供应商履约监督管理细则

供应商履约监督管理细则为规范公司供应商履约行为，防范供应链各类风险，保障公司各项生产经营活动顺利开展，同时维护供需双方合法权益，促进长期稳定互利共赢的合作关系，结合我司多年采购管理的实际经验，制定本供应商履约监督管理细则。本细则适用于公司所有类型合作供应商的履约监督管理工作，所有内部相关部门及合作供应商都应当严格遵守。作为在采购行业摸爬滚打快十年的老采购，我太清楚履约监督的重要性了，很多人觉得我们做这个就是没事找事，专门挑供应商的错，其实真不是，我们是在帮双方提前避开坑，免得最后小问题拖成大麻烦，既耽误我们的项目进度，也让供应商前期的投入打了水漂，规则提前说清楚，大家按标准来，反而都省心。1总则1.1制定目的本细则的核心目的不是为了约束供应商、给供应商制造门槛，而是三个方向：第一是提前防控履约风险，把可能出现的交付延迟、质量不合格等问题消灭在萌芽阶段，保障公司生产、项目等各项工作正常推进；第二是明确供需双方的权利义务，出现问题时有统一的处理标准，避免各说各话扯不清，保障双方的合法权益；第三是筛选培育优质供应商，淘汰不合格供应商，构建健康稳定的供应链体系，最终实现供需双方的长期互利共赢。1.2适用范围本细则适用于所有与公司签订正式采购合同、服务合同、工程外包合同的供应商，不管是合作了五六年以上的长期框架供应商，还是一次性项目的临时定点供应商，不管是体量很大的行业头部企业，还是刚和我们合作的小型供应商，都统一按本细则执行，不搞双重标准。1.3基本原则1.3.1全流程覆盖原则履约监督不是只盯最后交货那一下，从合同签订完成，到前期准备、生产实施、交付验收，再到质保期售后，全环节都要纳入监督范围，做到哪里有履约，哪里就有监督。1.3.2公平公正公开原则所有监督标准、违约处理规则都提前公示，签合同时就明确写进条款，监督过程全程留痕，所有结果都对供应商公开，不藏着掖着，也不针对任何一家供应商搞特殊化。1.3.3防控结合、人性化处理原则我们把提前预警放在第一位，能提前解决的问题绝不拖到事后追责，对于客观原因导致的履约异常，只要供应商主动上报、积极整改，我们都会协调调整方案，给供应商整改机会，不会一上来就处罚。1.3.4互利共赢原则履约监督本质是帮双方一起把合作做好，不是我们单方面要求供应商，我们也会根据监督反馈调整自身不合理的要求，比如交付节点定得太急、技术要求写得模糊这些问题，我们也会改，最终目的是一起提升，一起赚钱。2履约监督管理组织及职责权责清晰是监督落地的前提，我们明确各相关部门的分工，避免出现“谁都管、谁都不管”的尴尬情况，具体分工如下：2.1采购牵头部门（采购部）采购部是供应商履约监督的统筹部门，主要职责有三个部分：第一是负责制定、更新本细则，组织各相关部门定期开展履约检查和评价，协调处理履约过程中的各类争议；第二是负责收集整理各部门反馈的履约异常信息，跟进供应商整改进度，组织开展违约认定和处理工作；第三是负责将所有履约监督结果记入供应商档案，作为后续招标、合作续约的核心依据。2.2需求使用部门（生产部/项目部/行政部等）需求使用部门是履约情况的第一发现人，最清楚供应商的实际表现，主要职责有：第一是全程跟踪供应商的日常履约行为，从对接开始到交付使用全环节记录情况，第一时间向采购部反馈发现的异常；第二是负责组织或者参与履约验收，如实给出验收评价，不隐瞒问题，也不故意刁难供应商；第三是配合采购部开展违约调查，提供真实的交付记录、沟通记录等证据，保障处理结果公平。