通业或进口商或进口商小批发商大批发商或总代理或总代理或进口商或批发商或进口商二、采购的定义：有目的、有选择、有目标地采集、选购形象解释：像采茶式地有目的地采，不是全采，零售企业采购切忌乱采或全采，来者不拒就是盲目采购。现代零售企业提倡定向采购(定位采购)是针对该区域的市场需求，满足大多数消费者为目标，针对性有目的地进行。为什么采购不叫购货，采购部为什么不叫购货部就是这个道理三、采购三大原则：零售业界是高密集、高劳动强度、繁忙、琐碎的行业，尤其采购系统，采购业界不仅繁琐、任务重、要求高，而且有机动性强、灵活多变等特点因此，需要我们不仅要有专业素质，还要有行业精神，也叫敬业精神。它要求采购员自觉、高效、认真细致、吃苦耐劳、精诚团结1、团队敬业：采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，团结就是力量；兢兢业业努力做好自己的本质工作，为公司永续经营做出自己应有的贡献。2、保守商业机密：同行间最容易沟通，现代的零售企业需要借鉴同行的优秀经验，取长补短；但切忌，非工作往来不谈公事，所谓闲谈不涉业务，尤其是商业机密，正所谓两军交战，各为其主；保守商业秘密这是基本的行规3、廉洁奉公：这是采购业界最根本的要求，徇私舞弊是采购界的大忌四、采购基本要求1、形象礼仪：要求采购员衣着得体，不穿奇装异服，提倡着职业装，讲究行业作风及专业精神；着装应以大方得体为主，不必过于考究，也不应太过寒酸，讲究礼仪、礼节、礼貌，言谈举止落落大方，有礼有节，不亢不卑。2、精神面貌：精力充沛、富有朝气，充满活力、满怀信心、富有激情、充满斗志，随时进入状态，以轻松自如应对复杂而艰苦的采购运作3、专业素质：要求熟悉相关的业务运作及工作流程，具备一定的实作经验、写作能力和谈判水平4、虚心进取：超市业态是一门永续学科(也称边缘商业学科),是一门博大精深的学问，它不墨守陈规，随时代的发展而不断变化，永无止境，能顺应潮流，迎合时代，它不仅灵活多变，更是推陈出新，不断更新换代，超市业态永无止境，真正体现做到老，学到老采购部各岗位做好工作计划及分工安排，应划分A、B、C、D级供应商，采购经理分管A类，主管分管B类，采购员分管C、D类，做好分工协作，负责人不是全管，也不是不管，正所谓普遍撒网，重点抓鱼。应逐级做好摊派分工，做到责任明细化，分工明朗化四、理性思维：1、认识、了解一个产品，不单要看外包装、质量、价位，还要分析其主要成分，仔细查看产品检测报告，了解产品成分，并核算其生产成本(通过检测报告了解产品成份及占比，通过其主要成份来核算生产成本),只有了解生产成本，才能准确把握进价及零售价，不能光凭报价单的数据来衡定商品的价值。进价的核算有两种常规方法：一是通过进价核算；二是通过市场价核算2、预测产品市场潜力，首先要分析该产品是否属民生必须品，主要针对哪些消费层次，有无季节性等特点，并推算该产品的导入期、成熟期、发展期及衰退期3、换位思维：把自己当做消费者，换了我自己，该种产品，此等价位，我是否会买?4、逆向思维：万一该产品出现问题，如质量问题，会有什么后果?会否影响公司的品质形象?价位太高、太低、价格带不合适会否影响公司的价格形象? (凡事要往最糟的方面设想，反过来想，会怎么样?)五、自然码与店内码1、条形码是厂家向国家有关部门申请的一种商品排序号码，经有关技术监督部门及工商管理部门检验合格，并统一排序、确认为合格商品的编号，相当于合格商品的身份证号码。国内条形码为十三位数的号码，前三位为国际统一编排的前缀码，后四位为厂商码，紧接着的五位是商品编码(商品货号),最后一位是校验码(识别码),一般区分为：非食品前缀码为690、休闲食品前缀码为691,常规食品前缀码为6922、店内码：各零售企业根据实际需要，为方便管理商品，按商品的属性或进货先后顺序进行统一排序的号码六、常用名词1、商品描述：指各商品详细的名称、规格、产地、生产日期、保质期限及2、并板：把两个或两个以上卡板上的商品，有条理地合并在一个卡板上3、拉排面：商品没有摆满货架的时候，利用先进先出原则，将商品向前排列，使排面充盈、丰满4、回收孤儿商品：捡回顾客遗弃在各角落的零星商品5、端架：货架两端的位置，也是顾客在卖场回游经过频率最高的地方6、先进先出：(1)先进的货物先销售，(2)保质期近的商品先销售7、理货：把凌乱的商品整理整齐8、堆头：即促销区，通常用栈板、铁筐或周转箱堆积而成9、码货：整齐地堆放商品10、改价：更改价格(变换价格)11、条码：用以表示一定商品信息的符号。分为：自然码、店内码也称条形码；国内条形码为十三位数16、补货：理货员将缺货的商品，依照商品各自规定的陈列位置，定时或不定时地将商品补充到货架上去的作业17、促销员：厂商为了更好销售、宣传其商品，而派驻商场的该单位员工18、试吃：对一些促销食品进行现场加工，并让顾客现场品尝19、清货：对于合同期内销售不好的商品进行清退20、过磅：对需进行第二次加工包装为商品的称重21、稽核：为防止顾客遗漏商品，在其离开时对其所购商品的核对23、货不对板：指实物和标示上的商品描述有差别的现象24、称重标签；称重商品特用的标签25、滞销：指商品销售效果不明显或很难卖出的现象26、销货明细单：指顾客购物结帐后给顾客的付款凭证27、手推车：顾客购物用的小车28、报废：由于变质或破包、损坏而不能销售，需按废品处理的商品29、盘点；定期对店内商品进行清点，以确实掌握该期间的经营绩效及库存情况30、精品：主要指体积小、价格高的商品32、库存：指尚未销售出去的商品33、促销试品：用来促进销售用的试用(吃)商品34、赠品：为刺激销售，对购买商品达一定量的顾客，给予馈赠的商品35、供应商编号：零售企业为方便管理而为供应商所编的号码36、订单号码：每批订货单的编号37、叉车(手动)用来运送货物的工具38、负库存：帐面上的销售量大于帐面上的库存量，通常因为输入的错误所致销售信息管理系统，其基本构件是：商品条码、POS收银台系统、后台电脑电子订货系统。