公文流转管理制度

公文流转管理制度为规范本单位公文流转全流程管理，提升公文办理质量与效率，保障公文安全保密，依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）及国家保密管理相关规定，结合本单位工作实际，制定本制度。1适用范围1.1本制度适用于本单位机关各部门、所属各分支机构在公务活动中形成、使用、流转的各类公文管理，涵盖收文办理、发文办理、归档管理、保密管控、清退销毁全链条环节。1.2本制度所指公文包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种法定公文，以及内部工作简报、专项方案、审批件、会议材料、外单位来函来件等具有执行效力或参考价值的公务文书。1.3涉密公文的流转除需符合本制度要求外，需严格执行国家保密法律法规及本单位专项保密管理制度；电子公文的流转需符合本单位电子印章、电子档案管理相关规定。2基本原则2.1统一归口原则。公文流转由本单位综合行政部统一归口管理，各部门、各分支机构指定1名专职或兼职公文联络员负责本部门公文的对接、传递、报送，禁止多头主送、横向无序传递，禁止部门直接接收上级单位主送本单位的公文。2.2时效优先原则。严格按照公文时限要求分级办理，特急件随到随办、优先保障，急件提速办理、压减环节，平件按序办理、按时办结，严禁拖延积压、逾期未办。2.3全程留痕原则。所有公文流转的每一个环节均需登记经办人员、办理时间、办理意见，纸质公文需留存纸质审批痕迹，电子公文需留存系统操作日志，实现全流程可追溯、可查询、可倒查。2.4安全保密原则。严格遵守保密管理规定，涉密公文全程闭环管控，非涉密公文规范存储传递，严禁失泄密事件发生。2.5精简高效原则。严格控制发文数量，简化流转环节，可发可不发的公文一律不发，能通过线上办理的一律不跑线下，切实减轻基层负担。3收文办理流程收文办理指对外部来文的接收、办理过程，包括签收、登记、初审、拟办、批办、承办、传阅、催办、办复9个环节。3.1签收3.1.1综合行政部公文管理员为唯一收文签收责任人，负责对接上级单位、同级单位、下属分支机构的所有来文，其他部门或人员收到外单位公文的，需于1个工作日内移交综合行政部公文管理员统一登记，不得自行办理或留存，逾期未移交造成工作延误的，由收件人承担责任。3.1.2纸质公文签收时需逐件清点，核对来文单位、发文字号、份数、密封情况，确认无误后签字或加盖收文章，并标注签收时间，精确到小时；对涉密公文需核对密封签编号、密级标注，发现破损、错送、份数不符的，第一时间退回来文单位并做好退文记录。3.1.3电子公文的签收通过本单位OA办公系统统一收件，公文管理员每日登录系统不少于4次（上午9:00、11:00，下午14:30、16:30），节假日及非工作时间，特急件由OA系统同步推送短信至公文管理员及综合行政部负责人，需在30分钟内登录签收。3.1.4对通过普通邮寄、快递送达的非涉密公文，公文管理员需每周二、周五统一到单位收发室领取，及时清点登记；对标注“亲启”的公文，需转交收件人本人，收件人确认不属于私人信件的，需于1个工作日内移交综合行政部登记办理。3.2登记3.2.1所有签收的公文均需第一时间登记，建立《收文登记台账》，登记内容需涵盖来文单位、发文字号、公文标题、密级、紧急程度、附件数量、签收时间、收文编号、主送单位、抄送单位、来文份数等核心信息。3.2.2收文编号实行统一编码规则：普通公文为“XX收〔4位年份〕3位流水号”，其中XX为本单位通用简称；涉密公文单独编制“XX密收〔4位年份〕3位流水号”，与普通收文台账分册管理，严禁混登混放。3.2.3电子公文的登记由OA系统自动生成，公文管理员需核对系统登记信息与公文原件信息是否一致，发现错误及时修正。