Office高级应用教程

第一篇Word2010文档编排

—Word应用简介Office高级应用内容提要第

1章Word2010应用简介1.1

Word2010的功能与优势1.2

Word2010编排基础1.1Word2010的功能与优势1.功能区与选项卡简化了使用方式2.智能的上下文选项卡3.快速的搜索和导航功能4.向文本添加视觉效果5.将文本转化为SmartArt图形6.更强的视觉效果7.跨越沟通障碍1.2Word2010编排基础排版：在有限的版面空间里，将版面构成要素（文字、图形、图片、表格、线条和色块等）根据特定内容的需要进行组合排列，把构思与形式直观地展现在版面上，使之符合人们的审美要求。文档类型–按长度长文档封面、序（或摘要）、标题目录（图表目录）、正文、附录、索引、参考文献等如书稿、毕业论文、项目企划书、市场分析报告短文档如通知、介绍信、邀请函、招标书、合同等文档类型–按版式固定版式文档有格式限制和约束，如对文档标题、正文、页眉页脚等有标准的格式要求如公文、法律文件、毕业论文等自由版式文档不受任何格式限制和约束或受有限的格式限制和约束例如通知、宣传单、板报等统一格式文档文档的内容框架固定、排版格式完全相同的排版方式如通过邮件合并功能批量生成的信函、电子邮件、信封、标签等文档编辑技巧如何才能快速、方便地制作出满意的、符合要求的文档呢？根据文档的类型采取不同的策略，应用不同的技巧。固定版式文档？自由版式文档？统一格式文档？文档编辑技巧固定版式文档根据文档的类型和具体格式要求进行相应的编排操作，基本没有自由设计发挥的空间，如公文、毕业论文等，此类文档对各级文字的字体、字号、字形，以及每页行数、每行字数等都有严格的要求。自由版式文档根据内容主题先确定基调。譬如严肃型主题的文档其排版形式不宜过于花哨，而儿童相关主题等趣味性、娱乐性强的文档其版面则可以设计得活泼可爱些，如何将这种类型的文档设计得更吸引眼球，除了具备一定的编排技巧外，还需要较好的审美观点和创新能力，才能使版面设计新颖，颜色搭配协调。统一格式文档在基本版面设计的基础上，按照邮件合并的具体操作流程即可高效率、批量生成文档。第一篇Word2010文档编排

—模块一毕业论文编排Office高级应用>>湖南师范大学·计算机教学部·蔡美玲刘相滨

内容提要第

2章毕业论文编排2.1

引言2.2版面布局与规划2.3分节与分页2.4页面设置2.5样式设置2.6页眉页脚设置2.7题注与交叉引用设置2.8目录与索引2.9文档审阅2.10

打印预览与输出2.1引言毕业论文是典型的固定版式长文档编排应用实例。2.1引言要求如此之多，怎么办？标题样式的设置，整篇文档从一级到三级标题多达几十处，难道需要一个个设置吗？图（表）的序号，如果录入时已按顺序编好了，可随着论文的修改、调整，一旦需要在中间插入或者删除某个图（表），则会导致整个序号的混乱，后续的序号要一个一个地改，一不小心还会有遗漏，怎么办？目录的插入，是不是要手工一行一行地录入呢？论文的封面、摘要、目录、正文等各个部分都要放在一个文档中，有些部分不需要页码，而有的部分需要单独编页码；有些部分不需要页眉，而有的部分需要页眉，且奇数页和偶数页的页眉内容不一样；……长文档编排的一般步骤

版面布局与规划分节与分页页面设置样式设置页眉页脚设置题注与交叉引用等目录与索引创建文档审阅打印预览与输出1234567892.2版面布局与规划分析文档内容，确定其构成及各部分版面要求。毕业论文一般结构2.3分节与分页节“节”：文档的一部分，是一段连续的文档块。长文档按节组织，一个长文档包含若干节，每一节是文档的一个逻辑模块例如毕业论文中，封面、诚信声明、目录、索引、摘要、主题、摘要、附录、致谢等模块一般按节组织长文档为什么要分节呢？每一部分在版面布局上可能都有一些特殊要求，例如页码的要求：封面、诚信声明不编页码；目录用罗马数字单独编页码；正文与附录用阿拉伯数字连续编页码等。2.3分节与分页对文档分节后，每节可单独设置有关页面的格式，如纸张大小、纸张方向、边距、页面边框、垂直对齐方式、页眉页脚、分栏、页码编排、行号等。同节的页面可以拥有这些相同的格式，而不同的节可以不相同，互不影响。如果没有分节，则整个Word文档默认为只有一个节，所有页面都属于这个节，因此，要想对文档的不同部分设置不同的页面格式，必须进行分节。怎样分节？使用分节符步骤：将光标定位在需要分节的位置，如封面末尾与诚信声明开头之间依次单击“页面布局”→“页面设置”

→“分隔符”→“分节符”→“下一页”则在插入点位置插入一个分节符，将封面与诚信声明分隔开，分处不同的节，并且诚信声明是从下一页开始。分节符类型节的结束标记为分节符。分节符保存节的格式信息，如果删除了某个分节符，则它前面的文字会合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置。分节符类型功能下一页插入一个分节符并分页，新节从下一页开始连续插入一个分节符，新节从当前插入位置开始偶数页插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始奇数页插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始分页又是什么呢？有2种形式的分页：软分页：Word按照页面的设置自动对文档进行分页；硬分页：需要在某个位置强制进行分页时手动插入的分页符。分页符：需要强制（手动）分页，也即需要硬分页时使用。方法：依次单击“页面布局”→“页面设置”→“分隔符”→“分页符”→“分页符”分节与分页实践毕业论文的规范要求：每一部分进行分隔即每一部分之间都要插入一个“下一页”分节符，既分节又分页。封面、诚信声明、摘要、正文、参考文献正文的章与章之间分页即章与章之间都要插入一个硬分页符（正文的每一章要求从新的一页开始）。Word关于调整自动分页的属性设置不想要文档中出现“孤行”？不想要段落分页显示？操作步骤：选定需调整分页状态的段落。【开始】→

【段落】对话框→

【换行和分页】选项说明孤行控制防止该段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首，否则该段整体移到下一页段中不分页防止该段从中间分页，否则该段整体移到下一页与下段同页用于控制该段需与下段同页。例如，表格标题应设置此项段前分页用于控制该段必须重新开始一页课堂实践1

