档案清查整改情况汇报

档案清查整改情况汇报本次档案清查整改工作自202X年X月启动，覆盖本级92个党政机关、23个直属事业单位、11家履行出资人职责的国有企业、17个乡镇（街道）及下辖214个行政村（社区），累计覆盖立档单位357个，坚持“全面覆盖、摸清底数、查摆问题、彻底整改、长效巩固”的工作原则，全流程围绕文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、专业档案六大类别，对2018年至2023年形成的各类档案逐卷、逐件开展“过筛式”核查，对民生保障、重大活动、重点项目领域档案延伸核查至档案形成起始年度，确保清查无死角、无盲区、无遗漏。工作开展过程中，累计投入清查人员726名，其中专职档案员168名、各单位业务岗兼职核查人员558名，通过单位全面自查、条线交叉互查、专班抽查核验三个阶段压茬推进，截至202X年X月X日，累计清查档案总量112.76万卷、342.19万件，其中民生类专业档案42.68万卷、127.43万件，重点项目档案12.39万卷，疫情防控、脱贫攻坚等重大活动档案7.24万卷；累计排查发现各类问题12大类共4729个，完成整改4621个，整改完成率97.72%，剩余未完成整改问题均建立专项台账，明确责任人员、整改措施、时限要求，推动整改闭环落实，整体工作实现了“底数清、问题明、整改实、基础牢”的预期目标。一、清查工作主要推进举措（一）构建三级联动责任体系，压实各方工作责任。本级层面成立档案清查整改工作专班，由档案主管部门主要负责同志任组长，各行业主管部门分管负责同志为成员，专班下设综合协调组、业务指导组、督查核验组3个专项工作组，其中综合协调组负责制定清查工作指引、明确规范标准、统筹进度调度，累计编制印发档案清查操作手册、问题判定参考等实操材料7份，组织周进度调度会18次、月度现场观摩推进会3次，及时协调解决清查过程中遇到的共性问题；业务指导组负责分层分类开展业务培训、上门答疑、实操带教，累计开展线下集中业务培训8场次，培训各级立档单位工作人员942人次，建立线上实时答疑工作群，安排业务骨干轮值响应各单位问题咨询，累计答复业务类问题1327个，梳理形成《档案清查常见问题答疑手册》2版，累计发放1100余册，确保所有参与清查的人员都能掌握标准、熟悉流程；督查核验组负责按照“清查进度周通报、问题整改月督查”的要求，对各单位清查质量、整改进度开展常态化督导检查，累计开展现场督导427次，下发进度提醒函76份、问题督办单29份，对2家自查零问题但抽查发现问题占比较高的单位约谈了分管负责同志，要求重新开展全面清查，坚决杜绝清查走过场、整改搞形式。各立档单位严格落实主体责任，明确单位主要负责同志为档案清查整改第一责任人，分管负责同志为直接责任人，专兼职档案员为具体经办人，逐单位签订《档案清查整改责任承诺书》，结合本单位档案存量实际制定具体实施方案，明确清查范围、时间节点、人员分工，确保责任链条环环相扣，不出现责任“空档”、工作“盲区”。针对垂直管理单位、行业下属单位档案管理分散、基层力量薄弱的问题，建立“主管部门抓条线、属地单位抓兜底”的协同推进机制，由教育、卫健、国资、农业农村等行业主管部门牵头，对本系统下属单位的档案清查工作统一部署、统一培训、统一核查，其中教育系统牵头完成47所中小学、12所公办幼儿园的学籍档案、教师人事档案清查；卫健系统牵头完成28家公立医疗机构的病历档案、公共卫生服务档案核查；国资系统牵头完成监管企业的项目建设档案、经营管理档案盘点；农业农村系统牵头完成行政村的集体产权制度改革、土地承包等涉农档案核查，有效解决了部分基层单位人员不足、业务不熟的问题。针对部分村（社区）、基层站所无能力独立开展清查的问题，专班组建12支“业务指导小分队”，每支小分队由3名具备5年以上档案工作经验的业务骨干组成，分片包干负责2-3个乡镇（街道）的基层单位，上门开展实操带教，帮助基层单位完成档案清点、分类、整理、整改，累计上门服务312次，帮助基层单位规范整理档案18.7万卷，切实打通清查工作“最后一公里”。（二）细化明确清查标准流程，确保核查精准到位。专班严格对照档案管理相关法律规定及国家标准、行业规范，细化形成“六查六看”清查清单，将抽象的规范要求转化为可操作、可判定、可核查的具体指标，让所有清查人员都能照着清单查、对着标准改。