主要功能是运用于商店的订货管理和盘点。基本构件是：价格卡、掌上型终端机、数据机41、退货：顾客或商场按有关规定对所购商品退回商场(厂商)42、换货：顾客或商场按有关规定对所购商品和商场(厂商)的交换促进销售的广告，也称作销售时点的广告。在零售店内将促销讯息，以美工绘制或印刷方式，张贴或悬挂在商品附近或显著之处，吸引顾客注意力并达成刺激销售之目的44、DM商品：泛指店促及快讯商品45、垂直陈列：同类货品集中垂直陈列于上下多层货架46、平行陈列：同类货品平行陈列于多行或同一层货架47、产品生命周期：一种产品从原料采集、原料制备、产品制造和加工、包装、运输、分销，消费者使用、回用和维修，最终再循环或作为废物处理等环节组成的整个过程的生命链48、商品的生命周期包括：引进期、成长期、成熟期、饱和期及衰退期五个阶段49、商品台帐：即商品目录，将每项商品基本资料(如品名、品号、规格、单位、成本、售价、供应商等)详细整理成册50、端架陈列：指利用整排货架的两端，作变化性的陈列，一般陈列的作51、关连陈列：指据某项目的，而将相关连之商品陈列在同一地区或附近52、价格带：指各个商品品种销售价格的上限与下限之间的范围53、比较陈列：把相同商品，依不同数量予以分类，然后陈列在一起供顾客选择54、黄金线：指商品陈列时，最容易让顾客看到或拿到之区域，一般指肩膀以下至腰部以上之区域，高度约在0.751.35米左右，可陈列对店铺利益贡献较佳之商品55、ABC分析法：将商品依畅销排行由第一名排至最后一名计算出每一项商品营业构成比及累计构成林，而以累计构成比为衡量标准，在累计构成比在80%以前之商品属A级品，累计构成比在81%--95%之商品B级品，累计构成比在96%A级品可列为重点管理、陈列面扩大、不可缺货。C级品则列为淘汰对象56、棚割表：日语名词，中文译为陈列配置表；即把商品的排面在货架上作一个最有效的分配，以书面表格规划出来57、大陈列量：商品的最大陈列最高限数58、来客数：指店内收银机所统计之某一端时间交易客数59、客单价：指由店内收银机所统计之某一段期间总营业额除以该期间之总来客数，得出平均每人购买金额60、陈列定位管理：是将商品的陈列位置固定下来61、耗损率：指商品在买进卖出过程中，因管理不当或疏忽所造成之损失，其损失金额占营业额之比例63、8020法则：系重点管理之原则，其意义为：重要掌握住事物的重点(即其中最重要的20%即可产生大部分的功效(即成果的80%;例如：商店内80%的业绩系由20的品项所达成；也称82原则64、货号：为商品依类别所编之号码66、毛利：商品销售总额减商品进价总额67、日平均售量：DMSDailyMeanSales)单项货品日平均售量数68、周转率：流通量与库总量之比69、紧急订单：紧急缺货时，采用手写订货传真(FAX)给厂商，也叫应急订单，此订单越少越好。七、采购结算方式：做好供应商的结款谈判，为公司争取最大的利益为公司货款结算方式：一般包括现结(又称之为买断，即现款现货);帐期(即货到若干天后付款);滚结(又称之为批结，每次送货后结清上次的货款);代销(或者称为实销实结，每月按实际的销售量结清货款或者销售满一定金额后予以结八、促销的种类1、促销种类一般分为A、奖购(购买价值达多少，奖价值多少),作用：刺激购买欲，提高客单价B、赠购(买一送一，或买多少送多少)作用：刺激单品销售量C、捆绑量贩(二捆一或三捆一或整箱出售)特点比单价销售优惠。作用适用于需要走量的商品。2、特价类型：A、爆炸牌特价：用于促销普通产品，价格降幅不大，力度不足C、惊爆价：(海报放大)一般用于主流产品，降价幅度较大，能调动消费者之购买欲D、震憾价：指超低惊爆价，一般是限时限量的商品E、限时特卖(版头)主要用于应季产品或生鲜类，泛指在某一时段(一般安排在销售低谷期)降价幅度特大，能在销售低谷时段低吸引客流，做到淡季不淡；所有特价形式均以吸引人气、刺激消费、提升销售量为目的，所特价商品应配合堆头、特色陈列并配以POF标识，重点推介，贡献度较大之商品应大力九、毛利、加价率与综合利润1、加价率俗称顺加加价率=利润/生产成本(进价)%毛利率=利润零售价%2、各大类综合利润换算：在该大类商品选利润排行前10名之单品+利润排行中间10名之单品+利润排行倒数10名之单品之平均利润为综合利润3、原进价顺加点和零售价的核算：零售价=进价/(1-顺加点)根据经营需要，将商品划分为主力商品、一般商品、敏感商品、紧俏商品和促销商品，分别制定不同的加价率。在进价基础上，按加价率得出商品基准价，通过对基准价的审核和调整，确定商品零售价。●主力商品：主力商品即销售中的骨干商品，是商品销售额和利润额的主要实现者，一般采用较低的加价率。●一般商品●敏感商品紧俏商品由于形成供不应求的购、销格局，一般采用较高的加价率，其中的敏感商品则坚持低价位十一、单位换算在采购商品时，常常容易搞混的就是单位，包括：币别、重量、长度、面积、体积等等，若是不小心换算错误，后果不堪设想，在此本公司提供一种简单的换算方式如下：换算单位(壹)原单位换算单位(贰) 新单位 =新单位原单位换算单位(壹)换算单位(贰)例一、7OZ的CAMAY香皂等于多少克?答：7OZ例二、一平方英尺USY1.25的地毯是等于一平米多少人民币?例三、某进口影印纸的重量143LB/SQFT,应该是多少G/CM²? =70G/aEQ\*jc3\*hps18\o\al(\s\up18(2),T)7英尺4英寸6英尺6英寸的床单等几公尺几公尺?