3.3初审3.3.1初审由公文管理员负责，主要核查内容包括：是否属于本单位职权范围，是否应当由本单位办理；文种使用、格式规范是否符合要求；涉及其他部门职权的事项是否已协商会签；紧急程度、密级标注是否准确，附件是否齐全。3.3.2初审时限：特急件自签收后30分钟内完成初审，急件2小时内完成，平件12小时内完成。3.3.3初审不合格的，及时退回来文单位并说明理由，退文时间：平件3个工作日内，急件1个工作日内，特急件2小时内；对不属于本单位办理的，需明确告知正确受理单位及联系方式，做好解释说明。3.4拟办3.4.1初审合格的公文，由公文管理员提出拟办意见，拟办意见需明确具体，不得过于笼统：对需要多部门协同办理的事项，需明确1个主办部门及相应协办部门，列明各部门职责边界；对涉及重大决策、大额资金、人事调整的公文，需明确建议批办至单位主要负责人；对常规业务类、已明确政策依据的事项，可直接批办至业务主管部门办理，同时明确办理时限要求。3.4.2拟办时限：特急件自初审合格后1小时内完成拟办，急件4小时内完成，平件24小时内完成。3.4.3对政策性强、涉及面广、把握不准的公文，公文管理员可先征求相关业务部门意见后再提出拟办意见，征求意见时间不计入拟办时限，但特急件征求意见不得超过2小时，急件不得超过8小时，平件不得超过2个工作日。3.5批办3.5.1实行分级批办制度，严格控制批办层级：一是上行文回复、全局性工作部署、重大政策出台、单笔金额50万元以上的资金使用、科级及以上人事任免、重大项目审批等事项，由单位主要负责人批办；二是分管领域内的专项业务部署、常规性工作安排、单笔金额50万元以下的资金使用等事项，由分管副处级及以上负责人批办；三是已纳入年度工作计划的常规事务、日常业务办理类事项，可由综合行政部负责人直接批办至对应业务部门，事后向分管负责人报备。3.5.2批办时限：特急件自收到拟办意见后2小时内完成批办，急件12小时内完成，平件3个工作日内完成。负责人外出的，由其授权的其他负责人代批，或通过移动办公端远程批办，不得因负责人外出延误办理；授权代批的，需提前向综合行政部备案授权范围及时限。3.5.3批办意见需明确、具体，不得签署“阅”“知道了”等模糊意见，对需要落实的事项，要明确办理要求、责任主体、完成时限；对需要传阅的，要明确传阅范围、传阅顺序；对需要上报结果的，要明确上报时间、上报形式。3.6承办3.6.1承办部门收到批办意见后，需立即指定专人负责办理，不得将公文层层转办、推诿扯皮，主办部门负责人为办理第一责任人。3.6.2承办时限从公文送达承办部门之日起计算：特急件无明确办理要求的，需在8小时内形成初步办理意见并反馈；急件无明确要求的，需在24小时内反馈办理进展或结果；平件无明确要求的，需在7个工作日内办结并反馈。涉及多个部门协同办理的，主办部门需在收到公文后1个工作日内启动协调工作，协办部门需在收到协办通知后2个工作日内反馈书面意见，逾期未反馈且未说明理由的，视为同意主办部门意见，承担相应连带责任。3.6.3承办部门对交办的公文有异议的，需在收到公文后1个工作日内，向综合行政部提出书面调整申请，说明调整理由及依据，经原批办领导同意后方可调整，不得自行退回或搁置。3.6.4办理过程中，承办部门需做好办理记录，包括办理过程、协调情况、阶段性结果，留存相关佐证材料；对上级单位的督查件、领导批示件，办理结果需经分管负责人审核、主要负责人确认后上报，确保内容真实、数据准确。3.7传阅3.7.1批办为传阅类的公文，由公文管理员按照批办的传阅范围和顺序组织传阅，传阅顺序一般遵循“先主后次、先急后缓、先领导后部门”的原则，即主要负责人、分管负责人、相关部门负责人依次传阅。3.7.2传阅时限：特急件传阅需在4小时内完成所有传阅对象的阅知，急件24小时内完成，平件5个工作日内完成。