一查档案收集归档情况，看应归尽归要求是否落实，重点核查是否存在应归档文件材料未按时移交、零散材料存放在个人手中、重要会议/重大活动/重点项目档案收集不全的问题；二查档案整理规范情况，看分类组卷是否符合标准，重点核查档号编制是否准确、装订是否符合要求、保管期限划分是否准确、文件排列是否有序、著录信息是否完整规范；三查档案保管安全情况，看实体和信息安全防线是否牢固，重点核查档案库房“八防”措施是否落实、是否存在档案霉变/破损/虫蛀/丢失问题、涉密档案是否单独保管、数字化加工过程是否符合安全规范、档案信息系统是否落实网络安全等级保护要求；四查档案利用服务情况，看利用程序是否合规便民，重点核查档案查阅登记是否完整、审批手续是否齐全、是否存在违规查阅复制涉密档案或敏感信息的问题、档案开放审核是否按照规定程序开展；五查档案移交进馆情况，看法定移交义务是否履行，重点核查达到移交年限的档案是否按时向综合档案馆移交、移交档案的质量是否符合进馆标准、电子档案移交是否符合长期保存格式要求；六查档案管理基础情况，看制度人员经费是否保障到位，重点核查各单位是否建立健全档案收集、整理、保管、利用、保密等管理制度、是否配备符合要求的专兼职档案人员、档案工作人员是否按要求参加业务培训、档案工作经费是否纳入年度预算保障。在清查方法上，严格实行“单位自查+交叉互查+专班抽查”的三级核查机制，第一阶段由各单位对照清查清单逐卷逐件开展自查，对发现的问题边查边改，建立自查问题台账，自查阶段各单位累计上报问题3142个；第二阶段按照“地域相邻、行业相近”的原则，将所有立档单位划分为24个互查小组，每组由5-6个单位的专职档案员组成，互相开展现场检查，对照清单逐一核验，互查阶段累计发现各单位自查未排查到的问题1283个；第三阶段由专班督查核验组牵头，按照不低于30%的比例对各单位清查情况进行随机抽查，重点抽查自查零问题、往年档案管理考核排名靠后、涉及民生重点领域的单位，累计抽查单位49家，抽查档案14.23万卷、42.67万件，发现自查、互查阶段漏判的问题304个，确保清查结果真实准确，不留死角。二、排查发现的主要问题从清查情况看，近年来各级各单位持续加大档案工作投入，档案管理规范化水平整体提升，但仍存在不少短板弱项，累计排查发现的4729个问题，具体分为12个类别：第一类是档案收集不齐全问题，累计1126个，占问题总量的23.81%。主要表现为三个方面：一是部分业务档案收集存在缺口，有12个乡镇的部分惠农补贴发放、低保审批档案缺少申请人身份证明、家庭收入佐证等关键材料，涉及档案3427件；有7个县直部门的行政执法档案缺少权利告知书、文书送达回证等程序要件，涉及行政执法案卷219卷；有3家国有企业的17个建设项目档案缺少监理报告、竣工验收意见书等核心材料，无法完整反映项目建设全过程。二是应归档材料未按要求移交统一管理，共有87个单位存在业务科室或个人留存应归档材料的问题，涉及零散文件材料12.47万件，其中2个单位的2021年、2022年党组（党委）会议记录由办公室工作人员个人保管，未纳入档案库房统一管理，存在丢失、泄密风险；个别基层站所因岗位调整未办理档案交接，3年内更换4名经办人，导致2020年度部分补贴发放档案一度断档，经多方查找才追回80%的缺失材料。三是重大活动、重点工作档案收集不全，2020年以来开展的脱贫攻坚、疫情防控、农村集体产权制度改革等重点工作中，有11个单位未及时收集整理相关工作形成的照片、音视频、实物等材料，涉及重要声像档案1362份、实物档案217件，部分疫情防控期间的值班记录、物资发放台账因经办人调整未移交，存在材料缺失问题。第二类是档案整理不规范问题，累计1432个，占问题总量的30.28%，是占比最高的问题类型。主要表现为：一是保管期限划分不准确，共有62个单位存在此类问题，涉及档案7.24万件，部分单位将本级年度工作总结、人事任免、机构调整等永久保管的档案误划为30年、10年保管期限，又将上级印发的不需要办理的普发性文件误划为永久期限，导致档案保管期限混乱，直接影响档案的鉴定、移交和长期保存。