答：76所有答案是：2.24公尺1.93公尺以下是较常用的换算值：1、重量1公斤(KG=1,000公克(G1公吨(MT=1,000公斤(KG1市斤=500公克(G1磅=454公克(G1盎司(OZ)=2835公克(G1金盎(TROYOZ)=31.10公克(G=2.2046磅(LB)=10市两=1.10磅(LB)=16盎司(OZ)1公尺1公分1公里1公尺1公分1公里=3.28英尺(FD=0.6214英里(MILE=33.3公分(CM=0.0333公尺(M(CM=10公厘(MM=10市寸=3.33公分(CM1英尺=12英寸(IN=30.48公分1英寸(IN=2.54公分CN1英里MILE=1,609公尺CM=0.914市尺=0.763台寸=0.9144公尺⑩=3.33市尺=0.333公尺1平方公里M)=10,000平方公分CM)=10.76平方英尺(FT)=0.386平方英里MILE)1市亩=666平方公尺M)1平方英尺(FT)=0.0929平方公尺M)=0.835平方市尺1英亩ACRE)=0.4047公顷(HECTARE)=6070市亩1公升①=1,000毫升M)1立方公尺CBM=1,000公升①1立方尺CUFD=1.728立方寸CUIN=1,000立方公分CC)=35.315立方英尺CUFD=1.2010美制加仑1美制加仑ISGAL)=37853公升=0.8327英制加仑1加仑=4夸脱=8品脱=160液两1美制夸脱=0.9463公升1液两=284立方公第六章采购的工作步骤一、市场调查通过调查，了解到一定范围内或一些具有代表性的商场、超市、专业批发市场的商品，了解到商品的品种、规格、样式、功能、厂家联系电话等信息。填制《市场调查表》,调查时，不管商品是否重复，都要详细调查。对每类商品在调查出新材料、新功能、新式样的产品以及发展趋势，产品是否是一个新产品，是处于销售的最高峰期，还是处于衰退期。它是否畅销，畅销的原因，它定价的策略如何，对我方有何影响。二、确定商品结构表要求填写内容详细、准确，有参考性，便于日后分析。三、再调查：是与厂家的初步洽谈，也是调查工作的深入，把供应商作为我们的老师，因为每个供应商或厂家它对其商品最了解，对市场的销售情况和下步发展趋势比我们了解得多得多，同时也会把引起同类产品竞争情况告诉我们，通过洽谈我们还可了解到很多有用的资料。此时，应做好记录并填《谈判记录表》为日后分析其真伪之用。四、市场调查：手头上有了很多原始资料，对资料进行分析、对比，找出其优劣势，找出哪些是为我所用的商品，对其市场行情、交易前景、报价是否含有水份，做了估计，再做针对性的调查，调查内容更详细、更深入，应包括其它商家的进价，某一时期的真正销量，同时分析这一时期的供需因素，季节因素，当地的消费习惯及习俗的影响。市场调查时，选择一些自己的竞争对手作为调查对象，内容包括调查他做了哪些产品，销售价格如何，商品摆放在什么位置，摆放了多少量，怎样摆放的。对你计划要做的商品是怎么做的，对供应商有何种要求，是通过什么渠道进入其卖场，对其情况掌握越细越好，越周全越好。通过这次调查，要确立一个谈判目标，是通过谈判要达到的目的，并采取一些谈判措施及实施手段来与供应商进行进一步谈判。这次要清楚供应商的目的，确定供货方式、付款方式、售后服务、风险承担、货物的退换、保修、促销等经营中可能出现的一系列情况。五、草签合同第七章采购谈判的特点与原则一、谈判的定义：谈判,或有些人称之为协商或交涉,是担任采购工作最吸引人部分之一。谈判通常是用在金额大的采购上，由于本公司的特点，采购金额很大，因此谈判工作格外地重要。采购谈判一般都误以为是讨价还价,谈判在韦氏大辞典的定义是：买卖之间商谈或讨论以达成协议。故成功的谈判是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析的过程达成互相可接受的协议或折中方案。这些协议或折中方案里包含了所有交易的条件，而非只有价格。谈判与球赛或战争不同之点在于：在球赛或战争中只有一个赢家，另一个是输家；在成功的谈判里，双方都是赢家，只是一方可能比另一方多赢一些，这种情况是商业的常事，也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较多的收获。二、谈判的目标在采购工作上，谈判通常有五项目标：1、为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。2、要使供货商按合约规定准时与准确地执行合约。3、在执行合约的方式取得某种程度的控制权。4、说服供货商给本公司最大的合作。5、与表现好的供货商取得互利与持续的良好关系。三、采购谈判的特点1、采购谈判对象的广泛性和不确定性作为卖者，其商品销售范围具有广泛性，作为买者其采购商品的选择范围也十分广泛。采购谈判对象在市场竞争和多变的条件下又是不确定的。采购谈判所遇环境具有的多样性和复杂性。2、谈判条件的原则性与可伸缩性。3、采购谈判的目的在于各方面都要实现自己的目标和利益，具体体现在各种交易条件下，这些交易条件，有一定的伸缩性，但其底线往往是谈判人员必须坚守的原则。4、内外各方关系的平衡性：这一特点，要求采购谈判人员应具有综合分析能力，系统运筹的能力和公关的能力，要求语言表达和文字表达具有一致性。四、采购谈判的原则1、谈判前要有充分的准备知已知彼，百战百胜。采购员必须了解商品知识、品类市场现有价格、品类供需状况、本企业情况，供应商情、本企业所能接受的价格底线与上限，以及其他谈判的目标。2、只与有权决定的人谈判谈判之前，最好先了解和谈判对方的权限。采购人员应尽量避免与无权决定事务的谈判，以免浪费自己的时间，同时也可避免事先将本企业的立场透露对方。3、尽量在本企业办公室谈判采购员应尽量在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的透明度，杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购员创造谈判的优势地位。4、对等原则不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对自己不利。也就是说：我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈，先拒绝，再研究对策。5、不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，不论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。