学校应急物资短缺紧急采购预案

学校应急物资短缺紧急采购预案一、总则1.1编制目的为有效应对学校各类突发公共事件（包括但不限于传染病疫情、校园食品安全事件、自然灾害、极端天气、大规模公共卫生事件、校园安全事故等）导致的应急物资短缺情况，规范紧急采购流程，提高采购效率，保障应急物资及时、足额、合规供应，最大程度降低突发公共事件对学校师生生命安全、身体健康和教学秩序的影响，特制定本预案。1.2适用范围本预案适用于学校各级行政部门、教学单位、后勤服务部门、校属科研机构及附属单位在突发应急事件期间，现有库存应急物资无法满足需求、常规采购流程无法按时完成时的紧急采购活动。本预案所指应急物资具体包括但不限于以下类别：（1）公共卫生类：N95/KN95口罩、医用外科口罩、一次性医用口罩、医用防护服、隔离衣、医用防护面屏/护目镜、一次性乳胶手套、丁腈手套、免洗消毒凝胶、75%医用酒精、含氯消毒剂、消毒喷雾器、额温枪、水银体温计、抗原检测试剂、常备急救药品（退热、止咳、止泻、抗过敏、外伤处置类等）、AED自动体外除颤器配件、隔离点配套生活物资等；（2）应急保障类：临时隔离板、应急照明设备、应急通讯设备、救生器材、防汛沙袋、排水泵、融雪剂、应急食品（瓶装水、方便面、面包、火腿肠等，保质期均不低于6个月）、保暖物资（棉被、棉服、暖宝宝等）、临时安置点配套设施（折叠床、被褥、洗漱用品等）；（3）安全处置类：消防应急器材、危化品泄漏处置物资、燃气泄漏应急配件、校园安保防护器材、突发事故现场处置耗材等；（4）其他经学校应急处置指挥部认定需要紧急采购的物资。1.3工作原则（1）生命优先、保障急需：应急采购始终以保障师生生命安全和身体健康为第一优先级，优先采购处置突发事件最急需、缺口最大的物资，不得以流程合规为由延迟、阻碍应急物资供应。（2）简化流程、提高效率：在符合国家政府采购相关规定、教育主管部门应急采购要求及学校财务管理制度的前提下，最大限度简化采购审批环节，缩短采购周期，确保物资24小时内到货率不低于90%，48小时内到货率达到100%（特殊稀缺物资除外）。（3）归口管理、分级负责：学校应急处置指挥部统一领导应急物资紧急采购工作，后勤管理处为应急采购牵头执行部门，财务处、审计处、国有资产管理处、保卫处、校医院等部门按照职责分工协同配合，各二级单位负责本单位应急物资需求的统计上报和接收发放。（4）公开透明、全程监督：紧急采购全过程接受学校审计、纪检部门监督，所有采购活动留存完整记录，采购物资入库、出库、发放全程台账可追溯，确保资金使用规范、物资分配公平合理。（5）储备前置、平急结合：日常建立核心应急物资储备库，常规储备量满足学校3天满负荷运转需求，每季度动态更新储备物资有效期和库存数量，提前与不少于3家具备资质的供应商签订应急供应框架协议，明确应急供货优先级、响应时效和价格约定，减少突发情况下的采购对接成本。二、应急采购组织体系及职责分工2.1应急处置指挥部由学校党委书记、校长担任总指挥，分管后勤、财务、安全的副校长担任副总指挥，成员包括党政办公室、后勤管理处、财务处、审计处、国有资产管理处、保卫处、校医院、学生工作处、研究生工作处、教务处、各二级学院主要负责人。其核心职责为：（1）研判突发公共事件等级，决定是否启动应急物资紧急采购预案；（2）审批10万元以上应急采购预算，审批特殊稀缺物资的采购渠道及价格；（3）统筹协调各部门应急采购相关工作，解决采购过程中出现的重大问题；（4）监督应急采购资金使用及物资分配总体情况，向上级主管部门报送应急采购相关信息。