二是档号编制、著录信息不规范，共有79个单位存在此类问题，涉及档案12.39万件，部分单位档号编制符合《归档文件整理规则》要求，存在重号、漏号、错号问题；著录项中的文件题名、责任者、形成日期、页数等信息填写不全或错误，部分档案著录的文件题名仅标注“通知”“报告”，未反映文件核心内容，无法通过检索快速定位；有3个单位的2019年度档案存在档号重号问题，涉及文件1247件，给档案检索利用带来较大不便。三是装订、排列不符合保管要求，共有47个单位存在此类问题，涉及档案3.71万卷，部分档案装订时未拆除订书钉、回形针等金属物，时间长了生锈污染纸张；部分档案存在装订压字、文件排列顺序混乱、复印件代替原件归档等问题；有19个村（社区）的档案存在圆珠笔、铅笔书写材料归档的情况，字迹易褪色，不利于长期保存。第三类是档案保管安全存在隐患问题，累计714个，占问题总量的15.10%。主要表现为：一是库房硬件配备不到位，共有38个单位存在此类问题，其中17个乡镇、124个村（社区）未设置独立档案库房，将档案与杂物、易燃易爆物品存放在同一房间；21个单位的档案库房未配备温湿度计、消防灭火器、防虫防霉药剂、防盗门窗等必要防护设备，库房温湿度长期达不到保管标准；4个单位的库房存在屋面漏水、墙体返潮问题，导致部分档案受潮发霉，涉及档案279卷。二是安全管理制度落实不到位，共有42个单位存在此类问题，23个单位的档案库房未落实专人管理，人员进出库房没有登记，非工作人员可随意进出；11个单位的涉密档案未单独存放在保密柜中，与普通档案混放，未落实涉密档案管理要求；8个单位在开展档案数字化加工时，未与服务机构签订保密协议，加工场所未安装监控设备，加工用电脑违规连接互联网，存在档案信息泄密风险。三是档案实体存在破损情况，累计排查发现破损、霉变、字迹褪色的档案3721卷、1.24万件，主要为形成时间较早的档案，因保管条件差、纸张老化等原因出现破损，未及时开展修复工作。第四类是档案利用管理不规范问题，累计387个，占问题总量的8.18%。主要表现为：一是查阅利用登记不全，47个单位存在档案查阅登记信息缺失问题，未登记查阅人身份信息、查阅用途、查阅档案的档号和数量，部分登记信息过于简单，无法追溯查阅记录；12个单位存在未经审批允许外单位人员查阅本单位敏感档案的问题。二是开放审核程序不规范，部分单位在开展档案开放时，未严格落实初审、复核、审批的开放审核程序，存在应开放未开放、不应开放违规开放的问题，3个单位在提供档案利用时，将涉及个人隐私、工作秘密的档案违规向社会开放，涉及档案147件。三是利用过程中档案保护不到位，18个单位的档案查阅室未配备档案垫板、手套等必要保护设备，查阅人员利用档案时存在折叠、涂改、抽取档案材料的问题，累计发现被涂改、缺页的档案79件。第五类是档案移交不及时不规范问题，累计352个，占问题总量的7.44%。主要表现为：一是超期未移交进馆问题突出，按照档案管理相关规定，机关单位形成的档案自形成之日起满10年应当向同级综合档案馆移交，排查发现27个单位存在超期未移交问题，涉及超期档案18.72万卷，其中超期时间最长的达12年。二是移交档案质量不达标，19个单位向档案馆移交的档案存在整理不规范、著录信息不全、缺少检索工具的问题，先后3次被档案馆退回整改，影响整体移交进度。三是电子档案移交不符合要求，34个单位在移交纸质档案时，未同步移交符合长期保存格式要求的电子档案和目录数据，部分移交的电子档案存在格式不统一、内容与纸质档案不一致、携带病毒等问题，无法满足电子档案长期保存和利用要求。第六类是档案管理基础薄弱问题，累计379个，占问题总量的8.02%。主要表现为：一是人员配备不到位，42个单位未配备专职档案员，由办公室工作人员兼职管理档案，且人员变动频繁，近3年累计更换档案工作人员127名，很多新任职的档案员未参加过系统业务培训，不掌握档案管理基本要求，工作连续性差。二是制度不健全，31个单位未结合本单位实际制定档案收集、整理、保管、利用等管理制度，档案工作无章可循，存在较大随意性。三是经费保障不足，27个单位未将档案工作经费纳入年度预算，导致档案装具、防护设备、数字化加工等必要支出缺乏保障，14个村（社区）因经费不足，未使用标准档案盒存放档案，用普通牛皮纸口袋盛装档案，不利于长期保管。第七类是电子档案管理不规范问题，累计147个，占问题总量的3.11%。主要表现为部分单位电子档案未按要求落实备份机制，23个单位的业务系统形成的电子档案仅保存在业务系统服务器中，未定期导出开展离线备份，一旦服务器出现故障，电子档案面临丢失风险；17个单位未定期对电子档案开展真实性、完整性、可用性、安全性检测，存在电子档案被篡改、无法打开的问题。