Xx学校差旅费报销管理制度

Xx学校差旅费报销管理制度第一条为进一步规范学校国内差旅费管理，厉行节约反对浪费，完善公务出差活动审批与费用报销管控机制，保障出差人员工作与生活需要，根据厉行节约反对浪费相关管理要求，结合学校教学、科研、管理、服务等各项工作实际，制定本制度。第二条本制度适用于学校各党政管理部门、教学科研单位、直属附属单位（以下简称“各单位”）所有因公出差的工作人员，包括在编教职工、合同制聘用人员、按学校规定承担因公任务的在读学生；临时聘用人员经审批同意因公外出的，参照本制度执行。本制度所指常驻地为学校所在市的市辖区行政范围，工作人员到常驻地以外地区开展公务活动适用本制度，常驻地范围内的公务外出不按出差管理。第三条本制度所称差旅费，是指工作人员临时到常驻地以外地区开展公务活动、教学科研活动、学术交流、招生就业、业务调研、项目参会、田野调查等所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费，不含出国（境）发生的相关费用，出国（境）费用按学校涉外经费管理相关规定执行。第四条差旅费管理坚持“因公必需、事前审批、标准管控、据实报销、权责清晰、违规必究”的原则，各单位应当严格执行出差审批制度，从严控制出差人数和天数，严格差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁以任何名义和方式变相旅游，严禁无实质内容的学习交流和考察调研，严禁将差旅费报销范围外的费用以差旅费名义列支，严禁向下属单位、合作机构、学生转嫁差旅费用。第五条学校建立分级分类出差审批机制，所有出差活动必须履行事前审批程序，未经审批的出差活动一律不予报销相关费用。严禁拆分连续出差时长规避审批权限，一经发现按未履行审批程序处理。具体审批权限如下：（一）校级正职领导出差，按学校领导干部外出报备相关规定履行报备程序，由学校办公室统一登记台账；（二）校级副职领导出差，由党政主要领导审批，学校办公室备案登记；（三）各单位党政主要负责人出差，由分管或联系校领导审批，报学校办公室、人事处备案；（四）各单位其他工作人员出差，3天及以内的由所在单位主要负责人审批；3天以上7天及以内的，经所在单位主要负责人审核后，报分管校领导审批；7天以上的，经所在单位、分管校领导审核后，报学校主要领导审批；（五）使用科研经费安排的出差活动，科研项目负责人出差由所在单位科研分管负责人或主要负责人审批；项目组其他成员出差由项目负责人审核后，按出差时长对应履行审批程序；在读学生参与科研项目出差的，由指导教师、项目负责人审核后，报所在单位教学或科研负责人审批；（六）出差期间遇紧急公务需临时调整行程、延长出差时间的，需第一时间向原审批人报备，返回后3个工作日内补充完善审批手续，说明行程调整原因及新增公务内容，报销时附行程调整说明，不得擅自变更出差行程办理因私事务。第六条出差审批需明确填写出差事由、出差地点、出差人数、出差天数、详细行程安排、经费列支渠道等核心信息，审批通过的《公务出差审批单》作为差旅费报销的必备原始凭证，随报销单据一并提交财务部门审核。有多个出差地点的，需在审批单中逐一列明中转地点及停留事由、停留时长，不得笼统填写“多地出差”等模糊表述。确因工作需要安排随行人员的，需在出差审批单中明确随员身份及随行必要性，不得安排与出差任务无关的人员随行。工作人员出差期间因私绕道或延长行程的，需提前在审批环节注明因私时段及行程安排，因私部分产生的所有费用由个人自行承担，且不得发放对应时段的伙食补助费和市内交通费。第七条城市间交通费是指出差人员因公往返常驻地与出差目的地之间乘坐火车、轮船、飞机、长途客车等公共交通工具所产生的费用，以及乘坐交通工具发生的合规订（退）票手续费、交通意外保险费、民航发展基金、燃油附加费等依规可列支的附加费用。