2.2应急采购工作小组指挥部下设应急采购工作小组，办公地点设在后勤管理处，由后勤管理处处长担任组长，财务处、审计处、国有资产管理处、校医院各1名分管副职担任副组长，成员包括后勤物资管理岗、财务审核岗、资产验收岗、医疗物资管理岗各2名工作人员。其核心职责为：（1）接收、汇总、核实各二级单位上报的应急物资需求，结合现有库存测算物资缺口，制定采购清单；（2）根据采购清单金额、物资类别选择合适的采购方式，联系供应商确认供货能力、价格、配送时效，签订采购合同或供货协议；（3）跟踪物资配送进度，协调解决配送过程中的通行、接驳问题，组织物资到货验收；（4）建立应急采购台账，详细记录采购物资的名称、规格、数量、单价、供应商信息、到货时间、资金支付情况；（5）配合审计、纪检部门开展采购过程监督，按要求上报采购工作进展。2.3各部门专项职责（1）党政办公室：负责应急采购工作的总体协调，出具应急采购相关证明文件，协调上级部门、属地政府相关单位保障应急物资运输通行，对接媒体做好应急物资保障的信息发布工作。（2）后勤管理处：除承担工作小组职责外，负责应急物资的入库存储、分类管理，根据各单位需求统一分配发放，定期盘点库存，对临期物资及时进行轮换处置。（3）校医院：负责公共卫生类、医疗类应急物资的资质审核、质量验收，指导各类消毒物资、防护物资的规范使用，向采购工作小组提出专业采购建议，对医疗类物资的采购品类、标准进行把关。（4）财务处：负责统筹落实应急采购资金，预留年度应急采购预算不低于上年度学校公用经费支出的1.5%，建立应急采购资金快速支付通道，对10万元以下的应急采购申请实行先支付后审核，10万元以上的采购申请在2小时内完成预算审批，确保资金及时拨付。（5）审计处：负责应急采购全过程的合规性监督，提前介入采购流程，对供应商选择、价格确定、合同签订环节进行同步监督，事后开展采购专项审计，确保采购行为符合相关规定。（6）国有资产管理处：负责应急物资的资产登记，对单价超过1000元、使用年限超过1年的应急物资纳入固定资产管理，定期核查资产使用情况。（7）保卫处：负责应急物资运输车辆的校园通行保障，协助做好物资卸货、转运的秩序维护，配合开展应急物资仓库的安全巡查工作。（8）学生工作处、研究生工作处：负责统计各学院学生层面的应急物资需求，指导各学院做好物资发放的学生告知工作，收集学生对物资供应的意见建议并及时反馈至采购工作小组。（9）各二级单位：指定1名专职联络员负责本单位应急物资需求统计，于应急响应启动后1小时内上报首次需求，后续每12小时更新一次需求，负责本单位物资的接收、发放和台账记录，定期向采购工作小组报送物资使用情况和剩余库存。三、应急响应触发条件3.1一级响应（特别重大事件）出现以下情形之一时，启动一级应急采购响应：（1）学校发生甲类传染病（或按甲类管理的乙类传染病）聚集性疫情，或属地进入疫情防控应急响应最高等级，需要大规模开展隔离管控、全员筛查；（2）发生重大自然灾害（地震、洪涝、台风等）导致学校部分建筑损毁、停水停电，需要临时安置1000名以上师生；（3）发生重大校园食品安全事件、大规模群体性健康异常事件，需要紧急采购医疗救治、食品替代类物资；（4）其他经指挥部认定为特别重大的突发公共事件，常规物资储备缺口超过70%。一级响应启动后，应急采购工作小组24小时在岗运转，所有采购流程随报随批，优先保障物资供应，事后补办相关手续。3.2二级响应（较大事件）出现以下情形之一时，启动二级应急采购响应：（1）学校发生乙类、丙类传染病聚集性疫情，涉及人数超过20人，需要临时设置隔离点、开展重点人群筛查；（2）发生局部自然灾害（极端暴雨、暴雪、强对流天气等）导致校园局部区域无法正常运转，需要临时安置100-1000名师生；（3）发生局部消防、危化品、燃气泄漏等安全事故，需要紧急采购处置物资和临时保障物资；（4）常规物资储备缺口在30%-70%之间，常规采购流程无法在72小时内补充库存。