《基础会计》-项目五　 填制与审核会计凭证

任务一会计凭证概述一、会计凭证的概念会计凭证是具有一定格式、用来记录经济业务发生和完成情况、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明。会计主体进行任何一项经济业务都必须有真凭实据。因此，任何单位在处理经济业务时，都必须由执行或完成该项经济业务的有关人员取得或填制有关凭证，用书面形式来证明经济业务的发生或完成情况并在凭证上签名盖章。其目的是保证会计信息的客观性、真实性和可稽核性，以明确有关人员的经济责任。会计凭证经有关人员审核无误后，通过会计确认，方可作为记账的依据。所以，填制与审核会计凭证是会计核算的基本方法之一，也是会计核算的基础工作。下一页返回任务一会计凭证概述二、会计凭证的作用合法地取得、正确地填制和审核会计凭证是会计核算工作的起点和基本环节。通过对会计凭证的填制与审核，可以保障会计信息的真实、完整，对于完成会计工作任务，加强经济管理具有重要的作用。(一)记录经济业务，提供记账依据会计凭证是登记账簿的直接依据。能否正确填制与审核会计凭证关系到账簿记录的真实性、可靠性。企业应按一定方法对会计凭证进行整理、分类和汇总，为会计记账提供真实、全面、可靠的依据，从而为保证会计核算的正确性奠定基础。上一页下一页返回任务一会计凭证概述(二)明确经济责任，强化内部控制会计凭证详细记录了所发生经济业务的全部内容，同时，有关经办人员要在会计凭证上签名盖章，以示对凭证的真实性、正确性、合法性负责。这样，可以防止舞弊行为，强化内部控制，促使会计人员和其他经办业务的人员增强责任心，自觉地、严格地执行有关经济法令和规章制度。(三)监督经济活动，控制经济运行通过对会计凭证的审核，可以查明每一项经济业务是否符合国家有关法律、法规和制度的规定，是否符合计划和预算进度，是否有违法乱纪和铺张浪费行为等。对于查出的问题，应当积极采取措施予以纠正，实现对经济活动的控制，保证经济活动正常运行。上一页下一页返回任务一会计凭证概述三、会计凭证的种类会计凭证按照填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两类。(一)原始凭证原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得或填制的，用来记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任、具有法律效力的书面凭据。原始凭证是会计核算的原始资料和重要依据。(二)记账凭证记账凭证，又称分录凭证或记账凭单，是指由会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。上一页返回任务二原始凭证的填制与审核一、原始凭证的种类原始凭证种类繁多、形式多样，为方便使用，通常按照其取得来源、格式、填制手续和内容以及用途进行分类。(一)按取得来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证１.外来原始凭证外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。例如，购买材料时取得的增值税专用发票，收款单位开出的收款收据，银行的各种结算凭证，乘坐交通工具时取得的车船票、飞机票等。部分外来原始凭证格式如表５－１、表５－２所示。下一页返回任务二原始凭证的填制与审核２.自制原始凭证自制原始凭证是指由本单位有关部门或人员，在执行或完成某项经济业务时填制的，仅供本单位内部使用的原始凭证。例如，购进材料验收入库时由仓库保管人员填制的收料单，车间向仓库领用材料时填写的领料单或限额领料单；再如，产品入库单、产品出库单、借款单、差旅费报销单、工资结算单等。部分自制原始凭证格式如表５－３、表５－４所示。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(二)按格式不同，可分为通用凭证和专用凭证１.通用凭证通用凭证是指由有关部门统一印制，在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。这种凭证格式标准，内容规范，便于比较；同时，由有关部门统一负责印制，可以降低核算费用。通用凭证的使用范围因制作部门的不同而有所差异，可以是全国通用，也可以是某一地区、某一行业、某一系统内使用。例如，全国统一使用的银行转账结算凭证，某一地区统一印制的收款收据，某省印制的发票等。２.专用凭证专用凭证是指由单位自行印制，仅在本单位内部使用的原始凭证。例如，领料单、发料单、产品入库单、产品出库单、差旅费用报销单、工资费用分配表等。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(三)按填制手续和内容不同，可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证１.一次凭证一次凭证是指一次填制完成，只记录一项经济业务或者同时反映若干项同类性质的经济业务，且仅一次有效的原始凭证。外来原始凭证一般都是一次原始凭证；自制原始凭证大多属于一次原始凭证。例如，收据、收料单、发货单和银行结算凭证等。