第八条出差人员乘坐公共交通工具的等级标准严格按以下规定执行，不得超标准乘坐：（一）在职院士、经国家批准享受省部级待遇的在职工作人员，可乘坐火车软席（软座、软卧）、高铁/动车商务座、全列软席列车一等软卧，轮船一等舱，飞机头等舱，长途客运车辆据实报销；因工作需要随行1名工作人员同程出行的，可参照同等级别交通标准乘坐，需在出差审批单中明确随行事由；（二）校级领导、正高级专业技术职务人员、相当职级管理人员，可乘坐火车软席（软座、软卧）、高铁/动车一等座、全列软席列车一等软座，轮船二等舱，飞机经济舱，长途客运车辆据实报销；（三）其余工作人员（含中级及以下专业技术人员、科级及以下管理人员、合同制人员、经审批因公出差的学生），可乘坐火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座，轮船三等舱，飞机经济舱，长途客运车辆据实报销。第九条针对特殊情况的乘坐标准调整执行以下规则：（一）出差人员乘坐夕发朝至（当日20:00至次日8:00间发车、乘车时长6小时以上）的火车，符合乘坐软卧条件的，经单位负责人审批后可按同等级卧铺标准报销；未达到软卧乘坐等级的人员，因连续乘车超过12小时的，经所在单位负责人审批同意后，可按硬卧标准报销，不得超标准选购软卧席别；（二）出差任务紧急、机票折扣价格（含机场建设费、燃油附加费）低于同程高铁/动车二等座票价的，经所在单位负责人审批并提供官方购票平台的同期票价对比截图证明后，未达到飞机乘坐等级的人员可乘坐飞机经济舱，报销时需附价格对比凭证；（三）因健康原因、突发公共事件、交通中断等特殊情况需超标准乘坐交通工具的，需提前向所在单位和财务部门报备，经分管财务校领导审批同意后，方可按实际乘坐席别报销，未履行报备审批程序超标准乘坐的，超支部分由个人自行承担；（四）乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可凭据报销；学校已为全体教职工统一购买年度交通意外伤害保险的，不再重复报销单次购买的交通意外保险费用，未纳入学校统一保险覆盖范围的临时聘用人员、学生，可按每人次不超过20元的标准凭据报销单次交通意外保险费用；通过正规网络购票平台订购机票、火车票产生的正规服务费（单张票据金额不超过30元），可凭据报销，超出部分由个人承担；（五）订票费、退票费原则上凭据报销，因个人原因更改行程产生的退票费由个人承担，因公务调整、交通管控、公共事件等非个人原因产生的退票费，经所在单位负责人审批后凭据报销。第十条出差人员原则上不得租赁车辆出差，确因出差地点偏远、公共交通不便、携带大宗教学科研仪器设备或涉密资料等特殊情况需要租赁车辆的，需在出差审批环节明确租赁需求、车辆类型、租赁预算，经所在单位负责人、财务部门审批同意后，可通过学校集中采购确定的合规车辆租赁服务商租用车辆，租赁费用凭正规发票、租赁协议、详细行程明细据实报销，租赁期间产生的过路费、燃油费凭有效凭据随租赁费用一并报销，不得单独租赁私人车辆出行。严禁在出差期间自驾私人车辆产生的油费、过路费、停车费等费用以差旅费名义报销，因自驾私人车辆产生的交通安全责任由个人自行承担。第十一条住宿费是指出差人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所、培训中心等正规接待场所，下同）发生的房租费用，严格执行分地区、分级次限额标准，在限额标准内凭据报销，超支部分由个人承担。第十二条住宿费限额标准按出差目的地不同分省内、省外制定，具体标准如下：（一）省内出差住宿费限额：院士、部级待遇人员每人每天900元；校级领导、正高级职称人员每人每天480元；其余工作人员每人每天380元；（二）省外出差住宿费限额按全国统一发布的各省会城市、计划单列市及重点旅游城市差旅住宿标准执行，其中：院士、部级待遇人员执行当地省部级人员住宿标准（如北京市1100元/人·天、上海市1100元/人·天、广州市1100元/人·天等）；校级领导、正高级职称人员执行当地司局级人员住宿标准（如北京市650元/人·天、上海市600元/人·天、广州市650元/人·天、杭州市500元/人·天、拉萨市500元/人·天、三亚市600元/人·天等）；其余工作人员执行当地其他人员住宿标准（如北京市500元/人·天、上海市500元/人·天、广州市550元/人·天、杭州市400元/人·天、拉萨市350元/人·天、三亚市400元/人·天等），其余未列明城市的住宿费限额，按当地对应职级差旅住宿标准上限执行，具体标准可在财务部门发布的差旅报销指南中实时查询更新。