二级响应启动后，应急采购工作小组每日上午8点、下午4点两次集中研判采购需求，审批流程压缩至3个环节以内，确保物资48小时内到货。3.3三级响应（一般事件）出现以下情形之一时，启动三级应急采购响应：（1）学校出现散发性传染病病例，涉及人数少于20人，需要补充少量防护、消毒物资；（2）发生小型安全事件或局部设施故障，需要采购少量应急处置物资，常规采购无法满足时效要求；（3）常规物资储备缺口低于30%，需要在72小时内完成补库。三级响应启动后，由后勤管理处牵头开展采购，采购预算低于5万元的无需提交指挥部审批，采购完成后3个工作日内将采购情况报送财务处、审计处备案。四、应急采购实施流程4.1需求收集与研判（1）应急响应启动后，各二级单位联络员按照要求统计本单位应急物资需求，填写《学校应急物资需求申报表》，明确物资名称、规格、需求量、用途、需求时限，经单位主要负责人签字盖章后报送至应急采购工作小组，紧急情况下可先通过微信、电话报送需求，后续补填纸质申报表。（2）采购工作小组收到需求后，1小时内完成现有库存盘点，结合事件处置总体需求、不同单位优先级进行需求统筹，扣除库存后形成《应急物资缺口清单》，明确采购物资的品类、数量、质量标准、最迟到货时间。其中医疗类物资由校医院在30分钟内完成质量标准审核，明确物资的资质要求（如是否需要医用级、是否需要医疗器械注册证等）。（3）采购工作小组根据缺口清单测算采购预算，预算低于5万元的由工作小组自行审批，5-10万元的报分管后勤副校长审批，10万元以上的报应急处置指挥部总指挥审批，所有审批流程原则上不超过1小时。4.2供应商选择（1）优先选择已签订应急供应框架协议的供应商，根据框架协议约定的价格、供货时效直接下达采购订单，无需另行询价。框架协议供应商无法满足需求时，优先选择属地政府应急物资储备单位、正规医药流通企业、大型连锁商超、具备资质的生产厂家，严禁从无资质的个人、贸易商处采购医疗类、食品类应急物资。（2）若框架协议供应商均无法供货，采购预算在5万元以下的，可直接选择不少于1家具备资质的供应商开展采购，留存供应商资质证明文件；采购预算在5-10万元的，需通过电话、微信等方式向不少于3家供应商询价，留存询价记录，选择性价比最高、供货时效最快的供应商；采购预算在10万元以上的，需向不少于5家供应商询价，由指挥部副总指挥以上领导牵头召开线上比价会，综合评估供货能力、价格、时效、资质后确定供应商，比价过程全程录音录像留存。（3）对于特别稀缺的应急物资（如特殊药品、专业处置器材等），经指挥部总指挥批准后，可简化询价流程，直接从能够供货的正规渠道采购，确保物资及时到位。4.3采购执行与合同签订（1）供应商确定后，采购工作小组第一时间向供应商下达采购订单，明确物资的名称、规格、数量、质量标准、配送地点、到货时间、验收标准、付款方式。紧急情况下可先通过口头、电子订单方式确认，待物资到货后3个工作日内补签正式采购合同。（2）医疗类、食品类物资必须在采购订单中明确质量责任条款，要求供应商提供产品资质证明文件、检验报告，确保产品符合国家质量标准，若出现质量问题，供应商需承担全部责任。（3）采购价格原则上不得高于同期市场平均价格的10%，若因物资稀缺导致价格超出该范围，需书面说明原因，报指挥部审批后执行。4.4运输与到货验收（1）采购工作小组指定专人跟进物资运输进度，提前与保卫处沟通协调，为运输车辆办理校园临时通行证，确保车辆入校顺畅。