让供应商得到一个印象：费九牛二虎力，终于获取了你的一点宝贵的让步!永远不要忘记：在谈判中的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样比较容易获得有利的交易条件。6、放长线钓大鱼采购人员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先做出让步。7、必要时转移话题若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题。或暂停讨论喝茶，缓和紧张气氛。并寻找新的切入点或更合适的谈判机会。8、谈判时要避免破裂，同时不要草率决定有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会给对方留一点退路，另一方面，采购员须明了，没有达成协议总比勉强达成协议好，免勉强协议可能后患无穷。9、尽量成为一个好的倾听者采购人应尽量倾听供应商的讲话，从他们的言谈及肢体语言之中，可以听出他们优势与缺点，也可以了解他们的谈判立场。10、尽量从对方的立场说话成功的谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成，在相同的交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，让对方感到：达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。11、尽量为对手着想全世界只有极少数的人认为谈判时，应赶尽杀绝，丝毫不能让步。事实证明，大部分成功的采购谈判都是要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。人都是爱面子的，任何人都不愿意在威胁的气氛下谈判，何况本公司与良好的供货商应有细水长流的合作关系，而不是对抗的关系。有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，类供需状况、本企业情况，供应商情、本企业所能接受的价格底线与上限，以及其他谈判的目标。2、只与有权决定的人谈判谈判之前，最好先了解和谈判对方的权限。采购人员应尽量避免与无权决定事务的谈判，以免浪费自己的时间，同时也可避免事先将本企业的立场透露对方。3、尽量在本企业办公室谈判采购员应尽量在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的透明度，杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购员创造谈判的优势地位。4、对等原则不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对自己不利。也就是说：我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈，先拒绝，再研究对策。5、不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，不论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。让供应商得到一个印象：费九牛二虎力，终于获取了你的一点宝贵的让步!永远不要忘记：在谈判中的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样比较容易获得有利的交易条件。6、放长线钓大鱼采购人员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先做出让步。7、必要时转移话题若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题。或暂停讨论喝茶，缓和紧张气氛。并寻找新的切入点或更合适的谈判机会。8、谈判时要避免破裂，同时不要草率决定有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会给对方留一点退路，另一方面，采购员须明了，没有达成协议总比勉强达成协议好，免勉强协议可能后患无穷。9、尽量成为一个好的倾听者采购人应尽量倾听供应商的讲话，从他们的言谈及肢体语言之中，可以听出他们优势与缺点，也可以了解他们的谈判立场。10、尽量从对方的立场说话成功的谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成，在相同的交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，让对方感到：达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。11、尽量为对手着想全世界只有极少数的人认为谈判时，应赶尽杀绝，丝毫不能让步。事实证明，大部分成功的采购谈判都是要在彼此和谐的气氛下进行才可能达成。人都是爱面子的，任何人都不愿意在威胁的气氛下谈判，何况本公司与良好的供货商应有细水长流的合作关系，而不是对抗的关系。有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，不应装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。此时不防以退为进，请示领导或与同事研究弄清事实情况后，再答复或决定也不迟。草率仓促的决定通常都不是很好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。13、交谈集中在我方强势点(销售量、市场占有率成长等)上告诉对方我公司目前及未来的发展及目标，让供应商对我公司有热忱，有兴趣。