长沙鹏发科贸有限公司存货管理的问题及对策

第1章引言存货管理是企业内部控制的重要环节，是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。存货的管理不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制，实施低成本战略。所以企业的存货管理伴随着市场的激烈竞争变得非常重要，存货管理水平的高低影响着汽车货物企业的长远发展。随着科技的日益进步，经济的快速发展，信息网络全球化以及市场经济全球化，企业面临越来越多的压力，例如缩短交货期、提高产品质量以及降低成本等，生产管理发挥着至关重要的作用，本文把准时化生产方式用于长沙鹏发科贸有限公司，能够合理组织生产过程并能有效地利用生产资源，满足顾客的需要，降低生产成本并尽量减少库存，最大化企业经济效益。同时结合长沙鹏发科贸有限公司的存货管理现状，提出改善意见，可供其他公司借鉴，从而为长沙鹏发科贸有限公司乃至行业提高存货管理提供理论和实践依据。第二章长沙鹏发科贸有限公司存货管理现状2.1采购过程管理现状长沙鹏发科贸有限公司的货物主要由技术部负责制订辅料清单、模具、工装清单，设备组制订设备维修备件清单，并提交采购部、物流，并设置最低安全库存；由物流部库房管理人员进行日常管理，并按相关规定进行委托采购申请。办公劳保用品由财务管理部负责制订相关物品的开口合同项目清单，提交采购部，并实施日常管理。设施设备由设备组制订相关的开口合同项目清单，提交采购部，并实施日常管理。叉车类维修保养，采购与供应商签定开口合同，合同主内容为维修工时，维修工时由物流人员进行确认，进行维修保养时，涉及到更换部件，物流应向上级领导提交维修报告，内容包含：维修清单及费用等，审批后走公关流程。采购部负责根据上述部门提交开口合同项目清单，在符合公司规定的情况下，与供应商签订合同，并实施物料及相关服务的采购。财务部负责根据年度预算，对开口合同的采购费用进行跟踪和监控。采购部门开展采购活动之前要认真分析管理部门出具的清单，然后甄选出合适供应商，与之形成紧密的合作关系。除此以外，还要记录下每一次的采购细节，以供相关部门检查与和审核。开口合同必须包括合同有效期、合同最大金额，并要求供应商提供月度清单。2.2入库过程管理现状长沙鹏发科贸有限公司物流部根据销售定单，结合生产能力、成品安全库存表，制定月生产计划、预装准备，经上级领导审批后，发放相关部门。如果销售计划发生变动，销售专员及时提供变更信息，当销售计划变更大于300套时（物流部保证成品动态库存300套），物流部根据具体供货情况、产品库存情况再进行生产调整计划，调整后的计划以任务书的形式体现。物流部根据通用和金杯月滚动计划、零件和成品的实际库存，编制下月的采购定单，并于每月13日前提供给供应商（如因特殊原因延迟，应注明延迟原因），即：提前一个月向供应商提供下月的采购定单，同时提供下3个月的总成滚动计划。生产部在每周四之前接受物流部下达的下一周的管路生产计划，并以任务书的形式在每天的上午下达管路与汽车空调系统生产任务。公司管理部门会在生产日报表中记录下每日的生产情况，并将之作为物流部门制定月生产计划和报表的依据。公司的计划员需要先撰写外协件检验通知单，然后作为质监部门检测部件质量的依据；通过检验的备件需注明“合格品”，并在库单上填写备件的详细属性，相反，则无需记录其属性。备件库是专门用于保存备件的地方，备件入库前需要经由保管员进行检查，检查内容包括入库备件的型号、名称、数量等等，并将备件的入库信息交由申请部门签字，同时办理入库手续。保管员负责将零件作好定置定位管理。必要时请求上级领导支持。备件接收建帐后，分类保管，按照各部门需求，办理出库手续，并发放实物。2.3仓储过程管理现状公司设有一个仓库，仓库大部份采用货架管理，较少堆放式管理。材料到公司后，由保管员核对数量、箱数，并及时通知计划员，计划员通知客户满意部外检员进行进货检验。库房要求材料分类、分区存放，为防止错用及错发。材料场地地面应保持平整，通道保持畅通，库房空间应被合理利用，各个区域被划分码放。