第十三条住宿费报销执行以下规则：（一）出差人员应当优先选择学校定点协议宾馆住宿，或者选择安全、经济、便捷的宾馆住宿，不得入住豪华酒店、私人会所等高消费场所；（二）同性别2人共同出差的，原则上按标准间安排住宿，合并计算住宿限额，单个房间住宿费不得超过2人对应的住宿限额总和；单人出差或异性人员共同出差的，可按单人对应住宿限额标准报销单间或标准间费用；（三）出差目的地遇旅游旺季、大型展会、重大活动等特殊时段，当地住宿价格普遍上涨超过规定限额标准的，出差人员需在出差前提交官方住宿预订平台的价格查询截图，向财务部门履行报备程序，经财务部门负责人审批后，对应时段住宿费限额可最高上浮20%，未提前报备的超支部分由个人自行承担；（四）出差人员由接待单位免费提供住宿、或住在本人/亲友家中无住宿费用支出的，不予报销住宿费；（五）参加会议、培训期间，主办方统一安排住宿且费用包含在会务费、培训费中的，不再单独报销会议培训期间的住宿费，往返会议培训地点前后合理时段（不超过1天）的住宿费按对应标准报销；（六）住宿费发票需注明住宿天数、房间单价、入住人姓名等核心信息，发票开具单位需与出差地点一致，住宿期间产生的除房费外的其他消费（如迷你吧商品、付费影视、洗衣服务、餐饮消费等），一律由个人承担，不得随住宿费发票一并报销；对发票内容不全、开票地点与行程不符、虚开住宿费发票的，财务部门一律不予报销，并按学校财经纪律相关规定追究经办人责任。第十四条伙食补助费是指对出差人员在因公出差期间给予的伙食补助费用，用于补偿出差期间的日常餐饮支出，按出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用，不再凭据报销出差期间的餐饮费用。第十五条伙食补助费标准按出差目的地划分：（一）在省内常驻地以外的市、县出差的，伙食补助费标准为每人每天100元；在省内常驻地所属区县下乡开展公务活动，确需在外自行用餐的，伙食补助费标准为每人每天60元；（二）到省外出差的，伙食补助费标准按全国统一发布的地区伙食补助费标准执行，其中西藏、青海、新疆地区出差每人每天120元，其余省、自治区、直辖市、计划单列市出差每人每天100元；（三）出差当天往返的，按实际在外时长核算补助：实际在外开展公务时间不足4小时的，不发放伙食补助费；超过4小时不足8小时的，按半天标准发放；超过8小时的，按全天标准发放。第十六条伙食补助费发放执行以下规则：（一）出差人员由接待单位按公务接待标准安排工作餐的，应当按接待单位规定的标准向接待单位交纳伙食费，在规定补助标准内凭接待单位开具的收款凭据正常领取对应伙食补助费；没有接待单位用餐收费凭据、也未提供自行用餐凭证的，按对应标准的50%发放伙食补助费；无需接待单位安排用餐的，应当提前告知接待单位，避免餐饮浪费，按规定标准领取伙食补助费；（二）参加会议、培训期间，会议主办方统一安排用餐且费用包含在会务费、培训费中的，会议培训期间不发放伙食补助费，往返会议培训地点在途期间的伙食补助费按对应标准发放；（三）出差人员在出差期间因私停留的，因私停留期间不发放伙食补助费；经批准绕道办理公务的，绕道期间伙食补助费按不高于往返目的地标准发放，因私绕道部分不予补助；（四）出差期间由学校或对方单位承担全部餐饮费用的，不得重复申领伙食补助费，对隐瞒实际用餐情况重复申领补助的，一经查实，除追回违规领取的补助资金外，按学校财经违规行为处理规定追究相关人员责任。