２.累计凭证累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务且多次有效的原始凭证，如限额领料单。累计凭证的特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。限额领料单的格式如表５－５所示。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核３.汇总凭证汇总凭证，也称原始凭证汇总表，是指对一定时期内反映经济内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。汇总凭证合并了同类型经济业务，简化了记账工作量。常见的汇总凭证有材料耗用汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。材料耗用汇总表的格式如表５－６所示。(四)按用途不同，可分为通知凭证、执行凭证和计算凭证１.通知凭证通知凭证，也称命令凭证，是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如银行进账单、付款通知单、罚款通知单等。这种凭证由有关部门签字发出，通知有关部门执行，它能证明有关业务已经完成。银行进账单的格式如表５－７所示。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核２.执行凭证执行凭证，也称手续凭证，是指用来证明某项经济业务已经完成或已经执行的原始凭证，如领料单、入库单、销货发票、收据等。领料单的格式如表５－８所示。３.计算凭证计算凭证是指对已经完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证，如制造费用分配表、产品成本计算单、工资计算表等。制造费用分配表的格式如表５－９所示。根据上述对原始凭证的分类，可以归纳如图５－１所示。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核二、原始凭证的基本内容经济业务的内容多种多样，记录经济业务的原始凭证所包含的具体内容也各不相同，各有其不同的要求和特点。但每一种原始凭证都必须客观地、真实地记录和反映经济业务的发生、完成情况，都必须明确有关单位、部门及人员的经济责任，这些共同的要求，决定了每种原始凭证都必须具备以下几项基本内容。(１)原始凭证的名称。(２)填制凭证的日期和凭证的编号。(３)接受凭证单位名称。(４)经济业务的内容、数量、计量单位、单价和金额。(５)填制凭证单位的名称或填制人姓名。(６)经办人员的签名或盖章。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核三、原始凭证的填制要求原始凭证是填制记账凭证的依据，也是具有法律效力的证明文件，还是会计核算最基础的原始资料。因此，原始凭证填制得正确与否，关系到整个核算工作的质量。在填制原始凭证时，必须遵循以下基本要求。(一)记录真实原始凭证必须依据实际发生的经济业务来填列相应的数字和内容，确保所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。(二)内容完整原始凭证的各项内容必须详尽填写，不得遗漏或省略。在填写过程中要注意以下方面。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(１)年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写。(２)名称要齐全，不能简化。(３)品名和用途要填写明确，不能含糊不清。(４)有关人员的签章必须齐全。(三)手续完备无论是自制原始凭证还是外来原始凭证，都必须有经办单位和经办人员的签名盖章。例如，自制原始凭证必须有经办部门和经办人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须有本单位公章和经办人员签章；从外部取得的原始凭证必须有填制单位的公章和填制人员的签章；从个人处取得的原始凭证必须有填制人员的签章。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(四)书写清楚、规范原始凭证上的文字和数字都要认真填写，字迹清楚、规范，易于辨认，不能使用未经国务院公布的简化汉字。书写时要用蓝色或黑色笔，填写支票必须使用碳素笔书写，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚。具体而言，原始凭证的填写必须符合以下要求。１.中文大写数字的书写要求(１)中文大写金额数字，主要用于发票、支票、存单等各种重要凭证的书写，为了易于辨认，防止涂改，应一律使用正楷字体或行书字体书写。(２)有固定格式的重要凭证，大写金额栏一般都印有“人民币”字样，书写时，金额数字应紧接在“人民币”后面。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(３)中文大写金额数字到“元”或“角”为止的，应在“元”或“角”后面写上“整”或“正”字；大写金额数字到“分”的，“分”后面不写“整”或“正”字。