学校食堂采购询价制度及流程(2025版)

学校食堂采购询价制度及流程(2025版)为规范学校食堂物资采购询价行为，筑牢食品安全防线，提高采购资金使用效益，维护师生合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国食品安全法》《学校食品安全与营养健康管理规定》《中华人民共和国反食品浪费法》等法律法规及属地教育、市场监管部门要求，结合学校食堂运营实际，制定本制度及流程。本制度适用于本校所有公立性质食堂（含学生第一食堂、学生第二食堂、教职工食堂、附属中小学食堂、附属幼儿园食堂）的物资采购询价活动，民办托管食堂参照执行。单次或批量采购预算金额在属地财政部门公布的分散采购限额标准以下、未达到公开招标数额标准的食堂物资采购，均需按照本制度开展询价；达到公开招标数额标准的，严格执行政府采购公开招标程序，不适用本制度。一、基本原则（一）食品安全优先原则。询价全过程始终将食品安全放在首位，严格核查供应商资质与产品质量标准，严禁以牺牲食品安全为代价压低采购价格。（二）公开透明原则。询价流程、标准、结果全程公开，接受师生、纪检监察部门、家长委员会（中小学及幼儿园）监督，确保询价活动阳光运行。（三）公平竞争原则。对所有参与报价的供应商一视同仁，为其提供均等的竞争机会，不得设置不合理门槛排斥潜在供应商。（四）性价比最优原则。在满足质量、安全、服务要求的前提下，综合考量价格、配送、售后等因素，选择综合效益最高的供应商。（五）全程留痕原则。询价各环节的资料、记录需完整留存，做到可追溯、可核查。（六）政策导向原则。优先采购脱贫地区、乡村振兴重点帮扶县、本地农户及农业合作社生产的农产品，优先采购绿色、有机、地理标志认证农产品，落实反食品浪费要求，合理确定采购数量与规格。二、组织架构及职责（一）食堂采购工作领导小组。由学校分管后勤工作的副校长任组长，后勤管理处、财务处、纪检监察室、工会、学生工作处、保卫处主要负责人为成员，主要职责包括：审议年度食堂采购预算与采购计划；审批询价采购方案与成交结果；协调解决询价采购中的重大问题；监督询价工作廉洁开展。领导小组会议根据工作需要随时召开，决策事项需经三分之二以上成员同意后方可生效。（二）询价工作小组。由后勤管理处牵头组建，具体承担询价采购的执行工作，小组人数为不少于3人的单数，其中食品安全专业技术人员不得少于1人，师生代表占比不低于三分之一。师生代表从学校工会推荐的教职工代表、学生会推荐的学生代表中随机抽取，每次询价抽取人数不少于2人。询价工作小组主要职责包括：编制询价文件与采购需求；发布询价公告；开展供应商资格审查；组织评审与谈判；公示成交结果；签订采购合同；牵头组织验收与履约管理。（三）监督工作组。由纪检监察室牵头，工会、教师代表、家长代表（中小学及幼儿园）各1人组成，主要职责包括：全程监督询价采购各环节操作；受理相关投诉与举报；查处询价过程中的违规违纪行为；对询价档案进行定期抽查。（四）专项岗位责任1.食品安全管理员：负责审核供应商的食品安全资质、产品检验报告，制定采购物资的质量标准，开展到货抽检与质量验收，对采购物资的食品安全负直接责任。2.采购专员：负责具体落实询价流程，对接供应商，整理采购档案，报送结算资料，对询价流程的合规性负直接责任。3.财务专员：负责审核采购预算，办理资金支付，核算采购成本，对资金使用的合规性负直接责任。4.库管员：负责到货物资的数量核对、入库登记、库存管理，对物资数量准确性与存储安全性负直接责任。（五）回避制度。询价工作小组成员、监督人员与供应商存在夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系、近姻亲关系，或存在其他可能影响公平竞争的利害关系的，必须主动申请回避，未主动回避的，一经发现立即终止其参与资格，并按学校相关规定处理。三、采购品类分级与询价启动阈值（一）采购品类分级根据食堂物资的属性、用量与安全风险等级，将采购物资分为三类：1.A类大宗高风险物资：指采购量大、安全风险高的食品类物资，包括大米、面粉、食用油、猪肉、牛肉、羊肉、禽肉、鸡蛋、牛奶、豆制品、蔬菜、水产品、冷冻食品。