档案管理整改报告

档案管理整改报告对照档案管理规范化建设评价标准，结合前期全口径档案管理专项排查形成的问题清单，本单位于2024年3月15日至6月20日集中开展档案管理全流程整改提升工作，整改覆盖机关本级12个内设科室、3个直属事业单位，涵盖1998年单位组建以来至2023年12月31日形成的文书、业务、会计、科技、声像、实物、干部人事7大类档案，累计排查存量档案12763卷、49287件，排查档案库房3个、临时档案存放点2个、数字化加工场地1个，覆盖所有从事档案管理工作的专兼职岗位人员17名，全面梳理档案管理责任落实、资源建设、安全防护、开发利用4个维度存在的21项具体问题，建立“问题、责任、时限、销号”四张台账，逐项明确整改责任主体、整改标准、完成时限，实行完成一项、销号一项的闭环管理。截至2024年6月20日，21项问题中已完成整改20项，剩余“存量涉密档案解密审核”事项因需逐份履行定密责任人审核、保密部门核验程序，目前完成进度72%，预计2024年8月底前全部清零。整改期间累计投入专项经费128.7万元，补充配备专职档案管理员2名、固定兼职档案员15名，配套修订完善全流程管理制度9项，更新换代库房及数字化加工设施设备37台（套），完成问题档案规范整理1329卷、7842件，完成存量档案数字化扫描197万页，经对照规范化建设标准自评，整改后档案管理综合得分从整改前的72.3分提升至94.7分，初步达到省一级档案管理规范化建设要求。从专项排查情况看，前期档案管理存在的短板弱项集中体现在四个方面。在责任体系构建层面，首先是责任传导存在断层，原档案工作领导小组成立于2019年，成立后5年未根据岗位变动情况调整组成人员，责任链条出现空档，12个内设科室中有7个未明确固定的兼职档案员，兼职人员调整频繁，2021—2023年累计调整兼职档案员21人次，调整后未及时开展岗前业务培训，导致3个科室2022年度形成的业务档案归档延迟最长达147天。其次是制度建设存在滞后，原有档案管理制度制定于2016年，内容未覆盖电子档案、重大活动档案、突发事件处置档案、行政执法档案等新的档案管理场景，其中关于归档范围、保管期限的界定与最新管理规范不符，排查发现前期归档材料中，将年度工作总结、重要业务台账、项目审批核心文件等应定为永久保管的1247件材料错误划为30年保管期限，将无查考价值的临时性通知、抄送件、重复文件等应剔除的3219份材料纳入归档范围，直接影响档案馆藏质量。第三是考核约束存在缺失，此前档案工作未纳入年度科室和个人绩效考核指标，2021—2023年期间，4个科室先后出现档案遗失、归档不全、延迟移交等问题，均未开展责任追溯，干部职工档案管理责任意识普遍薄弱，2023年组织的档案管理应知应会随机测试，参与人员平均得分仅为58.7分。在档案资源体系建设层面，首先是存量档案整理不规范问题突出，分门类核查显示：1998—2012年以卷为单位整理的文书档案共4770卷，其中存在卷内文件目录填写不全、页码编写错漏、备考表缺失、装订不规范问题的共892卷，占该时段文书档案总量的18.7%；2013—2023年以件为单位整理的文书档案共28716件，其中存在件号编制跳号重号、保管期限划定不准、文件题名拟写不规范、附件漏归问题的共3216件，占该时段文书档案总量的11.2%。业务档案涵盖行政许可、行政处罚、公共服务、项目管理4个类别共3219卷，其中存在归档材料缺失问题的共437卷，具体包括行政许可档案缺申请人身份证明、许可决定送达回证的129卷，行政处罚档案缺关键证据页、法制审核意见、当事人陈述申辩记录的87卷，公共服务档案缺服务对象申请材料、办理结果回执的162卷，项目管理档案缺立项批复、过程管控记录、竣工验收材料的59卷；部分缺失材料直接影响档案的凭证价值，2023年处理一起行政复议案件时，就因为某份行政处罚档案缺送达回证，导致程序合法性举证被动。