档案资料管理条例

档案资料管理条例总则为进一步规范各类单位档案资料的全生命周期管理，明确各环节管理要求，保障档案资料的完整、安全、有效利用，结合日常管理实际场景与一线管理经验，制定本条例。我从事一线档案管理工作快十年，见过太多因为档案管理混乱闹出的麻烦：有员工离职调档找不到入职原始材料，跑前跑后补了大半年；有项目结题验收找不到当初的立项审批文件和合同原件，差点影响项目验收；还有老单位库房漏雨没及时检查，泡坏了半库房早年的文书档案，花了几个月抢救还是有不少内容彻底无法辨认。所以这份条例不是凭空编出来的条条框框，是把我们这么多年踩过的坑、总结出来的经验整理成明确规则，既方便大家配合执行，也能从根本上解决档案管理“乱找、找不到、找着也坏了”的老问题。本条例的核心框架遵循从前端到后端的流程逻辑，所有要求都兼顾了管理规范和工作便利性，具体内容如下：1总则1.1制定目的本条例的核心目的有三个：第一是保障所有档案资料的完整性，避免该归档的材料流失在各个部门或者个人手里，需要用的时候找不到；第二是保障档案资料的安全性，不管是纸质档案还是电子档案，都要避免损坏、泄露和丢失；第三是提升档案利用的便利性，让需要用档案的同事能够快速调取，不耽误正常工作开展。简单说就是“存得住、管得好、拿得到”，既对单位的历史负责，也对当下每一位员工的工作负责。1.2适用范围本条例适用于单位所有内设部门、下属分支机构，以及所有在岗工作人员，覆盖所有工作中产生的各类档案资料，不管是纸质印刷的文书、合同、凭证，还是电子文档、影音录像、数据光盘，甚至是实物类的荣誉奖牌、工程样品档案，都要按照本条例要求管理，没有例外。私人的物品和材料不需要纳入单位档案管理，但也不允许私自带进档案库房混放占用公共存储空间。1.3管理基本原则档案管理遵循四个核心原则：第一是统一集中管理原则，所有档案完成部门初审后，必须统一移交到单位专门的档案管理部门保管，不允许各部门私自留存重要档案，更不允许个人把单位档案带回家存放；第二是分类分级管理原则，按照档案的内容、保密等级、保管期限分类存放，不同等级的档案采取不同的管理标准；第三是安全保密原则，涉及工作秘密的档案严格按照保密要求管理，不允许无关人员接触；第四是便民利用原则，不能为了安全就把档案锁起来没人能调，要在符合规则的前提下尽可能为大家提供利用便利，不要让档案变成“死档案”。明确了基本规则和方向后，我们从档案形成的第一个环节说起，落实收集与归档的具体要求。2档案资料的收集与归档2.1归档范围凡是能反映单位工作活动、具有保存利用价值的材料都应当归档，具体来说包括几大类：第一是党群行政类，包括各类会议纪要、发文收文、单位资质材料、规章制度、对外往来函件等；第二是业务工作类，包括项目立项材料、招投标文件、合同协议、过程记录、结题验收材料、成果报告等；第三是人事类，包括员工入职材料、劳动合同、考核记录、职称评审材料、薪资调整材料等；第四是财务类，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、银行对账单等；第五是电子影音类，包括单位活动的照片视频、重要会议的录音录像、业务系统导出的核心数据、扫描件电子备份等。当然也不是什么东西都要归档，重复打印的多余文件、没有生效的草稿、已经作废的无效文件、私人的邮件物品都不需要归档，避免占用不必要的存储空间。2.2归档时限不同类型的档案有不同的归档时限要求，常规的日常文书文件，要求在每季度结束后15天内完成整理归档，不要攒到年底一起交，攒的时间久了很容易丢；项目类档案要求在项目结题验收完成后1个月内完成归档，项目做完趁热整理，很多细节大家都记得，不容易漏材料；人事类档案要求在员工相关手续办理完成后一周内归档，比如新员工入职、员工岗位调整、离职手续办完，都要及时把材料交过来，避免耽误员工后续调档、政审等需求；电子档案要求和纸质档案同步归档，不要想着等以后一起存，电子存储介质说坏就坏，越早存越安全。2.3归档质量要求移交归档的材料要符合基础质量要求，纸质档案要保证页面干净平整，没有破损缺页，所有需要签字盖章的位置必须签字盖章齐全，不允许拿没有完成审批的复印件来归档，无效文件我们是不会收的；电子档案要按照统一规则命名，一般格式是“部门-档案类型-文件名”，方便我们检索查找，电子档案要保证可以正常打开，没有损坏，移交前要做好杀毒，避免把病毒带到单位档案管理系统里；所有归档的材料都要附上部门的归档目录，写清楚归档材料的数量、类型，我们核对无误后双方签字确认，避免后续说不清楚。收齐归档好材料，只是档案管理的第一步，要让档案存得久、找得到，必须做好中间环节的整理与保管，具体要求如下。3档案资料的整理与保管3.1分类整理要求我们统一按照“年度-部门-保管期限”的规则分类整理，先按产生的年份分开，再按形成的部门分开，最后按照永久、30年、10年的保管期限分开，每一份档案都要编唯一的档号，打印对应的档案目录，电子档案也要和纸质档案对应编号，做到“一份档案一个号，线上线下对得上”。我之前见过不少单位整理档案乱分类，把不同年份不同部门的材料混在一起，真要找一份文件翻半天都翻不到，所以分类整理这一步一定要做细，不能图省事瞎放，不然辛苦归档的档案最后变成了“垃圾堆”，谁都用不了。