2.B类一般物资：指采购量中等、安全风险可控的物资，包括调味品、干货、粮油副食品、餐具、清洁用品、一次性耗材、厨房小型设备配件。3.C类零星物资：指单次采购量小、临时急用的物资，包括应急维修配件、临时活动所需的少量食品与耗材。（二）询价启动阈值结合物资品类与采购预算金额，分类设定询价启动标准：1.公开询价：单次或同一品类月度批量采购预算金额达到以下标准的，必须采用公开询价方式：A类物资单次预算≥1万元或月度批量预算≥5万元；B类物资单次预算≥2万元或月度批量预算≥8万元。各学校可根据办学规模、年度采购总额在上述标准基础上上下浮动20%，但需经学校校长办公会审议通过后执行，且不得低于属地政府采购监管部门规定的询价启动门槛。2.简易询价：单次采购预算金额在1000元以上、未达到公开询价阈值的物资，采用简易询价方式。3.直接采购：单次采购预算金额≤1000元的C类零星物资，可由食堂负责人提出申请，报后勤管理处审批后直接采购，需双人验收并留存采购凭证，事后3个工作日内报采购专员备案。（三）询价方式选用要求严禁将达到公开询价阈值的项目拆分为多个小额项目规避公开询价，一经发现按违规采购处理。同一品类物资原则上每季度组织一次公开询价，确定定点供应商，期间不得重复开展同品类询价，确因价格波动或供应商违约需重新询价的，需经食堂采购工作领导小组批准。四、采购需求编制与前置审核（一）采购需求编制要求采购需求由食堂负责人根据库存情况、消耗预测、师生供餐标准提出，需明确以下内容：1.物资基本信息：品名、规格、计量单位、预估采购数量、交货周期、交货地点。2.质量技术标准：严格执行国家及行业最新标准，主要品类标准如下：（1）大米：粳米二级及以上，符合GB1354-2023《大米》标准，碎米率≤15%，黄粒米≤1%，水分≤14.5%，无陈化粮、霉变粒、虫蛀粒，每批次提供厂家出厂检验报告。（2）小麦粉：中筋小麦粉，符合GB1355-2021《小麦粉》标准，湿面筋含量≥24%，水分≤14%，无非法添加物，每批次提供厂家出厂检验报告。（3）食用植物油：非转基因大豆油（三级及以上）符合GB1535-2017《大豆油》标准，或菜籽油（三级及以上）符合GB1536-2021《菜籽油》标准，酸价、过氧化值符合国家标准，每批次提供第三方检验报告。（4）猪肉：鲜（冻）猪胴体及分割品，来自属地定点屠宰企业，符合GB9959.1-2019《鲜、冻片猪肉》标准，提供动物检疫合格证明、肉品品质检验合格证、非洲猪瘟检测报告，瘦肉精（盐酸克伦特罗、莱克多巴胺、沙丁胺醇）检测阴性，水分≤77%。（5）蔬菜：新鲜时令蔬菜，符合GB2763-2021《食品中农药最大残留限量》标准，无腐烂、无病虫害、无明显机械损伤，优先采购绿色食品、有机农产品，提供产地证明或溯源凭证。（6）鸡蛋：鲜鸡蛋，符合GB2749-2015《食品安全国家标准蛋与蛋制品》标准，无破损、无散黄、无霉变，常温下保质期剩余不低于15天，提供养殖企业资质证明与检疫合格证明。（7）牛奶：灭菌乳或巴氏杀菌乳，分别符合GB25190-2010、GB19645-2010国家标准，蛋白质含量≥3.2g/100ml，不得使用复原乳，每批次提供出厂检验报告。3.商务要求：报价包含的费用范围（运输、装卸、检测、税费、包装、售后服务等）、付款方式、履约期限、售后服务要求、违约责任。4.特殊要求：如冷链配送要求、应急保障要求、溯源系统对接要求等。（二）前置审核流程1.预算审核：采购需求编制完成后，提交财务处进行预算审核，确认采购资金已纳入年度食堂采购预算，或有明确的资金来源，预算审核通过后出具《采购预算确认单》。2.合规性审核：将采购需求与《采购预算确认单》提交纪检监察室进行合规性审核，确认采购方式选用符合本制度要求，需求内容无倾向性、排斥性条款。3.需求公示：公开询价项目的采购需求需在学校官网、后勤管理处公示栏、食堂公告栏公示不少于3个工作日，征求师生员工意见，收到异议的，询价工作小组需在2个工作日内核实并调整需求，公示无异议后方可启动询价程序。