不要过多谈及我方弱势点，一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点，以消减你的强项。14、以数据事实说话，提高权威性无论什么时候都要以事实为依据。事实主要是指：充分动用准确的数据分析，如销售额分析，市场份额分析，品类表现分析，毛利分析等，进行横向及纵向的比较。15、控制谈判的时间预计的谈判时间一到，就应真的结果谈判离开，让对方紧张，做出更大的让步。可是能的话，把他的竟争对手也约来谈，让你的助理故意进来告诉下一个约谈的对象已经在等待。16、不要误认为50/50最好谈双赢，有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。所以说永远要求那些不可能的事情。对于要谈判的事，要求越离谱越好。说不定和供应商的实际条件比较吻合。五、采购谈判十二戒采购人员若能避免下列十二戒，谈判成功的机会大增。1、准备不周2、缺乏警觉3、脾气暴躁4、自鸣得意5、过分谦虚7、轻诺寡信8、过分沉默9、无精打采第八章采购谈判的基本内容一、谈判的项目采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：包装交货应配合事项价格售后服务保证订购量促销活动付款条件广告赞助进货奖励二、谈判的策略质量的传统解释是好,或优良,对本公司采购人员而言，质量的定义应是：符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的质量。故采购人员应设法了解供货商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较完善的供货商应有下列有关质量的文件：产品规格说明书、品管合格范围、检验方法采购人员应尽量向供货商取得以上资料，以利未来交易，通常在合约或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：市场上商品的等级品牌商业上常用的标准物理或化学的规格性能的规格工程图样品(卖方或买方)以上的组合采购人员在谈判时应首先与供货商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判时应要求退货或退款。包装可分为两种：内包装及外包装,内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。根据本公司的营业方式，包装通常扮演非常重要的角色。外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装太坚固，则供货商成本高，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，国内生产的产品在这方面比较差，采购人员应说服供货商在这方面改善，以利彼此的销售。基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目时，应协调对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。对于某些商品若有销售潜力，但却无合适的自选式量贩包装时，采购人员应积极说服供货商制作此种包装，供本公司销售。除了质量与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。本公司在客户心目中的形象就是高质量低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上本公司合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户的购买时，就不应向该供货商采购。在谈判之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供货商片面之词，误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。在谈判价格时，最重要的就是要能列举供应商产品经由本公司销售的好处，这些好处包括：(1)大量采购：但不可一开始就告知公司可能订购的数量，以免让对方知道本公司的进货能力，也就是说尽量以笼统的方式向供应商说明本公司的采购数量比一般连锁的零售商大很多。(2)铺货迅速：零售商、餐饮业、公司行号或机关团体主动到本公司进货，可节省供货商新产品或促销品的铺货的成本，并加快铺货及流通的速度。供货商并可派人到卖场示范解说，提高专业客户的进货意愿。(3)节省运费：供应商可以将商品送至本公司配送中心，本公司配送中心可以分拨到个门店(供货商不必挨家挨户送货，通常可节省占营业额3-10%的仓储运输费用)。(4)稳定人事，降低销管费用：供货商不必再受业务人员流动率过高的困扰，因为本公司实施计算机作业，主动向供货商订货及付款，供货商可减少占营业额10-20%的销管费用。(5)清除库存：本公司门店的优势或供货商可通过本超市快讯的促销方式，将其滞销品或库存过高的商品迅速的出清库存。(6)保障其市场：本公司采取限制供货商家数的政策，故一旦与本公司来往，其它竞争厂商就被排拒在外，本公司销售的商品其市场占有率会因而提高)。(7)沟通迅速，并节省广告费：(通过本超市快讯与顾客作最直接而有效的沟通，节省供货商在其它广告媒体的投资。(8)付款迅速，并减少应收帐款管理费用：由本公司主动付款汇入供货商银行帐户，减少供货商应收帐款管理费用，并可规避倒帐的风险，以及避免倒帐货外流的影响。(9)齐步茁壮：本公司将逐步提高投资额，对流通业的现代化具有使命感与积极的承诺，供货商可与本公司一齐成长，互牟其利。价格谈判是所有商业谈判中最敏感的，也是最困难的项目，但愈是困难的项目，令人愈觉得挑战性，这也是采购工作特别吸引人之处，本公司采购人员应体认这一点，运用各种谈判技巧去达成这项艰巨的任务。