–分节分页毕业论文的规范要求：每一部分进行分隔封面、诚信声明、摘要、正文的章与章之间、参考文献要求每一部分均从奇数页开始此外，除封面之外的其它页面要求进行控制：防止某一段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首表格标题应与其下方的表格同页显示表格不跨页显示课后实践–任务1在毕业论文的撰写过程中，有一些横向的图片、复制表格插入到纵向页面中会出现变形，需要将文档中某一页面的内容转换为横向页面，该页面中包括图和文字，要求分栏显示。课后实践–任务2如果编写一本书籍，要求：每个章节都从奇数页开始；为每一章添加一个封面，封面显示该章的标题，效果如下图所示；对段落“孤行控制”。提示：每章后插入分节符每章的第一页插入分页符，然后设计封面第一章的封面已经给出，可以参考2.4页面设置编排之前进行设置纸型、页边距、装订线、是否横排、每页行数、每行字数方法：“页面设置”对话框应用于页边距版心设置绘图网格行号2.4页面设置1.应用于完成页面的相关设置后，在该对话框的任一选项卡的下面，均有一“应用于”下拉列表框，可指定当前的设置如何应用于文档。选项说明整篇文档应用于整篇文档本节仅应用于当前节。文档已分节所选文字仅应用于当前所选定的文字。将自动在所选文字的前段和末端分别插入一个“下一页”分节符，使当前所选文字单独编排在一页中插入点之后在当前插入点位置插入一个“下一页”分节符，使其后的文字从下一页开始，并且其后到下一节开始之间的文字使用当前页面设置2.4页面设置2.页边距（1）装订线设置装订线宽度：不包括页边距装订线位置：“左”、“上”（2）多页设置普通对称页边距：拼页书籍折页反向书籍折页2.4页面设置对称页边距：左、右页边距标记→“内侧”“外侧”边距，“预览”框中显示双页，且第1页从右页开始。主要用于论文、书籍、杂志等的双面打印。拼页将两张小幅面的编排内容拼在一张大幅面纸张上，适用于按照小幅面内容编排、大幅面纸张打印的情况。例如打印试卷：编排A3试卷时，选择拼页，可将1张A3纸分为2张A4纸，在A4纸上完成编排，但打印仍是A3纸。书籍折页将纸张一分为二，中间是折叠线，打印效果为：正面的左边第2页，右边为第3页；反面的左边第4页，右边为第1页。从左向右对折后，页码顺序正好为1、2、3、4。例如请柬之类的开合式文档。反向书籍折页：类似书籍折页，折页方向相反。主要用于古装书籍。2.4页面设置3.版心设置页面视图中表示页面的四个直角中间的区域。通过“文档网格”选项卡进行设置。文字排列：水平、垂直网格：无网格、只指定行网格、定行和字符网格、字对齐字符网格指定每行字符数及跨度指定每页字符数及跨度2.4页面设置–网格无网格采用默认的字符网格，包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。只指定行网格采用默认的每行字符数和字符跨度，允许设定每页行数（1-48）或行跨度，改变其中之一另一个数值将会随之改变。指定行和字符网格允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。改变了字符数（或行数），跨度会随之改变，反之亦然。文字对齐字符网格可以设定每行字符数和每页行数，但不允许更改字符跨度和行跨度。2.4页面设置4.绘图网格帮助精确地定位一个图形对象，对于图形对象的位置和尺寸设置有非常重要的辅助作用。在“文档网格”中单击【绘图网格】按钮，可以打开“绘图网格”对话框。对象对齐网格设置网格起点显示网格2.4页面设置–绘图网格对象对齐当复选框“对象与其它对象对齐”选中时，拖动对象会使对象与其它对象的垂直和水平边缘的网络线对齐。网格设置设置网格的水平和垂直间距。网格起点勾选“使用页边距”，则使用左、上页边距作为网格的起点，否则可设置起点。显示网格勾选“在屏幕上显示网格线”，则在屏幕上显示网格线，并且可设置网格线的“水平间隔”和“垂直间隔”。也可以点击Word功能区的“视图”选项卡，然后勾选“显示”功能组中的“网格线”复选框，则在屏幕上显示网格线。网格线未显示时对象与网格对齐如果屏幕上显示网格线，或者勾选了“网格线未显示时对象与网格对齐”，则拖动对象时对象会自动吸附到最近的网格线上，否则，对象不会自动吸附到最近的网格线上。2.4页面设置5.行号实际工作中，有时会遇到需要在某些特殊文档中标示某内容所在行数的情况，即为文档加上行号，譬如英文阅读材料、法律文书、名人手稿等。页面设置”对话框→“版式”选项→“行号”课堂实践2–页面设置毕业论文页面设置要求：左侧预留1厘米装订线。毕业论文从摘要开始要求双面打印，对称页边距，上边距2.5厘米，下边距2厘米，内侧边距2.5厘米，外侧边距2厘米。纸张方向：纵向。纸张大小：A4。版心：39行×40字。2.5样式设置毕业论文的格式设置要求：标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐2.5样式设置毕业论文段落多、标题多，各级标题的格式要求不同，同一级别的标题或正文段落则要求统一的格式。大量过程和方法相同的重复操作！手工方式+“格式刷”？繁琐、费时费力、易出错，修改时容易遗漏。使用Word的样式功能！2.5样式设置什么是样式？样式就是格式的集合，集字体格式、段落格式、编号和项目符号格式等于一体。使用样式，可使文档的格式随样式同步自动更新，快速高效。样式从哪里来？Word提供丰富的样式集新建样式修改已有的样式并直接保存修改已有的样式并另存为新样式每个样式有一个唯一的名称，称为样式名称。2.5样式设置样式集快速样式集Word2010传统典雅独特……经常使用的样式：标题正文2.5样式设置如何使用样式？选择需要设置样式的段落或文字点击样式列表中的选中样式快速样式列表框2.5样式设置–选择样式快速样式列表框：

“开始”选项卡的“样式”功能组中显示的样式。“样式”列表对话框：更多的预设样式单击“样式”功能组的对话框启动器，打开“样式”列表对话框，点击“样式”列表右下角的“选项”命令，在弹出的对话框中选择要显示的样式。2.5样式设置如何修改样式？选择待修改的样式；单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框；按要求修改样式；修改完成后保存，则所有应用了该样式的文字或段落的格式将同时被更新。2.5样式设置文档的结构图显示原理：段落大纲级别：1~9级，正文文本，共10种。预设的标题样式具有大纲级别，通常用于各级标题段落。“标题1”样式对应的大纲级别是1级;“标题2”样式对应的大纲级别是2级，依此类推。大纲级别具有层次关系，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级。这样，应用了Word预设的标题样式的文档就能够通过大纲级别来得到文档的层次结构：导航窗格的文档结构图按大纲视图显示文档并能自动生成目录怎样才能使得文档可以在导航窗格显示出其文档的层次结构？课堂实践