3.7.3传阅方式：涉密公文采用纸质专人送阅，阅完即退，不得横向传递，阅办人不得擅自摘抄、复制；非涉密公文可通过OA系统传阅，传阅对象需在系统内签署阅知意见，注明阅知时间，纸质传阅需在传阅单上签字确认。3.7.4传阅期间，公文管理员需每日跟踪传阅进度，对超过24小时未阅的，发送提醒通知；对领导在传阅过程中有批示意见的，及时将批示意见反馈相关部门落实，并将批示内容纳入办理台账。3.8催办3.8.1综合行政部为公文催办责任部门，公文管理员负责对所有待办公文进行跟踪催办，建立《公文催办台账》，明确催办事项、责任部门、责任人、办理时限、当前进度。3.8.2催办台账实行“三色预警”管理：距离办理时限3天以上的为绿色正常状态，距离办理时限1天的为黄色预警状态，超过办理时限的为红色预警状态。3.8.3催办频次：特急件每2小时催办1次，急件每日催办1次，平件每3日催办1次；对黄色预警事项发送提醒通知，对红色预警事项向承办部门主要负责人发送书面督办单，明确整改时限及考核要求。3.8.4对上级单位交办的重点督办件，需每周向对应上级部门报送办理进度，直至办结销号；对办理周期超过1个月的事项，实行“月通报”制度，每月末通报办理进展。3.9办复3.9.1公文办理完毕后，承办部门需将办理结果形成书面材料，报送批办领导审核确认，同时将全套办理材料反馈综合行政部归档。3.9.2对来文单位要求回复的公文，需以正式公文或函的形式回复，回复内容需符合政策要求、表述准确、格式规范，经发文审核签发程序后送达来文单位。3.9.3办复后，公文管理员需在《收文登记台账》上注明办结时间、办理结果、归档编号，完成收文流程销号；电子公文的办结状态由OA系统自动同步至所有办理环节人员。4发文办理流程发文办理指本单位制发公文的过程，包括拟稿、会商、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发9个环节。4.1拟稿4.1.1拟稿需严格遵循“确有必要、注重实效”的原则，每年年初由各部门申报年度发文计划，综合行政部汇总审核后报单位领导班子审定，未纳入年度发文计划的事项原则上不予发文，确需新增发文的，需提交《新增发文申请单》，说明发文必要性、主要内容、发文字号需求，经主要负责人批准后方可启动拟稿程序。全年发文总量需较上一年度压减10%以上，严控同类事项重复发文、照搬照抄上级公文。4.1.2拟稿由业务主办部门负责，拟稿人需熟悉相关政策法规、业务内容，确保公文内容真实准确、观点明确、表述严谨、条理清晰、篇幅精炼。除专项规划、实施方案等综合性文件外，一般性公文篇幅控制在3000字以内，请示类公文控制在1500字以内，确需超过篇幅的，需在发文审批单中说明理由。4.1.3公文格式需符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，明确文种、标题、主送单位、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送单位等要素，密级、紧急程度标注准确。4.1.4拟稿完成后，拟稿人需填写《发文审批单》，注明发文事由、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度、拟印份数，经部门负责人审核签字后，提交综合行政部核稿。4.2会商4.2.1公文内容涉及其他部门职权范围的，主办部门需主动与相关部门会商，征求意见并取得一致意见后方可提交审核，不得擅自就涉及其他部门职权的事项作出规定。4.2.2会商方式可采用书面会签、OA系统会签、会议会商等方式，会签部门需在2个工作日内反馈意见，急件需在4小时内反馈，特急件需在1小时内反馈。4.2.3会签部门对文稿有修改意见的，需注明修改理由及政策依据，由主办部门研究修改；对有重大分歧的，由主办部门提请分管负责人协调，协调一致后方可提交审核；经协调仍存在分歧的，需列明各方理据，报主要负责人审定。