在本公司分店数仍少的时候，订购量往往很难令供货商满意，所以在谈判时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致谈判陷入僵局时，应转到其它项目谈。在没有把握决定订购数量时，采购人员不应采购供货商希望的数量，否则一旦存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金之积压及空间之浪费。5、折扣(让利):折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供货商可能会由全无折扣做为谈判的起点，有经验的采购人员会引述各种形态的折扣，要求供货商让步。付款条件与采购价格息息相关，在国内一般供货商的付款条件是月结30~90天左右，采购人员应计算对本公司最有利的付款条件，对于惯于外销的供货商，一般的付款期限比较短，有的甚至要求现金。但这全凭采购人员的经验与说服力。在正常情况下，本公司的付款作业是在单据齐全时，按买卖双方约定的付款条件。电汇汇入供货商的银行户头，这是本公司的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三托四，找一大堆借口，延迟付款，造成供货商财务调度的困难。一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。至于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供货商分批送货，减少库存的压力。交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供货商谈判较短的交货期，降低存货的投资。8、售后服务保证：对于需要售后服务的商品，例如：家电产品、计算机、手表、照相机等，采购人员最好在谈判时要求供货商在商品包装内提供该项商品售后服务维修的单位名单(包括电话与地址)之保证单，以使客户日后发现他所购买的商品须要维修时，能直接与附近商店连络，免得本公司卖场人员疲于应付维修问题。若采购人员是与水产品供应商谈判时，必须要求供应商提出有能力做好售后服务保证的证明；否则空口说白话，事情发生后，财务损失是小，信誉损失是难以用金钱来衡量的。9、促销活动快讯是本公司的一大武器，此促销利器在全世界各地都无往不利，但这全赖采购人员选择的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门。在策略上，通常本公司会在促销活动之前一两周停止正常订单的运作，而刻意多订购促销特价的商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。在促销商品的价格谈判中，采购人员必须了解一般供货商的行销费用预算通常占营业额的10-25%,供货商不难由此预算拔出一部分作为促销之用，比较常用的方法是多给相同商品免费赠品，例如买一打赠三瓶。为增加本公司的利润，采购人员应积极与供货商谈判争取更多的广告赞助，本公司所指的广告赞助，有下列几项(1)快讯的广告赞助。(2)停车场看板的广告赞助。(3)购物车广告板的广告赞助。(4)卖场标示牌的广告赞助。(5)端架的广告赞助。其中以第一项快讯的广告赞助为最大。由于快讯的印刷成本很高，依国内外之经验，约80%之成本系由供货商来支付，采购人员应要求供货商赞助此种费用，供货商通常都愿意由其广告预算中拔出一部分作为本公司的广告赞助。11、进货奖励进货奖励与数量折扣是有区别的。进货奖励是一段时间达成一定的进货金额，供货商给予的奖励，这是家电及某些行业惯用的行销方式，而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时所给的折扣。依行业采购人员的经验通常都要求供货商可给予进货金额1-10%的进货奖励(以月、季、年度计算),供货商因业绩之需求很乐意提供此种奖励。此种奖励对本公司之利润提升大有助益，有些商品可能供货商因种种原因不愿以低的价格供应时，采购人员为增加利润，应积极与供货商谈判要求更高的进货奖励，但切忌为了争取奖励、而增加不切实际的采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必须打折销售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。采购谈判本身是很复杂的，因为谈判对象、供货商规模、谈判项目都不同，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在谈判中将不难一一克服困难。经验、机智、与毅力都是采购人员在谈判中所须要的。三、商品的品质：商品品质可用规格等级、标准、样品、品牌或商标等方法表示，在制定品质条款应注意：1、品质必须明确具体，切忌使用含糊不清，模棱两可的词句。2、根据商品的不同特性正确地选用品质的表示方法，并在条款中明确规定。3、优质优价按质论价。4、根据需要和可能，合理地规定品质条款。四、商品的数量：商品的重量、个数、长度、面积、容积等的数量。五、商品的包装：包装分为运输包装和销售包装。六、商品装运：运输方式的选择、运费的计算、装运时间和交货单的确定。七、商品检验：规定商品检验的具体内容和方法、确定商品检验的时间和地点、明确商品检验机构和检验证明。八、谈判的指导思想1、谈判的对手是朋友，是问题的解决者。2、谈判的目标是取得胜利，达成协议。3、把人与问题分开。4、对人温和，对事坚持。5、把信任与否放入谈判过程。6、着眼于利益而不是立场。7、提出建议寻找利益。8、提出互相得益的多种选择的条件。9、探讨多种方案而后做出决策。第九章还价的控制及其策略一、比照还价法比照还价法是指采购谈判的一方通过对对方报价的分解分析，对比参照报价，按照一定的升降幅度进行还价的策略方法。运用这一方法的主要条件是：1、弄清对方为何如此报价，即对方的真正期望。