3–使用样式假设毕业论文对标题和正文有如下要求：标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐请在前一课堂练习的基础上对论文的标题和正文进行格式设置，并且使得导航窗格中可以显示论文的文档层次结构。2.5样式设置-多级列表问题：增减章节标题编号时，后面标题编号的都要重新调整，简单、重复的工作量！效率低，易出错！图、表的标题编号修改也存在同样的问题！办法：使用多级列表，实现自动编号。设置多级列表，实际上就是将编号规则设置到不同的大纲级别上，使得使用了(标题)样式（对应到不同的大纲级别）的标题能够自动编号。编号规则大纲级别(标题)样式设置绑定定义新多级列表“定义新多级列表”对话框中的主要参数：级别：大纲级别，最多可以设置9个级别。将级别链接到样式：将设置了编号格式的大纲级别绑定到具体的样式，一般是预设的标题样式。编号格式：自动变样的格式，例如“第1章”、“1.1”、“1.1.1”等格式。正规形式编号：将编号强制设为“1，1.1，1.1.1…”格式。定义新多级列表–步骤“开始”→“段落”功能组→“多级列表”→“定义新的多级列表”，打开“定义新多级列表”对话框。设置大纲级别为1级的标题编号样式：在“单击要修改的级别”列表框中选择“1”。在“将级别链接到样式”下拉列表框中选择“标题1”，“要在库中显示的级别”下拉列表框中选择“级别1”。在“编号格式”模块中：“输入编号的格式”文本框默认自动显示“1”，为了在章标题前显示“第*章”的编号形式，需要在符号“1”前后分别输入“第”和“章”字样，单击“字体”按钮按要求设置编号的字体格式；“起始编号”默认显示“1”，表示从1开始编号。在“位置”模块中，设置自动编号出现的位置信息，包括“对齐方式”、“对齐位置”、“文本缩进位置”和“编号之后”。其中“编号之后”可以设置在自动编号之后插入“空格”或“制表符”。定义新多级列表–效果效果：可以看到所有应用了“标题1”样式的章标题前增加了新的自动编号“第1章”、“第2章”、“第3章”、“第4章”。定义新多级列表–步骤用类似的方法设置大纲级别为2级的标题编号样式：在“单击要修改的级别”列表框中选择“2”。在“将级别链接到样式”下拉列表框中选择“标题2”，“要在库中显示的级别”下拉列表框中选择“级别2”。在“编号格式”模块中：“输入编号的格式”文本框默认自动显示“1.1”；“起始编号”默认显示“1”，表示第2级标题编号从1开始编号；其中的分隔符“.”可直接修改。如果符合设置要求，则可结束设置。如果不小心删除了，不能自己手工输入，必须按④⑤⑥的描述顺序来设置。定义新多级列表–步骤用类似的方法设置大纲级别为2级的标题编号样式：设置大纲级别的从属关系。因为大纲级别2级的段落从属于1级，所以，选择“包含的级别编号来自”下拉列表中的“级别1”，此时“输入编号的格式”文本框中自动生成代表1级标题的编号“1”。将光标置于“1”右侧，输入适当分隔符（一般为点号）。点击“此级别的编号样式”区域的下拉按钮，选择需要的样式“1,2,3，…”，此时，系统会在输入的分隔符右侧自动添加表示2级标题编号的数字“1”。在“位置”模块中，设置自动编号出现的位置信息。可以看到所有应用了“标题2”样式的节标题前增加了新的自动编号。用类似的方法设置“标题3”编号样式，点击“确定”按钮完成设置。课堂实践4–设置可自动编号的章节标题请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，使得论文的一级标题、二级标题、三级标题可实现自动编号。例如，当在第3章和第4章之间增加一个新的章节时，原来的第4章的标题“第4章……”将会自动变为“第5章……”拓展与思考若要将中文“摘要”和“参考文献”与第一级标题一样作为文档结构的第一级显示，但又不能使用“标题1”样式进行设置(因为“标题1”样式已经通过“多级列表”设置了自动编号),该如何操作？“摘要”和“参考文献”的格式与论文的“一级标题”样式的的格式相同：字体格式：小二号、黑体、不加粗段落格式：段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中2.6页眉页脚设置毕业论文页眉和页码设置要求：页脚页码：封面和诚信声明不设置页脚页码；摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号；自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码；奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧；页眉：封面和诚信声明不设置页眉；正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题；各章首页不显示页眉。2.6页眉页脚设置页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，如时间、日期、页码、单位名称、徽标、章标题等。其中，页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部。毕业论文的不同内容的页面采用不同的页眉页脚：先需要对文档进行分节然后再根据需要进行首页不同、奇偶页不同、链接到前一条页眉等设置。2.6页眉页脚设置首页不同是指在当前节中，首页的页眉页脚和其他页不同。例如，论文要求“各章首页不显示页眉”实际上就是在设置页眉时要求设置“首页不同”。奇偶页不同是指在当前节中，奇数页和偶数页的页眉页脚不同。例如，论文要求从正文开始“奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧”，说明奇数页和偶数页的页脚要分别设置，需要设置“奇偶页不同”。2.6页眉页脚设置链接到前一条页眉默认情况下，当文档中存在多个节时，当前节的页眉页脚和上一节的是相同的，此时，“导航”功能组的“链接到前一条页眉”按钮是可用的，且为高显若需要为不同的节设置不同的页眉页脚，则需取消“链接到前一条页眉”按钮的选定。例如，论文中要求不同内容所在的分节设置不同的页眉页脚，则需要在设置时取消取消“链接到前一条页眉”按钮的选定。页眉页脚需要分别设置奇偶页不同、首页不同的话也需要分别设置课堂实践5