4.2.4会商意见需作为发文审批的附件一并提交，未完成会商程序的公文，综合行政部不予受理核稿。4.3审核4.3.1综合行政部公文管理员为发文核稿第一责任人，负责对公文的合法性、规范性、准确性、必要性进行全面审核，实行“三审三校”制度：一审为政策性审核，核查公文内容是否符合国家法律法规、上级政策要求及本单位规章制度，是否与现行有效公文存在冲突；二审为规范性审核，核查文种使用是否准确、格式是否符合标准、密级及紧急程度标注是否恰当、主送抄送单位是否准确；三审为文字性审核，核查表述是否严谨、逻辑是否清晰、数字是否准确、标点符号是否规范。三校分别由拟稿人、核稿人、文印岗各校对1次，确保无文字差错。4.3.2审核时限：特急件自收到文稿后2小时内完成审核，急件8小时内完成，平件3个工作日内完成。4.3.3审核不合格的，退回拟稿部门修改，并附详细修改意见，修改时间不计入审核时限；对多次修改仍不符合要求的，予以退回并通报批评。对审核通过的，在《发文审批单》上签署审核意见，按签发权限提请对应负责人签发。4.4签发4.4.1实行分级签发制度，签发权限与批办权限保持一致：以单位名义印发的上行文（报告、请示等）、重要决策类公文、涉及全局工作的通知、决定等，由单位主要负责人签发；以单位名义印发的专项业务类公文，由分管负责人签发；以综合行政部名义印发的常规事务类公文，由综合行政部负责人签发。4.4.2签发时限：特急件自收到审核文稿后1小时内完成签发，急件6小时内完成，平件3个工作日内完成。负责人外出的，由其授权的代签人签发，或通过移动办公端远程签发，确保公文时效；代签公文需标注“代签”字样。4.4.3签发人需对公文内容负总责，签署明确的签发意见、姓名、日期，不得签署模糊意见；签发后如需对文稿进行实质性修改（涉及政策调整、内容增减、结构变化等）的，需重新报请签发人审核确认。4.5复核4.5.1公文签发后、正式印制前，由公文管理员进行复核，重点核对签发手续是否齐全、格式是否规范、附件是否齐全、文号编制是否准确、主送抄送单位是否与签发稿一致。4.5.2复核时限：特急件30分钟内完成，急件1小时内完成，平件半个工作日内完成。4.5.3复核发现问题的，及时退回相关环节修改调整，确认无误后编制正式发文字号，安排缮印。发文字号编制规则为“XX发〔4位年份〕3位流水号”，其中XX为本单位简称，按发文时间顺序统一编制，不得跳号、重号；函件编号为“XX函〔4位年份〕3位流水号”，与正式发文分别编号。4.6缮印4.6.1公文缮印由综合行政部文印岗负责，严格按照批准的份数印制，不得多印、少印，涉密公文需在指定的保密文印点印制，全程由专人监督，废弃页需当场销毁。4.6.2缮印要求：纸质公文排版符合GB/T9704-2012标准，字迹清晰、页面整洁、无错漏，双面印制，左侧装订；电子公文需生成PDF格式的正式版本，加盖电子印章后生效，与纸质公文具有同等法律效力。4.6.3缮印时限：特急件1小时内完成印制，急件4小时内完成，平件2个工作日内完成。印制过程中发现文稿错误的，需立即停止印制，向公文管理员反馈，经确认修改后方可继续印制。4.7用印4.7.1公文用印需凭签发完整的《发文审批单》办理，无审批单或审批手续不全的，不予用印。4.7.2用印实行“双人复核”制度，由印章管理员与公文管理员共同核对发文审批单、公文定稿、印制份数，确认无误后用印。单次用印超过50份的，需综合行政部负责人现场监督。4.7.3用印位置：印章加盖在成文日期上方，居中下压发文机关署名和成文日期，骑年盖月，印章清晰、端正。联合发文的，所有联合发文单位均需加盖印章，排列顺序与发文单位顺序一致。