第八类是档案数字化成果质量不高问题，累计92个，占问题总量的1.95%。部分单位已完成数字化的档案存在图像歪斜、清晰度不足、漏扫、错扫、目录与图像不对应的问题，累计发现质量不合格的数字化图像17.2万页，无法满足数字化检索利用需求。第九类是会计档案管理不规范问题，累计42个，占问题总量的0.89%。12个单位未按照《会计档案管理办法》要求整理会计档案，会计凭证、账簿、报表未统一编号；部分单位的会计档案由财务人员个人保管，未移交单位档案库房统一管理，涉及会计凭证726册。第十类是声像实物档案管理不到位问题，累计33个，占问题总量的0.70%。部分单位的照片档案未标注形成时间、地点、人物、事件等核心要素，仅留存照片电子文件，无法辨识照片内容；4个单位的荣誉牌匾、证书等实物档案随意堆放在库房角落，未统一编号、登记，查找利用困难。第十一类是档案应急管理机制不健全问题，累计17个，占问题总量的0.36%。17个单位未制定档案安全应急预案，未组织过应急演练，一旦发生火灾、漏水等突发事件，无法快速有效处置，容易造成不可逆的档案损失。第十二类是档案统计数据不准确问题，累计8个，占问题总量的0.17%。部分单位上报的档案数量、保管状况等统计数据与实际情况不符，存在瞒报、漏报问题，导致档案管理底数不清。三、整改推进情况及取得的成效针对排查发现的问题，专班坚持“立行立改、分类施策、闭环管理、确保实效”的原则，建立问题整改台账，实行“一个问题、一个责任人、一个整改措施、一个整改时限”的销号管理机制，整改完成一项、核验通过一项、销号一项，坚决杜绝纸面整改、虚假整改。对能够立即整改的问题，督促责任单位当场整改到位；对需要一定时间整改的问题，明确整改阶段目标，倒排工期推进；对涉及多个部门的问题，由专班牵头协调相关单位合力解决。针对档案收集不齐全类问题，督促责任单位通过查找经办人员、回溯业务流程、对接相关服务对象等方式，尽可能补充缺失的档案材料，对确因时间久远、经办人变动无法补充的材料，要求形成书面情况说明，归入相关档案卷内备考表，明确相关责任。目前该类问题已完成整改1089个，整改完成率96.71%，累计补充缺失的档案材料8.72万件，回收散存在个人手中的文件材料12.13万件，补充完善重大活动声像、实物档案1521份，某乡镇在补充完善林权档案过程中，通过查找历史留存的审批存根、走访当时的经办人，完善了12户群众的林权档案材料，成功化解了持续3年的林权纠纷。针对档案整理不规范类问题，组织业务骨干上门开展指导，督促责任单位按照规范重新调整保管期限、准确编制档号、完善著录信息、拆除档案装订金属物、修复破损页面。目前该类问题已完成整改1407个，整改完成率98.25%，累计调整保管期限划分不准确的档案7.09万件，纠正错号、重号、漏号的档号12.17万件，完善档案著录信息13.24万条，拆除档案中的金属装订物2.37吨，重新装订不符合要求的档案3.62万卷。针对档案保管安全类隐患问题，督促责任单位第一时间落实整改措施，对暂时无法设置独立库房的村（社区），要求配备符合安全标准的专用档案柜存放档案，配齐“八防”防护设备；对存在漏水、返潮问题的库房及时开展维修；对涉密档案严格按照保密要求存入保密柜管理；与数字化服务机构补签保密协议，落实数字化加工场所封闭式管理、全程监控、设备断网等安全要求；组织专业人员对破损、霉变的档案开展修复。目前该类问题已完成整改692个，整改完成率96.92%，累计推动14个乡镇、112个村（社区）设置了独立档案库房或专用档案存放区域，配备温湿度计、消防设备、防虫药剂等防护设备1247台（套），维修漏水库房7处，修复破损、霉变、字迹褪色的档案1.19万件，与所有在域内开展服务的数字化机构补签了保密协议，在数字化加工场所安装监控设备32台，所有涉密档案全部纳入保密柜规范管理，有效消除了安全隐患。针对档案利用管理不规范类问题，督促责任单位完善档案查阅利用登记台账，严格落实档案查阅审批制度，按照程序重新开展档案开放审核，对违规开放的敏感档案第一时间撤回，在查阅场所配备必要的档案保护设备。目前该类问题已完成整改378个，整改完成率97.67%，累计规范查阅登记台账47套，补全查阅审批手续1279份，完成147件违规开放档案的撤回和重新审核，在档案查阅场所配备档案垫板、无酸纸手套等保护设备79套。