2、检查对方报价的原因和根据。3、询问如此报价的原因和根据。4、对方在各项主要交易条件上有多大的灵活性。二、含蓄表达法含蓄指不直接表露，所谓含蓄表达法是指采购谈判者不明说自己的真实意图，而是通过委婉语句启发引导对方领悟，并提示对方采取成交行动的意图。使用含蓄表达法注意：1、掌握好含蓄的分寸，制造有利的成交气氛。2、要有针对性地使用含蓄。三、暗示表达法暗示表达法一般有三种形式1、语言的暗示：用含蓄的语言引导提示。2、行为的暗示：以姿态面部表情眼神动作等的提示。3、媒介物，情景的暗示：如以文件电报、幻灯片，参考资料环境和时间，东西的摆设位置座位的安排等提示。使用暗示表达法应注意的问题1、应使用适宜的提示媒介物，并注意传递手法和时机。2、必须善于分析谈判对手，视不同的谈判对手而采用。3、行动暗示应自然生动逼真，应与暗示目的保持一致。第十章谈判准备一、信息准备信息准备的要求：准确、全面、适用、及时1、我方因素：了解自己的实力，做到有备无患增强信心，谋划谈判的策略与目标，确定最大的让步和最高目标，明确实现自己目标的最佳方案及替代方案，确定商谈的战术措施，和心理上的准备，要有遇到强硬对手的心理准备，做好谈判破裂的心理准备，准备各种应变措施，事先考虑好新的谈判对手。2、对谈判有关资料的准备：主要包括谈判资料的搜集整理、分析并加以熟悉谈判资料；获取资料的方法有：统计分析法、实地直接观察法、询问法、实地调查法；信息准备的程序有：(1)确定信息搜集的内容、(2)选择信息搜集的来源和方法、(3调查情况的处理、(4)提出报告。3、对方因素：只有摸清对方的情况，才能对症下药，相应制定谈判策略，要了解对方经济实力和资信，对方的真正需求，对方谈判要达到的目的及可能接受的最低界限等内容，了解对方谈判人员的权限，对此次谈判的诚意。二、市场因素采购谈判的市场因素，指与谈判内容有关的市场方面的信息资料，主要包括商品市场分布情况、供需情况、商品销售情况、竞争情况。相关的环境因素包括：法律方面、社会文化方面、商业习惯方面。三、决策准备制订有意义的目标对谈判成功至关重要，所以准备工作的第一步就是确立希望通过谈判达到的明确目的，是未来通过谈判工作力图实现的愿望或图景。每个谈判组成员都要清楚谈判要达到的目标，这些目标基于什么样的假设才能四、规定谈判策略谈判策略是谈判者在洽谈过程中，为了达到目的而采取的一些行动和方法，它包含两种含义：一是有关于谈判原则的、整体的、方针性的方法和措施；二是针对具体的时机、场合和状况所采用的手段和对策。对待不同的谈判对象，不同谈判焦点和所处的谈判阶段而采取不同的策略，如而针对性格直率的对手采用幽默措施、诱惑报价，求庇还价，情绪协调，象征让步，激将法、赞美法等策略；面对面和婉转的对手则坦诚相待主动报价。反攻还价，利益协调，压力缓解，积极让步等策略。五、谈判时机、地点的选择选择谈判时机时应注意以下原则1、处于较有利的购买时机，适当提前购买时间并注意季节的重要性，也就是要提前进行洽谈，不要过早地暴露采购时间按。2、居于基本平等的谈判地位，要有起码的心理准备和物质准备。3、选择自己有较充沛精力的时候，避免把时间安排在身心处于低潮时谈判，避免产生思维迟钝。谈判地点是影响谈判最终结果的一个不可忽视的因素。谈判地点分为主场谈判、客场谈判和中立谈判。主场谈判，即在自己所在地谈判，由于自己一开始就很熟悉谈判环境，从而在心理上有一种安全感和优越感。客场谈判，即到对方所在地进行谈判，在客场谈判时要保持头脑冷静，与对方保持一定的距离，记住自己的使命，因为过分的款待和接受款待及娱乐活动，会使谈判者失去斗志。谈判环境的布置力争幽雅、舒适，不受干扰，同时注意谈判座位的安排，注意掌握对等的原则，面对面而坐，谈判负责人或主谈人坐中间。第十一章采购谈判过程一、开局阶段1、建立谈判气氛谈判气氛就是谈判双方人员进入谈判场所的方式、目光、姿态、动作、谈话等一系列有声和无声的信号，在双方谈判人员大脑中迅速得到反映。谈判气氛的类型：冷淡的气氛、对立紧张的气氛、缓慢旷日持久的气氛、热烈积极友好的气氛、平静、严肃、严谨的气氛。总的来说，热烈、友好、积极、建设性的谈判气氛有着诚挚、合作、轻松和认真的特点，以严肃负责的态度，积极主动地搞好采购谈判，力争交易实现。建立良好的谈判气氛的方式：A、径面步入会场，以开诚布公、友好的姿态出现。衣着庄重干净、利落、大方、得体或稍考究，符合礼仪要求。伸出右手毫不迟疑地相握，握手和第一次目光接触，要表现出可信和自信。B、行动和说话要轻松自如，语调适中，不吞吞吐吐，行动速度适中，不慌不忙，举止文雅。C、让座后，互递名片，注意递名片时，双手递送身略前倾，接名片时，口称谢谢，然后认真看清名片上的内容。开始，可适当讲些非业务性，中性话题，然后自然地引入业务性洽谈。防止开始冷场，千万不要在开局时讲有分歧的问题。在开场时，双方能站着谈效果会更好。D、在开局阶段研究对方，主要是通过对对方的行为观察了解对方有谈判经验，谈判策略和谈判技巧等信息。建立谈判气氛的行为忌讳1、缺乏自信而举止慌乱2、急于接触实质性问题3、过早地对对方的意力形成固定的看法，高明的谈判能手一开始就要置对方意图于不顾而不断地去改变它，保证已方利益的实现，而不会通过自己的衣着、动作、语气、表情、行为过早地表露出某些信息给对方，以争取洽谈的主动。二、摸底阶段1、陈述：良好的谈判气氛建立以后，就静茹双方陈述阶段，这是一个双方摸底的过程，通过家滩相互了解各自的观点和意图，捕捉对方的最迫切的需求，做到知己知彼，搞清最终成交的答题轮廓，为下一步谈判创造条件。陈述的基本内容：我方认为这次谈判应涉及的主要问题，陈述时要突出目标，明确重点，简明准确地阐述我方的立场，表明对哪些问题关心和重视，有何希望和担心，以及我方关于谈判内容的控制范围。陈述我方的利益，即通过谈判我方应取得的利益，想让对方考虑你的利益就要向对方解释你的利益是什么,使对方明确你的利益是多么重要，多么合理；同时，强调我方的首要利益，说明哪些方面对我方来说是至关重要的。