(４)大写金额“拾”“佰”“仟”“万”等数位字前必须冠有数量词“壹”“贰”“叁”“肆”“伍”“陆”“柒”“捌”“玖”等，不可省略。２.阿拉伯数字的书写要求(１)在填制凭证时，小写金额前应冠写币种符号，如“￥”“ＵＳ＄”等。(２)所有以元为单位的阿拉伯金额数字，除表示单价等情况外，一律写到角分。到元为止，无角、无分的金额数字，角位和分位写“００”或用“－”表示。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(３)各数字自成体型，大小匀称，笔顺清晰，合乎手写体习惯，流畅、自然、工整、清晰。(４)账表凭证上书写的阿拉伯数字应有一定的倾斜度，与底线成６０°为宜。(５)除“７”“９”外，其余数字要紧靠底线书写，数字高度约占账表凭证金额数码格的二分之一，这样既美观，又便于改错。(６)除“４”“５”以外，其他数字，均应一笔写成，不能人为地增加数字的数画。(７)对于不易写好、容易混淆且笔顺相近的数字，尽可能地按标准字体书写，区分笔顺，避免混同，以防涂改。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(五)编号连续各种原始凭证要连续编号，以便考查。如果凭证上预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在因错作废时，应加盖“作废”戳记，按原编号顺序与其存根联一起保存，不得撕毁。(六)错误更正要规范原始凭证填写过程中发生错误时，不得涂改、刮擦或挖补，应当由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章。金额错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。(七)填制及时原始凭证应在经济业务发生或完成时及时填制，并按规定的程序和手续传递给有关部门，以便及时办理后续业务，进行会计审核和记账。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核四、原始凭证的审核为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实、合法、完整和准确，会计人员必须对原始凭证进行严格审核。只有经过审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证的依据。原始凭证审核的内容主要包括以下几个方面。(一)真实性审核原始凭证作为经济业务发生或完成情况的初始证明，其真实性对会计信息质量有重要影响。其真实性审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员签名或盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防作假。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(二)合法性审核审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家有关政策、法规、制度的情况，是否符合规定的审核权限，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。(三)合理性审核审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。(四)完整性审核审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏填项目，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(五)正确性审核审核原始凭证记载的各项内容是否正确。例如，接受凭证的单位名称是否正确，金额的填写和计算是否正确，错误更正是否正确等。(六)及时性审核及时性是保证会计信息有效性的前提。审核时应注意审查原始凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。原始凭证的审核是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持原则，认真履行其职责。经过审核的原始凭证，应根据不同情况分别进行如下处理。上一页下一页返回任务二原始凭证的填制与审核(１)对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账，并将该原始凭证附在记账凭证后面或单独保管。(２)对于真实、合法、合理但内容不完整、手续不完备、计算有错误或填写不符合要求的原始凭证，应退回经办单位或经办人补办手续、更正错误或重新填制。(３)对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予受理，并向单位负责人报告。上一页返回任务三记账凭证的填制与审核一、记账凭证的种类(一)按使用范围不同，可分为通用记账凭证和专用记账凭证。１.通用记账凭证通用记账凭证，也称标准凭证，是指适用于所有经济业务的一种记账凭证，即以一种格式记录全部经济业务。