会计档案方面，2018年之前装订的会计凭证共1124卷，其中存在装订掉页、封面信息填写不全问题的共214卷，2019—2023年形成的会计账簿、财务报告共276卷，其中存在未按要求单独组卷、保管期限划定错误问题的共76卷。科技档案涵盖办公楼建设、信息系统建设两类共127卷，其中存在竣工图纸折叠不符合规范、图纸变更记录缺失、系统开发源代码及操作手册归档不全问题的共38卷。声像档案方面，2008—2023年累计形成活动照片12469张、音视频素材1267份，其中未标注拍摄时间、地点、人物、事件核心要素的照片共8942张，未转录为通用长期保存格式的老旧格式音视频共427份，另有312份记录重大活动、重要会议的声像素材散落在工作人员私人存储设备、工作电脑中，未纳入统一归档管理。实物档案方面，历年来获得的奖牌、证书、废弃印章、重要题词等实物共247件，其中未建立管理台账、未标注获得时间及授予单位信息的共112件，17枚已停止使用的老旧印章因存放不当出现印面锈蚀。干部人事档案方面，在管的214份在职及离退休干部人事档案中，存在档案材料缺失、“三龄两历”认定依据不足问题的共29份，其中缺年度考核表、学历学位材料、入党志愿书等核心材料的共18份，身份信息、工作经历前后记载不一致未按程序开展组织认定的共11份。其次是归档范围覆盖存在盲区，此前执行的归档范围未将重大突发事件处置、跨区域合作交流、政务新媒体发布内容、政务服务系统电子数据、视频会议记录等新型档案来源纳入其中，排查发现2020—2022年疫情防控期间形成的流调台账、防控方案、物资调度记录等专项档案共423件，散存在原疫情防控专班工作人员手中未统一移交；2019—2023年举办的7次大型主题宣传活动、12次跨区域合作交流活动形成的材料，60%以上保存在主办科室未移交入库；单位官方网站、微信公众号2018年以来发布的政策文件、公告公示，政务服务系统2020年以来形成的电子办件数据，视频会议系统录制的重要会议记录等，均未明确归档责任，累计漏归电子档案1.2TB。第三是档案移交及时性不足，按照管理规范，上一年度形成的档案应在次年6月底前完成向档案库房的移交，排查发现2021—2023年期间共有18个批次的档案存在延迟移交问题，最长延迟时间达18个月，其中涉及干部任免、项目资金拨付、行政执法结果的重要档案延迟移交共7个批次，存在丢失、损毁风险。在档案安全体系建设层面，首先是库房硬件设施存在短板，现有3个档案库房总面积287平方米，配备档案密集架126组，硬件条件与规范要求存在明显差距：一是功能分区不合理，未设置独立的档案查阅区、数字化加工区、消毒除尘区，数字化加工设备直接摆放在档案库房内部，加工人员进出库房无严格审批流程，无关人员可随意接触档案实体；二是“八防”设施配备不到位，位于地下一层的库房因除湿设备老化，日常湿度长期在65%—78%之间，超出档案保存适宜的45%—60%湿度区间，库房窗户未安装防紫外线窗帘，部分窗扇密封不严存在漏雨隐患，2023年夏季曾因空调冷凝水渗漏浸湿21卷会计凭证；库房配备的32具干粉灭火器为2017年采购，已超过有效期，未配备档案专用气体灭火装置；库房监控摄像头存在3个视野盲区，无法覆盖密集架末端区域，监控存储时长仅为32天，达不到不少于90天的规范要求；三是专用管理设备不足，未配备档案消毒柜、除尘机、破损档案修裱工具，发现虫蛀、霉变、破损档案无法及时处置，未配备数字化加工专用存储设备，加工完成的电子档案直接存储在连接互联网的电脑中，存在数据泄密风险。