4.7.4电子印章的使用需符合本单位电子印章管理规定，通过OA系统自动加盖，电子印章密钥由印章管理员专人保管，不得转借他人，使用日志需永久留存。4.7.5用印需登记，建立《用印登记台账》，注明用印日期、文号、标题、份数、用印人、审批人，留存备查。4.8登记4.8.1公文印制完成后，公文管理员需对所有发文进行登记，建立《发文登记台账》，登记内容包括：发文字号、公文标题、密级、紧急程度、主送单位、抄送单位、印发份数、印发日期、分发情况、归档编号。4.8.2《发文登记台账》需纸质版和电子版同步留存，确保数据准确、可追溯，每年年底装订成册归档。4.9分发4.9.1公文分发由综合行政部负责，按照主送单位、抄送单位范围准确分发，不得错发、漏发、多发。4.9.2分发方式：对上级单位、外单位的发文，可采用专人送达、邮政机要、EMS快递等方式，涉密公文必须通过机要渠道或专人送递，不得通过普通快递、互联网传递；对内部部门的发文，通过OA系统分发电子公文，如需纸质版的，由部门公文联络员统一领取并登记。4.9.3分发时限：特急件印制完成后1小时内送出，急件4小时内送出，平件1个工作日内送出。4.9.4收件单位收到公文后，需及时签收确认，对涉密公文需核对密级、份数、密封情况，确认无误后签字回执，回执由综合行政部留存归档。5公文归档管理5.1归档范围5.1.1所有办理完毕的、具有保存价值的公文，包括收文、发文、内部审批件、会议纪要、专项材料、领导批示件等，均需按照规定归档。5.1.2归档的公文需包括全套材料：发文需包括正本、签发稿、发文审批单、会签意见、附件等；收文需包括来文原件、拟办批办意见、办理结果、反馈材料等。5.2归档要求5.2.1归档的公文原件需字迹清晰、印章齐全、无破损，电子归档文件需为不可修改的PDF格式，与纸质版本完全一致，元数据（包括办理过程、经办人员、时间节点等）完整。5.2.2归档文件需按照本单位档案分类规则进行分类、编号、编目，以“件”为单位整理，每件公文的正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，来文原件在前、办理意见在后；保管期限分为永久、30年、10年三类，其中涉及重大决策、重要人事任免、重大项目、资产权属的公文永久保存，涉及常规业务、年度计划总结的公文保存30年，涉及一般性事务、通知通告的公文保存10年。5.2.3涉密公文归档需单独存放于保密档案柜，按照保密要求管理，查阅涉密档案需经保密工作负责人审批，登记备案。5.3归档时限5.3.1当年办理完毕的公文，需在次年3月底前完成全部归档工作，由综合行政部档案管理员统一接收，核对无误后办理交接手续，交接双方签字确认。5.3.2各部门公文联络员负责本部门公文的收集、整理、归档，确保归档材料齐全、完整，不得遗漏、损毁；电子公文的归档由OA系统自动同步至档案系统，档案管理员需定期核对电子档案与纸质档案的一致性。5.4档案利用5.4.1内部人员查阅公文档案，需填写《档案查阅审批单》，经部门负责人同意后，到综合行政部查阅，涉密档案需经分管负责人审批。5.4.2外单位查阅公文档案，需持单位介绍信及经办人有效身份证件，经综合行政部负责人同意后，方可查阅，原则上不得借出档案库房，确需复印的，需经审批并登记复印份数、用途。5.4.3查阅档案不得涂改、损毁、抽取、转借，违者追究相关责任；查阅涉密档案的，严禁摘抄、复制、拍照，确需复制的需经主要负责人及保密工作部门批准。6涉密公文专项管控6.1密级界定6.1.1涉密公文的密级分为绝密、机密、秘密三级，密级及保密期限按照“谁拟定、谁负责”的原则，由拟稿人根据国家秘密及其密级具体范围的规定拟定，经综合行政部及保密工作部门审核确认。6.1.2涉密公文需标注密级、保密期限、知悉范围，标注位置符合格式规范，保密期限届满的，自行解密；如需提前解密或延长保密期限的，由拟定密级的部门提出意见，经保密工作部门审核后公布。