学校印章公文管理规范

学校印章公文管理规范一、总则（一）制定目的为进一步规范本校公文处理与印章使用管理流程，明确各层级管理责任，保障学校行政工作运转合规性，防范公文错漏、印章滥用引发的法律风险与管理风险，维护学校公权力行使的严肃性与权威性，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）以及《教育部直属高校公文处理办法》《事业单位印章管理规定》等上位法规文件，结合本校办学实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本校各级党政机关、职能部门、教学院部、直属附属单位、群团组织以及经学校授权设立的临时机构，所有对外发布公文、对内行文、用印事项均严格遵守本规范；校内各类社会组织、学生团体经学校批准开展活动需使用学校印章或行文的，参照本规范执行。（三）核心原则1.统一归口原则：学校公文由党政办公室统一收发、审核、用印、归档；学校所有正式印章统一由党政办公室专人保管，部门公章由各部门指定专人保管，所有用印事项必须按层级审批，禁止私用、滥用。2.权责统一原则：谁拟稿、谁负责，谁审批、谁负责，谁使用、谁负责，公文内容与用印事项的真实性、合规性由报审主体承担第一责任，审批主体承担监管责任。3.全程留痕原则：所有公文处理与用印事项必须建立书面或电子台账，留存审批底稿、扫描件存档，实现全流程可追溯、可倒查。4.安全保密原则：涉密公文、涉密用印事项严格遵守保密管理规定，禁止通过非涉密渠道传输、存储，禁止无关人员接触涉密载体。二、公文管理规范（一）公文种类规范本校正式公文分为15类，适用范围明确如下：1.决议：适用于学校党委会、校长办公会、教职工代表大会讨论通过的重大决策事项，有效期与决策事项执行周期一致，无明确执行周期的长期有效。2.决定：适用于学校对重要事项作出决策部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，成文后3个工作日内必须印发至相关单位。3.命令（令）：适用于学校公布重要规章制度、宣布实施重大强制性行政措施，仅限以校长名义发布，使用学校法人印章。4.公报：适用于学校公布重大决定、重要事项或者重要统计信息，如年度招生数据公报、年度财务决算公报，面向全社会公开。5.公告：适用于学校向校内外宣布重要事项或者法定事项，如校庆公告、职称评审结果公告，单次事项有效，事项办结自动失效。6.通告：适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，如校园交通管制通告、设施维修通告，有效期一般不超过30天。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，下行文要求下级单位贯彻执行，上行文提请上级机关参考，平行文供同级单位协商参考。8.通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，常规通知要求收文单位在3个工作日内反馈落实情况。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，表彰通报、批评通报需存入受文单位年度考核档案。10.适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，报告不得夹带请示事项，一般性报告需在上级要求时限前1个工作日报送。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准，一文一事，不得多头主送，批复答复时限一般不超过15个工作日，紧急事项不超过3个工作日。12.批复：适用于答复下级单位的请示事项，明确同意、不同意或者部分同意意见，不同意事项需说明理由。13.函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，发函后10个工作日未收到复函可去函催问。14.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项，学校党委会、校长办公会纪要需在会议结束后2个工作日内整理印发，专题会议纪要不超过3个工作日。15.决议重复，此处调整：决定已明确，新增：议案，适用于学校向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项，由法定提案主体提交，会前10个工作日报送。（二）公文格式规范严格执行《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），具体要求如下：1.用纸与排版：公文用纸采用A4型纸，页边距上边距3.7cm、下侧2.5cm、左侧2.8cm、右侧2.6cm；正文用3号仿宋_GB2312字体，一般每面排22行，每行排28个字，行间距29磅，特定情况可适当调整。2.版头要素：份号：涉密公文必须标注份号，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，如“000001”，非涉密公文根据需要标注。密级和保密期限：涉密公文分别标注绝密、机密、秘密，保密期限用阿拉伯数字标注，顶格编排在版心左上角第二行，如“机密★1年”。紧急程度：紧急公文分别标注特急、加急，顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，自上而下分行排列。发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文时主办机关排列在前。学校正式发文发文机关标志为“XX大学文件”，字体为小标宋体，字号22mm×15mm（高×宽）。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份用全称，加六角括号，发文顺序号不加虚位，不编虚位，如“校党发〔2024〕5号”，联合行文时只标注主办机关发文字号，上行文发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布，下行文左空一字编排。