针对群众反映强烈的查档“跑多次、跑远路”问题，在整改过程中同步梳理各单位民生档案目录，推动17个乡镇（街道）建立民生档案查阅点，将婚姻、社保、林权、低保等群众查档需求较高的档案目录接入本级政务服务平台，实现“跨馆查档、就近出证”，整改工作开展以来，累计为群众提供跨区域查档服务1247人次，减少群众往返里程约3.2万公里。针对档案移交不及时不规范类问题，督促超期未移交的单位制定分阶段移交计划，严格按照进馆标准规范整理档案，同步移交符合格式要求的电子档案。目前该类问题已完成整改341个，整改完成率96.88%，累计推动24个单位完成超期档案移交，共移交档案17.93万卷，规范整理不符合进馆标准的档案3.27万卷，移交符合长期保存要求的电子档案22.3TB。针对档案管理基础薄弱类问题，督促相关单位按要求配齐专兼职档案人员，结合单位实际健全档案管理制度，按规定落实档案工作经费。目前该类问题已完成整改370个，整改完成率97.63%，累计推动38个单位配备了专职档案员，组织新任职档案员参加专项业务培训6场次、培训152人，指导31个单位完善档案收集、整理、保管、利用、保密等制度217项，推动25个单位将档案工作经费纳入年度预算，累计投入档案工作经费427万元，为基层单位配备标准档案盒、档案柜等装具1.7万套。针对其余六类问题，专班对照整改标准逐一推动落实：针对电子档案管理不规范问题，督促各单位建立电子档案“本地备份+异地备份+离线备份”的三重备份机制，定期开展电子档案“四性”检测，目前已完成整改142个，整改完成率96.60%，累计指导各单位备份电子档案76.4TB，完成28.9万件电子档案的四性检测；针对档案数字化成果质量不高问题，组织人员对数字化成果逐页核验，对不合格的图像重新扫描，修正目录与图像不对应问题，目前已完成整改89个，整改完成率96.74%，累计重新扫描不合格图像16.8万页，修正目录数据2.3万条；针对会计档案管理不规范问题，督促相关单位严格按照《会计档案管理办法》规范整理会计档案，将存放在财务科室的会计档案移交单位档案库房统一管理，目前该类42个问题已全部完成整改，累计规范整理会计凭证、账簿、报表726册，移交统一管理的会计档案1.23万册；针对声像实物档案管理不到位问题，督促各单位对照片档案补标核心要素信息，对实物档案统一编号、登记、规范存放，目前该类33个问题已全部完成整改，累计补标照片档案信息7423张，整理登记实物档案327件；针对档案应急管理机制不健全问题，指导各单位结合实际制定档案安全应急预案，定期开展应急演练，目前该类17个问题已全部完成整改，累计指导各单位制定应急预案47份，组织档案安全应急演练12场次；针对档案统计数据不准确问题，组织各单位对本单位档案数量、门类、保管情况进行全面盘点，建立准确的档案统计台账，如实上报统计数据，目前该类8个问题已全部完成整改，所有立档单位均建立了动态更新的档案管理台账，做到了底数清、情况明。截至目前，剩余108个未完成整改问题中，37个为历史档案缺失因时间久远暂无法补充的问题，目前正在逐一形成书面情况说明，预计202X年X月底前完成；25个为存量档案数量较大、重新整理需要一定周期的问题，相关单位已倒排工期，预计202X年X月底前完成；22个为部分乡镇档案库房需要搬迁改造的问题，目前已落实改造经费，正在进场施工，预计202X年X月底前完成；9个为档案开放审核需要会同保密、业务部门联合开展的问题，目前正在按程序推进审核，预计202X年X月底前完成；11个为待移交档案尚在规范整理的问题，预计202X年X月底前分批次完成移交；4个为部分单位档案工作经费正在走预算调整程序的问题，预计202X年X月底前落实到位。通过本次清查整改，全域档案管理工作取得了明显成效：一是档案家底全面摸清，第一次实现了所有立档单位、所有档案门类的全口径盘点，建立了全域档案管理动态数据库，彻底扭转了部分单位以往“档案数量说不清、存放位置找不准、保管状况不掌握”的被动局面。二是档案安全防线持续筑牢，通过排查整改各类安全隐患，完善安全管理制度，近半年来未发生一起档案安全责任事故，档案实体和信息安全保障水平显著提升。三是档案规范化水平明显提高，通过边查边改、业务培训、实操带教，基层档