属地出现交通管控的，由党政办公室协调属地疫情防控、交通管理部门开具应急物资运输证明，保障运输通道畅通。（2）物资到货后，采购工作小组牵头组织验收，验收人员不少于2人，其中医疗类、食品类物资必须有校医院专业人员参与。验收内容包括：核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查产品包装是否完好、是否在有效期内，查验产品资质证明文件、检验报告是否齐全，医疗类物资需核对医疗器械注册证、生产许可证等信息是否与产品一致。（3）验收合格的物资，当场填写《应急物资到货验收单》，由验收人员共同签字确认后办理入库手续；验收不合格的物资，当场予以退回，要求供应商立即更换合格产品，同时记录供应商不良行为，后续取消其应急采购供应商资格。（4）物资到货后需第一时间分配的，可边验收边分配，同步做好出库登记，确保物资1小时内发放至需求单位。4.5资金支付（1）财务处建立应急采购资金快速支付通道，对于已完成验收的采购订单，无需等待发票，可凭采购订单、验收单先行支付不超过80%的货款，剩余款项待供应商提供发票后3个工作日内结清。（2）采购金额低于1万元的，可使用备用金直接支付，事后凭相关凭证报销；采购金额超过1万元的，通过对公账户转账支付，原则上不允许现金支付。（3）应急采购资金实行专款专用，不得截留、挪用，每笔资金支付均需留存完整的凭证，接受审计部门监督。4.6台账管理与追溯（1）采购工作小组建立《应急采购全流程台账》，详细记录每一笔采购的需求来源、预算审批情况、供应商信息、询价记录、采购订单、验收单、支付凭证、发票信息，所有资料留存期限不低于5年。（2）后勤管理处建立应急物资出入库台账，记录每一批物资的入库时间、数量、有效期，以及出库时间、领用单位、领用数量、领用人签字，物资发放精确到人，确保每一件物资的去向可追溯。（3）各二级单位建立本单位物资发放台账，详细记录物资领取、发放、剩余库存情况，每24小时向采购工作小组报送一次，确保物资按需发放，避免浪费和积压。五、应急采购监督与责任追究5.1全过程监督机制（1）审计处全程参与应急采购工作，对需求统计、供应商选择、价格确定、验收、支付各个环节进行监督，每日抽查不少于30%的采购订单，核对采购流程是否合规、价格是否合理、物资是否账实相符。（2）纪检监察室设立应急采购举报电话和邮箱，受理师生关于应急采购违规行为的举报，接到举报后24小时内开展核查，核查属实的依规依纪严肃处理。（3）应急响应结束后10个工作日内，审计处牵头开展应急采购专项审计，出具审计报告，对采购资金使用情况、物资管理情况进行全面核查，审计结果在学校内部公开。5.2供应商管理（1）建立应急采购供应商动态评价机制，每次应急采购结束后，对供应商的供货时效、产品质量、服务态度进行评分，评分低于80分的供应商，取消后续应急供应框架协议资格。（2）对于存在提供不合格产品、延迟供货、哄抬价格、串通报价等行为的供应商，纳入学校供应商黑名单，永久禁止参与学校任何采购活动，涉嫌违法的移交司法机关处理。5.3责任追究在应急采购过程中，存在以下情形之一的，对相关责任人依规依纪给予处分，涉嫌违法的移交司法机关处理：（1）虚报、瞒报应急物资需求，导致物资浪费或供应不足的；（2）无故延迟采购流程，导致应急物资无法按时到货，影响事件处置的；（3）采购不合格物资，造成师生健康损害或财产损失的；（4）串通供应商抬高采购价格、收受回扣、谋取私利的；（5）截留、挪用、私分应急物资的；（6）伪造、篡改采购台账、凭证，逃避监督的；（7）