签发人：上行文必须标注签发人，由签发人姓名加全角冒号组成，编排在发文字号右侧，发文字号左空一字，签发人右空一字，多个签发人时按发文机关顺序从上到下排列，每行排两个，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。3.主体要素：一般用2号小标宋体，居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，标题长度不超过50字，过长可分为多行排布。主送机关：顶格编排，用3号仿宋字体，多个主送机关之间用顿号分隔，最后一个主送机关后加全角冒号，主送机关过多导致首页无法显示正文时，可将主送机关移至版记附注位置。正文：每个自然段左空二字，回行顶格，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层、第四层用仿宋字，保持全文格式统一。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，多个附件用阿拉伯数字标注顺序，附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时发文机关署名在成文日期之上、成文日期居中排布，联合行文时主办机关在前，依次排列，每个发文机关署名居中对齐。成文日期：以会议通过或者发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位，如“2024年5月10日”。印章：除纪要和以电报形式发出的公文外，正式行文都应当加盖印章，单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，联合行文时加盖各发文机关印章，主办机关印章在前，印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章不超过2个，两端不超版心，首排印章顶端上距正文一行之内。4.版记要素：版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（0.35mm），中间分隔线用细线（0.25mm），末条分隔线与公文最后一面版心下边缘重合；版记位置在公文最后一页，由抄送机关、印发机关和印发日期组成，抄送机关用4号仿宋字体，左空一字编排“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号分隔，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后标句号；印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注后加“印发”二字。（三）公文处理流程规范1.拟稿：拟稿人必须符合岗位要求，熟悉公文内容所涉业务，严格落实国家法律法规、上级政策要求以及学校党委、行政决策部署，公文内容应当符合政策要求，数据准确无误，表述清晰严谨，篇幅控制合理：一般性公文不超过3000字，决策类公文不超过5000字，调研报告类不超过8000字。拟稿完成后需经拟稿部门负责人初审签字，对内容的真实性、合规性负责。2.核稿：由党政办公室文秘科负责核稿，核稿内容包括：公文文种是否正确，格式是否符合规范，内容是否符合政策法规，是否与学校现行公文冲突，行文理由是否充分，数据是否准确，结构是否清晰，表述是否规范。核稿发现问题的，退回报文部门修改，核稿通过后报送分管校领导审核，重大事项需报校长、党委书记审签。3.签发：学校正式发文签发权限明确：以学校党委名义发文：由党委书记签发，书记不在岗时由授权副书记签发；以学校行政名义发文：由校长签发，校长不在岗时由授权常务副校长签发；部门发文：由部门主要负责人签发，涉及跨部门事项的，由相关部门联合会签后再行签发；上行文、平行文：必须由学校主要负责人签发。签发人应当明确签署意见、姓名和完整日期，圈阅或者签名视为同意，修改内容超过三分之一的，退回报文部门重新排版后再签发。4.印发：签发后的公文由党政办公室文秘科统一编号、排版、用印，涉密公文由保密定点印刷厂印制，普通公文由学校文印中心印制，印发份数根据实际需要确定：上行文一般印3份，下行文根据收文单位数量确定，预留存档份数不低于2份。印发完成后，由文秘科统一分发，紧急公文通过机要渠道传递，普通公文通过校内OA系统或专人递送，对外发文通过邮政EMS或机要寄送。5.归档：公文印发后3个工作日内，拟稿部门应当将公文定稿、正本、相关附件、审批底稿提交党政办公室档案管理科归档，涉密公文按照保密规定归档，电子公文同步归档电子版本，每年年底由档案管理科统一整理、编号、入库，保存期限按照档案管理规定执行：永久保管用于学校重大决策、重要法规类公文，长期保管（30年）用于一般性业务公文，短期保管（10年）用于临时事项公文。6.清退销毁：涉密公文每年年底统一清退，由保密办负责核对回收，不需要继续留存的公文由档案管理科统一造册，报分管校领导批准后，由两人以上现场监督销毁，电子公文销毁彻底清除存储介质中的所有数据，禁止将待销毁公文出售给废品回收机构，禁止随意丢弃。三、印章管理规范（一）印章种类与保管责任本校印章分为7类，保管责任明确如下：1.学校党委印章：全称“中国共产党XX大学委员会”，用于学校党委对内对外行文，党务事项审批，由党政办公室主任指定专人保管，存放于带密码锁的保险柜中，非工作时间必须锁闭，钥匙由保管人随身携带。2.学校行政印章（法人印章）：全称“XX大学”，用于学校对外行文、法人授权、资质证明、合同协议、公文发布等法定事项，由党政办公室行政科专人保管，保管要求同党委印章。3.学校纪委印章：全称“中国共产党XX大学纪律检查委员会”，由纪委办公室专人保管，对纪委负责，接受党政办公室监督。