在经济业务比较单一、业务量也较少的单位，适宜使用通用记账凭证。其格式如表５－１１所示。２.专用记账凭证专用记账凭证是指用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其是否反映货币资金的收付业务，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(１)收款凭证:专门用来记录库存现金和银行存款收款业务的会计凭证。它是根据有关库存现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的，也是登记现金日记账、银行存款日记账及有关明细分类账、总分类账的依据，还是出纳人员收讫款项的依据。其格式如表５－１２所示。(２)付款凭证:专门用来记录库存现金和银行存款付款业务的凭证。它是根据有关库存现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的，也是登记现金日记账、银行存款日记账及有关明细分类账、总分类账的依据，还是出纳人员支付款项的依据。其格式如表５－１３所示。(３)转账凭证:专门用来记录不涉及库存现金、银行存款业务的会计凭证。它是根据库存现金、银行存款收付业务以外的其他原始凭证填制的，也是登记有关总分类账及明细分类账的依据。其格式如表５－１４所示。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(二)按填制方式不同，可分为单式记账凭证和复式记账凭证１.单式记账凭证单式记账凭证是指只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。某项经济业务涉及几个会计科目，就填制几张单式记账凭证。单式记账凭证反映内容单一，便于分工记账，便于按会计科目汇总，但一张凭证不能反映一笔经济业务的全貌，不便于检验会计分录的正确性。其格式如表５－１５、表５－１６所示。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核２.复式记账凭证复式记账凭证是指将每一笔经济业务所涉及的全部科目及发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中应用最为普遍的记账凭证。如前述的收款凭证、付款凭证、转账凭证及通用记账凭证均属于复式记账凭证。复式记账凭证全面反映了经济业务的对应关系，有利于检查会计分录的正确性，但不便于会计岗位上的分工记账。(三)按是否经过汇总，可分为非汇总记账凭证和汇总记账凭证１.非汇总记账凭证非汇总记账凭证是指没有经过汇总的记账凭证。如前述的收款凭证、付款凭证、转账凭证、通用记账凭证及单式记账凭证均属于非汇总记账凭证。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核２.汇总记账凭证汇总记账凭证是指将某段时间的若干张记账凭证，按照一定的方式汇总编制的据以登记总分类账的凭证。按照汇总的方法不同，汇总记账凭证又可分为分类汇总记账凭证和全部汇总记账凭证。(１)分类汇总记账凭证。分类汇总记账凭证是指按照记账凭证的种类分别汇总填制的凭证，如“汇总收款凭证”“汇总付款凭证”“汇总转账凭证”。“汇总收(付)款凭证”是按照“库存现金”和“银行存款”科目的借(贷)方分别设置的一种汇总收(付)款凭证，它汇总了某段时间内库存现金与银行存款的收(付)款业务；“汇总转账凭证”是按照每一项贷方科目分别进行设置，用来汇总某段时间内的转账业务。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(２)全部汇总记账凭证。全部汇总记账凭证是指将某段时间内的记账凭证全部汇总而填制的一种汇总记账凭证，如“科目汇总表”。根据上述对记账凭证的分类，可以归纳如图５－２所示。二、记账凭证的基本内容记账凭证种类不同、格式各异，但其主要作用都是对原始凭证进行分类、整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，并据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备以下基本内容。(１)记账凭证的名称。(２)填制凭证的日期和凭证的编号。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(３)经济业务的内容摘要。(４)会计科目(包括子目和细目)、借贷方向和金额(即会计分录)。(５)记账标记。(６)所附原始凭证的张数。(７)填制凭证人员、稽核人员、记账人员、机构负责人、会计主管人员的签名或盖章。此外，收款凭证和付款凭证还需要有出纳人员的签章。三、记账凭证的填制(一)记账凭证的填制要求记账凭证是进行会计处理的直接依据，填制记账凭证除了应符合原始凭证的填制要求外，还应注意遵守以下要求。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(１)依据要充分。记账凭证的填制必须根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证进行，除冲账、期末结账和更正错误等个别业务外，记账凭证都应当附有原始凭证，并注明所附原始凭证的张数，以备查阅。