五、公开询价操作流程（一）编制询价文件询价工作小组根据审定后的采购需求编制询价文件，询价文件应包含以下内容：1.询价邀请函：明确项目名称、采购内容、供应商资格要求、报名时间地点、报价截止时间、评审时间地点。2.采购需求表：详细列明物资的品名、规格、质量标准、数量、交货要求。3.报价须知：明确报价文件的编制要求、密封要求、递交方式、报价有效期（不得少于30天）、无效报价情形。4.评审办法与评分标准：明确评审程序、资格性审查条款、符合性审查条款、综合评分细则。5.合同范本：采用学校统一的食堂物资采购合同模板，明确双方权利义务、食品安全责任、价格调整机制、违约责任。6.附件：包括报价函格式、法定代表人身份证明格式、授权委托书格式、资质证明材料清单、廉洁承诺书格式。询价文件编制完成后，需经询价工作小组集体讨论通过，报食堂采购工作领导小组审批后生效。（二）发布询价公告公开询价公告需在学校官网、后勤管理处公示栏、食堂公告栏同时发布，A类大宗物资还需在属地教育部门食堂采购公共服务平台、本地农产品交易平台发布，公告期限不得少于5个工作日（节假日顺延）。公告内容应与询价文件核心内容一致，不得随意变更，确需变更的，需在报价截止时间前3个工作日发布更正公告，并通知所有已报名的供应商。（三）供应商资格预审1.供应商报名需提交以下材料：营业执照副本复印件、食品经营许可证（或食品生产许可证）复印件、法定代表人身份证明或授权委托书、近三年无重大违法违规记录声明、信用中国网站查询截图（无失信被执行人、重大税收违法失信主体、食品安全黑名单记录）、相关资质证书复印件（绿色食品认证、有机食品认证等）。2.询价工作小组对报名供应商进行资格预审，纪检监察室全程监督，预审结果当场告知供应商。资格预审合格的供应商方可领取询价文件，参与后续报价；资格预审不合格的，需书面告知不合格原因。3.资格预审合格的供应商数量不得少于3家，不足3家的，应当延长公告期限（不少于2个工作日）或重新发布询价公告，重新公告后仍不足3家的，经食堂采购工作领导小组批准，可采用竞争性谈判或单一来源采购方式，但需在采购档案中说明理由。（四）询价答疑与现场踏勘1.供应商对询价文件有疑问的，需在报价截止时间前2个工作日以书面形式（加盖公章）提交询价工作小组，询价工作小组需在1个工作日内以书面形式统一答复所有已获取询价文件的供应商，答复内容作为询价文件的组成部分，具有同等法律效力。2.如需现场踏勘食堂配送场地、存储设施的，询价工作小组可统一组织，费用由供应商自行承担，踏勘过程中不得透露其他供应商的信息。（五）接收报价文件1.供应商需按照询价文件要求编制报价文件，正本1份、副本2份，密封后在报价截止时间前送达指定地点，逾期送达或未按要求密封的报价文件一律拒收。2.报价文件接收由采购专员与纪检监察人员共同负责，对接收的报价文件进行登记，载明接收时间、供应商名称、密封情况，由接收人共同签字确认。3.报价截止时间后，递交报价文件的供应商数量不得少于3家，不足3家的，不得开启报价文件，按照资格预审不足3家的情形处理。（六）报价开启与评审1.报价开启：评审时间与报价截止时间为同一时间，地点为学校后勤管理处会议室。报价开启由询价工作小组组长主持，纪检监察人员、供应商代表（自愿参加）现场见证。开启前，由供应商代表或纪检人员检查报价文件的密封情况，确认无误后当众拆封，宣读供应商名称、报价、交货期、质量承诺等核心内容，做好《报价开启记录表》，由在场所有人员签字确认。2.评审程序（1）资格性审查：询价工作小组对照资格条件，逐一核查供应商的资质证明材料，有一项不符合的，作无效报价处理。（2）符合性审查：对照询价文件的实质性要求，核查报价文件是否完全响应，存在实质性负偏离的，作无效报价处理。实质性要求包括质量标准、交货期、报价有效期、售后服务等核心条款。（3）综合评分：资格性与符合性审查均合格的供应商，进入综合评分环节。