2.3质量管控部门（质检部）质检部负责质量维度的履约监督，主要职责有：第一是对供应商交付的产品、工程按照标准进行质量检验，出具正式的质量检验报告，明确标注合格或者不合格，以及具体问题点；第二是跟踪供应商的质量整改过程，整改完成后重新验证结果，确认整改是否到位；第三是定期汇总全品类供应商的质量履约情况，梳理共性问题反馈给采购部，从源头优化供应商质量。2.4财务部门财务部门负责资金相关的履约监督，主要负责核对供应商是否按合同要求缴纳履约保证金、开具履约保函，是否按约定提供合规发票，核对和履约挂钩的付款条件是否满足，避免出现提前付款、违规付款的情况，这块其实之前很多人容易忽略，我就碰到过供应商拖了大半年不开票，导致我们这边做账出问题，最后还要调账，所以明确这块的职责非常有必要。讲清楚了组织分工，接下来就是整个细则最核心的部分，也就是全流程履约监督的具体内容和要求，我们把监督嵌入履约的每一个环节，做到提前发现问题、提前解决问题。3全流程履约监督内容及要求3.1签约后前期准备阶段监督很多履约问题其实从签约后就埋下隐患了，所以监督从签约完成就开始，具体要求是：第一，我们会在合同签订完成后一周内，跟进供应商的前期准备情况，要求供应商反馈原材料备货、团队搭建、生产排程、技术对接等准备工作进度，如果供应商说还没启动，我们会提前提醒，避免快到交付期才开始准备，最后肯定交不出来；第二，由采购部和财务部一起核对，供应商是否按合同约定的时间缴纳履约保证金或者开具履约保函，如果超过约定时间一周还没落实，就触发第一次预警；第三，对于定制化产品、大型工程项目，我们会主动组织供应商和内部技术部门、需求部门做对接交底，重新核对技术要求、交付节点、特殊要求，避免因为信息偏差导致供应商理解错要求，我之前就碰到过供应商看错了图纸尺寸，做出来的产品全错，耽误了两个多月的项目进度，双方都损失惨重，所以前期对接的监督真的非常重要。3.2生产/实施过程动态监督进入正式生产或者项目实施阶段后，我们按订单大小分级做动态监督：第一，对于金额较大、周期较长的订单或者项目，我们会安排采购和技术人员定期做现场巡检，一般至少一个月一次，关键节点还会增加巡检次数，现场核对进度是否符合计划，有没有偷换原材料、违规调整工艺的情况，如果发现进度落后，会和供应商一起分析原因，能协调资源的我们也会帮忙，尽量把进度赶回来；第二，对于常规小批量订单，我们要求供应商每周反馈一次进度，只要进度落后于计划超过十分之一，就会触发预警，提醒供应商加快进度；第三，我们鼓励供应商遇到问题主动上报，如果确实是客观原因，比如上游原材料断供、设备故障、物流管控这些不可抗的问题，只要提前说，我们都会一起想办法协调调整交付时间，最忌讳的就是供应商瞒着不说，到了交付日期才说交不出来，那时候我们再调整都来不及，对双方的损失都大。3.3交付验收环节监督交付验收是履约监督的最后一道关口，必须严格把关：第一，交付后首先由需求部门核对交付的数量、规格、型号、配件，是不是和合同、订单要求一致，有没有少发、错发，送货单、合格证等单据是不是齐全，信息对不对；第二，质量验收由质检部门按标准执行，该抽检的抽检，该全检的全检，出具正式的验收报告，不合格的会明确标注具体问题，不会只说“不合格”就完事，让供应商清楚改哪里；第三，服务类合同的验收，由需求部门按合同约定的考核指标一项一项核对，比如运维服务的响应时间、解决率，保洁服务的清洁达标率，都要有具体的记录，不做模糊评价。