库存材料标识要清楚，其中放到货架上的零件在周转箱上做标识，不在货架上的利用本身的外包装作为标识，对外包装无标识的用标识卡记录。库存材料的存放应做到以下几点：堆放整齐、排列整齐、码放整齐，存货间要有一定的间距，并按照堆码的高度来堆放。长沙鹏发科贸有限公司和其他同行企业一样都处于十分激烈的市场竞争之中，所以要想处于有利地位就必须要解决存货管理问题，来降低存货成本，从而提升整体利润。在管理存货时，很多企业都会首选ABC分类法。对于长沙鹏发科贸有限公司而言，该方法的运用为之节约了不少的管理精力和支出。在管理存货的过程中，长沙鹏发科贸有限公司运用ABC方法对所有货物的类型进行了细分，并明确了哪一类货物的管理最为关键，哪一类货物的管理不太重要，然后将资源集中到关键货物的管理上。在长沙鹏发科贸有限公司中，现行的存货管理方法主要有以下几个方面：第一，将所有货物按照ABC分类标准分类。第二，明确各个负责人的货物管理责任。第三，用ABC分类法管理车间产品以及存货物资。第四，公司的物资管理必须坚持“先进先出、限额发货、凭证出库”的基本原则，严格按照企业的相关制度进行控制。第五，存货物资、车间在制品应置于指定的贮存场地或库房。第六，在管理库存时，不能将所有产品混在一起，以免不合格产品对合格产品的质量造成影响；管理员还要备注出不合格产品的具体问题。第七，在安全责任的划分上要尽量明确，一旦出现问题要立即找到责任负责任。要做好企业的日常安全防护工作，特别是针对仓库中存放了大量易燃易爆易潮易霉品时，要指派专人定期巡视，检查仓库门窗是否关好，做好防盗防火工作。长沙鹏发科贸有限公司存货管理现状3.1存货采购过程存在的问题3.1.1各部门缺乏信息共享长沙鹏发科贸有限公司整个采购流程需要多个部门共同配合完成，具体包括公司的采购部门、客户满意部、财务部、工程部。现阶段，工程部门作为管理货物运输的主体难免会弱化采购部门的作用，导致双方处于信息不对称的状态，这会使得整个采购部门的工作充满了盲目性，无法制定科学的采购计划，自然会对仓储存货管理效率造成不良的影响，众所周知，存货过多或是过少都不利于企业的发展，甚至会弱化在供应链中的地位。长沙鹏发科贸有限公司在设计和生产冷凝器时会制定单独的生产计划，而且存放场所也与其他部件不同，这在无形中增加了企业管理供应链的难度。有些会分开采购，这不利于订单的统一管理，而且可能会出现多次采购的现象。供应商质量则往往不在采购和其他部门的考虑范围内，就拿客户满意部门来说，对供应商就只有一个要求，那就是按照自己提供的图纸生产产品，至于质量如何，则与之无关。客户满意部一旦发现质量不过关的产品之后，就会知会供应商换货，但是采购部门对这个环节却一无所知，导致其无法准确评估供应商的实力。3.1.2采购部门缺乏主动性长沙鹏发科贸有限公司需要通过分析各个部门的详细数据来提取具体的物料需求信息，以生产出令客户满意的产品。在实践过程中，采购部要严格按照物流管理须知和工程部出具的订单内容进行采购，一切都由工程部说了算，根本毫无规划可言。比如，公司年底的销售订单通常都会比平时多，此时库存消耗比较厉害，但这些信息并不为采购部所知，故而其次年的生产效率总是格外的低。3.2供应商选择存在的问题目前，与长沙鹏发科贸有限公司有着稳定合作关系的零件供应商一共有428家，公司将价格作为了甄选供应商的第一参考因素。新产品图纸对于供应商而言是一种可有可无的存在，正是这种思想导致公司总是无法生产出与图纸内容相匹配的货物。长沙鹏发科贸有限公司有时会将仅有的资金都投入到新产品的开发中，这种做法难免会占用采购部和售后部的资源，形成恶性循环。另外，为保证新产品顺利推出市场，长沙鹏发科贸有限公司要求采购部首先考虑货物的质量，其次才是价格，这种做法虽无不妥，但是却会增加产品的成本。目前，有许多供应商表现出了与长沙鹏发科贸有限公司合作的意向，这就需要其从中筛选出最适合的供应商进行合作。长沙鹏发科贸有限公司针对供应商供应物的不同将之分为了办公用品供应商、设备备件供应商、原料及辅料供应商和货物供应商五大类型。