第十七条市内交通费是指出差人员因公出差期间，在出差目的地城市内发生的公共交通出行费用，用于补偿出差期间的市内交通支出，按出差自然（日历）天数计算，实行定额包干使用，不再单独凭据报销出差目的地市内的公交、地铁、出租车、网约车等交通费用。第十八条市内交通费发放标准为每人每天80元，不分省内、省外统一执行；在常驻地市区内开展公务活动不属于出差范畴，不发放市内交通费。第十九条市内交通费发放执行以下规则：（一）出差人员由接待单位或其他单位免费提供交通工具的，应当如实申报，接待期间市内交通费按每人每天40元标准减半发放，不得全额申领；（二）经审批同意租赁车辆出差、或由学校安排公务车随行带车出差的，车辆覆盖行程期间不发放市内交通费，公务车产生的燃油费、过路费按学校公务车管理规定据实报销，不得随差旅费重复列支；（三）出差人员乘坐飞机、火车等往返机场、火车站、码头产生的市内交通费用，已包含在包干的市内交通费范围内，不再单独报销；确因携带重型实验设备、贵重器材、涉密资料等特殊情况，在出差目的地需乘坐出租车产生大额交通费用的，经所在单位负责人审批后，可凭据据实报销对应单次交通费用，对应天数的市内交通费不再包干发放。第二十条工作人员因公外出参加会议、培训，需提前在出差审批单中附会议、培训正式通知（含会议议程、费用说明），会议培训通知明确要求缴纳会务费、培训费、资料费的，经审批后凭据报销，报销时需根据费用包含的服务内容对应核减差旅补助：（一）会务费、培训费中已包含住宿、餐饮费用的，对应时段的住宿费、伙食补助费不再重复报销或发放；（二）会务费、培训费为单一参会、参训资格费用，未包含食宿的，按本制度规定的标准报销住宿费、发放伙食补助费和市内交通费；（三）参加需缴纳高额费用的盈利性会议、培训，需经科研管理部门或业务主管部门审核确认会议内容与工作任务高度相关，单次费用超过5000元的需报分管校领导审批，严禁报销与工作无关的商业培训、论坛类、无实质内容的峰会活动费用。第二十一条工作人员出差期间开展教学科研样本采集、田野调查、实地走访等工作，确需产生小额零星费用（如农户访谈补贴、样本采集费、场地临时租赁费等），金额在500元及以下的，可凭收款凭证、走访记录、费用明细经所在单位负责人审批后据实报销；金额超过500元的，需提前在出差审批环节列明费用预算，按审批流程报批后方可报销，此类费用原则上不得超过对应差旅费用总额的30%。第二十二条学校邀请校外专家、学者来校开展讲学、学术交流、项目评审、答辩指导等公务活动，受邀人员的城市间交通费、住宿费可按本制度规定的对应职级标准（受邀专家按其专业技术职务对应学校同等职级标准）凭据报销，伙食补助费、市内交通费原则上由邀请单位按公务接待标准统一安排，不单独发放给个人；确需发放的，需在邀请审批环节明确，按不高于本制度规定标准的50%执行。第二十三条经学校批准外派到基层单位挂职锻炼、支援工作、参加专项工作队的人员，在外工作期间的差旅费按以下规定执行：（一）首次赴任和任务结束返校的城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，按本制度标准由学校报销一次；（二）工作期间的伙食补助费按每人每天60元标准发放，不再单独报销工作地市内交通费、餐饮费；（三）挂职、支援工作期限超过6个月的，每2个月可报销一次往返工作地与家庭常驻地的城市间交通费，按对应职级交通标准执行，不发放途中伙食补助费和市内交通费；（四）挂职、支援期间由接收单位提供住宿、餐饮及交通工具的，学校不再重复报销相关费用或发放补助。第二十四条学生因公出差（含参加学科竞赛、社会实践、科研调研、学术会议等），城市间交通费按其余工作人员标准执行，住宿费按其余工作人员标准的80%执行限额报销，伙食补助费、市内交通费按其余工作人员标准的50%发放包干使用；学生出差期间由活动主办方统一承担食宿交通费用的，不再重复报销相关费用或发放补助。