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物资采购及出入库管控规章制度

说明：本规章制度苣要适用于企业事业单位或者组织内部生产物资以及非生

产物资的采购管控以及出入库管控.其目的是为了规范企业事业单位或者组织的

物资采购，降低物资采购成本，确保企业事业单位或者组织各项物资供应，加强企

事业单位物资采购以及物资出入库的监督与管控.

相关管控规章制度:生产物料管控规章制度，办公用品管控规章等.

规章制度中涉及到的附件内容，例如采购计划单，请购单，领料单，入库单，出

库单等，详见物料采购管控或者项目采购管控中相关管控工具.

1,总则

1.1为了规范企业事业单位或者组织的物资采购，降低物资采购成本,确保企

业事业单位或者组织各项物资供应,加强企事业单位物资采购的监督管控,特制定

本规章制度.

1.2本规章制度是企业事业单位或者组织物费采购管控的基本规范,适用于企

业事业单位或者组织物资的采购以及出入库管控.

1.3采购部应当根据市场信息做到比质，比价采购，同时,在付款方式上，做到

货到付款,或分期付款,减少采购风险.

2,采购部职责以及工作原则

2.1采购部岗位职责

（1）负责物资采购管控规章制度和内部各岗位职责的制定；

（2）负责物资采购员，计划员及档案管控员的监督与管控；

（3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；

（4）负责物资采购的询价，议价，比质，比价；

（5）负责本相关剖门按时\保质，保量地完成所需各项物资的采购工作；

（6）负责管辖范围内的卫生，安全工作.

（7）负责做好各项档案的管控工作,如采购合同，各种审核或者签字文件及企

业事业单位或者组织下发的各种文件；

（8）负责建立采购物资台帐,借款明细帐及企业事业单位或者组织应付隼款,

定期与财务部对帐并协助实施物资盘点.

2.2物资采购原则

（1）未经审核或者签字的物资1律不得采购；

（2）仓库内的库存物资应优先使用；

（3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；

（4）采购物资时,应尽量通过银行结算，减少现金结算；

（5）在比价过程中，严格执行同类产品比相关质量，同样相关质量比价格，同

样价格比服务的原则，择优确定采购单位；

（6）对于先试用的物资，必须由使用相关部门出具试验报告,并由审核或者签

字后,方可采购.

（7）尽量避免当日使用，当日采购,1定要做到提前采购.

3,物资采购管控

3.1物资采购1般规章

3.1.1为节约采购成本，企业事业单位或者组织实行按月上报采购计划.采购

部编制采购计划时，要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划，避免物资积

压损失.

3.1.2企业事业单位或者组织各相关部门要按流程报物资采购计划，在每月的

日前向采购部报下月的采购计划,然后由采购部汇总后统1上交企业事业单位或者

组织经理办公室.

3.1.3各相关部门受供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的

损失由原材料清单提报人负责%的经济损失,所在相关部门承担—％;同时，

采购部有权拒绝采购型号不完整的物资.

3.1.4物资采购时必须严格按照采购原则,采购计划进行采购,做到不错订,不

漏订,及时准确地做好物资货源的落实工作.签订物资采购合同时，要严格执行合

同法和企业事业单位或者组织合同管控规章制度,合同中要明确数量，规格型号，

价格,相关质量相关标准,交货期,交货地点,结算方式,运费承担,包装,运输,验收

方式,经办人经济负责以及其它需要明确的事项.1般情况下，按照企业事业单位或

者组织相关标准合同文本签订合同，如有特殊情况,与企业事业单位或者组织律师

顾问联系后，再签定合同.

3.1.5物资采购时,如使用单位出具的原材料出现短缺现象,采购部应征求使

用单位意见,在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品,

否则，出现后果由采购帮负直接负责.

3.1.6采购部未能及时完成的采购任务,应及早报主管生产副CEO说明原因，

拟定补救措施.

3.1.7《生产物资采购计划单》，《非生产物资采购计划单》1式—联，各相

关部门审核签批齐全后:必须交到每联上的指定相关部门，以便统计核对.

3.2物资请购

3.2.1生产物资的请购：由采购部采购人员针对需采购的物资，依企业事业单

位或者组织存量管控基准,用料预算,参酌库存情况,进行市场摸价,货比3家后,如

实逐项填写“生产物资采购计划单”，并按“计划单”下方所设会签相关部门依次

审核签批后，将“计划单”分交给相关相关部门统计备查.具体流程如下：

相关部门采购员编制《生产物资采购计划单》一相关部门负责人一财务

科一CEO-相关部门采购员一交财务科和办公室统计一采购.

3.2.2非生产物资的领用及请购:非生产物资的领用由各相关部门依照本相关

部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领计划单》，经相关相关部门依

次审核签批后，交由采购相关部门进行汇总采购后,凭审核签批手续齐全的《非生

产物资申领计划单》向物资管控相关部门领用.非生产物资的申领与采购流程如

下：

相关部门人员编制《非生产物资申领计划单》一相关部门负责人一财务

科一CEO一办公室统计一采购部按汇总好的申领计划，编制《非生产物资采

购计划单》一财务科一CEO一交办公室统计一采购.