这种划分方式极其粗糙，很难帮助其甄选出优秀的供应商。而且，依据物资对该公司重要程度的选择对自身发展最为有利的对象，这样才能降低采购成本，创造更多的财富。3.3存货生产过程存在的问题3.3.1质量问题发生频繁长沙鹏发科贸有限公司的生产计划常常受阻，最终导致其无法按质按量的交货。造成这种现象的原因有两点：一是公司在生产中难免会遇到这样或那样的问题，这些问题影响了产品的质量；二是供货商提供的原料本身就存在质量问题。但不管是何种原因，最终都无法生产出优质的产品，因此当前的首要问题就是尽快解决以上两个问题，提升产品的质量。产品在开发阶段没有产品质量先期策划，缺乏配套的风险管理体系以及货物质量评估体系，因而无法进一步提升产品的合格率。3.3.2生产计划管理不科学长沙鹏发科贸有限公司的要货计划、生产计划以及销售计划都是完全隔离，营销部门、制造部门与物流部门都处于信息孤岛状态。公司N+3月滚动不准确是因为营销部缺乏科学的预测，种种原因导致有关部门安全库存重复持有，存货增高。公司以生产计划来指导进行生产，这是一种典型的推动式生产。公司在人员调配方面不够重视，也没有定期组织员工培训。一旦有生产需求，就会尽可能多的生产产品，这难免会增加库存管理的成本。而且生产时准备工作也不够充分，也未剔除一些不必要的生产环节，因此对于长沙鹏发科贸有限公司而言，每一次生产都属于批量生产，这会使得存货在短期内迅速上升，增加了存货管理的难度。而且生产者难免会发生一些超出计划之外的事情，这需要立即制定紧急方案，这显然也是计划无法实现的。加之生产计划缺乏科学性，导致采购部门长期处于盲目采购的状态，也大大降低了控制和管理存货（如外协件、原材料）的效率。面对这种情形，只有全面推广精益的采购模式，理清存货控制思路，才能管理好外协件、原材料等存货。第4章完善长沙鹏发科贸有限公司存货管理的措施4.1完善采购过程管理措施在这个信息技术日新月异的年代，长沙鹏发科贸有限公司利用互联网的巨大优势，引入了SAP系统，开始大规模的进行网络采购。网络采购的出现大大提升了采购的效率。公司在SAP系统中输入客户的信息，只有经授权的人员才能登陆系统，管理员登陆系统之后，便可以根据公司需求开展采购活动，而且整个采购过程中产生的信息和数据都会被系统记录下来，以便今后调用或是核查。基于互联网的采购流程主要为：首先在系统中输入采购计划；其次系统将采购订单发至供应商；然后供应商核对订单之后发货；接着验收单位接到货物之后进行验收；再次通过验收之后，系统会自动将货物资料进行保存；相反地，系统也会将信息保存，但是却不会将货物入库；最后采购部门登陆系统查看和了解采购情况。有了互联网的加入之后，企业与供应商之间便被紧紧的联系在了一起，不再是过去相互孤立的状态，这样一来，双方就可以共享一切采购信息，及时发现和解决采购问题。除此以外，财务部员工在该系统的运行下也从繁重的手工劳动，例如制作订单中解放了出来。经过采购流程改造后，能够促进新项目的相关存货准时到货，加快新项目的准时完成，有利于减少新项目的开发成本。长沙鹏发科贸有限公司在使用准时制采购模式后，这样一来，在制品数量便掌控在了车间的手中，有利于他们消除一切影响生产工期的因素，当然，只有在满足如下条件的前提下，才能充分发挥该供货模式的优势：（1）零件质量保证。若零件质量未通过检测，则意味着不满足使用看板卡片法的条件，此时需要制造方和供应商一起改善零件质量。（2）技术经济性。零件是最适合作为看板信息凭证的零件，这类零件对资源（如面积、容器、资金）的占用率比较高。（3）人员素质。看板供货运作模式对于工作人员的要求比较高，除了要拥有强烈的责任心之外，还要清楚看板供货方式的原理。因此，公司可采用一定的激励手段来调动全体采购人员的积极性，比如通过适当的上涨工资来激发员工学习看板知识的能动性，使之自觉自愿地接受企业的培训和教育，也能掌握运用看板运货方法的诀窍，从而更好地完成生产任务。通常而言，企业会定期对内部机构进行一番优化和调整，长沙鹏发科贸有限公司也可以通过这种方案改善全体采购员的整体素质，防止他们作出“走后门”、“吃回扣”的不良行为。