陈述的基本方式：谈判的陈述采用横向铺开法，不是纵向深谈陈述中的事项不做解释，陈述要商业味十足，以诚挚和轻松的方式表达出来，而且是挑战性。在听对方陈述时，不要把注意力花在寻找对策上，应思考其关键的问题，细心倾听对方所说的每一个字，留意对方表达的措词和方式，以及语气，声调等。发现对方的谈判线索，调查对方陈述背后的动机和目的。如不清楚就立即提问。自己陈述时，应是独立的，不要受对方陈述的影响，只阐述自己的立场，表明自己的利益第十二章报价(还价)磋商报价和磋商是谈判过程中的两个核心，很大程度上决定了生意能否成功，另一方面一旦成交，还将很大程度上决定是否盈利一、报价时应注意的问题谈判是利益竞争的场所，为了达到自己的利益，又必须向对方做出一定的让步，所以谈判既要讲竞争又要讲合作。为了正确地处理好两者的关系，一方面要注意防止保守，另一方面要注意避免激进。没有经验的谈判者往往只是想着，谈判成了，自己会得到什么利益；而一旦不成，自己又会失去什么,而且过多地纠缠于后者。因此，在谈判的时候，为了洽谈的成功，要么是一拍即合，轻易答应对方的报价；要么是一味退缩，被对方步步紧逼，失去议价的空间，最终达成于己不利的协议。只要是走到了谈判桌前，那么任何一方都是有所需求而来，谈不成，两方的损失比为了谈成而做些稍微让步要更大。明白了这一点，就可以尽力争取自己更大的利益，而不必一味担心谈不成会怎样。为了防止保守带来的两种危险结果，在谈判之前，一定要在底价的基础上，为自己确定一个较高的目标，然后努力实现进行谈判，一定要有一个较高的目标，但是目标不能无限地高，不能只考虑自己的利益，而置对方的利益于不顾。一开始，就漫天要价，只能导致两种情形：要么对方认为你没诚意弃你而去；要么对方也坐地还价，双方互不让步，导致谈判步履维艰，久拖难成，形成僵局。第一种情况主要是对方还有其他潜在的合作伙伴或者对方不跟你谈，也能通过别的地方来达成其目的和利益要求所以谈判一定要有合作的诚意，给自己留余地，也要顾及对方的利益。至于第二种情况是对方避不开的，但是一旦做出微小的让步，实际的代价又太大，令对方损失惨重。这时候，对方是宁可谈不成，宁可拖，也不会有丝毫让步。这时候，要价一方要么自己退缩，要么坚持自己已变得没有实际意义的要价4、报价应该坚定、明确、完整，且不加任何解释和说明开盘价的报价要坚定、果断，不保留任何余地，并且毫不犹豫。这样做能够给对方留下已方是认真而诚实的印象。要记住，任何欲言又止、吞吞吐吐的行为，必然会导致对方的不良感觉，甚至会产生不信任感开盘价要明确、清晰而完整，以便对方能够准确地了解己方的期望。实践证明，报价时含糊不清最容易使对方产生误解，从而扰乱己方所定步骤，于己不利。二、根据双方的心理报价和还价1、卖方心理分析：主要依据卖方对成交的重视程度和出售迫切程度，为确定报价和还价的时机和程度。卖方价格决定时间早，心理准备充分价格可调幅度小，价格资料准备充分，价格信息准确，对商品价格估计全面。当己方商品市场供应紧张价格适中，估计成交可能性大。存货不当，卖不掉也不影响大局且价格合适。如遇对方时间紧迫，或对方谈判力量较弱等，都可先行报价2、买方心理分析：主要依据买方求购心情的迫切程度来选择报价或还价的时机。在采购商品时，应充分考虑以上原因，不要暴露出自己的真实目的，采取相应谈判措施和技巧，化弱势为优势。先报价的优势，一般来说，后报价(还价)更具影响力，它为谈判结果设定了上(下)限且在整个谈判过程中，或多或少地支配对方的期望水平，缺点是可能要求的不够高(低)失掉一些利益，或要求的有些荒唐。对方听了我方的报价后，可修改自己的报价获得一些好处是先报价，还是后报价(还价)要掌握时机，根据谈判的情况和掌握的价格信息而定如果对商品的价格掌握不准就请求对方先报价，然后分析后，再还价。第十三章磋商阶段磋商是指谈判的双方为了实现各自的期望利益，寻求双方的共同点，在这一阶段双方通过争论并施展策略，技巧等手段，使对方向自己一方的利益靠近，这个过程是力量的交换，充满了压力、让步和冲突，解决双方之间差异和分歧，缩短彼此间利益距离，为此要从以下几方面入手：一、判断双方的分歧，我们把分歧分为三类1、第一类是想象分歧：是由于没有很好地理解对方的真正要求而产生的。解决方法是，加强沟通，掌握沟通技巧，消除误会2、第二类是人为的分歧，比如一方谈判人员故意摆出某些姿态或提出某些报价，或本方谈判中留有过大的回旋余地等。消除办法是调整自己一方的交易条件，使双方分歧缩小3、第三类是真正的分歧，是由双方的真正利益所引起的，解决办法是互谅互让，本着真诚合作的原则寻求一致在尽可能准确分析双方分歧后，还应注意以下四个问题1、哪些条件是可以接受的?2、哪些问题是对方不能接受的?3、在每项交易条件上对方讨价还价的实力有多大?4、交易的范围如何?总而言之，从磋商开始，应知道对方真正的期望，找出分歧，分析对方还价的实力，并为下一轮谈判做准备，这种工作应当是广泛的复杂的，这就是第一轮谈判应明白的问题让步是双方达成协议的主要手段，做出让步时要谨慎，我们要明白，哪些条件应当坚持，坚持程度如何?哪些条件可让步，让步的程度如何?在具体分析这些问题之前要做如下几项工作：1、考虑两个因素：一是权衡因对方要求而做出的让步或付出的代价与不做让步所受的影响之间的利害关系和后果；二是预测对方获得我方让步的成功估计和重视程度2、估计五种情况(1)如果让步的话，目前以及将来遭受的损失如何?(2)如果让步遭受损失的概率如何(3)如果不作让步，达不成协议的可能性有多大(4)达不成协议自己的损失情况如何(5)不做让步会有怎样的前途三、让步的原则第十三章磋商阶段磋商是指谈判的双方为了实现各自的期望利益，寻求双方的共同点，在这一阶段双方通过争论并施展策略，技巧等手段，使对方向自己一方的利益靠近，这个过程是力量的交换，充满了压力、让步和冲突，解决双方之间差异和分歧，缩短彼此间利益距离，为此要从以下几方面入手：一、判断双方的分歧，我们把分歧分为三类1、第一类是想象分歧：是由于没有很好地理解对方的真正要求而产生的。解决方法是，加强沟通，掌握沟通技巧，消