(２)格式要统一。记账凭证必须采用规定的格式，不能轻易改换，特别是同一个会计年度内，一般不宜改变记账凭证的格式，以免引起凭证传递、编号、使用、装订、保管等方面的混乱。在实际工作中，收款凭证、付款凭证和转账凭证除采用统一格式外，还规定使用不同的颜色，以便于识别。(３)内容要齐全。记账凭证的各项内容必须填写完整，同时应注意:①不能将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上；②日期要填写清楚，不能省略；③摘要既要简明，又要确切。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(４)编号要连续。记账凭证一般采用“字”和“号”的编号方法，按凭证的种类确定“字”，如收款凭证为“收”字，付款凭证为“付”字，转账凭证为“转”字，现金收款凭证为“现收”字，银行存款付款凭证为“银付”字；然后再按“字”分别连续编号。规模较小、记账凭证不多的企业也可以采用统一编列“总号”的方法。(５)会计科目名称要规范。填写会计科目时，要符合会计制度的统一规定，不得任意更改、简化会计科目的名称，不得只写科目编号、不写科目名称，有明细科目的必须填写齐全。同时要注意先借后贷及记账方向，确保会计科目使用的正确性和核算口径的一致性。(６)借贷要平衡。凭证填制完毕，应加计合计数，以检查借贷双方的金额以及总账科目和明细科目的金额是否平衡。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(７)空行要注销。记账凭证应按行次逐项填写，不得跳行或留有空行。对记账凭证中的空行，应自金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行划斜线或Ｓ线注销。(８)手续要完备。记账凭证填制完成后，必须要由相关人员签名或盖章，以便加强凭证管理，分清经济责任。(二)记账凭证的填制方法１.收款凭证的填制凡涉及现金和银行存款增加的业务(现金和银行存款之间划转业务除外)都必须填制收款凭证。收款凭证的具体填制方法如下。(１)凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(２)日期应填写编制本凭证的日期。(３)凭证右上角填写凭证的顺序号。(４)“摘要”填写对所记录经济业务的简要说明。(５)“贷方科目”填写与“库存现金”或“银行存款”相对应的会计科目。(６)“记账”是指该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务重记或漏记。(７)“金额”是指经济业务的发生额。(８)凭证右边的“附件张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数。(９)凭证最下面分别由有关人员签章，以明确经济责任。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核２.付款凭证的填制凡涉及现金和银行存款减少的业务(现金和银行存款之间划转业务除外)都必须填制付款凭证。付款凭证的具体填制方法与收款凭证基本相同，只是凭证左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。３.转账凭证的填制转账凭证的格式与收、付款凭证的主要区别是不设主体科目栏，填制转账凭证时，某项经济业务涉及的会计科目全部填在会计科目栏，并按应借、应贷方向将金额分别记入借方金额栏或贷方金额栏。另外，由于会计分录的书写格式为借方在上、贷方在下，所以填制转账凭证时也要借方科目在上、贷方科目在下。其他内容的填制与收、付款凭证相同。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核４.通用记账凭证的填制通用记账凭证的填制方法与转账凭证基本相同，所不同的是在对该类凭证编号时，要按照经济业务发生的先后顺序编号，采用“记字第×号”的方法编号。四、记账凭证的审核为了保证会计信息的质量，记账凭证编制完成后，应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核。记账凭证审核的主要内容包括如下几点。(１)真实性审核。审核记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否一致。(２)正确性审核。审核记账凭证的借贷科目是否正确，金额是否正确，日期、凭证编号、摘要、附件张数、有关人员的签章是否正确。上一页下一页返回任务三记账凭证的填制与审核(３)完整性审核。审核记账凭证的各项内容是否填写完整，有关人员的签章是否完备。(４)规范性审核。审核记账凭证中的数字是否清晰，文字是否工整规范，摘要是否简明扼要。记账凭证经过审核，如发现错误，应及时查明原因，予以更正。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。上一页返回任务四会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指会计凭证