–设置页眉页脚请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文按要求设置好页眉页脚。具体要求如下：页脚页码：封面和诚信声明不设置页脚页码；摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号；自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码；奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧；页眉：封面和诚信声明不设置页眉；正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题；各章首页不显示页眉。拓展与思考怎样删除页眉和页脚？插入页眉时在页眉下方会有一条横线，但是设置删除页眉时该条横线往往不会随之自动删除，怎样删除这条横线？可以在页眉页脚中插入图片、图形、艺术字吗？可以在页眉页脚中插入文档部件信息，例如文档的作者、标题等信息，这些信息怎样修改呢？2.7题注与交叉引用设置为什么需要进行题注和交叉引用设置？情景1：一篇近百页的文档，其中插图多达几十个，按序依次以“图1”、“图2”、……等编号样式进行标记。但修改时想在其中添加一张插图。那么本张图后面的所有插图的标号将顺延，这需要我们手工依次修改吗？情景2：如果希望在文章末尾为所有插图创建一个索引，以便读者根据索引页码定位到相应的插图，直接手工创建索引吗？如果文章后期进行编辑后页码发生了变动，怎么办？情景3：如果需要在文章的正文中进行引用，例如“如果想了解有关×××的详细信息，请参考本文第n页x.x.x节的相关内容”，直接查看页码和章节编号并录入？如果文章后期进行编辑后使得引用的页码或者章节的编号名称发生了变化，也只能通过手动进行更新吗？使用题注和交叉引用功能！！题注在长文档中，为了增强文档的可读性，往往需要为插图编号，即针对图片、表格、公式一类的对象，为其建立带有编号的说明段落，称为“题注”。例如，文档中每张图片下方标注的“图1”、“图2”等文字就称为题注，通俗说就是插图的编号。使用“题注”功能，可以实现自动编号，后续更改时只需要一次性更新所有题注编号即可。注意：使用“题注”功能实现自动编号时，如果希望编号中包含章节号，必须为章节标题设置多级自动编号，也即进行“多级列表”设置，如2.5.2节所示。使用题注题注的组成：标签+编号默认的标签有：Table，Equation，Figure，分别用于描述表格、公式、图片。一般论文中，图片和图形的题注在下方，表格的题注在上方。创建标签：在中文论文中，Table，Equation，Figure三个标签并不能满足需要，还需要创建“图”、“表”以及“公式”标签。图

1使用题注–步骤在文档中选择要添加题注的对象。例如，假设需要为毕业论文“2.3规划数据库”节中的第一个表格添加题注，则选中该表格对象。依次单击“引用”→“题注”→“插入题注”，打开“题注”对话框。使用题注–步骤新建标签：单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入新的标签“表”，单击【确定】完成。(如果已经新建了“表”标签，则略过此步骤)使用题注–步骤创建题注：在“题注”对话框中，“标签”：选择标签类型，此例中为“表”；“位置”：选择题注的位置，此例中为“所选项目上方”；“编号”：设置编号格式。单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，在“格式”下拉列表中选择一种编号的格式；如果希望编号中包含章节号，则选中“包含章节号”复选框，并设置“章节起始样式”，以及章节号与编号之间的“使用分隔符”。注意1：本例中，要求按章对该章中的所有表统一编号，如“表2-1”、“表2-2”的形式，第一个数字“2”表示章的编号，第二个数字表示该表在该章中的序号注意2：如果希望编号中包含章节号，必须为章节标题设置多级自动编号，也即进行“多级列表”设置，如2.5.2节所示。使用题注–步骤设置好题注的“编号”格式之后，单击【确定】按钮，返回“题注”对话框，可见“题注”文本框中自动显示了“表2-1”标签+标签编号字样，可在标签编号之后加入说明文字。

(注：说明文字也可在完成题注设置之后再添加)设置完成后单击【确定】按钮，题注就自动生成并插入到所选择的表格对象上方了。在为其他表的插入题注时，只需在“标签”的下拉列表中选择“表”标签类型，系统将按其所在的章的序号自动生成“表2-2”、“表2-3”、

“表4-1”等内容。使用题注–步骤测试：在“表2-1”、“表2-2”之间插入一个任意行数和列数的空表格，为该表格“插入题注”，可发现该空白表格后面的“表2-2”和“表2-3”的编号自动更新为“表2-3”和“表2-4”了。课堂实践6–使用题注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求设置好题注。要求如下：分别在表格上方和图片下方添加形如“表1-1”、“表2-1”、“图1-1”、“图2-1”的题注，其中连字符“-”前面的数字代表章号、“-”后面的数字代表图表的序号，各章节图和表分别连续编号；所有表格必须为三线表；表题、图题：小五号黑体，居中。(注1：②③可选做)(注2：第3章的表格题注为“表3-1表单文件”)(注3：第3章的第4个图题注为“图3‑4查询用户交费界面”)(注4：第3章的第5个图题注为“图3-5报表实现的功能”）拓展与思考如果删除刚才插入的空白表格及其题注，其它表格的题注编号并不会自动更新，请问，如何使得其后的表格编号自动更新呢？重新逐个手动插入题注吗？Word2010还提供了“自动插入题注”功能，请为文档增加这一功能，使得：在文档中插入Word表格或者Excel表格时能自动在其上方加入含有标签(“表”)及编号的题注；在文档中插入Visio图

或者BitmapImage时能自动在其下方加入含有标签(“图”)及编号的题注。交叉引用为文档中的图片、表格、公式等内容添加了题注及注释说明之后，在文档正文中可能需要对这些对象（一般用题注描述）进行引用。例如：“……等部分组成规划功能如图2-1所示：”问题：相应图、表等对象的题注编号后续编辑之后可能会发生变化，那在正文中的引用说明要手工一个个地进行修改吗？使用交叉引用！交叉引用交叉引用：将文档正文与各题注、使用了大纲级别的标题、自动编号项、书签、脚注和尾注等建立引用关系，可保持自动更新。交叉引用–步骤假设需要对“表2-1用户基本信息表（YH）”在正文中进行引用说明。确定引用点，将光标置于引用点处；依次单击“引用”→“题注”→“交叉引用”，打开设置“交叉引用”的对话框；“交叉引用”对话框中：“引用类型”：选择引用的类型，本例中选择“表”；“引用哪一个题注”：选择引用的目标对象，本例中选择“表2-1用户基本信息表（YH）”；“引用内容”：为在正文中的引用选择合适的内容显示形式，本例中选择“只有标签和编号”，引用内容只显示“表

2-1”。最后依次单击【插入】、【关闭】按钮即可建立引用。课堂实践7–交叉引用请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求在正文进行交叉引用设置。需要在正文进行交叉引用的题注如下：图2-1，图3-1，图3-2表