第二十五条因工作需要调动到学校工作的人员，其本人及随迁家属从原工作单位所在地到学校常驻地的城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费，按本制度对应标准报销一次，随迁家属相关费用合计不超过2人标准，行李托运费按每人不超过500元标准凭据报销，超支部分由个人承担。教职工按规定享受探亲假待遇的，探亲往返路费按学校教职工探亲待遇相关规定执行，不适用本制度的伙食补助费、市内交通费补助标准；参加学历教育、学位教育、在职非公务培训等性质的外出学习，相关费用按学校教职工继续教育相关规定办理，不适用本制度。第二十六条出差人员完成出差任务后，应当在1个月内办理差旅费报销手续，原则上不得跨年度报销差旅费，每年12月20日前完成当年发生的差旅费用报销工作，确因特殊原因不能及时报销的，需向财务部门提交延期报销说明，经审批后最迟于次年1月31日前完成报销，逾期未报的原则上不予受理。科研项目执行期最后3个月发生的差旅费用，因项目结题审计需要无法在1个月内报销的，可提前向财务部门说明情况，在项目结题验收前完成报销手续，不得在项目结题后补报未纳入支出明细的差旅费用。纵向科研项目经费列支差旅费有专门管理规定的，按项目主管部门的规定执行，规定标准低于本制度的，按从严原则执行；规定标准高于本制度的，需经科研管理部门、财务部门审核确认后，按项目规定标准执行，但不得突破项目批复的差旅费预算额度。第二十七条差旅费报销实行“谁经办、谁负责，谁审批、谁担责”的责任机制，报销时需提供以下完整凭证材料，所有材料需真实、合法、有效：（一）经审批通过的《公务出差审批单》，审批签字需完整，不得代签、补签；（二）城市间交通费票据：包括火车票、轮船票、飞机票、长途汽车票、租车发票等正规交通票据，机票报销需附登机牌或电子行程单，网络订票的需附对应公务卡支付记录截图；（三）住宿费发票：需为开具学校全称的正规增值税发票，注明住宿天数、单价、入住人信息，附酒店结账明细单；（四）会务费、培训费等其他费用发票，需附对应的会议通知、培训通知、费用明细清单；（五）其他佐证材料：包括特殊情况超标准乘坐交通工具的审批说明、绕道行程的公务证明、低价机票对比截图、临时调整行程的审批说明等。原始票据发生遗失的，需取得原开票单位加盖发票专用章的发票存根联或记账联复印件，注明原发票号码、金额、内容，由经办人写出书面情况说明，经所在单位负责人、财务部门负责人审批签字后，方可作为报销凭证；无法取得原开票单位证明材料的小额零散票据，由经办人列明费用明细、出行轨迹，提供对应支付记录，经所在单位2名以上同行人员签字证明、单位负责人审批后，按不超过对应费用标准的80%报销，单次遗失票据报销金额不得超过500元。第二十八条财务部门作为差旅费报销的审核主体，需安排专人对差旅报销凭证进行合规性审核，审核要点包括：（一）出差活动是否按规定履行事前审批程序，审批流程是否合规，审批权限是否符合规定；（二）费用报销凭证是否真实、合法，发票抬头是否为学校全称，发票开具内容是否与实际支出一致，是否存在虚假发票、抬头错误、印章不全、涂改挖补等问题；（三）城市间交通费、住宿费是否在规定的等级标准和限额标准内，超标准部分是否有合规的审批手续，未履行审批的超支部分一律予以核减；（四）伙食补助费、市内交通费计算是否准确，发放天数是否与出差自然天数一致，是否存在重复发放、超标准发放的情况；（五）出差行程是否连贯，出差地点、天数是否与审批单一致，有无擅自绕道、延长出差时间、夹带因私行程的情况；（六）经费列支渠道是否合规，差旅费是否在对应预算额度内列支，科研经费列支差旅费是否符合科研项目经费管理的相关要求，不得挤占教学运行、学生资助等专项经费列支差旅费。第二十九条差旅费报销实行公务卡结算制度，所有按规定需使用公务卡结算的差旅支出（包括机票、火车票、住宿费、会务费等），原则上需使用个人公务卡支付，报销时资金直接退回对应公务卡账户；确因特殊情况无法使用公务卡支付的，需提供支付记录截图说明情况，经财务部门审核同意后方可报销。对使用现金支付、单次金额超过100