评分采用百分制，具体评分标准如下：①质量与资质（60分）：主体资质（10分）：具有食品生产许可证得5分，具有绿色食品认证加3分，具有有机食品认证加2分，最高10分；溯源体系（15分）：具备完善的食品溯源系统，可实现每批次产品扫码溯源得10分，提供近3个月溯源记录样本加5分，最高15分；检验检测能力（15分）：自有农残快检实验室得8分，配备专职检测人员得4分，提供近6个月第三方质检报告得3分，最高15分；过往业绩（10分）：近1年内有3所以上学校食堂供货业绩得6分，每增加1所加1分，最高10分（需提供合同复印件）；样品质量（10分）：询价工作小组对供应商提供的样品从外观、品质、安全指标等方面打分，优8-10分，良5-7分，中1-4分，差0分。②价格因素（30分）：采用低价优先法计算，满足询价文件要求且有效报价最低的为评标基准价，得30分，其他供应商的价格得分=（评标基准价/供应商报价）×30，得分保留两位小数。③服务与交付能力（10分）：配送能力（5分）：自有冷藏冷冻配送车辆得3分，每增加1辆加0.5分，最高5分；应急保障（3分）：具备完善的应急配送方案，能在2小时内补送短缺物资得3分，否则酌情扣分；售后服务（2分）：承诺不合格产品2小时内上门退换货得2分，否则不得分。（4）汇总得分：询价工作小组成员独立打分，去掉一个最高分、一个最低分，取平均值为供应商最终得分，得分保留两位小数。按最终得分从高到低排序，推荐前3名为成交候选人，得分相同的，报价低的排名靠前，报价也相同的，质量与资质项得分高的排名靠前。3.评审记录：评审过程全程录音录像，形成《评审报告》，由询价工作小组成员、纪检监察人员共同签字确认，评审报告需包括项目基本情况、报价开启情况、资格性与符合性审查情况、评分情况、成交候选人推荐情况等内容。（七）成交公示与通知1.成交候选人名单在学校官网、后勤管理处公示栏、食堂公告栏公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包括成交候选人名称、报价、最终得分、排名、监督投诉电话。2.公示期内有异议的，需以书面形式实名向纪检监察室提出，说明异议事项并提供相关证明材料。纪检监察室需在3个工作日内组织核查，出具书面答复，异议成立的，取消相应成交候选人资格，按排名递补或重新组织询价。3.公示无异议的，报食堂采购工作领导小组审批后，向成交供应商发出《成交通知书》，同时书面通知未成交供应商，未成交供应商的样品在公示期满后7个工作日内退还，成交供应商的样品封存作为验收依据，留存至合同履行完毕后1个月。（八）合同签订与备案1.《成交通知书》发出后10个工作日内，由后勤管理处与成交供应商签订采购合同，合同内容需与询价文件、报价文件的实质性内容一致，不得签订背离合同实质性内容的其他协议。2.合同签订前需经财务处、纪检监察室、学校法律顾问审核，确认合同条款合规、权责清晰。合同需明确以下核心条款：物资名称、规格、质量标准、价格、数量、交货时间地点、验收标准、付款方式、质量保证金比例（不超过合同总金额的5%）、食品安全责任、价格调整机制、违约责任、廉洁条款、合同期限。3.属于年度定点采购的，合同期限最长不超过12个月，期间可根据市场价格波动启动价格联动调整机制。合同一式四份，供应商、后勤管理处、财务处、纪检监察室各执一份，签订后3个工作日内报属地教育部门后勤管理机构备案（如有要求）。六、简易询价与应急询价流程（一）简易询价流程1.提出申请：食堂负责人填写《简易询价采购申请表》，明确采购需求、预算金额，报后勤管理处负责人审批。2.组建询价小组：由后勤管理处1人、食品安全管理员1人、师生代表1人组成3人询价小组，负责询价工作。3.邀请报价：从学校合格供应商名录中选取不少于3家符合资质的供应商，以书面、传真、官方工作微信等方式发送询价需求，要求供应商在规定时间内（不少于2小时）提交加盖公章的报价单。4.评审定标：询价小组对供应商的报价、质量、服务进行比对，在满足质量要求的前提下，选择报价最低的供应商作为成交供应商，形成《简易询价评审记录》，由小组成员共同签字确认。5.结果公示：成交结果在食堂公告栏公示1个工作日，无异议的即可签订采购合同或直接配送。6.资料留存：所有询价资料（申请表、报价记录、评审记录、验收单、发票）需完整留存，保存期限不少于2年。（二）应急询价流程1.