2-1，表2-2，表2-3(注：正文需要进行交叉引用的地方有“如所示”的字样，用红色字体标记)拓展与思考当题注中的自动编号发生变化时，正文中的交叉引用会随之自动更新吗？如果不能自动更新，该如何操作，使得正文中的引用与题注保持一致？如果删除了图、表及其相应的题注信息，正文中的交叉引用信息有什么变化？请尝试并验证。注释注释是指对有关字符、专有名词或术语进行的补充说明，提供有一定重要性、但写入正文将有损文本条理性和逻辑性的解释性信息。如字词音义、人物事迹、典故出处等都属于注释的对象。注释包括：题注(及文字说明)、脚注和尾注。脚注：一般置于当页的底部，对文档内容进行注释说明；尾注：一般置于每节或文档的结尾，对文档内容涉及的来源进行说明。由两部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。注释–步骤假设要对第一章中出现的“C/S模式”插入脚注。选择需要添加脚注的对象“C/S模式”，或者将光标置于“C/S模式”文本右侧位置；依次单击“引用”→“脚注”功能组→“插入脚注”，在该页面的底端加入了脚注区域；在脚注区域输入注释内容；(插入脚注或尾注完成后，将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，不必向下滚到页面底部或文档结尾处，注释文本就会出现在屏幕提示中。)定义脚注样式：单击“脚注”功能组中的对话框启动器按钮，打开“脚注和尾注”对话框，根据需要设置脚注的位置、格式及应用范围。课堂实践8–插入脚注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文的第一章中的两处“C/S模式”设置脚注，要求：脚注内容：“C/S结构，即大家熟知的客服机和服务器结构。它是软件体系结构，通过它可以充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。”脚注位置：页面底端编号：每页重新编号拓展和思考有的文档设置脚注或尾注时，要求不显示脚注或尾注的前横线，请问该如何设置？如果要将设置好的脚注转换成尾注，又该如何操作？删除后重新设置吗？2.8目录与索引目录列出文档中的各级标题及其所在的页码，方便读者快速浏览文档结构，查找所需内容。怎样编制目录？手工录入标题及页码？后期调整内容或者格式后，目录与正文出现偏差，逐个检查并订正吗？Word提供了目录自动生成功能。费时、费力麻烦，且容易遗漏出错前提：对各级标题进行了大纲级别的设置，且文档中的插图、表格均采用了题注与交叉引用设置。插入目录方法一：使用手动目录“引用”→“目录”功能组→“目录”，在打开Word内置“目录库”列表框选择“手动目录”。使用内容控件占位符来创建目录，本质上是手工创建目录，不能自动更新，不能使用目录的属性。方法二：使用自动目录基于大纲级别创建，基于大纲级别为1级、2级和3级的标题及需要在目录中显示的标题，使用Word内置目录样式创建。“引用”

→“目录”功能组→“目录”，在打开Word内置“目录库”列表框选择“自动目录1”或“自动目录2”

。问题1：要显示4级大纲级别的标题？问题2：只显示1级和2级的大纲级别的标题？插入目录方法三：自定义样式目录将光标定位到刚需要放置目录的页首。“引用”选项卡→“目录”功能组→“目录”，打开Word内置“目录库”列表框。内置的“目录库”中列出了三种常用的内置目录样式第一篇Word2010文档编排

—模块二公文编排Office高级应用>>湖南师范大学·计算机教学部·蔡美玲刘相滨

公文编排3.1引言3.2公文及其结构公文的定义、结构3.3页面设置计量单位换算、页边距设置、页脚边距设置、正文设置3.4内容编排版头编排、主题编排、版记编排3.5公文模板3.1引言情景：假设你在勤工助学，你的指导老师太忙，要求你帮助他制作一份正式的发文通知并下发。公文又称红头文件，非常正式、严谨、规范。格式标准：《党政机关公文格式》

（GB/T9704—2012）涉及页面版式、正文行数、每行字数等，对发文机关标志文字、分割线等的位置有严格的要求。不掌握编排技巧，很难排好！短文档编排固定版式短文档各类党政机关、企事业单位及各种团体组织等在日常管理、行政、公务处理时使用的具有特定效力和规范体式的公文。特点：有严格的格式要求和规定，编排时必须严格遵照格式规定进行排版布局，文档中除必要的文字内容外，没有过多的其他装饰类内容元素。自由版式短文档各类主题小报、贺卡、宣传广告及海报手册等。特点：图文并茂、内容元素较多、内容版面布局自由。注重版面布局的多样性和整体视觉的协调性，插图和装饰元素较多，用于衬托和渲染主题。3.2公文及其结构一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。3.2公文及其结构版头份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。用红色分隔线分隔版头与主体部分，红色分隔线属于版头。主体标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。公文首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上。版记抄送机关、印发机关和印发日期等。公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上。3.3页面设置–精确定位《标准》对公文用纸幅面尺寸、版面页边距、版心尺寸、页脚页码、每页的行数和字数等都有严格规定。进行公文页面设置时，需要精确定位文档中各元素的布局设置。精确计算法和参照物定位法。精确计算法是指通过格式规定的具体数字进行计算，得到某元素的绝对位置设置值；参照物定位法是指参照某一对象的位置来完成文档中某元素位置的定位设置。3.3页面设置–文档计量单位换算根据《标准》：公文用纸采用A4纸，尺寸为210mm×297mm；天头(上白边)为37mm±1mm，订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。页码一般使用四号、半角、宋体、阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。3.3页面设置–文档计量单位换算文档计量单位字号、磅与毫米的对应及推导换算关系如下：1英寸=72磅=25.4毫米1磅=1/72英寸×25.4（毫米/英寸）=0.3528毫米1毫米=1/25.4英寸×72（磅/英寸）=2.8346磅3.3页面设置纸型：A4上边距=天头=37mm下边距=纸张高度-上边距-版心高度