除此以外，长沙鹏发科贸有限公司还应该实施轮换岗位制，定期替换关键岗位的人员，以免影响采购的质量。公司在管理存货采购时，要认真核对所采之物与订单是否匹配，然后优化存货量，使之处于一个合理的数值，如果存货过多，可能会占用太多的空间，而且还会增加存货管理的负担与成本。4.2完善供应商选择机制对于供应商而言，如果合作企业给出的价格越合理的话，他们的生产积极性也就越高。所以，长沙鹏发科贸有限公司在与供应商进行合作的过程中，要适当的采取一些激励措施，比如适当的提升价格等等，这样才能调动供应商的生产能动性。当然，价格的上浮空间要有一个“度”，否则将得不偿失。因此，要制定一个既能够调动供应商积极性又能为自己创造利润空间的价格，这样才能达成双赢的目标。比如，若长沙鹏发科贸有限公司需要的是市场资源较少但却能给自己创造巨额财务的物料，那么就可以考虑以高价购买的方式，激励供应商的优先供货。如部分公司实力比较强，对该企业新技术产品进行采购时，为了争夺资源，给予合理的高价格是长沙鹏发科贸有限公司新项目发展的必要选择。长沙鹏发科贸有限公司应给予供应商更多的订单。在配发订单时，长沙鹏发科贸有限公司要以供应商评估结果为依据，尽量让有实力的供应商拿到订单，这样才能保证货物的质量，而且这么做也可以对未拿到订单的供应商起到一定的鞭策作用，使他们为了获得订单而更注重产品质量。比如，公司的铝材基本上都是昆山美铝有限公司提供的，该公司在供应商评分中属于一级供应商，所以长沙鹏发科贸有限公司每年都会将大量的铝材订单留给该公司，以表达自己对他的信任的支持。4.3完善生产过程管理措施长沙鹏发科贸有限公司的即时订单和月度滚动计划都是由下游整车厂提供的。长沙鹏发科贸有限公司会在SAP系统中输入下游企业提供的信息。之后SAP系统便会就这些信息进行加工和处理，得出成品需求，并根据需求打印出采购清单，传至采购部。在制定采购计划时，系统还会对订单内容和现有材料库库存进行智能地对比，务求采购数量不会超出库存管理范围，更值得一提的是，该系统还会结合供应商的运输能力和备货能力对订单进行有针对性的分配，确保供应商能够在企业规定的时间内按质按量的提交货物；系统还具有通知功能，供应商可随时了解企业货物的实时需求。就拿即时订单而言，主机厂会全天候地处于接受生产信息系统传来的订单，若有订单，系统会立即对生产订单进行分析，并转化为任务单，任务单上会逐一罗列出本次生产的产品类型、型号、数量、材料、耗时等等，之后任务单会被派发到生产线上，如果库存内的库存数量已不足，压接环节就会马上组织生产，并通过直接调出开线环节的半成品作为材料，形成拉动，然后在拉动方式下进行生产。总装环节组织生产的依据是任务清单，也就是说，没有任务清单，该环节就不会启动，但一旦进入生产状态，成品库房就要做好扫码收货的准备，扫码信息进入系统之后，系统会对生产计划和库存数量进行智能地对比，检查其匹配度，若匹配，系统就会发出货物，并记录下发挥信息，待运输商收到货物之后，会将收货单信息传至系统，并归档。第5章结论与展望5.1结论论文以长沙鹏发科贸有限公司作为研究对象，通过介绍其存货管理情况，解释了其存货管理方面暴露出来的问题，并从采购管理、供应商管理、存货生产管理三个方面给出了具体的解决方案。应从推行准时化生产方式等方面来提高长沙鹏发科贸有限公司存货管理水平。主要包括对采购流程进行改善，将采购部门与供应商协作的重要性突出，使采购人员对供应商的生产进度、生产能力的了解加强。5.2进一步工作的方向通过案例分析揭示了长沙鹏发科贸有限公司存货管理中存在的问题，针对这些问题，从采购管理、供应商管理、存货生产管理三个方面给出了具体的解决方案，以期作为长沙鹏发科贸有限公司提升存货管理水平，增强核心竞争力的参考。由于汽车货物企业存货管理涉及到了各方各面的知识，加之自身研究水平有限，故而只从供应商管理、采购管理、存货生产管理三个角度对存货管理进行了研究，研究深度还有所欠缺，这也是论文今后要努力的方向。

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