3.2.3紧急请购:对于紧缺,急用物资,应至少提前2日，持相关相关部门及CEO

核批后的“物资采购提交申请单”与采购人员取得联系，以便及时备货，保证使用.

如遇CEO外出，由请购相关部门电话请示CEO同意后，如实逐项填写“物资采购计

划单”，并在〃备注栏〃注明原因，方可采购，凡紧急请购的物资，必须在1-2天内补

办审核或者签字手续.具体流程如下：

相关部门采购员编制《生产物资采购计划单》一相关部门负责人电话请示

CEO同意后一相关部门采购员一厂2天内按“物资采购计划单签批流程”补批

手续.

3.3采购流程

3.3.1采购员在采购时对同1种商品应至少比价3家以上.

3.3.2采购员通过电话，传真“询价单”，E-mail,实地考察等方式进行寻价,

比价,议价.

3.3.3采购员要如实，认真，工整，逐项填写“物资采购计划单”中的各项目，

不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明.

3.3.4CE0对比价项进行核查,审查完毕后在《非，生产物资采购计划单》上的

“CEO审核或者签字意见”栏确认合适供应商，并在下方“CEO”处签名.（此条仅对

重要原材料或是数量金额较大的订单）

4,物资验收入库管控

4.1物资验收入库1般规章

4.1.1采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况.物资入库时，

采购人员要协同保管人员与交货人，使用相关部门主管或相关质量管控相关部门

办理验收手续，核对清点物资名称，规格，相关质量，数量是否与计划，合同及购货

凭证相符,检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和采购人员应

按验收单上的要求签字：以履行其职责.

4.1.2仓库保管人员在验收过程中发现的问题，要及时通知物资使用相关部门

和物资采购人员，并同时做出记录备案,分清负责,负责不清时严禁验收入库.

4.1.3验收中的不合格物资,严禁接受,如出现工作失误或故意验收，保管人员

负全部经济负责.

4.1.4采购人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应及时通知对方经办人,

尽快查实情况.

4.2物资验收入库流程

库管员对物资的数量，品种,规格,供货方等对应《非,生产物资采购计划单》

进行验收,核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据.

对于急用生产物资,库管员须到现场进行入库验收,并依照物资出入库规章流程办

理出入库手续.具体流程：

采购员或供应商送货到库一库管员与《非，生产物资采购计划单》核对验收

无误后开具《入库单》一相关部门负责人核实《入库单》签字一库管员入账.

4.3采购物资的发票入账流程

发票一库管员将《入库单》附在发票后一相关部门负责人在发票上签字

f财务部fCEOf财务入账.

5,物资出库管控（本部分也可以单独列此企事业单位根据实际需求拟定）

5.1物资出库1般规章

5.1.1物资的领用，发放,需按“先进先出，计划供应,节约用料”的总原则进行

发料,发货时要坚持1核对,2签字,3记帐,4盘点的流程,对违背发料原则造成物资

失效,霉变,大料小用，优材劣用以及差错等损失,保管人员承担全部经济负责.

5.1.2各相关部门领用材料时，必须填制“领料单”，由经办人和相关部门负责

人签字,仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货，并将领料单附在出库单

的后面，填写巾库单时必须按出库单规章的格式填写完整.

5.1.3保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办

手续和白条发货.

5.1.4各相关部门领用材料时，应严格按照相关部门领料单规章的内容和要求

填写,不准在领料单上作任何改动，如填写错误必重写.

5.1.5各种物资材料的转让和外售时，需经企业事业单位或者组织分管干部和

CEO审核或者签字，（经办人按购入物资成本，（含运费，采购费用等）另加管控费,

进行对外报价），仓库保管人员凭财务部收款凭证:方可办理出库手续.

5.1.6办公用品的领用：各相关部门在领用办公用品时，1律凭相关部门月底填

写的办公用品提交申请表中明细，由办公室主任审核或者签字，办理领用登记手

续.

5.1.7生产用原料，劳动工具，维护材料（包括设备配件等）的领用：领用相关

部门负责人审核或者签字，领用后做登记管控，工具统1采用“交旧领新”制.

5.1.8物资出库后仓库保管员要及时登记账簿,仓库保管员按月要与成本会计

核对账目，确保货物数量准确无误,成本会计按月向财务部填报物资进，销,存月分

析表,财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点，做到账

账相符，账物相符,账卡相符,卡物相符.

5.1.9所有发料凭证，原始单据应由保管人员妥善保管，按月装订，发料凭证,

原始单要按财务规章制度的保管时间和销毁流程办理，不可丢失，否则，应承担全

部经济负责•.

5.1.10退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领，借发物资；

车间小库多余物资.退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同，物

资退库时保管员要认真进行验收，因物资相关质量不合格退库，必须进行技术鉴定,

出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货.

5.1.11对超储物资应积极调剂,正常存储物资1般不予调剂，凡对外调剂的物

资必须由物资采购人员提交申请，分管干部或CEO审核或者签字，其他任何人