适用情形：发生突发公共卫生事件、自然灾害、食堂设施故障、原有供应商违约等紧急情况，无法按正常流程开展询价，可能影响食堂正常供餐的，可启动应急询价。2.审批程序：由食堂负责人提出应急采购申请，说明紧急情况、采购内容、预估金额，报后勤管理处负责人及分管校领导审批；情况特别紧急的，可先电话报备，24小时内补办书面审批手续。3.采购实施：从学校合格供应商名录中选取不少于2家信誉良好、有应急配送能力的供应商进行报价，优先选择近期合作过、质量稳定的供应商，在确保食品安全的前提下，选择报价合理的供应商供货。单次应急采购金额原则上不超过5万元，超过5万元的需报学校主要领导批准。4.验收要求：应急采购的物资需加倍严格验收，食品安全管理员必须现场查验资质并开展抽样检测，不合格的一律拒收，确保供餐安全。5.手续补办：应急采购完成后3个工作日内，需补齐所有审批、报价、验收、结算资料，报纪检监察室备案，说明应急采购的原因与过程。七、履约验收与质量管控（一）到货验收流程1.配送核对：供应商按合同约定时间将物资送达食堂指定地点后，库管员首先核对配送单与订单的品名、规格、数量是否一致，检查包装是否完好、有无破损渗漏。2.资质查验：食品安全管理员查验每批次物资的合格证明文件，包括出厂检验报告、动物检疫合格证明、溯源凭证等，核对批次信息与证明文件是否匹配，资质不全的一律拒收。3.抽样检测：对蔬菜、水果开展农药残留快速检测，每批次抽样不少于3个品种，抽样量不少于500g，检测结果不合格的，整批次拒收；对猪肉、禽肉开展瘦肉精快速检测，每批次抽样不少于1份，检测不合格的一律拒收；对大米、面粉、食用油等大宗物资，每季度送第三方检测机构检测不少于1次，检测费用由供应商承担。4.数量复称：对所有到货物资进行复称，复称比例不低于10%，肉禽、水产、冷冻食品复称比例不低于20%，重量误差在±2%以内的，按实际重量结算；误差超过±5%的，整批次拒收，并按合同约定追究违约责任。5.外观检查：对物资的外观、品质进行检查，发现变质、过期、病虫害、机械损伤等问题的，当场分拣出来，要求供应商在2小时内更换，影响供餐的追究违约责任。6.签字确认：验收合格的，由库管员、食品安全管理员、参与验收的师生代表共同在《食堂物资验收单》上签字，一式三份，供应商、后勤管理处、财务处各执一份，作为结算依据。验收不合格的，出具《不合格物资拒收通知书》，由供应商签字确认，供应商拒绝签字的，由两名以上验收人员签字注明情况，拍照留证。（二）质量追溯管理所有采购的食品类物资需全部录入学校食品安全溯源管理系统，如实记录供应商名称、产品名称、规格、数量、生产日期、保质期、检验合格证明、进货日期、配送人等信息，溯源记录保存期限符合《食品安全法》要求，即不少于产品保质期满后6个月，没有明确保质期的，不少于2年。（三）价格联动机制建立食堂物资价格监测制度，安排专人每周监测本地大型农贸市场、农产品批发市场的同类物资价格，参考属地发改委发布的价格指数，形成《周价格监测表》。当监测到合同约定的某类物资市场均价连续10个工作日波动幅度超过±7%时，供采双方均可提出价格调整申请，询价工作小组需在3个工作日内完成市场价格核查，核查属实的，按照就低不就高的原则调整合同价格，调整后的价格不得高于本地大型批发市场同类同品质物资的批发均价，价格调整需签订补充协议，报财务处、纪检监察室备案。每季度形成《食堂采购价格分析报告》，对比周边学校、市场价格，报食堂采购工作领导小组。（四）供应商履约考核建立供应商动态考核机制，每季度对成交供应商进行履约考核，考核内容包括质量安全（40分）、价格水平（30分）、配送服务（20分）、履约诚信（10分），年度平均得分≥90分的为优秀供应商，下一年度优先纳入合格供应商名录；得分＜60分的为不合格供应商，解除合作关系，移出合格供应商名录，3年内不得参与学校任何采购活动。考核结果需书面告知供应商，有异议的可在3个工作日内申请复核。八、监督问责与档案管理（一）监督机制1.纪检监察室对询价采购活动进行全程监督，定期开展专项检查，重点检查流程合规性、价格合理性、质量达标情况，对发现的问题及时督促整