6.2流转要求6.2.1涉密公文的流转全程需在涉密网络或涉密载体上进行，严禁在非涉密计算机、非涉密网络、互联网上存储、处理、传递涉密公文，严禁使用微信、QQ等互联网工具传输涉密信息。6.2.2涉密公文的签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、印制、归档等所有环节，均需专人负责，全程登记，做到账物相符，每一份涉密公文的去向都可追溯，知悉范围严格控制在标注的范围内，不得擅自扩大。6.2.3绝密级公文不得复制、摘抄，确因工作需要复制的，需经发文单位或上级保密行政管理部门批准，复制件视同原件管理；机密级公文复制需经分管保密工作的负责人批准，秘密级公文复制需经部门负责人批准，复制件需标注复制单位、复制时间、复制份数，加盖复制单位印章。6.3保管与销毁6.3.1涉密公文由指定的涉密人员专人保管，存放于符合保密要求的保密柜中，每日下班前需清点核对，确保账物相符。6.3.2涉密公文的销毁需经保密工作部门审核，统一送至具备涉密载体销毁资质的机构销毁，双人监销，留存销毁记录，不得私自销毁、出售涉密公文。6.4泄密处置6.4.1发生涉密公文丢失、泄密的，当事人需第一时间向本单位保密工作部门报告，采取补救措施，配合调查，不得隐瞒不报。6.4.2对泄密事件，按照国家保密法律法规及本单位保密制度追究相关人员责任，情节严重的，移送司法机关处理。7公文清退与销毁7.1清退管理7.1.1对标注“清退”字样的公文，需按照发文单位要求的时限、范围进行清退，由综合行政部统一收集、核对、退回，不得私自留存。7.1.2每年年底，综合行政部组织对当年的涉密公文、内部重要公文进行清退，各部门需将保管的相关公文全部退回，核对无误后填写《公文清退清单》，由清退人、接退人双方签字确认，清退记录永久留存。7.1.3对清退中发现丢失的公文，需及时追查，查明原因，追究相关人员责任。7.2销毁管理7.2.1对没有保存价值、超过保管期限的非涉密公文，由档案管理员提出销毁申请，列出《公文销毁清单》，经综合行政部负责人审核、分管负责人批准后，统一销毁。7.2.2销毁非涉密公文需采用碎纸机粉碎等方式，确保销毁彻底，不得作为废品出售；批量销毁的，由2名以上工作人员现场监销，监销人员需在销毁清单上签字确认。7.2.3销毁清单需永久留存备查，不得随意销毁。8公文联络员管理8.1各部门、各分支机构需指定1名政治素质过硬、责任心强、熟悉业务、具有1年以上工作经验的工作人员担任公文联络员，报综合行政部备案，人员变动的需在3个工作日内更新备案信息，做好工作交接。8.2公文联络员主要职责包括：负责本部门公文的接收、传递、报送，及时提醒本部门人员办理公文；负责本部门公文的收集、整理、归档，确保材料齐全；负责与综合行政部的公文对接，反馈公文办理中的问题；参加综合行政部组织的公文培训，提升公文办理能力。8.3综合行政部每季度组织1次公文联络员培训，培训内容包括公文格式规范、流转流程、保密要求、OA系统操作等，培训后进行闭卷测试，测试不合格的需补考，补考仍不合格的，建议所在部门调整公文联络员岗位。8.4每年年底评选“优秀公文联络员”，对工作认真负责、全年无差错的公文联络员予以通报表彰及物质奖励。9信息化支撑管理9.1本单位非涉密公文流转主要通过OA办公系统实现，除涉密公文及特殊情况外，所有非涉密公文均需通过OA系统办理，实现线上全流程留痕、可追溯，减少纸质公文流转。9.2OA系统公文管理模块需具备收文登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、发文拟稿、审核、签发、归档、统计查询等功能，满足公文流转全流程需求；系统管理员负责模块的日常维护、权限管理、功能优化，确保系统安全稳定运行。9.3系