其次是安全管理制度执行不到位，库房日常管理松散，出入登记存在补记、漏记情况，2023年登记的库房进出人员为127人次，通过监控回放核查实际进出达214人次，其中非档案管理人员未经审批单独进入库房共39人次；档案借阅审批流程不严格，2021—2023年累计办理档案借阅372人次，其中未履行分管领导审批手续、借阅涉密档案未专项登记的共47人次，12份档案借阅后超过3个月未归还，最长借阅时长达14个月，追回时发现2份档案存在页面污损；档案备份机制不健全，存量电子档案仅在办公服务器存储1份，未落实“3套2地”备份要求，2022年曾因服务器硬盘损坏丢失2019—2020年部分电子档案，后续通过纸质档案重新扫描才完成恢复；未定期开展电子档案可读性检测，2015年之前存储在光盘中的电子档案因光盘介质老化，已有1246份文件无法正常读取；保密管理存在漏洞，此前开展档案数字化加工时未与加工人员签订保密协议，加工用电脑未安装保密监管系统，存在私自拷贝档案数据的风险，37件涉密档案未存入保密柜与普通档案混放，29件已超过保密期限的档案未按程序开展解密审核，影响后续开放利用。第三是应急管理能力薄弱，此前未制定专门的档案安全应急预案，未组织过档案安全应急演练，库房管理人员不掌握消防器材使用方法、不熟悉档案进水霉变等突发情况处置流程，2023年地下库房发生冷凝水渗漏时，因发现不及时、处置方法不当，导致7卷被浸湿的会计凭证出现霉变痕迹，后续花费2.3万元才完成专业修复。在档案利用体系建设层面，首先是档案数字化覆盖率偏低，整改前累计完成数字化扫描的档案共2763卷、14289件，仅占全部存量档案的32.7%，其中永久保管档案数字化完成率为41.2%，30年保管期限档案数字化完成率仅为21.7%，已完成的数字化档案中，存在图像歪斜、清晰度不足、漏扫、目录错挂问题的共12.4万页，占已扫描总量的17.9%，无法满足线上查阅利用需求。其次是利用服务效率不高，因数字化程度低，档案查阅主要依靠人工入柜翻找，平均每笔查阅业务办理时长为27分钟，远高于规范要求的10分钟以内办结标准，2023年累计收到档案查阅申请429笔，其中因档案查找不到、材料不全导致无法满足利用需求的共38笔，占比8.9%。第三是档案价值挖掘不充分，近年来未对馆藏档案资源进行系统梳理，未形成有参考价值的档案编研成果，档案利用仅停留在“查得到、找得着”的基础层面，未充分发挥档案在资政辅政、历史印证、宣传教育方面的作用，2021—2023年累计提供档案利用1127人次，其中用于日常工作查考的占比92%，用于编史修志、宣传教育、决策参考的占比仅为8%。针对排查发现的问题，整改过程中坚持靶向施策、标本兼治，不搞纸面整改、虚假整改，所有整改措施全部落地见效，切实补齐档案管理短板。在健全责任体系方面，第一时间调整充实档案工作领导小组，由单位主要负责同志担任组长，分管办公室工作的负责同志担任副组长，各科室负责人为成员，明确主要负责同志为档案工作第一责任人，分管负责同志为直接责任人，在办公室配备3名专职档案管理员，其中1名持有档案专业中级职称证书，每个科室明确1名固定的兼职档案员，构建起“专职抓总、兼职管片”的责任网络。2024年3月22日召开全单位档案整改工作动员部署会，逐一明确各科室整改任务，签订档案管理责任书15份，将档案工作纳入各科室年度绩效考核指标，权重占比5%，明确对出现档案遗失、泄密、归档严重滞后等问题的科室和个人实行评优评先“一票否决”，将责任传导到每一个岗位。对照最新档案管理规范，结合单位工作实际，系统修订完善档案收集归档、保管保密、借阅利用、电子档案管理、重大活动档案管理、安全应急处置、人员岗位责任、鉴定销毁、声像实物档案管理等9项全流程管理制度，重新编制各门类档案归档范围和保管期限表，组织专职档案员对前期保管期限划定不准的档案逐份重新鉴定，将1247件错划为30年保管期限的永久价值档案调整为永久保管，对3219份无查考价值的归档材料逐一登记造册，按程序履行审批手续后统一销毁，确保归档范围精准、保管期限划定科学。强化业务培训和日常考核，2024年4—5月先后组织2次档案管理专项业务培训，邀请市档案馆业务骨干围绕档案整理规范、安全保密、数字化加工、利用服务等内容开展系统授课，实现专兼职档案员培训全覆盖，培训后组织闭卷测试，参与人员平均得分达到94.2分，对2名测试不合格的兼职档案员开展一对一辅导补考，合格后方可上岗。