4.部门公章：各职能部门、教学院部公章，全称“XX大学XX处（学院）”，用于部门对内行文、业务办理，由各部门主要负责人指定专人保管，报党政办公室备案，部门主要负责人为第一监管责任人。5.学校领导签名章：校长、党委书记签名章，用于法定授权事项、发文签发，由党政办公室保管，仅限用于经领导书面批准的事项。6.财务专用章：全称“XX大学财务专用章”，用于财务结算、票据开具、银行账户管理，由计划财务处专人保管，按财务制度使用。7.合同专用章：分为学校总合同专用章和各业务部门合同专用章，总合同专用章用于学校对外签订重大合同，由党政办公室保管，部门合同专用章用于本部门业务范围内的常规合同，由部门保管，所有合同专用章使用必须留档备案。所有印章保管人员必须签订《印章保管责任书》，明确保管责任，印章不得带出学校办公场所，确因工作需要带出的，必须经学校主要负责人批准，由两名工作人员共同携带，全程跟踪监管。印章保管人员岗位调整的，必须在3个工作日内完成印章交接，签署《印章交接单》，报党政办公室备案，禁止私自交接印章。（二）用印审批权限与流程所有用印事项必须执行先审批、后用印，禁止先用印后补审批，禁止空白页用印，具体审批权限如下：1.使用学校党委印章：常规党务发文、党务审批事项：经党委书记签字批准，或者党委书记授权分管副书记签字批准；常规党务报表、证明材料：经党委分管部门负责人审核签字，报分管校领导批准后用印。2.使用学校行政（法人）印章：学校正式发文：已经按公文流程签发的，凭签发后的定稿用印，无需二次审批；对外报送的各类报表、资质材料、申报材料：由业务部门负责人审核签字，分管校领导签字批准，重大项目（单项经费超过500万元或者涉及学校重大权益的）需经校长签字批准；出具个人学历证明、在职证明、收入证明等人事类证明：由人事部门负责人审核签字，分管人事的校领导批准后用印，学生学历学位证明由教务处、研究生院负责人审核签字后即可用印；对外签订合同协议：标的额100万元以下的常规业务合同，由业务部门负责人、法务审核、分管校领导签字批准；标的额100万元以上500万元以下的，需经校长办公会审议通过，校长签字批准；标的额500万元以上的，需经党委会审议通过，党委书记、校长共同签字批准；所有合同必须经学校法务办公室审核出具意见后才可申请用印；法人授权委托书：由申请部门负责人审核，分管校领导签字，校长批准后用印；其他事项：涉及学校资产处置、对外投资、合作办学等重大权益事项的，必须经党委会或校长办公会审议通过，由学校主要负责人签字批准后用印。3.使用部门公章：部门对内行文、常规业务办理：由部门主要负责人签字批准后用印；对外出具材料、证明：涉及学校权益的，必须先报党政办公室审核，经分管校领导批准后才可使用部门公章用印。用印具体流程：1.申请：申请人填写《XX大学用印审批单》，注明用印单位、用印事由、用印份数、印章种类，附上需要用印的完整材料，按审批权限找相关负责人签字审批。2.审核：印章保管人员核对《用印审批单》的审批签字是否齐全、真实，核对用印材料内容与审批单事由是否一致，核对用印份数是否与申请一致，材料不全、审批不全的，不予用印。3.用印：审核通过后，由印章保管人员操作用印，用印位置必须符合公文规范，印迹清晰、端正，不歪斜、不模糊，不覆盖正文关键内容。4.存档：用印完成后，印章保管人员将《用印审批单》和用印材料复印件（或扫描件）存档，建立《用印登记台账》，登记内容包括：用印日期、用印单位、申请人姓名、用印事由、印章种类、用印份数、审批人姓名、经办人姓名，台账保存期限不低于10年，电子台账永久留存。（三）禁止性规定1.禁止超出职权范围用印，禁止在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白证件上加盖印章，因特殊情况确需开具空白介绍信的，必须经学校主要负责人签字批准，限定使用范围和有效期，用完后剩余空白介绍信必须立即交回销毁，未交回的由申请人承担全部责任。2.禁止私自用印，禁止未经审批用印，禁止保管人员将印章交给他人代管使用，禁止非保管人员接触印章。3.禁止在不符合法律法规、政策要求，损害学校合法权益的材料上用印，禁止为虚假材料、不实证明用印。4.禁止校外单位或者个人未经批准使用学校任何印章，禁止校内部门转借、出让印章给其他单位使用。5.禁止使用废止、失效的印章，旧印章封存后禁止再使用。四、电子公文与电子印章管理随着学校数字化办公建设推进，本校OA系统电子公文与电子印章管理严格执行以下规范：1.电子公文的法律效力与纸质公文等同，电子印章与实体印章法律效力等同，所有校内流转公文逐步实现全电子化，对外报送公文需要纸质版的，同步生成电子版本存档。2.电子印章由党政办公室统一申请、统一授权，按照实体印章权限分配使用权限，电子印章密钥由使用人专人保管，不得转借、泄露密钥密码，密钥丢失的必须立即报党政办公室冻结注销，重新申领。3.电子公文用印必须通过OA系统走审批流程，审批流程与实体用印审批权限一致，全程留痕，系统自动保存审批日志、用印记录，永久留存，不可篡改。4.涉密电子公文不得在非涉密OA系统传输，涉密电子印章不得存储在非涉密设备中，严格遵守保密管理规定。5.每年年底由党政办公室对电子印章使用情况进行核查，对岗位调整、权限变更的人员及时调整电子印章使用权限，注销离职人员、调离人员的使用权限。五、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.定期检查：党政办公室每季度对全校各部门公文处理、印章使用情况进行抽查，每年年底开展一次全面检查，检查内容包括：公文格式是否规范，审批流程是否合规，印章保管是否符合要求，用印台账是否完整，是否存在违规用印情况，检查结果纳入部门年度绩效考核。2.专项检查：针对重点领域，如合同用印、招生就业材料用印、资质申报材料用印，每半年开展一次专项检查，发现问题立即整改。3.举报机制：设立违规用印、违规公文举报电话和邮箱，接受师生监督，对举报线索经查证属实的，给予举报人适当奖励，对举报人信息严格