3.2保管场所要求纸质档案专门存放在符合标准的档案库房，库房要满足防火、防潮、防光、防虫、防鼠、防盗的要求，我们常年开着除湿机控制温湿度，避免纸张受潮长霉，库房窗户都贴了防紫外线膜，防止阳光直射把纸张晒变脆，门窗也都有防盗设施，非档案管理人员不许随便进入库房。电子档案存放在专门的档案管理服务器，除了本地存储，还要做异地备份，万一遇到火灾、地震这种突发情况，本地服务器坏了还有异地备份能调出来，不会把所有数据都丢了。我早年在老单位吃过库房条件差的亏，所以对这一块要求特别严，该花的功夫一定要花，不然出了事后悔都来不及。3.3日常养护要求我们每半年会对所有纸质档案做一次全面检查，看看有没有长虫、受潮、破损的情况，发现问题及时做修复，库房的杀虫药、除湿设备也会定期检查更换，保证一直能用；电子档案每三年会做一次数据迁移，把旧存储介质上的数据转到新的介质上，避免存储介质老化损坏数据，同时定期给服务器杀毒打补丁，防止病毒攻击和数据泄露。档案养护是个慢功夫，平时看不出来用处，真出问题就能看出差别了，坚持做下来才能让档案存几十年甚至上百年都没问题。档案管好不是为了锁起来当摆设，最终是要给工作服务的，所以接下来我们明确档案利用与借阅的规则，既保证安全，也方便大家用。4档案资料的利用与借阅4.1内部借阅流程本单位员工因为工作需要借阅档案，首先要填写档案借阅申请单，写清楚要借的档案名称、用途、借阅期限，经部门负责人签字确认后，我们才会帮你调取，如果借阅的是保密等级的档案，还需要分管领导签字批准才能借阅。我之前遇到过一个同事，拿了档案就走不办手续，后来把档案忘在自己办公室抽屉里，过了大半年要用的时候找不到，全单位帮着找了好久才发现，既耽误了大家的时间，也差点出大问题，所以手续一定要全，不是我们故意卡大家，是对档案负责也是对大家负责。4.2外部单位查阅流程外部单位因为工作需要来查阅档案，必须持单位开具的正式介绍信，写明查阅人的身份、查阅用途，经单位办公室审核、分管领导批准后才能查阅，一般不允许带走原件，只能复印需要的内容，所有查阅信息都要登记在册，写明查阅人、查阅时间、查阅内容，留好底备查。4.3利用行为规范借阅档案之后，不能涂改、勾画、拆页、损坏档案，也不能把档案转借借给其他无关人员，借阅到期要及时归还，如果工作还没做完需要续借，可以过来办续借手续，不要一直拿在自己手里，别人要用也找不到。涉及保密内容的档案，不允许私自复印，不允许把内容拍照传到自己手机或者私人邮箱，严格遵守保密要求，大家都是出来工作的，该守的规矩一定要守。其实我们也理解大家赶时间要办事，只要符合规则，我们都会尽可能快给大家调档案，不会故意拖。档案不是需要永远保存的，超过保管期限、没有保存价值的档案要按规定销毁，单位调整或者人员变动也要按规定移交，具体要求如下。5档案资料的销毁与移交5.1保管期限鉴定档案到了规定的保管期限后，我们会组织档案管理部门、业务部门、合规部门一起做鉴定，看看这份档案还有没有保存利用价值，还有用的就继续保管，没有用的就列入销毁清单，不会不管有用没用一直堆着，不然库房再大也总有放不下的一天。5.2销毁流程要销毁的档案先要造好销毁清册，写清楚每份要销毁档案的名称、档号、数量、形成时间，报单位主要领导批准之后才能销毁，销毁的时候必须有两个人以上到场监销，销毁完成后监销人要在销毁清册上签字确认，涉及保密内容的档案，必须送到有资质的专门保密销毁机构粉碎处理，不允许随便当废品卖掉，防止保密内容泄露出去。5.3移交要求如果单位发生合并、拆分、职能调整，或者档案管理人员岗位变动，都必须办理正式的档案移交手续，交接的时候要对照档案目录一条一条核对清点，确认数量和状态都没问题之后，交接双方和监交人都要签字确认，责任分清楚。我之前换岗位交接，对着目录点了三天档案，就是要对接我工作的人负责，对单位负责，不能人走了档案扔那里，谁都不清楚有多少、放哪里，留下烂摊子给别人收拾。最后我们明确监督考核与责任追究，保证条例能落到实处，不变成一纸空文。6监督考核与责任追究6.1日常监督检查档案管理部门每季度会对各部门的归档情况做一次抽查，检查有没有该归档未归档的材料，归档材料质量合不合格，每年会做一次全面的档案管理工作检查，检查结果会通报给所有部门，发现问题及时要求整改。6.2考核与奖励我们把档案管理工作纳入部门年度绩效考核，归档及时、材料完整、没有出过问题的部门，会在绩效考核里加分，年度档案管理工作做得突出的个人和部门，也会给适当的奖励，鼓励大家重视这项工作。6.3责任追究如果出现违反本条例的情况，比如该归档不归档、私自留存带走单位档案、损坏丢失档案、私自销毁档案、泄露保密档案内容的，首先会给通报批评，责令整改，情节严重、给单位造成损失的，会按照相关规定追究责任。当然我们也不会上来就处罚，大多数都是不小心疏忽了，及时整改补材料就没问题，主要还是提醒大家重视，真的故意违反规则才会追究责任。总结本条例覆盖了档案资料从产生、归档、保管、利用到销毁移交的全流程，所有要求都是从我们一线实际工作里总结出来的，不是脱离实际的空洞要求，核心就是两个目标：一是守住