建立季度档案工作督查机制，每季度由办公室牵头对各科室档案收集、移交、管理情况开展现场检查，检查结果在全单位通报，截至目前已开展2次季度检查，对发现的3个归档不及时问题当场反馈督促整改，所有问题均在3个工作日内整改到位。在完善档案资源体系方面，采取专职人员牵头、专业机构协助的方式，对照各门类档案整理规范，对排查发现的问题档案逐卷、逐件开展规范整理：对1998—2012年的892卷不规范文书档案，逐卷核对卷内文件目录，补填缺失的责任者、文号、日期等目录项，重新编写错漏页码，补填缺失的备考表764份，拆除文件上的订书钉、回形针等易锈蚀金属物共12.7公斤，对装订松动的档案重新采用三孔一线方式装订；对2013—2023年的3216件不规范文书档案，逐件核对件号，调整重号、跳号等排序错误，逐份审核保管期限，对1247件题名拟写过于简单、无法反映文件核心内容的档案重新拟写题名，补归遗漏的附件429份；对存在材料缺失的437卷业务档案，逐一梳理缺失材料清单，向原承办科室下发材料补充通知书，安排专人对接补全，累计补全行政许可档案缺失材料179份、行政处罚档案缺失材料124份、公共服务档案缺失材料213份、项目管理档案缺失材料87份，对因时间久远确实无法补全的材料，逐卷填写备考表说明缺失原因，由承办人、科室负责人签字确认存档，共形成缺失材料说明36份；对存在问题的290卷会计档案，逐卷重新装订平整，补填封面缺失的凭证号、日期、经办人等信息，对76卷保管期限划定错误的会计账簿、财务报告重新划定保管期限，单独组卷存放；对38卷不规范科技档案，按照竣工图纸折叠规范重新整理图纸1247张，补归图纸变更记录29份，协调信息中心补存信息系统开发源代码、操作手册等电子材料126GB；对所有声像档案，安排专人逐科室、逐人开展收集，累计收回散存在个人手中的重大活动照片3127张、音视频189份，对所有存量照片逐张标注时间、地点、人物、事件核心要素，共完成8942张无标注照片的信息补录，将427份老旧格式音视频全部转录为MP4、WAV等通用长期保存格式，对存储在损坏光盘、老旧硬盘中的声像档案开展数据恢复，累计恢复受损音视频文件76份；对247件实物档案逐件建立管理台账，补填获得时间、授予单位、背景信息等内容，完成112件无标识实物档案的信息补录，对17枚锈蚀的老旧印章进行除锈处理后装入专用印章档案盒封存，安排专用柜架分层存放实物档案，避免挤压损坏；对29份存在问题的干部人事档案，由人事科安排2名专职人员逐份审核，通过向个人、原工作单位、毕业院校发函协查等方式，补全缺失的年度考核表、学历学位材料、入党材料共47份，对11份“三龄两历”记载不一致的档案，严格按照组织程序开展专项审核认定，形成正式认定材料存入个人档案，确保干部人事档案真实准确、完整规范。在存量问题整改的同时，着力拓宽档案收集覆盖面，在新修订的归档范围中明确将重大突发事件处置、重大活动、对外合作交流、政务新媒体内容、政务系统电子数据、视频会议记录等全部纳入归档范畴，安排专人对疫情防控期间散存的专项档案进行统一收集，累计整理疫情防控专项档案37卷共423件；对2019—2023年举办的大型宣传活动、跨区域交流活动档案进行集中归集，累计整理专项档案89卷共1269份；明确由信息中心安排专人每季度对网站、公众号发布的重要信息、政务服务系统办件数据、视频会议录制文件进行导出归档，截至目前已累计归档各类电子档案1.2TB，实现档案来源全覆盖。严格落实档案移交时限要求，明确每年4月底前各科室完成上一年度应归档材料的整理，5月底前向办公室档案库房移交，6月底前完成上一年度档案的分类、编号、入库工作，对延迟移交的科室予以通报批评，截至目前2023年度形成的所有档案已全部完成移交入库，共移交各门类档案1247卷、4269件，移交及时率达到100%。