=297-37-225

=35毫米左边距=28mm右边距=纸张宽度-左边距-版心宽度

=210–28–156

=26毫米3.3页面设置页脚底端距离页面下边距多少呢？页脚底端距离

=下边距–7mm–4号字的一半？四号字=14磅=14*0.3528毫米≈4.94mm页脚边距=下边距-（页码一字线距版心距离）-（四号字高/2）=35-7-4.94/2=25.53mm因此，页脚边距值可设置为25.5mm。单双页码分别居右、居左，格式设置不一样，故页脚需设置奇偶页不同。3.3页面设置正文设置：根据《标准》，一般为三号仿宋体字，每页22行，每行28字。3.4内容编排1.版头编排3.版记编排2.主体编排3.4内容编排1.版头编排份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志发文字号与签发人版头中的分割线3.4内容编排份号、密级和保密期限、紧急程度直接顶格输入，分别占据文档前三行黑体、常规、三号发文机关标志发文机关全称或者规范化简称+“文件”居中、上边缘至版心上边缘为35mm推荐使用小标宋体字，红色，字号不限字数较多时缩放，最大缩放比建议69%3.4内容编排发文机关标志采用参照物定位法，精确定位发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm插入一水平直线作为参照物，设置直线的绝对垂直位置定位在距版心上边缘35mm处；插入文本框，输入发文机关标志；利用参照物，拖动文本框，使得发文机关标志文字的上边缘与插入的参照直线水平重合；隐藏或删除参照直线。参照线文本框中输入发文机关标志3.4内容编排发文字号与签发人发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布；如文中还有签发人，发文字号与签发人设置在同一行中，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。方法：输入发文字号与签发人，文字对齐方式设置为分散对齐，设置该段的左右缩进各为1字符，然后在发文字号与签发人之间键入若干空格，使它们挤向两端。3.4内容编排版头中的分割线的定位发文字号之下4mm处，居中，与版心等宽，线的粗细根据需要进行设置。采用参照物定位法精确定位分隔线。插入参照物：插入一个文本框，高为4mm，为156mm；定位参照物：拖动文本框，使其边框上边缘与发文字号文字下边缘对齐；插入分隔线：沿着文本框的下边缘线，对齐插入一条直线，红色，宽为156mm，按需设置其粗细，页面水平居中；隐藏或删除参照物。矩形参照物，高度为4mm版头的红色分割线3.4内容编排2.主体编排按照《标准》要求对公文主体内容进行编排，方法与普通文档相同。制作印章。形状：椭圆、五角星艺术字：“文本效果”→“圆”3.4内容编排3.版记编排分割线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)；首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。抄送机关四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后添加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；……3.4内容编排3.版记编排印发机关和印发日期四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。其它3.4内容编排3.版记编排分割线的宽度换算：第一、三条：0.35mm=0.35×2.8346磅≈1磅第二条：0.25mm=0.25×2.8346磅≈0.71磅分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第一条分割线距版心底部有2行，处于第20行的底部下边缘位置，其垂直绝对位置为：

每一行的高度×20

=(225/22)×20≈204.5mm其距离下边距的距离为：每一行的高度×2

=(225/22)×2≈20.5mm版记中第一条分割线的位置设置3.4内容编排3.版记编排分割线的精确定位：假设抄送机关只占一行第二条分割线距版心底部有1行，处于第21行的底部下边缘位置，其垂直绝对位置为：

每一行的高度×21

=(225/22)×21≈214.8mm其距离下边距的距离为：每一行的高度×1

=(225/22)×1≈10.23mm类似地，第三条分隔线跟版心下边缘重合，垂直绝对位置为225mm，距离下边距的距离为0。版记中第二条分割线的位置设置3.5公文模板击“文件”菜单中“另存为”按钮，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Word模板”第一篇Word2010文档编排

—模块三邀请函制作Office高级应用>>湖南师范大学·计算机教学部·蔡美玲刘相滨

邀请函制作4.1引言4.2主体文件的编排4.3数据源的制作4.4邮件合并操作发送邀请函······怎么办？先复制出100个文档，再复制粘贴姓名？先打印100份，再手写？发送电子邮件呢？

发送100次吗？邮件合并！什么是邮件合并？邮件合并TextinhereTextinhere文档一文档二文档三……Excel表格Word表格等普通Word文档文档合并主文档数据源为什么称为“邮件合并”？410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307李林校湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307黎纤湖南省长沙市教育厅410016410081湖南省长沙市岳麓区湖南师范大学体育学院体教新楼307王燕湖南省长沙市教育厅410016······扩展到其它领域通知书、请帖、工资条、挂卡等邮件合并的功能这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点：发送或制作的量很大结构相同，内容相似制作和发送邀请函也是同样的问题。微软为解决这类问题在Word中提供了

邮件合并的功能：批量处理、批量制作、批量输出如何使用邮件合并？制作主文档制作数据源前提条件利用Word的邮件合并功能合并需要的信息三个步骤：4.2主体文件的编排主体文件所包含的内容是统一版式文档中都有的相同内容，如邀请函的主体、落款、日期、修饰内容等。主体文件的编排过程一般就是普通Word短文档的编排过程，相当于自由版式文档，需要对文档中的文本内容进行字体、段落等基本设置。对于邀请函，需要插入一些图形图像来装饰页面，通过插入SmartArt图形来描述会议、活动、工作等流程，或是插入表格来展示数据等。主体文件的编排–图文混排4.3数据源的制作数据源提供个人具体细节信息，如姓名、性别、身份证号码、考试成绩、通讯地址、联系方式等。在邮件合并处理后产生的批量文档中，相同内容之外的其他内容是由数据源提供的。数据源可以是：Word表格文件、文本文件、Excel表格文件、网页表格文件、数据库文件Word中邮件合并操作的主要步骤：选择主文档链接数据源插入合并域预览结果生成合并文档选择主文档类型撰写信函预览信函完成合并第一步：第二步：第三步：第四步：第五步：第六步：选择开始文档选取收件人使用“邮件合并分步向导”打开一个空白的文档，在Word中选择：“邮件”→“开始邮件合并”

→“邮件合并分步向导”改进：添加称呼根据邀请人的性别加上称呼男：（先生）

女：（女士）改进：插入规则打开主文档，将光标定位至“送呈：《姓名》”之后；选择“邮件”→“编写和插入域”→“规则”；选择“如果…那么…否则”规则：

根据《性别》填写称谓。还有其他问题吗？发送邀请函电子邮件！怎样发送大量的邀请函电子邮件呢？微软也为Word邮件合并提供了批量发送电子邮件的功能！批量发送邀请函电子邮件确保计算机可以连上互联网，这是前提。配置OfficeOutlook账户：“文件”→“添加账户”

→“电子邮件账户”任意已有的邮件地址和对应的密码即可需要2~3分钟在“邀请函主文档”中：“邮件”→“完成并合并”