3.4售后质保阶段监督很多人觉得验收完履约就结束了，其实售后质保也是合同约定的履约内容，同样要纳入监督：第一，我们会记录供应商在质保期内的售后响应情况，比如产品出问题后，有没有按合同约定的时间上门维修，是不是免费更换配件，维修后的质量能不能保障，都一一记录在案；第二，对于长期服务类供应商，比如年度保洁、年度IT运维，我们每个季度都会做一次履约满意度评价，把达不到要求的地方整理出来反馈给供应商，要求及时整改。全流程的监督做好了，发现履约异常后就要按规则处理，我们不搞一刀切，按问题的影响程度分级处理，既讲规则也讲人情。4违约异常的认定与处理4.1违约异常分级我们根据异常对公司业务的影响程度，把履约异常分为三级：第一级是一般异常，就是不影响整体项目进度和正常使用的小问题，比如交付晚1到2天，个别不影响使用的小零件不合格，信息填报错漏这类问题；第二级是较重异常，就是已经影响了部分内部进度，需要整改才能正常使用的问题，比如交付晚了3到7天，部分产品质量不合格需要退换货，服务有多项不达标需要返工这类问题；第三级是严重异常，就是已经导致公司项目拖期、生产停线，造成了经济损失，或者根本无法交付，质量严重不合格无法使用，或者隐瞒重大问题不报这类问题。4.2违约异常处理流程针对不同等级的异常，我们有不同的处理方式：第一，一般异常触发预警提醒，由采购部给供应商发书面预警通知，要求说明原因，一周内完成整改，一般不做处罚，只要整改到位就不会留下影响，毕竟谁都有不小心出小错的时候；第二，较重异常或者重复出现的一般异常，会进行整改约谈，由采购部联合需求部门和供应商当面沟通，要求供应商制定明确的整改方案，约定整改期限，同时按合同约定扣除相应的违约金，所有扣款标准都是提前写在合同里的，不会乱扣；第三，严重异常，或者整改到期仍然达不到要求，一年内出现三次以上较重异常的，我们会按合同约定终止合作，扣除履约保证金，如果造成了超出保证金的损失，我们还会依法追讨赔偿，当然，走到这一步都是最后无奈的选择，我们从来不会随便终止合作，只要供应商愿意改，我们都会给机会。监督得到的结果不能放在档案里睡大觉，要充分利用起来，既要优化我们的供应商管理，也要帮助供应商成长，最终实现双赢。5履约监督结果的应用5.1作为供应商分级管理的核心依据我们每年会根据全年的履约记录，把供应商分为A、B、C、D四个等级，A级是履约优秀的供应商，后续招标可以享受加分政策，还能延长付款账期，优先获得合作机会，每年还会评选优秀供应商给与奖励；B级是履约合格的供应商，维持正常合作；C级是履约存在较多问题、整改到位的供应商，后续合作会增加审核环节，缩小合作规模，督促继续提升；D级是履约不合格的供应商，直接淘汰，两年内不接受任何形式的合作。5.2帮助供应商提升履约能力对于履约有小问题但是态度端正、愿意整改的供应商，我们不会一棍子打死，反而会提供力所能及的帮助，我之前就接触过一家小型加工供应商，产品质量其实很好，就是内部管理混乱，生产排程没有章法，交付准时率只有不到60%，经常出小异常，我们就安排我们的生产管理人员帮他们梳理了生产流程，调整了排程方法，不到半年，他们的交付准时率就升到了95%以上，现在成了我们非常靠谱的长期供应商，这就是双赢，我们得到了稳定的供货，供应商也提升了自己的管理能力，能接更多订单。5.3优化公司自身的采购管理履约监督的结果也能帮我们发现自身的问题，比如如果某一个品类的多家供应商都频繁出现交付延迟，那我们就要反思，是不是我们给的交付周期太不合理，是不是合同条款写得太苛刻，我们会调整自身的要求，让整个合作更顺畅，不是说所有问题都是供应商的，我们也会不断优化自己的管理。总则总的来说，本供应商履约监督管理细则，是我们踩过很多坑、总结了多年经验才整理出来的，