在筑牢档案安全防线方面，累计投入98.2万元对3个档案库房进行标准化改造，重新规划功能分区，将原设置在库房内的数字化加工区域迁出，设置独立的数字化加工室、查阅接待室、消毒除尘室、档案修裱室，实现档案存放区、加工区、查阅区物理隔离，在库房入口安装门禁系统，仅档案管理员持权限卡可进入库房，其他人员进入必须履行书面审批手续，由档案管理员全程陪同；对墙体做隔热防潮处理，更换地下库房老化除湿机4台，安装温湿度自动监测调控系统，实现24小时自动监测、自动调控，确保库房温度稳定在14℃—24℃、湿度稳定在45%—60%之间，更换所有库房的防紫外线窗帘，对窗户缝隙进行密封处理，排查堵塞漏雨隐患点3处，将超过有效期的干粉灭火器全部更换，在档案存放区配备七氟丙烷气体灭火装置，达到灭火不损伤档案的要求；在库房所有区域加装监控摄像头12个，全面消除监控盲区，将监控存储容量扩容至满足180天存储要求，实现库房监控全覆盖、无死角；配齐档案管理专用设备，采购档案消毒柜2台、除尘机1台、档案修裱工具套装1套，对所有新入库档案先消毒除尘再上架，对排查发现的32卷存在虫蛀、霉变痕迹的档案全部进行消毒、修裱处理；采购涉密档案存储保密柜4组，将所有涉密档案单独存入保密柜，实行双人双锁管理；采购数字化加工专用离线存储设备4台、专用加工电脑6台，所有加工电脑物理断开互联网，安装保密监管系统，严禁私自接入存储设备拷贝档案数据；对原有126组密集架进行防锈加固，新增密集架24组，满足未来15年的档案存放需求。严格落实各项安全管理制度，规范库房日常管理，严格执行出入登记制度，做到“进必登、出必签”，严禁非档案管理员单独进入库房，安排专人每天对库房温湿度、设施设备运行情况进行巡查，认真填写巡查日志，整改以来累计排查发现线路老化、密封条松动等小隐患7个，全部当场整改到位；严格档案借阅审批流程，重新设计档案借阅登记台账，明确借阅普通档案需经科室负责人、办公室主任审批，借阅涉密档案需经分管保密工作的领导审批，借阅期限最长不超过1个月，到期需续借的重新履行审批手续，对2021—2023年借出未还的12份档案逐一追回，对造成档案污损的2名借阅人进行批评教育，对污损档案进行专业修复，整改以来累计办理档案借阅127人次，全部履行规范审批手续，借阅档案均按期归还，未出现逾期、污损、丢失问题；完善电子档案备份机制，严格落实“3套2地”备份要求，所有电子档案分别在涉密服务器、专用离线硬盘、同城异地点位各存储1份，建立电子档案季度可读性检测机制，将存储在老旧光盘中的1246份电子档案全部迁移至耐久性存储介质中，避免因介质老化导致档案丢失；强化保密全流程管理，开展档案数字化加工前与所有加工人员逐一签订保密协议，开展保密专项培训，加工现场安排专人全程监督，严禁加工人员携带手机、私人存储设备进入加工场地，定期对加工电脑开展保密检查，坚决防范档案数据泄露；组织定密责任人对馆藏涉密档案逐份开展解密审核，目前已完成72%的审核工作量，对符合解密条件的档案按程序办理解密手续，预计2024年8月底前全部完成审核工作。提升应急处置能力，制定印发档案安全突发事件应急预案，明确火灾、漏水、霉变、被盗、数据泄露等各类突发事件的处置流程、责任分工，2024年6月组织开展档案安全应急演练，模拟库房空调冷凝水渗漏浸湿档案的场景，组织所有专兼职档案员、相关工作人员开展实战处置，通过演练让工作人员熟练掌握应急处置流程，在库房配备应急物资箱3个，存放吸水毛巾、干燥剂、防毒面具、手电筒等应急物资，确保遇有突发情况能第一时间处置，最大限度降低档案损失。在提升档案利用效能方面，投入28.3万元委托具备保密资质的专业机构开展存量档案数字化加工，安排2名专职档案员全程跟进质量检查，截至2024年6月20日，累计完成档案扫描4267卷、21428件共197万页，馆藏永久、30年保管期限档案数字化率达到100%，10年保管期限档案数字化率达到87%，对之前数字化质量不合格的12.4万页档案全部重新扫描，逐页核对图像清晰度、歪斜度、目录匹配度，纠正错挂目录、图像模糊、漏扫等问题共8.7万处，建立完整的档案目录数据库和全文数据库，实现档案目录与全文的精准对应，建立电子档案“四性”检测机制，对入库电子档案的真实性、完整性、可用