→“发送到电子邮件”邮件合并小结邮件合并前提条件？主文档、数据源主文档？合并结果文档中的相同、固定的结构部分数据源？需要填写到主文档模板中的动态信息部分执行邮件合并的过程就是将数据源文件中所需要的数据项逐条填写到主文档中指定区域的过程。邮件合并小结–续1Word邮件合并操作的主要步骤？选择主文档链接数据源插入合并域预览结果生成合并文档选择主文档类型撰写信函预览信函完成合并第一步：第二步：第三步：第四步：第五步：第六步：选择开始文档选取收件人邮件合并小结–续2合并结果的输出输出到单个信函(文档)→合并文档合并到电子邮件→批量发送电子邮件直接打印新问题？如何有选择的选取数据源中的记录进行邮件合并？例如并不是所有的人都提供了电子邮件，因此只能对提供了电子邮件地址的邀请者发送电子邮件。该如何选择？补充：邮件合并中的细节主文档类型的选择断开主文档与数据源之间的联系编辑收件人列表有选择的选取数据源中的记录进行邮件合并合并完后数字的小数点增多邮件合并功能日期格式设置文档拆分邮件合并生成的新文档按记录拆分成多个文档Word邮件合并批量发送带附件的邮件天使都在想象里，魔鬼都在细节里你：天使OR魔鬼？主文档的类型概括信函：创建并打印套用信函电子邮件：创建并分发合并的电子邮件信封：创建或打印大宗邮件的信封标签：创建并打印大宗的邮件的标签，比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡目录：创建名称、地址和其它信息的目录，例如工资条、成绩单普通Word文档：删除与主文档关联数据源链接，主文档恢复为常规文档选择哪一种主文档类型？想省纸的话可以选择标签目录想保持原貌的话信函想模拟信封的样式时可以选择信封想断开的时候可以选择普通Word文档普通Word文档一旦一个Word文档和某个数据源链接后，则该文档称之为主文档，链接后处于链接状态时，数据源：不能删除，不能改名。全部关闭后可以删掉。如何在文档开启时断开与数据源的链接状态？单击普通Word文档，使其断开主文档和数据源的链接状态，恢复成常规文档编辑收件人列表数字类型域后的小数位数增多问题切换到域代码编辑状态下（选择一个插入的为数字域，右键→“切换域代码”），在域代码后面的花括号之前输入\#"0.00"（英文输入法状态下）{mergefield

"某域"

\#"0.0"}则保留一位。{mergefield

"某域"

\#"0.00"}则保留2位。依次类推邮件合并功能日期格式邮件合并功能显示日期时，正常是"2011-11-24"或"2011-11-2400:00:00"这种格式。按以下方法可显示为其它格式。切换到域代码编辑状态下修改：{MERGEFIELD"日期"

\@"yyyy年M月D日"}

日期将显示为××××年××月××日{MERGEFIELD"日期"

\@"EEEE年O月A日"}

日期将显示为二○一五年十一月七日拓展假设你有个朋友开了一家公司，出于成本考虑，他请你帮他的公司设计并制作员工胸卡。请利用Word的邮件合并功能批量制作带照片的胸卡。（主文档类型选择标签）······第一篇Word2010文档编排

—模块四制作含照片的胸卡Office高级应用>>湖南师范大学·计算机教学部·蔡美玲刘相滨

Word域1引言2域的概念3域的操作4常用域与应用（INCLUDEPICTURE）1.引言域时Word使用上的高级议题，在大型、中型文档中几乎都使用到了域。例如：插入页码插入题注与交叉引用制作目录建立索引2.域的概念域与普通文本有什么不同？普通文本是固定的内容域是可以更新的内容选中后，域以灰色底纹突出显示什么是域？Word的缔造者是这样描述域的：域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信封、标签的占位符。可能发生变化的数据包括了目录、索引、页码、打印日期、储存日期、编辑时间、作者、文件名、文件大小、总字符数、总行数、总页数……，在邮件合并文档中收信人单位、姓名、头衔……。域就象是一段程序代码，文档中显示的内容是域代码运行的结果。还记得“插入合并域”吗？域代码与域结果域的特性大多数域是可以更新的。当域的信息源发生了改变，可以更新域让它显示最新的信息。域可以被格式化。域可以被锁定，断开与信息源的链接并转换为不会改变的永久内容。域锁定以后也可以解除域锁定。这对于文档编辑有什么好处呢？使用域可以提供稳定的智能性，在无需人工干预的条件下自动完成任务，例如：编排文档页码并统计总页数；按不同格式插入日期和时间并自动更新；通过链接与引用在活动文档中插入其它文档；自动编排目录、关键词索引、图表目录；为图、表进行自动编号；为在正文中进行图、表引用建立关联并保持自动更新；实现邮件的自动合并与打印；……域的构成域代码一般由域名、域属性和域开关组成。域代码包含在一对花括号“{}”中，“{}”称为域特征字符。注意域特征字符不能直接输入，必须按下快捷键<Ctrl>+<F9>建立。域代码不区分英文大小写。按下<F9>键或执行更新域操作后显示域结果。域的构成域名：域名是域代码的关键字，必选项。域名表示了域代码的运行内容。例：{DATE}DATE是域名，域结果是系统当前的日期和时间域属性：域属性是对域名作进一步的说明。例：{DOCPROPERTYAuthor}Author是DOCPROPERTY域的属性，指定文档属性中的作者域选项：域选项是特殊的指令，一般用来指定域结果的显示格式，包括文本格式、数字格式和日期格式。例：{AUTHOR\*Upper}\*Upper是域的选项，表示将域结果以大写字母格式显示。

也是域的选项，表示“更新时保留源格式”。3种类型：文本格式选项、数字格式选项和日期格式选项，分别由“\*”、“\#”和“\@”开头。域的分类Word提供了9大类73个域编号：Page等式和公式链接和引用：IncludePicture日期和时间：Date索引和目录：Toc，XE文档信息：Author,DocProperty，NumPages，…文档自动化用户信息邮件合并：MergeField，IF3.域的操作插入域编辑域删除域更新域锁定域……域操作——插入域方法一：“菜单操作”。选择“插入”选项卡，在“文本”组中单击“文档部件”→“域”，在“域”对话框中选择需要插入的域。方法二：“键盘操作”。按<Ctrl>+<F9>快捷键，先键入域特征符“{}”，然后在花括号内开始输入域代码。例1：在文档的尾部落款处插入当前日期和时间，要求显示格式为中文的年月日时分秒。域操作——编辑域显示域代码：选择域，右击并选择快捷菜单“切换域代码”或快捷键<Shift>+<F9>。修改域：显示域代码后直接修改在“域”对话框中修改：选择域，右击并选择快捷菜单“编辑域”设置域格式：可以将字体、段落和其他格式应用于域，使它融合在文档中。删除域：像删除其他对象一样删除域。域操作——更新域选择要更新的域，通过快捷菜单“更新域”或按<F9>键手动更新域。设置Word选项，在打印时更新域。域操作——快捷键快捷键作用<F9>更新域，更新当前选择集中所有域<Ctrl>+<F9>插入域特征符，用于手动插入域<Shift>+<F9>切换域显示，为当前选择集中的域打开或关闭域代码显示<Alt>+<F9>查看域代码，为整个文档中所有的域打开或关闭域代码显示<Ctrl>+<Shift>+<F9>解除域链接，将所有合格的域转为硬文本，该域无法再更新<Alt>+<Shift>+<F9>单击域，等同于双击MacroButton和GotoButton域<F11>下一个域，选择文档中的下一个域<Shift>+<F11>前一个域，选择文档中的前一个域<Ctrl>+<F11>锁定域，防止选择的域被更新<Ctrl>+<Shift>+<F11>解锁域，解除域锁定使其可以更新4.常用域与应用例2：在文档的尾部自动提取文档相关信息并进行描述。内容如下：本文由…撰写，文件名为…，共计…字…页。提示：文档信息中的Author,Filename,Numwords和NumPagesIncludePicture例3：在批量制作含照片的胸卡时，所有照片信息放在一个子文件夹中，并在数据源文件中记录了相对应人员的照片位置信息。怎样在主文档中将照片（不是照片位置的信息）包含进来？IncludePicture插入照片嵌套域：插入IncludePicture域（“链接和引用”分类中）切换域代码插入嵌套合并域在域代码的IncludePicture域名之后的第2个空格后，插入合并域“照片”合并记录后保存合并文档至与“照片”文件夹在同一文件夹中，并选择合并文档中的全部内容，按F9键更新域，即可显示所有的照片。实践——批量制作含照片的胸卡要求批量制作本班含照片的学生证（胸卡）。要求制作的胸卡大小合适（便于佩挂）、有本单位的明显特征，内容简明，版面美观大方。效果如下图所示：Excel2010数据处理与分析

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应用简介Office高级应用>>湖南师范大学·计算机教学部·蔡美玲刘相滨

Excel数据处理与分析1Excel2010应用简介2数据的准备3数据的计算4数据的查看5数据的汇总与分析6数据的保护与输出引言假设你来开设一家网上商店，销售一些与学生的学习和生活密切相关的畅销电子产品，如手机、存储卡、U盘、移动硬盘、移动电源、智能手环等产品。随着时间增长的、大量的库存数据、进货数据、销售数据、……如何管理？历史的销售数据、销售利润、周转时间、……能为我们进货、销售等提供决策支持吗？又怎么获得这些可能有助于改善我们经营的有用信息？利用Excel2010科学、有效地组织和记录每天销售的商品情况，……对商品销售记录进行数据处理，计算每个月的销售利润，……分析什么商品销量好，什么商品最容易赚钱，……数据准备数据处理数据分析决策支持Excel2010数据处理与分析基础基本信息表基本资料表商品信息表进货清单销售清单构造表上期库存表库存清单库存查询库存结构分析销售统计销售综合分析基本表基本资料表商品分类（手机、存储卡、U盘、…）各类商品的品牌信息(华为、小米、…)销售方式（线上、线下）商品信息表商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格等。进货清单包括进货日期、进货单号、商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格、进货价格、数量、金额等。销售清单销售日期、销售单号、商品编号、商品名称、商品类别、品牌、规格、数量、售价、金额、销售方式等。商品分类表品牌表销售方式表商品信息表进货清单销售清单商品分类信息品牌信息商品信息商品信息销售方式库存管理上期库存表：存放本期记录之前的商品基本信息包括商品编号、商品名称、商品类别、品牌、期末库存、成本进价、库存金额等。库存清单包括商品编号、商品称、商品类别、品牌、规格、进货数量、销售数量、期末库存、成本进价、库存金额等。库存查询：用于销售（登记销售记录）之前库存的查询可以根据分类、品牌、库存、部分商品名等信息单独或组合查询。库存结构分析库存结构是指商品库存总额中各类商品所占的比例，反映库存商品结构状态和库存商品质量。库存结构分析表在库存清单基础上做统计分析，按分类分析库存品种、库存数量和库存金额。进货单分析：用于对进货清单中各进货单进行统计分析。包括每月进货单数量、各进货单金额、各月进货单数量和金额的分布等。商品信息表进货清单销售清单上期库存表库存清单库存结构分析库存查询商品信息商品信息商品信息商品信息上期库存信息进货数据销售数据库存信息库存信息销售管理销售统计用于统计一个时间阶段内的销售情况，可以反映出各种商品的销售量、销售金额、利润等信息。包括商品编号、商品名称、商品类别、品牌、销售数量、销售金额、成本金额、利润金额、利润率、利润排名等。销售综合分析建立数据透视表、数据透视图、切片器、迷你图，用于对各个商品、类别、品牌进行详细的销售统计和分析。用户可以根据具体的销售方式、销售时间、品牌、类别进行动态查询，并以多样化的形式呈现。销售单分析用于对销售清单中各销售单进行统计分析，包括每月销售单数量、各销售单金额、各月销售单数量和金额的分布等。商品信息表进货清单销售清单上期库存表库存清单库存结构分析库存查询商品信息商品信息、成本进价销售管理商品信息商品信息上期库存信息进货数据销售数据库存信息库存信息销售单分析销售综合分析销售统计销售数据销售数据销售数据商品信息、成本进价基本技能基础Excel的基本概念：如工作簿、工作表、单元格。Excel的基本操作：如工作簿的新建、打开与保存。简单数据的输入：如数字、文字、日期、时间类型数据的输入。单元格的编辑操作：包括移动和复制单元格、插入单元格、插入行、删除行、删除列、对单元格内数据的复制和删除、清除单元格内容和格式等操作。工作表的基本格式设置：单元格中数据的格式、字体、对齐方式的设置，表格行高和列宽的设置，单元格和表格的边框和底纹的设置。工作表的管理操作：工作表的选定与切换、添加、删除、重命名、移动和复制。Excel公式与函数：了解概念和基本操作，包括输入公式、复制公式、常用函数的使用。将要进一步学习的高级技能数据输入公式与函数数据排序条件格式数据筛选分类汇总数据透视表（图）大量连续输入有规律的数据对输入的数据进行有效性验证导入外部数据数据的计算处理计算满足特定条件的数据值之和查找满足特定条件的数据在一系列数据中的位置……数据的查看，快速、直观地显示数据按商品编号(文